業務を改善し生産性向上を目指すことは、業界・職種問わず、すべての企業に求められます。そこで、業務改善し成果を挙げるには、既存の業務における3M(ムリ・ムダ・ムラ)を把握し、適切な対策をとらなければなりません。
しかし、「既存の業務内容に潜む3M(ムリ・ムダ・ムラ)を見つけられず、業務改善を実施しても途中で頓挫してしまう」と悩む担当者の方も多いのではないのでしょうか。
そこで今回は、3M(ムリ・ムダ・ムラ)をなくし、業務改善を達成する方法を中心にご紹介します。
- 自社のムリムダムラを正確に把握し、業務改善を図りたい
- 3M削減の方法や必要な手順を知りたい
- 作業効率を下げる3要素の改善に役立つITツールを探している
という担当者の方が本記事を参考にすると、業務に潜む3Mを発見し適切なアプローチを実践しながら、業務改善を達成できるようになります。
目次
仕事における3M（ムリ・ムダ・ムラ）とは
業務改善を達成するうえで前提となる3M（ムリ・ムダ・ムラ）とは以下の通りです。
- 仕事におけるムリ
- 仕事におけるムダ
- 仕事におけるムラ
長時間残業しないと終わらない作業量を課したり、製造スピードを超過した製造量を求めたりするなど、業務の担当者や設備に能力以上の成果を求めている状態
必要以上に製造して在庫を抱えたり、十分に情報を共有できておらずプロジェクトを進めてからやり直しが発生したりするなど、余計な費用や作業が生じている状態
マニュアルが整備されていなかったり、業務にムリやムダがあるために必要な品質が保てなかったりするなど、担当者によって作業や成果のクオリティに差がある状態
これらが3Mと呼ばれる業務の円滑な遂行を妨げる原因であり「業務内容」と「（業務に従事するメンバーの）能力」のバランスが崩れることによって発生します。したがって、業務負荷と能力の均衡を維持させるためにも、業務改善が必要なのです。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）を解消するメリットとは
ここでは、3M（ムリ・ムダ・ムラ）を解消すると得られるメリットを3点紹介します。業務を改善して営業活動を効率的に進めている企業は、実践できていない企業と比較して、以下のメリットを常に得ながら業務を進めているのです。
モチベーション向上につながる
3Mを解消すると、業務に関わるメンバーのモチベーション向上に貢献します。
なぜなら、3Mに関わるストレスが解消され、タスク管理もしやすくなり、ムダな残業や仕事をしなくても良くなるからです。業務の「時間」と「負荷」が同時に削減されれば、メンバーが限られた時間内で仕事を完了できるようになります。
結果として、仕事へのモチベーションの向上はもちろん、定着率も向上させられるので、企業とメンバー双方にとってメリットがあるのです。
コスト削減ができる
3Mを解消すると、業務に関わるさまざまなコストを削減できます。とくに、削減できるコストは以下の通りです。
- 金銭的コスト
- 時間的コスト
- 教育コスト
ムリな作業量で社員が残業することによる人件費、ムダに作りすぎることによる製造費や在庫管理費、品質のムラによる作業のやり直しにかかる費用などがなくなるので、経費が削減できます。
業務のムリやムダがなくなると、一人あたりの業務量が軽減され、各メンバーの業務時間が平準化されるようになります。
マニュアルをはじめとした「何度も振り返る情報」をまとめて管理すると、一から教育するムダや、メンバーによって業務クオリティが異なるムラを解消できます。
以上のように、企業だけでなくメンバーにも良い影響があることを、正しく社内へ浸透させておかなければなりません。
能力に対する業務負荷が適切となる
3Mを解消すると、メンバーの能力に対して正しい業務負荷のタスクを割り振れます。
上記画像のように、業務負荷とメンバーの能力が均衡している状態が適切な労働環境です。しかし、どちらかの比重が重くなると3Mが発生してしまうのです。
たとえば、一人でもできる簡単なタスクに十人で取り掛かると暇な人が出てきてしまって労働力のムダが発生します。一方で、十人で取り掛かっても終わらない重いタスクを一人に割り振ると、ムリが発生して業務が円滑に進みません。
そこで、3Mをなくして業務負荷と能力を考慮して仕事を割り振れば、快適な労働環境の構築につながり、会社への定着率上昇も期待できます。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）が発生する3つの原因
