各社員が、柔軟にアイデアを出していくには「ブレスト会議」が有効です。ただし、コツを押さえて会議に臨まなければ、ただの雑談で終わり有効なアイデアが生まれません。
そのため、ブレスト会議を実施しているにも関わらず「アイデアが挙がらず、問題改善につながらない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ブレスト会議を成功させるためのルールや会議の進め方・ブレストを実施するときの注意点について解説します。
- ブレスト会議でアイデアが思うように出ないのでルールを押さえたい
- ブレスト会議の基本ルールや進め方を知りたい
- 会議の議事録を効果的に管理できるツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、ブレスト会議のルールや進め方について正しく理解しながら、社内でのブレスト会議を円滑に進められるようになります。
目次
ブレストとは？
以下では、「ブレストの概要」や「会議に導入することで得られる効果」を紹介します。ブレストは業務を改善させる効果があるので、適切に取り入れましょう。
ブレスト型の会議の概要
ブレストとはブレインストーミング（brainstorming）の略であり、まるで嵐が起こるように、アイデアを混ぜ合わせたり、自由に意見を交わしたりして、新しい面白いアイデアを見つけようとする手法を指します。
通常の形式ばった会議とは違い、ブレストでは自由な発言が推奨されるため、先入観にとらわれない、普段とは違う角度からのアイデア出しができるのです。
また、ブレストで出た意見はその場で書き残して、メンバー全員に見えるように共有すると、情報が可視化されて会議を進めやすくなります。
ブレスト会議はメリットあり！得られる効果とは
ブレスト会議をするメリットは、多様な視点からざっくばらんに提案したアイデアが、課題に対する斬新な解決策の発案につながることです。
バックボーンの異なる人が集まってアイデアを出し合うことで、多角的な視点から多様性のある意見を集められます。また、問題解決に向けて積極的に発言することでメンバーが一丸となって課題解決に取り組め、チームワークが高まることも期待できます。
加えて、以下のような効果も期待できるのです。
- 通常よりもカジュアルに意見を伝えられるので、発言しやすい環境を作れる
- 先に出たアイデアを基に新たな発想が生まれる
- アイデアを言語化することで、情報が整理される
このように、ブレスト会議を取り入れることは、一人では思いつかないアイデアにたどり着けるだけでなく社内に一体感をもたらすコミュニケーション手段にもなり得るのです。
ブレストの役割別の注意点
ブレストを効果的に実施するには「ファシリテーター」と「参加者」それぞれが以下の点に注意する必要があります。
- ファシリテーター
- 参加者
ファシリテーターは「議論が脱線していないか」「参加者が意見を批判的に捉えていないか」を常に見張り続けなければなりません。また、議論が冗長にならないよう、あらかじめ時間配分を決めておくことも重要です。
ブレストの参加者には、一つでも多くの意見を出すことが求められます。したがって、「自信のない意見でも積極的に発言する」「他の参加者の意見を頭ごなしに否定しない」といった姿勢で議論に臨む必要があります。
「ファシリテーター」「参加者」それぞれが自身の役割を自覚することで、ブレストを効果的に進められるのです。
これができなきゃ意味ない？!ブレスト会議の基本ルール
以下では、ブレスト会議をするにあたって守るべき基本ルールについて解説します。
単なるアイデア出しの場として考えられやすいブレストですが、効果的に進めるには以下のルールに基づいて会議をする必要があります。
（1）否定・批判しない
ブレスト会議を実施するにあたって、出たアイデアや意見に対して否定や批判をしてはいけません。
ブレストは「より多くのアイデアを出す」のが目的です。そのような状況で他人のアイデアを否定すれば、発言者やメンバーが萎縮してしまい、その後の会議で発言するのに消極的になってしまいます。
仮に、出されたアイデアが実現不可能なものであっても、他のメンバーの案と組み合わせた結果、有益なアイデアへ発展するケースもあるのです。
