ビジネスにおいて、雑談をきっかけに仕事が円滑に回るケースは少なくありません。そのため、仕事中にふさわしい雑談ができるように、話題選びを工夫する必要があります。
一方で、「雑談の必要性が分からない」「雑談力を磨くためには、どうすればよいか教えてほしい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスでの雑談のメリットや雑談力を上げるコツを中心にご紹介します。
- ビジネスシーンでは何をテーマに雑談したら良いかがわからない
- 自身の雑談力を高めて円滑に仕事を進めたい
- 雑談内容を商談に活かせるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、仕事でどのような雑談をすべきかが分かります。
目次
ビジネスの雑談とは
ビジネスにおける雑談とは、日常的なニュースなどのネタから顧客・社内メンバーに関係しそうな話題を話すあるいは聞き出すという意味です。
たとえば、関連する商品の商談前に軽く雑談する「アイスブレイク」を実施すると、緊張が打ち解けて場が和み、会話が弾みやすくなります。また、ビジネスシーンにおいて、雑談は以下のように言い換えられることもあります。
- 談笑：打ち解けて楽しく会話すること
- 世間話：世の中のさまざまなことを気兼ねなく話すこと
- スモールトーク：初対面の人と親睦を深めるちょっとした会話
【仕事にいらない？】雑談のメリットとは
ときに雑談は「仕事中にいらない」とされることがあります。しかし結論、仕事中の適度な雑談は、業務を円滑に進めるうえでメリットとなり得ます。
そこで以下では、ビジネスにおける雑談のメリットを「社外・顧客の場合」「社内の場合」それぞれご紹介します。
社外・顧客の場合
社外・顧客の場合、雑談することで「顧客との信頼関係の構築ができる」「顧客の情報収集ができる」などのメリットが得られます。
顧客との信頼関係の構築ができる
雑談は、顧客との信頼関係を構築させる効果があります。
些細な話でも、雑談することで顧客と会話しやすい環境を作ることができ、顧客と適度な関係性が築けます。その結果、お互いの理解度を深められ、取引でも有利な状況が生じやすくなります。
顧客との信頼関係を構築すれば、商談がスムーズに進むのです。
顧客の情報収集ができる
雑談内容から、商品提供につながりうる顧客の情報収集ができます。
たとえば、雑談を通じて顧客の好みや価値観などがわかれば、自社製品をより魅力的に感じる表現方法や、推奨すべき商品のヒントを得られる可能性があります。また、雑談から得られた情報を参考に、適切な情報をピックアップして持ちかければ、顧客が商品に対して興味を示しやすくなるのです。
したがって、雑談での顧客の情報収集は、顧客のニーズと提案をマッチさせるための手段にもなります。
社内の場合
社内の場合、雑談することで「社内メンバーの様子が分かる」「悩みの解消につながる」メリットが得られます。
社内メンバーの様子が分かる
社内での雑談は、社内メンバーの様子を知る絶好の機会です。
雑談への返答のテンションや会話内容から、社内メンバーの調子が推測できます。たとえば、返答がそっけなかったり、雑談自体に参加しようとしていなかったりする場合、仕事に余裕がない可能性が高いのです。
雑談では分からないほかの要因が情緒に影響している可能性もありますが、社内メンバーの状況をうかがうヒントとして、雑談は役立ちます。
悩みの解消につながる
雑談をきっかけに、悩みの解消につながる効果も期待できます。
悩み事があっても、緊急性の高い内容でないと人に話す機会は限られてしまいます。そこで、雑談をして会話のきっかけをつくり、話すタイミングを生み出しましょう。
社内メンバー間で気軽に話せる関係性を構築することで、重要な相談も気後れせず話しやすくなります。
雑談力を上げるコツ
雑談が苦手な人でも、コツを摑めば会話力が鍛えられます。ビジネスにおける雑談を円滑に進めたい方は、以下の2点を実践しましょう。
相づちを打つ
まず、話を聞くときは相づちを意識しましょう。
相づちを打つと話者は「自分の話が受け止められている」と認識でき、コミュニケーションがより円滑になります。また、ポジティブな表情で相づちを打てば、相手も安心できるのです。
相手の話す速度に合わせて頷いたりゆっくりとした口調で共感を示したりするなど、必ず何かしらのリアクションをしましょう。
会話のキャッチボールをする
雑談を続けるために、会話のキャッチボールを心がけましょう。
具体的には、会話への返答として、相手に疑問形で質問を投げかけると、話のラリーが円滑になります。「はい・いいえ」で答えられるクローズドクエスチョンや、相手が自由に返答できるオープンクエスチョンを状況に合わせて活用すれば、コミュニケーションがより自然になるのです。
ひとりが一方的に話すのではなく、話を深掘りする質問をして、コミュニケーションを深めましょう。
雑談力が高い社員の特徴
ここでは、雑談力が高い社員の特徴を解説します。以下の特徴を把握して、雑談力の向上につなげましょう。
好奇心が強い
好奇心が強い人は雑談力が高い傾向にあると言えます。
ビジネスにおいて雑談するときには、相手に合わせて話題を変えていく必要があります。好奇心が強い人は、相手に興味を持ちやすく、知識が豊富で会話の引き出しが多いため、雑談が弾みます。