業務の3Mには3つの発生原因が考えられます。全体を俯瞰して探すのではなく、自社業務における以下3つのポイントから3Mを探すと、効率的に業務改善を進められます。
（1）リソースが不足している
1つ目の原因に、業務内容のなかでもリソース（ヒト・モノ・カネ・情報）が不足していると、3Mの1つである「ムリ」が潜みやすいと言えます。
業務に見合った適切なリソースがない状態では、高い目標を掲げても達成できません。しかし、限られたリソースで何とか業務を遂行しようとムリをさせれば、社員は疲弊してしまいます。
また、達成できない目標は予算や人材をムダに浪費させ、余裕のない業務は作業や成果のクオリティにムラを生んでしまいます。以上のように「ムリ」は「ムダ」や「ムラ」に直結するので、放置しすぎないようにしましょう。
（2）慣習化している
2つ目の原因として、業務の実施自体が目的となった慣習化している業務には、3Mの「ムダ」が多く潜んでいます。
たとえば、開催自体が目的になっている会議や必要以上の承認フローなどに、ムダが発生していると言えます。そのため、結論が出ずに時間だけ浪費する会議を廃止したり、ワークフローを見直して煩雑な承認フローを整理したりする対策が効果的です。
このように、日々の業務内容で「手段が目的化している作業」が存在しているのであれば、すぐに見直すべきと言えます。
（3）情報共有ができていない
3Mの原因の3つ目に、情報共有ができていないことが挙げられます。
情報共有ができていないと、資料を探す手間がかかったり、情報を持っているメンバーを探して、その都度確認したりする必要があります。また、共有された資料は自分で管理する必要があるため、情報の管理・共有の両方で、「ムダ」や「ムラ」につながってしまうのです。
そのため、情報の管理・共有の両方が簡単にできる「Stock」
のようなツールを活用するのが最適です。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）をなくす業務改善の基本手順
業務改善を達成するには、業務停滞の原因になる3Mとの向き合い方が肝になります。以下では、3Mを取り除く、効率の良い業務改善の3つの手順を解説します。
（1）現状の業務を可視化
まずは、3Mを発見するために業務内容の可視化を行います。
業務を可視化すると、現在の業務フローが一目でわかるので作業のムダに気づきやすくなります。業務の可視化には、自社のリソースを「4M」と呼ばれる要素に分解するのがおすすめです。
- Man：実際に現場で稼働するメンバー
- Machine：自社の設備や機械
- Method：特定の業務を進める方法
- Material：仕入れる原材料や部品
各項目の抽出後、関連する業務をそれぞれ書き出します。このように、属人化・リソース不足・慣習化を招いている業務は、可視化による「要素分解」で非効率な原因・課題が浮き彫りにできます。
（2）M（ムリ・ムダ・ムラ）の抽出
次に業務の可視化によって、課題を正確に把握し3Mを抽出します。3Mごとにアプローチ方法が異なるので、以下のように3Mを抽出する必要があります。
- ムリの抽出
- ムダの抽出
- ムラの抽出
業務フローにムリがある部分がないかを確認します。業務を可視化したことで「タスク量全体に対する人的リソースが少なく、稼働率が100%を大幅に超えており、若手社員にのみ業務負荷が偏っている」といった問題点が明らかになります。
同じ動作のやり直しや手直しなど、本来必要のないムダな時間がどれほどあったかを振り返ります。具体例としては、Excelのデータ編集で関数を使えば良い箇所を手計算していることによる動作のムダが挙げられます。
ムラが生じやすい教育体制になっていないか、見直すことも大切です。たとえば、「見て覚える」非効率な指導や、大雑把にしか書かれていないマニュアルでは、同じ業務でも質が担保できず、作り直しや不良品の廃棄などムダな工程が発生します。
また、抽出した内容について、どれだけのムリ・ムダ・ムラが発生しているのか、数値を用いて定量的に判断すると、さらに解像度が高くなるのでおすすめです。
（3）具体案を作成し共有・実施する
さいごに、3Mの抽出後は課題解決への具体案を作成し、社員に共有しましょう。
具体的な改善案として、誰でも同じクオリティで作業できるマニュアルの作成で担当者によるムラをなくしましょう。ほかにも、教育コストや作り直しのムダを削減することや、業務の優先順位を決めて業務量を減らしてムリを解消することなどが挙げられます。
