社内の情報を社員全体に周知させるための社内報の媒体は、テレワークの普及やDX化にともなって紙からWebへと変化しています。
 
なぜならば、Web社内報は情報の伝達速度の向上や印刷費などのコスト削減をはじめとしたメリットがあるからです。とくに、ITツールを導入すれば作成から共有までの過程で効率化が実現し、社内報制作者の負担が軽減します。
 
しかし、「Web社内報に活用できるツールの選び方が分からない」、または「紙からWebへの移行が滞っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめのWeb社内報ツール3選や紙の社内報との比較を中心にご紹介します。
 
  • ITツールを導入してWeb社内報運用を効率化したい
  • Web社内報ツールの選定ポイントを理解し、失敗しないツール選びをしたい
  • Web社内報を紙の社内報と比較し、紙からWebへの移行を説得する材料にしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ITツールを活用した自社のWeb社内報作成に役立ちます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Web社内報とは

Web社内報とは、情報共有ツールや電子掲示板を通して、社内情報を網羅した記事やノートを届ける社内報形態を指します。
 
以下では、Web社内報のメリットや紙の社内報との比較について解説します。

Web社内報のメリット

  1. 手間がかからない
  2. Web上で情報を共有すれば、紙よりもスピーディな情報提供が可能になります。
     
    デザインや記事内容のテンプレートを利用すると、社内報の作成時間も削減できます。さらに、マルチデバイス対応のツールは場所や時間を問わず閲覧可能なため、情報の確認漏れを防止できます。
     
  3. 社員からの反応が得られやすい
  4. Web媒体では気軽にコメント、リアクションができるため、社員から記事への反応が得られやすくなります。
     
    読み手からの意見は改善の貴重な材料であり積極的に収集する必要がありますが、Web社内報であれば、負担をかけずにフィードバックが得られるのです。

紙の社内報との比較

Web社内報と紙の社内報のもっとも大きな違いは、社内報作成にかかるコストの大きさです。Web社内報ではペーパーレス化が実現するため、印刷にかかる費用を削減できます。
 
もちろん、運用に有料のITツールを導入した場合は別途費用がかかりますが、執筆依頼のやりとりや情報の収集・保存もすべて完結するツールを利用すれば費用・時間の両方を削減でき、結果的に紙よりも低コストに抑えられるのです。
 
一方、Web社内報は紙に比べて、パソコン・スマートフォンを普段利用しない人の多い組織では浸透しにくい形態です。しかし、誰でも簡単に使いこなせるITツールを利用すれば、社内に定着しやすくなります。
 
たとえば、Web社内報を管理できる情報共有ツール「Stock」ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほどシンプルな仕様であるため、非IT企業でもスムーズに紙からWeb社内報へ移行できます。
 
関連記事: 社内報とは?目的と読まれるコンテンツを知って活用しよう!


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おすすめのWeb社内報ツール3選

以下では、おすすめのWeb社内報ツール3選をご紹介します。Web社内報ツールを利用すると、社内報運用をより効率化できます。
 
しかし、Web社内報ツールの多くは社内報の作成または共有のどちらかに特化しており、社内報運用では2つのツールを使い分ける必要がでてきます。また、特化型ゆえに機能が複雑でなので使いこなすのが難しく、ストレスを感じる可能性があります。
 
したがって、記事作成・社内報共有の悩みを一度に解決できるツールを導入しなければならないのです。
 
Web社内報の運用が一つのツール上で完結するのは、記事作成に必要な情報を流さず蓄積でき、かつ非IT企業向けの仕様で社内報の共有・閲覧も簡単な「Stock」一択です。
 
たとえば、Stockの「ノート機能」で記事の題材を蓄積してWeb社内報作成に役立てられます。また、完成した社内報はStockですぐに全社に共有できるため、ストレスフリーな社内報運用が実現します。

【Stock】Web社内報を最も簡単に運用できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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【ourly】分析機能に特徴があるweb社内報サービス

ourlyのトップ画像

ourlyは、分析機能に特徴があるweb社内報サービスです。

ourlyの特徴

  • 独自の分析機能
  • 記事の閲覧数や読了率、反応の多さなど独自の指標が分析されるため、その後の改善活動に活用できます。1ヶ月ごと、3ヶ月ごと、6ヶ月ごとの閲覧状況の変化も確認でき、改善の成果の把握も可能です。
     
