社内の情報を社員全体に周知させるために社内報を用いる企業が数多く存在します。その中でも、昨今「Web社内報」を導入する企業が増えつつあります。
 
社内においてこのような取り組みを実際に行っている企業も多いですが、どのように社内報を運用されていますでしょうか。
 
もし、未だに紙媒体で社内報を運用されているならば、一度こちらの記事を参考に運用方法を見直してみてください。
 
社内報の作成にかかるコストが大幅に軽減し、情報発信のスピードも格段に向上します。
 
そこで今回は、Web上で社内報を運用する方法やメリットと、Web社内報の運用に役立つツールをご紹介しますので、
 
  • 社内報の運用にかかるコストを見直したい
  • 社内への情報発信のスピードを向上させたい
  • 社内報を紙媒体からWebでの運用に移行したい
といったお悩みを抱える担当者様は、この記事を最後までご覧いただき、今後の社内報運用の効率化にお役立てください。
 


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社内報とは

社内報の運用方法を具体的に解説していく前に、前提として「社内報とは何か」「社内報の主な目的」について解説していきます。

社内報とは何か

社内報とは、社内の情報を社員全体に発信するために利用されるものを指します。
 
一般的に新聞形式やチラシ形式など、紙媒体を使用したアナログなものが普及していましたが、最近では情報共有ツールや電子掲示板などを活用した「Web社内報」を取り入れる企業が増えつつあります。
 
企業で社内報を運用する主な目的は「社内情報の共有」「社員のモチベーション管理」「社員同士のコミュニケーションの活性化」「企業の経営理念の浸透」などが挙げられます。
 

社内報の運用方法

社内報には大きく分けて2つの運用方法があります。
 
1つ目が紙媒体での運用方法です。
こちらは普段の業務でパソコンを使わない社員に対して、紙の冊子1冊を配布する形が一般的です。冊子を読めば一目で会社の現状や最新情報を把握することができるため、手軽に情報をキャッチできる点は魅力です。
 
一方で紙媒体の場合、作成する手間がかかる点や、作成しても読んでもらえないリスクが非常に高い点はネガティブなポイントと言えます。
 
2つ目が本記事で特集するWebで運用する方法です。
情報共有ツールや電子掲示板を活用し、スマホやパソコンから社員に対して情報をまとめた記事やノートを配布します。
 
Web上で情報を共有することで、紙よりもスピーディに情報提供することが可能になります。なおかつ、マルチデバイスに対応しているツールを活用していれば、場所や時間を問わず、どこからでも情報を確認することができるため情報の確認漏れが発生するリスクを下げることができます。
 
確かに、普段からPCなどを使わない組織ではなかなか浸透が難しい方法ではあります。しかし、ITに強くない人でも使いやすいツールを活用することで非IT企業でもペーパーレスな社内報を実現することができます。
 
後ほど詳しくご紹介しますが、「Stock」という情報共有ツールは余計な機能が一切なく、社内報の作成・配布に適したシンプルなツールです。ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルなため、普段からITに馴染みのない企業でも、十分に使いこなすことができます。


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Web社内報を運用しよう

Webで社内報を運用することで、社内報の作成や共有にかかるコストを格段に下げることが可能です。また、その場にいない社員にもオンライン上で共有することができるため、場所や時間を問わず共有したい相手全員に発信することができます。
 
以下ではWebで社内報を運用する方法にフォーカスして具体的な運用方法やメリットをご紹介していきます。
 

Web社内報を運用するメリット

最初に、Web社内報を運用するメリットに関して3つまとめてご紹介していきます。
 
社内報を紙媒体で運用している担当者の方は以下の内容を一読いただき、現在抱えている課題を解決できるかどうか照らし合わせてみてください。
 

情報共有のスピード向上

社内報をWebで運用することによって、社内報を作成してから、共有するまでのスピードが格段に向上します。
 
紙の媒体では、作成してから社員の手に情報が届くまでに時間がかかりすぎてしまうため、情報の鮮度が落ちてしまいます。一方、Webで社内報を運用すると最新の情報を常に提供することができるため、社内の状況をリアルタイムで反映した社内報を作成することが可能になります。
 
社内報の情報鮮度が上がることで、社員に求められる情報を素早く提供できるようになります。結果的に社内報そのものの質を向上させ、より社員から求められる社内報にアップデートさせることが可能になります。
 

作成がしやすくなる

webで作成することで、文字数やページの枠の制限なく作成することができます。また、一度作成したテンプレートを保存しておくことができるツールもあるため、1度作成する型を決めてしまえば、その後の作成が格段に簡単になります。
 
1度完成した後、もし修正点や加筆すべき点が見つかったとしても、紙媒体に比べて圧倒的に編集が容易になります。
もし社内報を発行してしまった後にミスに気づいたとしても、すぐに修正することができますし、印刷し直す必要もありません。
 

