毎日の業務を細かく確認しながら進めてミスやトラブルを防止するために、さまざまな業種で「チェックリスト」が取り入れられています。
 
チェックリストの作成手段として多数のツールがあるなかで、「エクセル」は業務で使い慣れているため最初に試すものとして選ばれることが多いツールです
 
しかし、「エクセルでチェックリストを作成する方法が分からない」「エクセルによるチェックリストの運用が上手くいかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、エクセルを使ったチェックリストの作り方やメリット・デメリットを中心にご紹介します。
 
  • エクセルでチェックリストを作りたいが方法が分からない
  • エクセルでチェックリストを管理しているが、正しく作成できているか不安だ
  • チェックリストの作成手段を決めかねているため、エクセルの長所と短所が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、効果の高いチェックリストを作成する方法が分かり、業務のミスを防ぐのに役立てられます。


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エクセルを使ったチェックリストの作り方

以下では、Windows環境でエクセルのチェックリストを作る方法ついてご紹介します。

①開発タブを表示させる

エクセルでチェックボックスを作成するためには、エクセルアプリ上部のリボンに「開発」のタブを表示させる必要があります。
 
はじめに、リボン(メニューバー下)の任意の場所を右クリックし「リボンのユーザー設定」を選択します。

Excelでリボンのユーザー設定をする画面

「リボンのユーザー設定」内の「開発」にチェックを入れます。

Excelのオプション画面

下記の写真のように「開発」タブが追加されます。

Excelの開発タブが表示された画面

②チェックボックスを挿入する

開発タブを表示させたら、実際にチェックボックスを挿入しましょう。
 
はじめに、「挿入」をクリックし「フォームコントロール」欄の「チェックボックス」を選択します。

Excelのフォームコントロール画面

次に、チェックボックスを挿入させたい場所をクリックします。

Excelにチェックボックスが表示された画面

チェックボックスの選択枠を外すために、任意のセルをクリックします。そして、挿入したチェックボックスにチェックが入るかをクリックして確認しましょう。

Excelでチャックボックスにチェックが入るか確認する画面

上記のようなチェックマークが表示されたら、正しく挿入できています。

③チェックボックスをコピーしてリストを作成する

次に、複数項目のチェックリストを作成するためにチェックボックスをコピーしましょう。下図のような、セルを選択した際に右下に表示される”黒い四角”を「フィルハンドル」と言います。
 
はじめに、「フィルハンドル」をクリックしたまま、下にドラッグします。

Excelのフィルハンドルのイメージ

Excelのフィルハンドルをドラッグするイメージ

すると、上記のようにチェックボックスがコピーされてチェックリストを作成できます。

④チェックを入れたら背景色が変更される設定をする

基本的なチェックリストの作成が完了したら、より見やすいものにするために背景色を変更しましょう。
 
まずは、チェックボックスを右クリックして「コントロールの書式設定…」を選びます。

Excelでコントロールの書式設定を選択する画面

「コントロール」欄の「リンクするセル」に隣のセル番号を記入し、「OK」で決定します。

Excelでコントロールからセルをリンクさせる画面

リンクが完了すると、下記のようにチェックボックスにチェックを入れた場合に「TRUE」の文字が表示されます。

Excelのチェックボックスとセルのリンクをした画面

つづいて、「ホーム」タブ内のメニューから「条件付き書式」を選びます。

Excelで条件付き書式タブを選択する画面

「新しいルール…」をクリックします。

条件付き書式タブの新しいルールを選択する画面

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。

ルールの種類を選択する画面

以下のような画面になるため、下の空欄に数式「=(色を変えたいセルの番号)=TRUE」を記入します。

新しい書式ルールへ数式を記入する画面

次に、数式の下にある「書式」から「ユーザー設定の書式…」をクリックし、塗りつぶしの色を選択して「OK」で決定します。

新しい書式ルールで書式を選択する画面

セルの書式設定で塗りつぶしを選択する画面

設定が完了すると、下記の画像のようにチェックを入れたセルの背景色が変わります。

チェックを入れると背景色が変更される画面

背景色の変更を設定すると、ひと目でタスクの完了が把握できるためチームの進捗共有に役立ちます。


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チェックリストをエクセルで作成するメリット

以下では、チェックリストをエクセルで作成するメリットを3つご紹介します。

(1)使い慣れているので教育コストがほぼ不要

1つ目のメリットは、エクセルを使い慣れている社員が多く、チェックリストの導入に際して教育コストがほとんどかからないことです。
 
日常業務のさまざまな場面でエクセルが活用されているので、オフィス勤務であれば「使い慣れている」「抵抗感はない」という社員が多い傾向です。したがって、改めて操作方法を教育せずに済む場合があります。
 