したがって、躊躇せず積極的に発言するように、管理者側から社員に促しましょう。たとえば、他人の意見を尊重するように前置きしたり、メンバーの発言後にファシリテーターが一言コメントしたりするだけでも、発言しやすい雰囲気が作れます。
（2）質より量を重視する
ブレスト会議をするときは、質よりも量を重視してアイデア出しをしましょう。
ブレストは通常の会議とは異なり、さまざまな角度から、考えうる全てのアイデアを出すことに意味があります。しかし、質にこだわると具体的な内容まで詰めてから発表する必要が生まれ、自由で斬新なアイデアが出にくくなります。
そのため、ブレストでは一般的なアイデアはもちろん、実現が難しいと考えられる内容まで含めてアイデアを出しましょう。そうすることで、得られる結論の選択肢の幅が広がるのです。
（3）アイデアを結合・便乗・連想させる
ブレストで出たアイデアは「結合・便乗・連想」して、発展させましょう。
質より量に基づいてブレストを進めていくと、数多くの意見が出てきます。そこで、グルーピングによってまとめたり、既存のアイデアと組み合わせたりすると、単独のアイデアよりも有益な手段が生まれやすくなるのです。
このように、ブレストでは他者からの意見を尊重しながら進めることが重要です。ほかの人が出したアイデアに対して組み合わせられそうなアイデアがあれば、気軽に発言するように推奨しましょう。
ただし、このとき紙のノートやホワイトボードにアイデアを書き出していると、役立つ意見も埋もれてしまいます。一方、あらゆる情報を管理できる「Stock」のようなノートツールがあれば、アイデアを振り返りやすくなりブラッシュアップできます。
（4）会議途中で断定的な判断・結論を出さない
会議中に断定的な判断・結論を出すと、ブレストの停滞につながります。
自由なアイデアに対して「現実的ではない」「不可能」とジャッジすると、アイデアの否定につながり、会議が滞る原因となります。また、ブレストはアイデアを出す場であり、議題に対する結論を追い求めるものではありません。
積極的に意見が出る環境にするためにも、ブレストでは気軽に意見を交わして、判断や結論にはブレスト後に別途時間を設けましょう。
5ステップでわかる！ブレスト会議の進め方
ここでは、ブレスト会議の進め方を解説します。ブレストはポイントを押さえなければ単なる雑談の場になってしまうため、以下の点に注意して会議を進行しましょう。
ステップ1｜ファシリテーターを決める
まずは、会議のファシリテーターを決めましょう。ファシリテーターとは会議中に参加者に発言を促したり、話の流れをまとめたりするポジションを指します。
ブレストは「否定なく自由にアイデア出しをする会議」ですが、参加者のなかには周囲の目を気にして消極的になり発言を躊躇してしまう人や、他人のアイデアに対して批判的な意見を出す人がいる恐れがあります。
そこで、ファシリテーターを設けると参加者に発言を促したり、メンバーが発言を受け入れやすい雰囲気を作ったりして、ブレストの進行をコントロールできるようになります。
ステップ2｜会議の目的を決める
ファシリテーターが決まったら、次はブレストを通じてどのようなアイデアを得たいのかを決めましょう。
ブレストの目的によって、メンバー選定や会議の進め方が異なります。たとえば、「具体的なアイデアを求める」のであれば、議題に関連した業務を担当する社員の招集が必要であり、「事業の方向性を決める」のであれば管理者層が中心に進める必要があります。
目的なくブレストを進行すると、雑談のような脈絡のない会話が増えて、結果として会議の収集が付かなくなる恐れがあります。つまり、目的のための最適なアイデアを得るためには、「事前の目標設定」が重要なのです。
ステップ3｜会議参加者を決める
目的が決まったら、次は会議の参加者を決めます。ブレストに最適な人数は3人から10人前後とされているので、人数を増やしすぎないように注意しましょう。
参加人数が多いと、責任が分散するので積極的にアイデアを出そうという意欲が低下しやすくなるのです。しかし、毎回同じメンバーでブレストを行っているとアイデアが画一的になり、相乗効果が生まれにくいです。
したがって、チーム間の垣根を取り払い、必要なスキルや経験を持つ人をリストアップして、参加者を検討しましょう。ブレストは「年齢、部署、性別、経験、ポジション」など、さまざまな背景を持つ人が集まるほど活発化が見込めます。