ただし、業務改善を実施するのに紙やExcelで情報を共有すると、資料やファイルを探すムダな時間が発生してしまいます。したがって、情報へのアクセス性に優れた「Stock」のようなITツールを使いましょう。
また、具体案の施行後は業務改善の結果を振り返って、業務のムリ・ムダ・ムラの削減に成功したか評価することが大切です。施策途中・完了後に新たな問題点が出た場合は、再び解決のための施策を実行する「PDCAサイクル」を回すことを意識しましょう。
仕事の3M（ムリ・ムダ・ムラ）を排除し業務改善に役立つツール
以下では、3Mを取り除く業務改善に貢献するおすすめのツールを紹介します。
業務内容がきちんと共有されておらず、リソースの適切な分配ができていないとムリ・ムダが発生し、業務が属人化したり業務クオリティにムラが生じたりします。そのため、「社内で業務の進め方や使えるリソースを共有する仕組みづくり」が必要です。
つまり、「社内で共有すべき情報を全て一元化できるITツール」の導入が3Mを解消する最適なアプローチになるのです。ただし、特に中小企業では情報が特定の担当者に集まりやすいため、誰でも迷わず必要な情報にアクセスできる仕組みが重要になります。
したがって、いち早く3Mを排除して業務改善を達成するには、必要な情報に即アクセスできるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」で情報をまとめると、リアルタイムで共有できるうえ、多階層の「フォルダ」で整理すれば、煩雑化せずに情報が集約されます。また、「高精度の検索機能」で、すぐに情報にアクセスできるため、情報を探すムダを削減できるのです。
3Mの発見と情報共有の効率化に最適なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜情報共有を効率化するStockの3つの機能＞
以下は、Stockのノートに作成した議事録です。
Stockでは、主に3つの機能を使って、効率的に情報を作成・管理・共有できます。
- ノート
- ノートに紐づくメッセージ
- ノートに紐づくタスク
ノートには、テキストだけでなく表や画像・ファイルで情報をまとめられます。また、自作のテンプレートを使って簡単に資料作成が可能です。
ノートごとにメッセージが紐づいているため、情報に関するやりとりが混在しません。特定のメンバーをメンションできるので、情報の周知にも役立ちます。
ノートにはメッセージのほかにタスクが紐づいています。そのため、情報を確認しながらタスクをこなしたり、タスクを割り当てることも可能です。
3つの機能によって、「Stock」を使えば、周辺情報を含む社内の情報を1つにまとめて管理できるのです。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）を削減する具体的な方法
ここでは、業務の3Mを削減する具体的な方法を紹介します。業務改善の方法を把握し、自社の課題解決に最適な手段を探しましょう。
（1）人材配置を改善する
1つ目の方法は、人材配置を改善することです。
最適な人勢を最適な場所に配置していないと、メンバーの能力を最大限発揮できません。そして、改善には、現場のもつ人材配置に対する意見を集めたうえで、メンバーの能力やキャリア設定を把握することが有効です。
また、人件費や人手不足などの問題を抱えている場合は、業務そのものの廃止や業務委託も手段のひとつとして考えられます。
（2）課題解決に適したツール・システムを活用する
2つ目の方法は、課題解決に適したツール・システムを活用することです。
ツールやシステムを導入すると、それまで人の手で進めていた業務を自動化できます。この時、解決すべき課題を正しく抽出してからツール・システムを導入することが重要です。
たとえば、社内での情報共有にムラがある場合は、「Stock」のように情報の共有とメンバーとのやりとりが完結するツールの導入を検討するべきです。
（3）「業務改善の4原則」で業務を見直す
3つ目の方法は、「業務改善の4原則」で業務を見直すことです。
業務改善の4原則とはECRSの4原則とも言い、以下の4つを指します。
- Eliminate（排除）：なくせる業務はないか
- Combine（結合・つなげる）：まとめられる業務はないか