雑談力を上げたい場合は、相手に興味を持って話を聞いたり、普段からさまざまな情報を得たりするよう心がけてみましょう。
相手の変化に気づく
相手の変化に気づけるようになれば、さらに雑談が上手くなります。
相手の様子や変化の気づきは雑談の話題として適しており、相手に関心を持っていることを示せます。その日のファッションや髪型などを雑談の話題として出してみましょう。
相手に失礼がないようにしつつ、細かいところに気を配ると効果的な雑談ができます。
聞き上手
雑談力が高い社員は、話し上手であるだけでなく、聞き上手である必要があります。
相手に興味を持ってもらえるような話題を話すだけでは雑談はうまく進みません。相手の話を真剣に聞く姿勢を示すと好印象を抱かれやすく、その後の仕事も円滑に進む可能性が高まります。
雑談から商談で役立つ話が得られることもあるので、相手の話を注意深く聞くようにしてみましょう。
雑談力が低い社員の特徴
以下では、雑談力が低い社員の特徴を解説します。以下の特徴に当てはまる方は、ビジネスでの雑談が上手くいっていない恐れがあります。
- 相手に話を合わせられない
- 会話の引き出しが少ない
ビジネスにおける雑談は、相手の趣味や共通の話題を興味深く聞いたり話したりすることで、関係構築につながります。そのため、自身の個人的な話を一方的にしてしまう方は、効果的な雑談を実施できていないのです。
会話の引き出しが少なく、たわいのない話をするのが苦手な方は雑談力が低いと言えます。業務に関係のない雑談内容であっても、相手との信頼関係の構築につながるため、まずは十八番のネタや話を準備してみましょう。
上の特徴に当てはまる方は、相手を知ろうとする好奇心を持って質問するのがおすすめです。
雑談のテーマ・ネタ例
ここでは、雑談のテーマ・ネタ例をご紹介します。ビジネスにおいて、適切なものと不適切なものを両方ご紹介しているので必見です。
ビジネスの雑談におけるおすすめのテーマ
ビジネスの雑談におけるおすすめの内容として、たとえば以下のようなテーマが挙げられます。
- 季節関連
- 趣味・道楽
- 最近のニュースや顧客の企業情報に関する話題
- 旅行に関する話題
- 健康関連
- 仕事関連
- 身につけているもの
- 食事関連(好きな食べ物など)
- 出身
上記は「木戸に立てかけし衣食住」とまとめて覚えると便利です。
ただし、仕事の雑談として、センシティブな話題や相手のプライベートに踏み込みすぎた話題は不適切です。状況に合わせて適切な話題を選択し、相手が話したい様子があるか伺いながら会話しましょう。
【3大タブー】ビジネスで出してはいけない話題
ビジネスで出していけない3つの話題とは、「宗教・政治・結婚観」です。
これら3つの話題をビジネスシーンで出してはいけない理由は、個人の思想が大きく関わる話題であるためです。双方で意見が一致すれば良いですが、合わなかった場合、関係に亀裂が入ってしまう可能性が高いのです。
ビジネスにおける雑談のときには、当たり障りのない話題を選択するようにしましょう。
【必見】雑談を仕事に活かすポイントとは
以下では、雑談を仕事に活かすポイントをご紹介します。
ビジネスにおいて雑談をするときには、「相づちを打ち、相手の話を深堀ること」を意識しましょう。また雑談には、顧客の情報を収集したり、信頼関係を構築できたりするメリットがあるため、雑談を効果的に利用することが重要です。
また、雑談は活用の仕方によっては商談を有利に進められるため、雑談をして得た顧客の情報は、記録として残し、共有する必要があります。よって、「情報管理・共有に優れたITツール」を利用して社内で顧客情報を適切に管理しましょう。
結論、自社が導入すべきツールは雑談内容や顧客情報を蓄積して一元管理できるツール「Stock」一択です。
Stockでは、「ノート」にテキストを書き込むだけで簡単に雑談で集めたナレッジを蓄積できます。さらに高度な検索機能と、テーマや顧客ごとのフォルダ分け機能で、情報量が膨大になってもアクセス性を担保できるのです。
雑談メモをはじめとした情報を簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
雑談の質問が思いつかないときの対処法
雑談の質問が思いつかないときは、相手の発言をさらに深掘りするのが効果的です。
質問に困ったときに対応できるよう、以下のような質問をあらかじめ用意しておくと円滑に話が進みやすいです。
- きっかけは何ですか？
- 魅力は何ですか？
- 一番の〇〇は何ですか？
どんな話題が来ても、上記の質問を適宜使えば、自然と話を広げることができます。
ビジネスにおける雑談のメリットやコツのまとめ
これまで、ビジネスにおける雑談のメリットや雑談のコツを中心にご紹介しました。
ビジネスにおける雑談は、顧客・社内メンバーとの信頼関係を構築させたり、適切な提案につながる情報が得られたりしやすいです。そのため、相手に応じて適切な話題を選択して会話することを心がけましょう。
また、雑談はただするだけでなく、その後の業務に活かすことが重要です。そこで、顧客情報に付随して雑談に関する情報もまとめて残しておくと、振り返るときに便利です。
したがって、顧客・社内メンバーに関するあらゆる情報を残すには、雑談内容や顧客情報を蓄積して一元管理できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、雑談を仕事に最大限活用しましょう。
