新人研修から資格講習など、会社では様々な研修やセミナーが開催されています。
その際、参加社員が研修後に提出しなければならない書類を研修報告書といいます。
 
また、社内研修などの実施においては、研修を実施した側も、結果をレポートにまとめ報告しなければなりません。会社に提出する研修報告書を作成する際、ルールが詳しく明記されておらず、何を書けば良いのかわからないとお困りの方も多いのではないでしょうか?
 
そこで今回は、研修報告書の構成や必要な項目から、すぐに活用できるテンプレートまでご紹介しています。
 
  • 研修報告書の書き方が知りたい
  • 研修報告書のテンプレートを活用して作成の手間を減らしたい
  • もっと効果的な報告書の共有方法が知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると手間をかけずに研修報告書を作成し、共有することができます。


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研修報告書とは?

研修報告書とは、社内研修もしくは社外研修を受講した場合に、会社に研修内容を報告する際に用いる書類のことです。
 
研修報告書は、2つの種類があります。社内研修などの場合に、研修を実施した側が提出するものが「研修実施報告書」となり、一方で研修やセミナーを受講した側が提出するものが「研修受講報告書」となります。
 
また、上司から命令を受けて、研修や視察などに出かけた場合に、職務を果たしたことを示すために作成する文書を「復命書」といいます。このように、様々な場面で報告書を書く必要があります。

研修報告書の構成

研修報告書の種類別に、どのような構成で報告内容を記載すれば良いのかを解説します。

「研修実施報告書」の構成

研修を実施した担当者が、上司へ報告するために提出する報告書には、下記の要素を盛り込みましょう。

目的と目標

研修を行った目的と、研修を通して達成したいと考えていた目標を明記します。
 
目的と目標が不明確では、研修の結果や効果を測定することができません。そのため、報告書においても最初に記載しましょう。

結果や効果

その次に、研修を行って得た結果を事実ベースで記載し、それに伴う効果を記載しましょう。ただし、結果を何で計測するかは、研修の企画段階で考えておく必要があります。
 
たとえば「アンケートを実施して満足度や意識の変化を確認する」「後日実技テストを実施することで、技術の習得を確認する」など、実施する研修に見合った効果測定の方法を見つけておきましょう。

問題点と改善案

目標と結果をもとにさらにより良い研修を作るため、実施した研修の問題点と改善点を記載しましょう。
 
例として研修でできなかったこと、狙い通りに進まなかった原因を問題点として捉え「次回以降の研修ではどうしていくか」など、次回の改善案まで考えるのがおすすめです。
 
研修の実施を通して得られた経験を通して、研修内容を効果的に業務へ繋げることができます。

「研修受講報告書」の構成

研修を受講する側の場合に、報告書に取り入れるべき内容は下記の通りです。

目的と目標

受講した側でも、実施者と同じように、研修を受ける目的と、研修を通じて達成したい目標の記載は必要です。
 
ただし、研修の1番始めに講師から明示されることも多いため、その場合は明示されたものを記載すれば良いです。
 
自発的に申し込んだ研修などの場合は「なぜその研修に参加し、何を得たいのか」を目的として明記しましょう。

研修内容

研修で実施された内容を事実に基づき記載します。
 
ここでは、内容を事細かく説明するのではなく、要点をピックアップし簡潔に記載する点に注意です。報告する相手に、研修で学んだ内容が伝えるためにも、わかりやすさを重視しましょう。

具体的な学びや所感

簡潔に記載した研修内容とは違い、ここでは出来る限り具体的に自身が研修から学んだことや、感じたことを記載します。
 
たとえば「普段から疑問に思っていた〇〇が解決できた」「自分の業務でつまづいていた点を△△すれば解決できることがわかった」のように、自分の仕事をより効果的にするための学びを記載しましょう。
 
また、研修内容によっては「自分がどう感じたか」という感想を重要視する場合もあります。総括の意味も込めて、自分の考えを記載しましょう。

行動計画

今後の業務においてどのように学びを活かしていくのかを、行動計画に落とし込みます。
 
たとえば「業務後に1日の行動を振り返るシートを作成し上司に共有する」「仕事の優先順位を◯→△→□に変更する」のような、すぐに行動に移せるレベルまで具体化した行動計画を記載しましょう。
 