  • 固定機能
  • もっとも読んでほしい記事を1つ、ピックアップ記事を3つ固定できるため、特定記事の閲覧数の最大化も可能です。

ourlyの注意点

  • 入稿以前の効率化には不向き
  • ourlyに搭載された機能は社内報の入稿以降の段階に特化しているため、社内報運用の前半部分に当たる「情報共有」や「スケジュール作成の効率化」には向いていません。

ourlyの料金体系

  • 初期導入費用+月額費用
  • 登録アカウント数に応じた月額制です。プランの詳細を知るには見積りが必要です。

ourlyの詳細はこちら

【NotePM】ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」

NotePMのトップ画像

NotePMは、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。

NotePMの特徴

  • 閲覧履歴の表示
  • ページを見た人とその時間の履歴が残るため、社内報を全社員が読んでいるかを確認できます。
  • アクセス制限機能
  • 社内報の公開範囲を自由に設定できます。

NotePMの注意点

  • ナレッジ共有に特化
  • 社内報の内容のうち、とくにナレッジ共有には便利ですがそれ以外のコンテンツの作成には不向きです。

NotePMの料金体系

  • プラン8:¥4,800/月
  • 8名までの人数で、80GBまでの容量を利用できます。
  • プラン15:¥9,800/月
  • 15名までの人数で、150GBまでの容量を利用できます。
  • プラン25:¥15,800/月
  • 25名までの人数で、250GBまでの容量を利用できます。
  • プラン50:¥30,000/月
  • 50名までの人数で、500GBまでの容量を利用できます。
  • プラン100:¥60,000/月
  • 100名までの人数で、1TBまでの容量を利用できます。
     
    これ以上の人数は、100名単位で利用可能です。

NotePMの詳細はこちら



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Web社内報ツールの選定ポイント

以下では、Web社内報ツールの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえて、社内に浸透しやすいツールを選びましょう。

マルチデバイス対応

1つ目のポイントは、マルチデバイスに対応していることです。マルチデバイス対応とは、特定のデバイスだけでなく異なる種類のデバイスから使用可能な状態を指します。
 
たとえば、「パソコンだけでなくスマートフォンでも同様の情報にアクセスできる」という状態です。マルチデバイスに対応していれば、パソコンが利用できない状況でもスマートフォンからリアルタイムで更新される情報のキャッチが可能です。
 
マルチデバイス対応のWeb社内報ツールを活用すると、営業社員のように外回りの多い社員やテレワーク中の社員とも簡単に社内報を共有できます

使いやすさ

2つ目のポイントは、使いやすさです。社内報は全社員が閲覧する情報なので、誰にとっても使いやすいツールを選ばなければなりません。
 
そのため、多機能なツールは操作が複雑で使いづらく、社内報の作成・閲覧が滞る可能性があります。社内報の発行による「コミュニケーションの活性化や情報共有」という目的を達成するためには、機能・操作がシンプルで社内に定着しやすいツールである必要があります。
 
とくに、非IT企業においては社員間のITリテラシーのばらつきが大きいため、導入後すぐに使いこなせる「Stock」のようなツールが求められるのです。

コスト

3つ目のポイントは、ツールのコストです。各ツールのプランと自社の利用人数・利用容量などを照らし合わせてツールを選びましょう。
 
社内報運用には、「記事の元となる情報が蓄積できる」機能や「社内報を組織全体に共有できる」機能が備わっていれば問題ありません。
 
逆に、多機能なツールは高いITリテラシーが求められるので使いこなせず、結果的に費用対効果が低くなる可能性があります。つまり、機能の過不足がないツールの導入によりコストを最小限に抑えられるのです
 
Web社内報ツールのなかには無料試用期間があるものも多いため、一度社内で導入すると検討に役立ちます。
 
関連記事: 社内報を活用して、情報共有を活発にしよう!


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おすすめのWeb社内報ツール3選まとめ

ここまで、おすすめのWeb社内報ツール3選や紙の社内報との比較をご紹介しました。
 
ITツールを活用すれば、紙の社内報と比較してWeb社内報は効率的に運用できます。ただし、複数のITツールを併用すると運用コストがかさむだけでなく、使い分けをする社員はストレスを感じる恐れがあります。
 
そのため、Web社内報の蓄積・共有に必要な機能を過不足なく搭載するシンプルなツールを導入しましょう。たとえば、今回ご紹介したStockは、Web社内報をはじめとした情報の蓄積・共有が誰でも簡単に使いこなせるほど簡単な情報共有ツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」でWeb社内報を運用して、コミュニケーション活性化や社内の情報共有を効率よく促進しましょう。
 
関連記事: 「日報」とは?意味やメリット、書き方のポイントなどを徹底解説!