ステップ4｜時間を区切る
ブレストは時間を区切って、決められた時間内で必ず収束させましょう。
ブレストではアイデアをより多く出すことが重要であり、参加者は集中力を持って会議に臨む必要があります。しかし、長時間の開催になると集中力が途切れて、結果としてアイデアを出しにくくなってしまいます。
より密度の濃いブレストにするためにも、あらかじめ設定した時間内で会議を収束させましょう。一般的に、ブレスト会議の実施時間は1～2時間が適切とされています。
ステップ5｜アイデアを振り返りやすくする
ブレストで出たアイデアは、わかりやすくまとめて後から振り返りできるようにしましょう。
ブレストでは質よりも量を重視するため、断片的なアイデアが数多く出ることが予想されます。そこで、アイデアを整理して優先順位をつけ、実現可能なものか検討するための準備をしなくてはなりません。
また、アイデアを出した人から意見の理由や背景を追記してもらうことで、解決にどう役立つのかが明確になります。そのため、ブレストをやって終わりではなく、次の段階に活かせるようにアイデアをまとめて管理することが必須なのです。
ブレスト会議の議事録を見やすく保存できるおすすめのツール
以下では、ブレスト会議の議事録をいつでも振り返りできるように保管するツールを紹介します。
ブレストで出たアイデアは、社内メンバーがすぐに確認できる状態にしておく必要があります。しかし、紙やExcelで議事録を管理すると「どこに保存したか忘れる」「共有するときに、メールに写真やファイルを添付する手間がかかる」といった問題が発生します。
したがって、社内情報の管理・共有に長けたITツールの導入を検討しましょう。ただし、あまりに多機能だと社内に定着しにくいため、過不足なく機能を備えたツールを利用するのがおすすめです。
結論、ブレスト会議の議事録の管理には、社内情報を簡単に管理・共有できるツール「Stock」一択です。
Stockでは、「ノート」に議事録を入力し、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。ノートには「タスク」機能が紐づいており、議事録確認のタスクを設定することで、会議の内容を見落とさずに済みます。
社内のあらゆる情報を簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの活用例＞
以下が、Stockの「ノート」で作成したブレスト会議の議事録の参考例です。
以上のように、Stockのノートには画像や表を添付することができるため、簡単に議事録を作成できます。また、ノートに紐づいている「タスク」機能を活用すれば、指定した日付までに忘れずに議事録を確認できます。
【必見】意味のあるブレストミーティングにするためのポイント2選
以下では、ブレストをするときの注意点を2つ解説します。ブレストによる効果を最大限高めるためにも、以下のポイントに注意しましょう。
（1）周りに気兼ねしない
ブレストをするときは、周囲に気兼ねせず、積極的に発言しましょう。
ブレストが失敗する大きな原因のひとつに、周りに遠慮して発言をしないことが挙げられます。消極的な参加者にはファシリテーターが発言を促すほか、参加者自身はアイデアの質に囚われずに自由に発言するように心がけましょう。
また、批判を恐れて発言しない状況を防ぐためにも、主催者は参加者がリラックスして会議に臨めるように工夫する必要があります。「いかなる意見も尊重する」「役職や職歴に関係なく自由な意見を歓迎する」といった旨を事前に周知しましょう。
（2）情報をメンバーがいつでも確認できるようにする
ブレスト中に出たアイデアなどの情報は、メンバーがいつでも確認できるように管理しましょう。
ブレストはアイデアを出すだけではなく、案を組み合わせたり、まとめたりするとより良い解決策につながります。したがって、議事録担当者のみが記録管理していると、出席者が会議で出たアイデアを忘れてしまい、次のステップにつながらないのです。
そこで、ブレストのアイデアは、メンバー全員が見える場所に管理することが重要です。たとえば、作成した議事録をフォルダに分けて管理できる「Stock」のような情報管理ツールを使うと、メンバーがすぐに記録を確認できます。
