SOP（標準作業手順書）は、紙やローカル保存ではなく、クラウド上で一元管理することで、最新版の共有や更新履歴の把握が容易になります。その結果、業務の属人化を防ぎ、品質の安定につながります。
しかし、「SOPを整備したものの現場で活用されない」「クラウド化したいがツールが多すぎて決められない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SOPクラウド管理の3つの選択肢と、定着するツールを見極めるための判断軸を中心にご紹介します。
- SOPを整備したが社内で継続して活用されず、作っただけで終わってしまった
- SOPをクラウド化すると決めたが、ツールの選択肢が多く迷っている
- 自社のSOPのクラウド化に最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったSOPのクラウド管理方法を選択できるようになります。
目次
SOP（標準作業手順書）とは
まず、SOP（標準作業手順書）の基本的な概要とクラウド化が求められている理由について解説します。SOPを整備したものの活用が進まないと感じている方は、まず前提を整理しましょう。
SOPの概要
SOP（Standard Operating Procedures）とは、業務の手順や判断基準を明文化し、誰が担当しても同じ品質で作業を進められるようにするための文書です。
業務を担当者ごとの経験や勘に依存すると、品質にばらつきが生じてしまいます。そのため、SOPを整備し、作業の流れや確認項目を統一することで、引き継ぎや新人教育もスムーズになります。
したがって、SOPは業務の標準化と品質維持の基盤となる重要な仕組みなのです。
SOPをクラウド化すべき理由
SOPはクラウド化することで、常に最新状態で共有・更新が可能な環境を整備できます。
紙やローカルファイルでSOPを管理していると、最新版がどれか分からなくなり、更新が反映されないまま運用される恐れがあります。また、改訂履歴を追えない場合、どの変更がどの業務改善につながったのかを検証できません。
例えば、手順が変更されたにもかかわらず旧版のSOPが現場で使用されていると、品質低下やクレームにつながります。そこで、SOPをクラウド上で一元管理すれば、全員が同じ最新版を参照しながら業務を円滑に進める環境を整備できるのです。
＜タイプ別＞SOPクラウド管理の主な3つの選択肢
ここでは、SOPをクラウドで管理するときの主な3つの選択肢をご紹介します。自社に合った管理方法を見極めたい方は、それぞれの特徴と向いているケースを確認しましょう。
（1）フォルダ型
フォルダ型のクラウドツールは、既存のファイル管理環境を活用してSOPを保存・共有する方法です。
例としては、「Google Drive」や「OneDrive」のようなオンラインストレージが挙げられます。社内メンバーが同じフォルダに同時にアクセスできる一方で、フォルダ階層が複雑になると目的のSOPを探しにくくなり、最新版の管理も手作業に依存します。
このように、クラウド化したい企業には適していますが、運用ルールが明確でなければ検索性や更新管理に課題が残ります。
（2）ナレッジツール型
ナレッジツール型は、SOPを社内ナレッジの一部として整理・共有する方法です。
例として、「Notion」や「ナレカン」のようなツールが挙げられます。検索機能やタグ付け機能が充実しているため、複数部署で情報を横断的に活用する場合に有効な一方で、機能が多いため設計が複雑になりやすく、運用が属人化する恐れがあります。
そのため、社内に設計・運用を担う担当者がいる企業には向いていますが、シンプルさを重視する場合は注意が必要です。
（3）情報蓄積特化型
情報蓄積特化型のクラウドツールは、SOPを継続的に更新・共有することに特化した管理方法です。
例として、ノート単位でSOPを整理し、関連するタスクやコメントと紐づけて一元管理できる「Stock」のような情報共有ツールが挙げられます。操作がシンプルで、更新や共有がその場で完結するため、運用が止まりにくい点が特徴です。
したがって、SOPを社内に定着させたい企業には、情報蓄積に特化した仕組みが適しています。
＜運用され続ける＞SOP管理ツール選びの判断軸
使われ続けるSOP管理ツール選びの判断軸を知りたい方は、以下を参考にしましょう。
- 更新しやすいか
- 情報が流れず蓄積されるか
- 柔軟な権限設定ができるか
更新に手間がかかるツールでは、現場の入力が後回しになり、SOPはすぐに形骸化します。そのため、編集や修正がその場で完結し、専門知識がなくても直感的に操作できるものであることが重要です。
チャット型のように同じグループ内で複数のやりとりが交差する仕組みでは、過去のSOPを探すのに時間がかかります。したがって、検索性が高く、情報が構造的に蓄積されていく環境であるかを必ず確認しましょう。
全員が自由に編集できる環境では、誤更新や意図しない変更が発生する可能性があります。あらかじめ、閲覧・編集・管理の権限を役割ごとに細かく設定できるツールであれば、統制を保ちながら運用可能です。
上記の判断軸を参考に、自社に最適なSOP管理ツールを選択しましょう。たとえば、情報を流れることなく「ノート」に蓄積でき、リアルタイムで共有される情報蓄積特化型の「Stock」のようなツールであれば、社内で長期的に運用できます。
【必見】SOP管理に最適なクラウド型ツール
以下では、SOP管理に最適なクラウド型ツールをご紹介します。
SOPをクラウド化するとき、フォルダ型のツールでは、更新の手間や検索のしづらさは根本的に変わりません。また、多機能なナレッジツールを導入しても、設計が複雑で現場が使いこなせなければ、SOPは更新されずに放置されてしまいます。
そこで、SOP管理には「情報が流れず蓄積されるクラウド型ツール」を選びましょう。とくに、必要な機能に過不足のないシンプルなものであれば、現場に無理なく浸透し、SOPが日常業務の中で自然に活用され続けます。
結論、自社のSOP管理のクラウド化に最適なのは、情報が流れず蓄積され、65歳以上の方でも簡単に使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」でSOPを作成すれば、必要な情報がどこにあるかが直感的にわかるので、SOPが自然に更新され続ける環境を構築できます。また、シンプルな操作性によって、クラウド化にするハードルも低いため、ITに不慣れな人でもスムーズに活用を始められます。
情報が更新され続けるシンプルなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
SOPクラウド管理の選択肢まとめ
これまで、タイプ別のSOPクラウド管理の3つの選択肢や、運用され続けるツール選びの判断軸を中心にご紹介しました。
SOPのクラウド管理ツールは、”更新のしやすさ”や”情報の蓄積性”、”管理の柔軟性”を満たさなければ、すぐに形骸化してしまいます。つまり、機能の多さではなく「運用が止まらない構造かどうか」を基準にツールを選定することが重要です。
そこで、「情報が一か所に蓄積され、更新や共有がリアルタイムで実施できるツール」を導入しましょう。また、柔軟に権限設定をおこなえるものであれば、統制を保ちながら長期的に運用する体制を整備できます。
結論、自社のSOPクラウド管理に最適なのは、シンプルな操作でSOPを一元管理し、情報を流さず蓄積できる情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、SOPが“運用され続ける仕組み”を構築しましょう。