リモートワークにも対応可能

現在はリモートでの勤務を推奨している企業も多いと思います。そんな環境下でもWeb社内報であれば、社員全員に届けたい情報を行き渡らせることができます。
 
紙の媒体を手渡しで届ける管理方法では、その場にいる人にしか情報提供できず、どうしても社内における情報格差が生まれてしまいます。
 
上記のリスクを防ぎ、場所や時間関係なく社員全員に最新の情報を提供できる仕組みづくりを整えるためにも、Web社内報は必要不可欠です。


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Web社内報ツールの選び方

ここまで、Web社内報を運用する主なメリットをご紹介してきましたが、ここからは具体的な運用方法について解説していきます。
 
今回、本記事でおすすめする運用方法は「情報共有ツール」を用いた運用方法です。
 
他にも、電子掲示板やグループウェア、電子メモを用いた運用方法も存在しますが、今回は情報共有ツールを用いた運用方法に限定してご紹介します。
 
情報共有ツールを用いた運用方法をおすすめする理由として、
 
  • 機能が複雑でなく、情報共有に特化している
  • 社内コミュニケーションの活性化が狙える
  • コストも安く、運用しやすい
以上3点が挙げられます。
 
しかし、実際にツールを使うとなると無数に選択肢があり、何を基準に選んだら良いか分からないという方がほとんどです。そこで以下では、実際にツールを選ぶ際に基準にすべきポイントを解説していきます。
 

マルチデバイスに対応しているか

マルチデバイス機能とは、特定のデバイスだけでなく、異なる種類のデバイスから使用できる機能のことを指します。
 
例えば、「パソコンからだけでなく、スマホからも同時に使える」というような状態です。この機能により、パソコンが使えない環境下にいても、手持ちのスマホからリアルタイムで更新される情報キャッチすることが可能になります。
 
この機能を搭載しているツールを活用することで、リモートワークの社員ともリアルタイムで繋がることができ、社内報を発行する際に、その場にいない社員にも情報共有することが可能になります。
 

ITに強くない人でも使いやすいか

非IT企業でWeb社内報を運用する際、「ツールを使いこなすことができるか」という問題がどうしても大きな障壁になります。
 
そこで、導入後すぐに誰でも使いこなせるくらい機能がシンプルで、操作が複雑ではないツールを選ぶと良いです。
反対に、機能が多すぎるものを選んでしまうと、価格が高いことはもちろん、操作が複雑なせいで使いこなすまでに時間がかかるケースが多いです。
 
そうなってしまっては、社内報を発行する前に、ツール自体が浸透せずに終わってしまう危険性が高くなります。
そういったリスクを避けるために、できる限りシンプルで機能が複雑でないものを選びましょう。
 

コストは最適か

最後に、自社でどのくらいの予算設計がされているのかという点を理解した上で、価格面に注意してツールを選びましょう。
 
もちろん、ランニングコスト(月額)が低いに越したことはないですが、コストを重視しすぎた結果、機能があまりに乏しいツールを選んでも、求める役割を果たしてくれなくては元も子もありません。
 
自社の予算を確認した上で、その中でもっとも使いやすく、求める機能が備わっているツールを選びましょう。
 
初めからコストをかけるのは不安だという方は、無料で一定期間試せるツールを導入し、実験的に利用してみるのも一つの手です。


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Web社内報を運用するなら

Webで社内報を運用することで、よりスピーディーな情報共有が可能になり、社内報の作成や共有にかかる時間も削減することができます。
 
また、ツールを選ぶ際に、多機能すぎて料金が高いものや、操作性が複雑で使いづらいものは避けてください。社内報を作成する作業も複雑で難しくなってしまいますし、読み手側も情報に素早くアクセスすることができないと大きなストレスを抱えることになります。
 
その他にも、「複数の端末で同時に利用できる」ことや「コストが低い」こともツールを選別するために必要な要素です。
 
結論、「操作性」、「情報共有のしやすさ」、「マルチデバイス機能」、「低コスト」の4要素を網羅したツールは、誰でも簡単に情報共有でき、導入した初日から誰でも使いこなすことができる「Stock」一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、共有したい社内情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、社内の最新情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくなくても使いこなせるツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単にWeb社内報の運用ができる
    社内報の作成・共有が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。

Web社内報の運用法まとめ

社内報を運用する手段として、今回は「情報共有ツール」を活用して運用する方法をご紹介してきました。
 
紙媒体で社内報を運用することは、作成に多くの時間と労力を割かなければならず、非常に非効率です。よりスピーディーかつ、手軽に情報共有をするために、Web社内報を活用していきましょう。
 
また、Web社内報を運用するために、自社に最適なツールを選ぶ必要があります。
具体的には、以下のチェックポイントを押さえておきましょう。
 
  • マルチデバイスに対応している
  • ITに強くない人でも簡単に使いこなせる
  • コストが最適である
特に、今回ご紹介した「Stock」は、非IT企業からの評判が非常に良好なツールです。上記の選定ポイントをすべて満たすうえ、一度投稿した情報が流れにくく、操作性もシンプルで驚くほど情報共有がしやすいため、Web社内報運用におけるあらゆる目的を一挙に達成できるツールでもあります。
 
Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して社内FAQ運用のストレスを解消しましょう。