以上のように教育にコストがかからない分、「チェック内容の厳選」や「チェック体制の整備」に時間をかけられる可能性があるのです。

(2)テンプレートが豊富

2つ目のメリットは、テンプレートが豊富に用意されていることです。
 
エクセルを運営するMicrosoftの公式ページやインターネット上のさまざまなサイトには、エクセルによるチェックリストのテンプレートが用意されています。
 
なかには無料でダウンロード可能なテンプレートもあるため、時間や経費をかけずにチェックリストを作成できます

(3)カスタマイズできる幅が大きい

3つ目のメリットは、カスタマイズできる幅が大きいことです。
 
エクセルには関数の入力をはじめとした豊富な機能が搭載されています。そのため、専門的な知識があれば、業務の内容や作業フローに合わせて自由にチェックリストを作成できるのです。
 
ただし、機能が豊富でカスタマイズ性に優れている分、ITリテラシーの低い社員にとっては操作が難しいツールでもあります。したがって、チーム全体で共有するチェックリストの作成には、「Stock」のように誰でも簡単に使いこなせるツールが求められます。


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チェックリストをエクセルで作成するデメリット

以下では、エクセルを活用してチェックリストを作成する3つのデメリットを解説します。使い慣れているがゆえに気がつかないデメリットもあるので、事前に把握しておきましょう。

(1)更新が手間

1つ目のデメリットは、更新のたびに保存・共有の手間がかかることです。
 
チームでチェックシートを共有している場合、チェックをする度に保存して共有・報告しなければ、「いつ・誰が・どこをチェックしたのか」が分かりません
 
社員が手間のかかる更新を怠ると、「実際は作業が終わっているのに、チェックリストは古いまま」という状況が発生する可能性があります。結果的に、確認漏れによる大きなミスにつながるのです。

(2)項目の変更が面倒

2つ目のデメリットは、項目を変更するには関数などを再度組み合わせなければならないことです。
 
そのため、作業の変更や追加に合わせて、すぐにチェックリストを作成できるほどのITリテラシーの高い社員がいない場合は、運用するのは困難と言えます。
 
また、関数やマクロが組み込まれたテンプレートをほかの社員が誤って更新し、機能しなくなるというケースもあります。

(3)メンバーへの共有がリアルタイムではない

3つ目のデメリットは、更新内容の共有がリアルタイムではないことです。
 
更新したエクセルファイルをメンバーに共有するには、ファイルを保存してメールやチャットに添付しなければなりません。その結果、最新のファイルの共有に気づかないまま古いチェックリストを利用する社員によって確認に不備が生じる可能性があります。
 
結論、「メンバーが最新のチェックリストを利用している」と確認するのが難しいエクセルは、業務のチェックで使うのには適切と言えないのです。


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エクセルのデメリットをカバーするおすすめのツール

以下では、エクセルのデメリットをカバーするおすすめのツールについてご紹介します。
 
エクセルには、「チェック項目の変更には知識が必要」「更新内容の共有に手間がかかる」というデメリットがあります。これは、「多機能でカスタマイズ性が高く、かつ情報をファイルごと共有する」というエクセルの特徴に起因します。
 
したがって、エクセルのデメリットを解消するには、機能に過不足がなく誰でも簡単に操作でき、かつ情報共有にストレスないツールの導入が必須です。
 
結論、チェックリストの管理に最適なツールは、ITが苦手な65歳でも簡単にチェックリストを編集でき、かつ更新内容が即時に反映されてファイルを共有し直す必要がない「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」では、ワンクリックでチェックリストを作成できます。また、ノートに紐づいた「タスク機能」も搭載されているため、確認作業を社員のタスク(やるべき仕事)として設定すればチェック漏れを防げます。

【Stock】最も簡単にチェックリストを作成・共有できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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エクセルでチェックリストを作成する方法まとめ

ここまで、エクセルを使ったチェックリストの作り方やメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
 
カスタマイズ性が高くさまざまな業務に使われるエクセルですが、その分、使いこなすためにはITリテラシーが必要です。また、エクセルは更新のたびに保存して共有し直す手間がかかるため、チーム利用を想定したチェックリストに最適とは言えません。
 
したがって、StockのようにITリテラシーが低くても簡単に使いこなせて、かつ更新内容がすぐに共有されるツールが求められるのです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」でチェックリストを作成して、スマホやタブレットからもワンタップでチェックができるようにしましょう。