- Rearrange（交換・組み替える）：業務の場所・順番を変えて効率が上がらないか
- Sumplify（簡素化）：単純化できる業務はないか
この原則は、E→C→R→Sの順に効果が出やすいと言われているため、上から順番に沿って検討すると有効です。
参考：ものづくりの現場 トピックス｜「ECRSの4原則で始める、引き算の改善」
【製造業必見】ムリムラムダを解消するの順番とは
製造業で「ムリ・ムラ・ムダ」を排除するためには、以下のような明確な順番があります。
- ムダの排除
- ムラの排除
- ムリの排除
ムダがあると、人や時間、資源などのリソースの不足につながり、会社の財政を悪化させる恐れがあるため、一番最初になくさなくてはなりません。
ムラがあると、作業品質にばらつきが生じ、効果的な生産計画を立てることが難しくなるためムダの次に排除しましょう。
ムリがあると、従業員の疲労やストレスが蓄積していき、品質の悪化を招きかねないため、最後にムリがないかの確認を怠らないことが大切です。
このように「ムダ→ムラ→ムリ」の順番で解消するように取り組むと、効率的に業務改善することができます。
【代表例】3M削減に成功したトヨタの生産方式
実際にトヨタは、以下のようにムダ・ムラ・ムリを定義し、生産方式を大幅に改善することに成功しました。今後、業務改善を成功させたい方は必見です。
生産過程における7つのムダ
トヨタでは以下の7つのムダが生産方式において重要視されています。
| ムダの種類 | 定義 |
|---|---|
| 加工のムダ |
製品に付加価値をもたらさないのにリソースを消費すること |
| 在庫のムダ |
不要な在庫や備品を過剰に蓄えること |
| 作りすぎのムダ |
必要以上に多くの製品や部品を生産すること |
| 手持ちのムダ |
他の部品の製造ラインが遅れるなどしてやることがない時間が生じること |
| 動作のムダ |
作業者による付加価値を生まない不要な動作のこと |
| 運搬のムダ |
付加価値を生まない製品や部品、情報などの流れのこと |
| 不良・手直しのムダ |
不良品や手直しが必要な商品に対して追加で生産や修理をすること |
以上のように、ムダを細分化して定義することで、より徹底的にアプローチすることが可能になります。トヨタの製造業の現場では、7つのムダの現状と原因を押さえ、改善策を継続的に実行することでムダの排除に努めています。
ムラの考え方
トヨタでは、品質におけるムラを防ぐために「標準」という考え方を採用しています。標準とは各作業のやり方や条件のことであり、これに基づいて従業員は作業を行います。
トヨタのような大企業における大量生産では、多くの人が作業に携わってもクオリティに差が生じない仕組みづくりが必要なためです。たとえば、ボルトは「カチッと音が鳴るまでしめる」と規定されれば、誰もが同じ強さでボルトをしめることができます。
このように、トヨタは誰が行っても同じことができるように明確な標準を定めることを実施しています。
ムリの立ち位置
ムリはムダやムラを引き起こす要因の1つとされています。ムリがあると、業務のムラを引き起こしたり、不良・手直しのムダを生じさせると考えられるからです。
たとえば、長時間労働を従業員に強いることで、パフォーマンスが低下し作業品質にばらつきが出てしまったり、ミスによるやり直しが増える可能性があります。
このように、ムリを放置していると再びムダやムラが生まれてしまう恐れがあるのです。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）を見極め業務改善を行う方法まとめ
これまで、3Mを省きながら業務改善を達成する方法について解説しました。
3Mを放置し続けると、業務効率が向上せず属人化の進行や業務の固定化など、さらに3Mの問題が増える事態を招いてしまいます。そのため、業務改善を実施して3Mを排除することは急務の課題といえるのです。
しかし、3Mを要素分解して把握できておらず、施策も不適切であれば、社員の反発やかえって業務が非効率になります。そこで、ITツールを活用して、マニュアルやノウハウをデジタルで管理することで3Mを解消しましょう。
したがって、業務改善を目指す非IT企業には、情報管理の側面から、最も簡単に3Mを解消できる「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ムリ・ムダ・ムラのない職場環境を構築しましょう。