ブレストの効果を高める5つのフレームワーク
ここでは、ブレストの効果を高める5つのフレームワークを解説します。以下のフレームワークを組み込んで思考すると、アイデア出しが円滑に進みます。
希望点列挙法
希望点列挙法とは、テーマに対する理想的な状況を考えていくフレームワークです。
ポイントは、常識から外れた内容であっても、テーマに対して理想的なアイデアであれば挙げていく点です。実現性に関係なく「もっとこうできたらいいのに」という理想を考えることで、問題に対する抜本的な改革案が生まれる効果が期待できます。
しかし、希望点列挙法は柔軟なアイデア出しに効果がある一方で、理想ばかりに囚われてしまい現実的な解決手段にならない場合もあります。したがって、次に紹介する欠点列挙法と組み合わせてアイデアを取捨選択すると有効です。
欠点列挙法
欠点列挙法とは、議題に対する欠点や不満点を挙げていき、問題解決の糸口を探るフレームワークです。
ブレストの基本は「意見を否定をしない」ことですが、欠点列挙法を利用する場合は、議題に対する欠点や問題点を徹底的に洗い出します。欠点が明らかになれば改善を考察できるので、現実的なアイデアを育てられるのです。
また、希望点列挙法で出たアイデアと掛け合わせると、欠点列挙法で挙げられた欠点を「懸念点」として把握できるので、実施可能な解決策を生み出せます。
なぜなぜ分析
なぜなぜ分析とは、テーマや問題に対して「なぜ」を5回繰り返し、原因を分析するフレームワークです。
問題に対する理由を追及していくと、具体的な原因をより深く掘り下げて理解できるようになります。
＜なぜなぜ分析の例＞
問題点：納品物に不良品が混ざっていた
- なぜ？→検品が不十分だった
- なぜ？→人によってチェックの品質が異なっていた
- なぜ？→チェック項目が具体化されておらず、検品の基準が曖昧だった
- なぜ？→マニュアルが作成当初から更新されず、現状に即していなかった
- なぜ？→マニュアルの改訂頻度が決まっておらず、作成当初のまま運用していた
結論：「マニュアルの改訂・見直し」を半年に一度、定期的に実施する
5回という数字はあくまでも目安なので、分析が足りないと感じる場合は回数を増やして、より詳細に確認するのがおすすめです。
マインドマップ
マインドマップとは、思考や情報の整理に役立つフレームワークです。
具体的には、テーマを中心に出てきたアイデアを放物線上に関連付けることで、思考や情報が整理されて新しいアイデアの発現に繋がります。文章で記載するよりも理解しやすく、とくにブレスト終盤でアイデアの掛け合わせたいとき役立つのです。
また、マインドマップでは枝分かれしたアイデアが自然と体系化されます。そのため、会議にマインドマップ作成の時間を設定しておくと、会議後にアイデアをまとめ直す手間を省けるのです。
KJ法
KJ法とは、アイデアをグループ化して論理的にまとめていくフレームワークです。
情報を付箋などの小さな紙に記載して、同一系統のカードをグループにまとめて、情報を集合化します。アイデア同士の繋がりを網羅するマインドマップとは異なり、アイデアをまとめるための論理的な分析・分類が目的となります。
KJ法は便利な一方で、マインドマップに比べてカードの準備やアイデアのまとめに手間がかかります。そのため、基本はマインドマップで情報の整理を行い、必要に応じてKJ法を取り入れましょう。
ブレスト会議のルールや進め方・注意点のまとめ
ここまで、ブレスト会議のルールや進め方・注意点について解説しました。
会議にブレストを取り入れると、通常の会議よりもアイデアが出やすくなります。また、「質より量を重視する」「意見を否定しない」などのルールに基づいて会議を進めていけば、活発に意見が交わされ、よりよいアイデアが生まれるのです。
さらに、会議で生まれたアイデアはその都度振り返る必要があるため、「社内情報管理ツール」を使って、会議の議事録をいつでも確認できる環境を整えましょう。
結論、ブレスト会議の議事録を管理するなら、議事録を簡単に作成・管理・共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社のブレスト会議を成功に導きましょう。
