Excelでチェックリストを作成する方法とメリット・デメリットも解説！

チェックリストは、業務をトラブルなく進めるために活用され、さまざまな業種で取り入れられています。

多数のツールがある中でも、エクセルはほとんどの人が利用するため、最初に試すツールとして選ばれる場合が多いです。

しかし、エクセルを使ってチェックリストを作成しようと思ったものの、チェックボックスを挿入する場所が見当たらないなど、困っている方も多いのではないでしょうか。

今回は、エクセルを使ったチェックリストの作り方からメリット・デメリットまでを解説します。

エクセルを使ったチェックリストの作り方が知りたい
エクセルを利用する際に注意しなければならないポイントを知りたい
効果的なチェックリストの運用方法が気になる

という担当者の方は、今回の記事を参考にすると効果の高いチェックリストの作成・運用が実現できます。

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1 エクセルを使ったチェックリストの作り方
2 チェックリストをエクセルで作成するメリット
3 チェックリストをエクセルで作成するデメリット
4 エクセルのデメリットをカバーするおすすめのツール
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5 エクセルでチェックリストを作成する方法まとめ

エクセルを使ったチェックリストの作り方

エクセルを活用したチェックリストの作り方をご紹介しています。画像を参照しながら手順に沿って作成します。

チェックボックスを挿入する

開発タブを表示させる

エクセルでチェックボックスを作成するためには、エクセルアプリ上部のリボンに「開発」のタブを表示させる必要があります。

メニューバーの「Excel」をクリックし「環境設定…」をクリックします。

「Excel環境設定」が開きますので「作成」欄の「表示」をクリックします。

「リボンに表示」欄の「開発者タブ」の左の□をクリックし、オン（チェックが入っている状態）にします。

下記の写真のように「開発」タブが追加されます。

上記はMacでの手順となりますので、Windowsであれば、1番左側の「ファイル」タブをクリックし「オプション」を開きます。その後「リボンのユーザー設定」を選択し「開発」にチェックし「OK」ボタンを押すと「開発」タブが追加されます。

チェックボックスを挿入する

「開発」タブを表示させたら「チェックボックス」をクリックします。

そのままチェックボックスを挿入させたい場所をクリックします。

Windowsでは「開発」タブの中の「挿入」ボタンから「フォームコントロール」欄の「チェックボックス」を選びます。

その後マウスカーソルが十字マークになり、チェックボックスを作成できる状態になるので、挿入したい場所にドラッグします。

レ点チェックが入るかを確認する

チェックボックスの選択枠を外すために、適当なセルをクリックします。その後、挿入したチェックボックスの□の部分をクリックし、チェックが入るかを確認します。

赤枠で囲まれている場所のような記号が表示されたら、正しく挿入できています。

チェックボックスをコピーしてリストを作成する

セルを選択した際、右下に表示される■を「フィルハンドル」と言います。

「フィルハンドル」をクリックしたまま、下にドラッグします。

そうすると、上記のようにチェックボックスがコピーされ、一気に作成できます。

チェックを入れたら背景色が変更となる設定をする

チェックボックスを右クリックし「コントロールの書式設定…」を選びます。

「コントロール」欄の「リンクするセル」に隣のセルを記載します。

リンクが完了すると、下記のようにチェックボックスにチェックを入れると「TRUE」の文字が表示されます。

「ホーム」タブ内のメニューから「条件付き書式」を選びます。

「新しいルール…」をクリックします。

「スタイル」欄にて「クラシック」を選びます。

「クラシック」の中で、さらに詳細なルールとして「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。

ルールを設定した下の空欄に、数式を記入します。

数式を記入した下にある「書式」より「ユーザー設定の書式…」をクリックし、塗りつぶしの色を選択し「OK」で決定します。

設定が完了すると、下記の画像のようにチェックを入れると背景色が変更になります。

背景色の変更を設定すると、ひと目で進捗状況を把握できます。

チェックリストをエクセルで作成するメリット

エクセルは普段から使い慣れているため、改めて操作方法の周知が必要ないのがポイントです。一方、エクセルを利用したチェックリストの作成には、下記3つのメリットがあります。