研修やセミナーは、受講しただけでは効果を発揮しません。したがって、次のアクションも行動計画として考案し実践していきましょう。


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研修報告書に必要な項目とテンプレート

研究報告書に最低限盛り込むべき基本項目と、「研修実施報告書」「研修受講報告書」それぞれのテンプレートをご紹介します。報告書を作成する際のフォーマットとして、例文をご活用ください。

研修報告書の基本的な項目

研修報告書に盛り込むべき基本項目は、下記の通りです。
 
  • 研修テーマ
  • 日時
  • 会場
  • 講師
  • 参加者
  • 主催者
その他、報告書の形式によっては、報告書作成日や提出先の組織名・個人名などを記載する場合もあります。

「研修実施報告書」のテンプレート

研修実施報告書
 
所属:本社 人事部
社員番号:0678
氏名:田中 太郎
研修テーマ:ハラスメントについて
日時:令和3年8月30日(月) 17:30~18:30
会場:本社 第2会議室
講師:〇〇社労士法人 代表 〇〇様
参加者:20名
 
実施の目的と目標
目的:管理職の皆様に、ハラスメントの前提知識を持っていただき、今後人事課で実施していく施策を円滑に進めるご協力を得られるようにするため
 
目標:研修終了時の匿名セミナーアンケートにて、「理解できた」が8割以上、今後の施策に「積極的に協力したい」が6割以上
 
研修内容
①ハラスメントとは
②セクシャルハラスメントの事例や訴訟問題、心がけるべきこと
③パワーハラスメントの事例や訴訟問題、心がけるべきこと
④ワークショップ(実践形式でのリスクチェックと改善点の指摘)
 
結果や効果
・結果
(1)「理解できた」が10割
「とても理解できた」が7人、「理解できた」が13人、「あまり理解できなかった」「理解できなかった」はともに0人
(2)今後の施策に「積極的に協力したい」が7割
今後の施策に「積極的に協力したい」が14人、「協力したい」が6人、「あまり協力したくない」「協力したくない」はともに0人
 
・効果
座学で知識だけを入れるのではなく、実践形式で実際に使用している言葉に対して添削を入れることで、より各個人に身近な問題としてイメージしていただくことができた。
 
問題点と改善点
・問題点
①集合時間に6人遅刻した。
②アンケートの案内を終了後に行ったことにより、研修後の雑談などを優先され、アンケートの回収に翌日まで時間がかかった。
 
・改善点
①次回開催時には、午前中に研修を行い、前の仕事の影響を受けないようにする。
②アンケートはセミナーの時間内に記載するようアジェンダとして入れておく。
 

「研修受講報告書」のテンプレート

研修受講報告書
 
研修テーマ:社会人1年目のマナー研修
日時:令和3年8月30日(月) 9:30~16:30
会場:〇〇研修センター 第2会議室
講師:〇〇株式会社 代表 〇〇
主催者:一般社団法人 〇〇
参加者:30名
 
参加の目的と目標
目的:社会人として必要な素養を身につける
目標:実践テストで合格し、明日から取引先とご挨拶できるスキルを身につける
 
研修内容
①身だしなみ
②挨拶(社内・社外)・名刺交換
③姿勢とおじき
④敬語と頻出するビジネス言葉
⑤電話対応
⑥来客対応・訪問対応
⑦グループワーク(実践テスト)
 
具体的な学び・所感
・敬語や言葉遣いは、丁寧語を使えばいいということではなく、場面ごとに使い分ける必要があることや、メールに記載する場合と口頭でお伝えする場合では使い方が異なる単語があることを学んだ。
・実践テストでは、お辞儀の角度が深すぎると指摘をいただいた。客観的な意見をもらえたことで、良い学びとなった。
・学生時代では触れたことのないことばかりで戸惑いもあったが、日々の積み重ねによって意識せずに出来るようになると思うので、積極的に行動をしていく。
 