カスタマイズできる幅が大きい

エクセルは表形式になっており、関数などを挿入できるため、非常に多くのカスタマイズができます。

複雑なツールでも使いこなせるITリテラシーを持ち、運用を管理していける担当者が居るのであれば、自社で使いやすいようなカスタマイズも可能です。

テンプレートが豊富

エクセルを運営しているMicrosoftの公式ページには、エクセルを使ったテンプレートが多く用意されています。また、インターネット上にもテンプレートが多く掲載されています。

見やすい表をテンプレートでダウンロードすれば、社員自身で作成する手間が省けます。

使い慣れているので教育コストがほぼ不要

エクセルはいまや社内のすべてのパソコンに入っており、使用頻度の高いツールです。そのため「開発」タブの挿入など細かい追加機能は必要なものの、メンバーのほとんどが使い方を知っています。

普段の使用用途と比べると複雑になってしまうものの、エクセルを社内で使いこなせているのであれば、基本的な使い方のレクチャーは必要ないでしょう。そのため、新たなツールを導入するよりも教育コストの削減ができます。

チェックリストをエクセルで作成するデメリット

エクセルを活用してチェックリストを作成するデメリットを解説します。ファイル共有ツール特有のデメリットがあるため、運用の際は下記に留意しましょう。

更新が手間

エクセルはファイルを作成し運用するため、更新のたびに保存・共有する必要があります。

また、古いファイルと新しいファイルが存在するため、更新するために最新のファイルを探すのにも時間がかかります。たとえば、古いファイルをそのまま使用してしまうと最新のファイルが2つ存在してしまい、後から統一する手間が発生します。

そのため、情報を更新するだけでも注意することが多いのです。そして、至急の業務が溜まってきた場合など、スムーズな運用ができない点は大きなストレスとなる可能性があります。

項目の変更が面倒

エクセルでは、項目をフォーマットとして作成している場合、変更するには関数などを再度組み合わせる必要があります。

ITリテラシーが高く、使いこなせるのであれば問題ありませんが、項目の変更に多くの手間がかかってしまうケースがあります。

また、ITリテラシーが高い社員が作成したテンプレートを非エンジニアの社員が誤って更新してしまい、機能が働かなくなってしまうというケースもあります。権限設定をすれば解決しますがメンバーが多いとその分の手間もかかります。

メンバーへの共有がリアルタイムではない

エクセルで更新したファイルをメンバーに共有するには、ファイルを保存し、メールやチャットに添付する必要があるため、リアルタイムに共有できません。

その場合、ある社員にメールで最新のファイルが届いても、社員自身のパソコンに保存していた同名のファイルを使用して更新してしまうというトラブルが起こりかねません。

解決策として「チェックリストを更新する順番や時間までルールに組み込んで運用する方法」があります。しかしその場合、運用が複雑となり、更新されなくなってしまう可能性があります。

エクセルのデメリットをカバーするおすすめのツール

エクセルのデメリットをご紹介しましたが、以下ではそのデメリットを解消するツールをご紹介します。

チェックリスト作成の目的は「業務進捗を管理でき」「タスクが漏れなく完了されること」です。したがって、ファイルの更新に大きな手間をかけるのは避けるべきです。

デメリットをできるだけ回避しながらより高い効果を生み出すために、「チェックリストとしても利用できるITツール」を導入し、活用する方法があります。

ただし、機能が複雑で難しいツールだと、せっかく導入しても使われない場合があるため、共有したい内容をすぐに書き込めて、そのまま共同で閲覧・編集できる簡単さは、重要なポイントです。

結論として、リテラシーが異なる社内でもすぐに使えるツールは、非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える「Stock」一択です。

簡単な操作でチェックリストを作成できる機能があるため、導入したその日からスムーズなチェックリストの運用が実現できます。

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