今後の行動計画
・1日1回以上問い合わせ電話を取る
・4月の1ヶ月間、メンターの田中さんに身だしなみのチェックをお願いし、結果とフィードバックを日報に記載する
 


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研修報告書を書く際のポイント

研修報告書を書く際に、注意すべきポイントを3つ解説します。意味のある研修報告書を作成し、今後の仕事に活かしましょう。

報告書の提出先が求めている情報を記載する

報告書を提出する目的は、自分が研修に費やした時間の価値を会社や上司に証明することでもあります。
 
そのとき、上司が知りたい情報は「どのような成果を得たか」「何を学んだか」「それを今後の業務にどのように活かすか」などが挙げられます。
 
報告する相手が求めている情報を記載しなければ、報告書を作成する意味がありません。そのため、事前に研修の成果を測る指標の合意を取っておくと良いでしょう。

箇条書きなどを活用し、内容を簡潔にまとめる

研修報告書では、項目によっては記載内容が多くなる場合があります。その際は、箇条書きなどを使い、出来るだけ簡潔に、読み手にとって理解しやすいレイアウトを意識しましょう。
 
時間をかけて作成しても、読み手に伝わらなければ意味がないので、見た目もわかりやすく記載されているかの確認が必要です。また、結論を最初に記載しておくと後の背景なども理解しやすくなります。
 
研修内容に関する詳細について、データ化された資料があればPDFで添付すると良いでしょう。

後から報告書の内容を活かせるように保管しておく

研修報告書は、研修終了時に提出されてそれ以降確認しない場合がほとんどです。しかし、メイントピックではない小さな経験でも、過去に学んだ内容を振り返って行動を起こすことは業務品質の向上に繋がります。
 
また、行動計画に落とし込んだ内容が正しく実施出来ているかを管理しなければ、結局行動に移さずに終わってしまう、というケースも起こります。
 
そのため、「Stock」などのツールを用いて、報告書を後からでも簡単に閲覧できる状態で共有し、継続的に確認し続けることが必要なのです。


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研修報告書の提出におすすめな情報共有ツール

研修報告書の作成により、「研修を通して得られたことが明確になる」「自分の業務に繋げるための行動計画に繋げられる」といったメリットが得られます。しかし、報告書を上司が確認できておらず行動計画が実施されないままになると、報告書としての意味を成しません。
 
研修報告書へ報告をすぐに書き込み、そのまま簡単にメンバーへの共有やタスク管理ができるかどうかは、大変重要なポイントです。そのため、報告書の管理にはWordやExcelなどのアナログな管理手法ではなく、ツールを利用した管理が必要になります。
 
しかし、報告書のために扱いが難しい多機能なツールを選定してしまうと、社員が使いこなせないため、誰でも使えるツールの導入が不可欠です。結論、リテラシーが異なる社内でもすぐに使えるツールは、非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える「Stock」一択です。
 
シンプルさにこだわりを持って設計されているので、導入したその日からスムーズな社内の情報共有が実現できます。

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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

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研修報告書の書き方とポイントまとめ

これまで、研修報告書の構成や必要な項目などをご紹介してきました。改めて、研修報告書を作成・保存するうえで重要なポイントは、下記の通りです。
 
  1. 項目をあらかじめ用意しておき、作成に時間をかけすぎない
  2. 共有した後、フィードバックを受けやすい環境
  3. 報告書で作成した行動計画の実施・結果を共有し、業務に繋げる
研修報告書は「作成」が目的ではなく、その後の「行動変容」が目的ですので、作成後は利用しやすい環境で保存されることが重要です。
 
作成した研修報告書が最大限活用されるためにも、ITツールを使った効率的な報告書管理が必要です。ご紹介した「Stock」は、シンプルな操作性で見やすく、報告書に統一感を持たせられるうえ、フォルダやノートに保存した報告書も簡単に共有ができる情報共有ツールです。
 
記載したノートに紐づくタスク機能を活用すれば、行動計画の実施に関する連絡も全てStock内で完結できるため、行動管理の効率化が見込めます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で研修報告書の作成と共有を効率化しましょう。