コロナ禍で在宅勤務が普及して互いの行動が見えづらくなったなか、日々の業務を上司やチームメンバーに報告する「日報」が情報共有の手段として注目されています。
 
とくに、誰でも使い方を熟知しているメールは、日報の作成・提出手段としてよく用いられるツールのひとつです。
 
しかし、「書くことがなく、何をどう書けば良いか分からない」「在宅勤務中の部下の業務状況を正しく把握できているか不安だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、在宅勤務におけるメール日報の書き方を例文つきでご紹介します。
 
  • 在宅勤務でも上司に伝わるメール日報を作成し、適切な評価を受けたい
  • メール日報の注意点を把握し、対策して漏れのない情報共有を行いたい
  • 在宅勤務で曖昧になった部下の行動を可視化し、調整しやすくしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、メール日報で注意すべきことが分かり、在宅勤務における情報共有を効率化できます。


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在宅勤務におけるメール日報の書き方

ここからは、在宅勤務におけるメール日報の書き方をご紹介します。以下の内容をテンプレート(ひな形)にしておけば、日報作成のたびに構成を考える手間が省けます。

メール日報に必要な項目

メール日報に求められる基本的な項目は以下の通りです。
 
  • 本日の目標
  • 本日の業務内容・成果
  • 良かった点
  • 反省点・改善点
  • 所感
  • 翌日の目標
  • そのほかの共有事項
在宅勤務中は互いの行動が見えづらいため、業務内容が漏れなく伝わるようにあらかじめ報告すべき内容を定めておきましょう

メール日報の例文

メール日報の例文

こちらは、メール日報の例文です。さまざまなメールが混在するなかでも日報を瞬時に見つけられるように、「件名」は短く設定しましょう。
 
また、業務内容を時系列で表すと、メールでも簡潔かつ具体的に業務報告できます。
 
関連記事: 「日報」とは?意味やメリット、書き方のポイントなどを徹底解説!
 
関連記事: 業務日報の書き方を例文付きで紹介!上司に評価されるコツとは?


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メール日報で押さえるべきポイント

以下では、メール日報における3つのポイントを紹介します。ポイントを押さえて、在宅勤務でも相手に伝わる日報の作成に役立てましょう。

(1)所感を記入する

1つ目のポイントは、所感を記入することです。
 
在宅勤務はメンバー間の距離が離れているため、コミュニケーション不足に陥りやすい勤務形態といえます。そこで、日報を通して業務の感想や自身の主観的な考えを積極的に伝えましょう
 
所感を共有することで、フィードバックや意見交換などのコミュニケーションが生まれやすくなります。

(2)箇条書きで簡潔にまとめる

2つ目のポイントは、箇条書きで簡潔にまとめることです。
 
メール日報はスマートフォンの小さな画面で読まれる機会も多い媒体です。したがって、項目ごとに箇条書きにして、視覚的に読みやすくする工夫が必須です
 
複数の部下のメール日報に目を通さなければならない上司の負担を軽減するためにも、冗長な文章は避けて簡潔にまとめましょう。

(3)定量的に表現する

3つ目のポイントは、定量的に表現することです。
 
たとえば1日の業務内容を記入する際は、「多くの企業にメール営業をした」ではなく「10:00~12:00までに20件のメール営業をする」と書きましょう。
 
互いの行動を把握しにくい在宅勤務では、日報は貴重な情報共有の場といえます。進捗や成果が一目で把握できるように、可能な限り数値を使った表現を心がけましょう
 
関連記事: 【テンプレート付き】日報に書くべき内容5選!種類に合わせた文章例も解説!


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メール日報のデメリット

以下では、メール日報の4つのデメリットをご紹介します。デメリットを放置していると、日報作成のモチベーションが低下したり日報作成が形骸化したりする可能性があるため、適切に対処しましょう。

(1)提出状況が分かりづらい

1つ目のデメリットは、提出状況が分かりづらいことです。
 
受信メール一覧をみただけでは、「日報をメンバーの誰から受け取り、誰から受け取っていないのか」を瞬時に把握できません。上司は部下の日報を参考にしてスケジュールを調整するため、提出状況の分かりづらさはチーム全体の進捗に大きく影響します。
 
したがって、メール日報では日報の提出時間や件名など、細かいルールを設定しなければなりません。

(2)過去の日報が埋もれる

2つ目のデメリットは、過去の日報が埋もれてしまうことです。
 
メールは日報以外の対外的なやりとりや業務連絡にも利用されるので、日報が埋もれて探し出すのに苦労します。日報へすぐにアクセスできないと、過去の業務の振り返りやほかのメンバーが共有したノウハウの活用が困難です。
 
日報へのアクセス性を高めて無駄なく日報を活用するには、情報を流さず蓄積し、キーワードによる検索もできる日報アプリの「Stock」が最適です。

(3)日報とコメントをまとめられない

3つ目のデメリットは、日報とコメントをまとめられないことです。
 
提出されたメール日報にはコメントを直接書き込めないので新規でメールを作成するか、チャットアプリなど別の手段を使う必要があります。しかし、どちらの方法でも日報とコメントの格納場所が分散して、確認するたびに探し出す必要があるのでストレスです
 
そのため、日報とコメントを常に照らし合わせて確認できる管理方法を採用しましょう。

(4)手間がかかる

4つ目のデメリットは、手間がかかることです。
 
メールでの日報作成では内容の記入以外にも、「メーリングリストの設定」や「定型文の挿入」などの細かい作業が必要です。そのため、日報提出までの部下の負担が増えてしまい、内容がおろそかになる可能性があります。
 
日報提出までの手間を削減するためには日報に必要な項目をテンプレート化するなど、部下がストレスなく業務報告できる環境を整える必要があるのです。
 
さらに、わざわざ日報を別ツールで送信せずにそのままチームに共有できる「Stock」のようなITツールを活用すれば、面倒な手間を一気に減らせます。
 
関連記事: 業務日報は無駄で意味がない?メリット・デメリットや必要性も解説


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メール日報のストレスを解消するツール

以下では、メール日報のストレスを解消するツールをご紹介します。
 
1日の就業時間のうち日報作成にかけられる時間は限られているため、メール日報のように作成・提出に手間がかかると内容が薄くなり次第に形骸化する可能性があります。
 
互いの状況を把握しづらい在宅勤務において、業務内容を漏れなく伝えられないことは大きなデメリットです。したがって、メール日報の作成・共有の手間を取り除き、誰でも簡単に運用できる方法が求められるのです。
 
結論、メール日報のストレスを解消するのは、テンプレートを登録して簡単に日報を記入でき、作成した日報は自動的にチームに共有される「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に日報内容を記載して共有しましょう。日報を見たメンバーは「メッセージ」機能を利用して、特定の日報に対するコメントやリアクションを送信できるので、在宅勤務によるコミュニケーション不足の解消にも役立ちます。

【Stock】日報を最も効率的に管理できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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在宅勤務におけるメール日報の書き方まとめ

ここまで、在宅勤務におけるメール日報の書き方をご紹介しました。
 
在宅勤務中はチームの進捗状況が見えにくいため、日報で情報を漏れなく共有する必要があります。したがって、作成・提出に手間がかかり内容に時間を割くのが難しいメール日報は、在宅勤務に最適な形態であるとはいえません。
 
今回ご紹介したStockは、誰でも簡単かつ時間をかけずに日報を作成でき、自動的にチームへ共有される日報アプリです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」で在宅勤務での面倒な日報作成から提出までの作業を効率化しましょう。
 
関連記事: 【今すぐ実践】週報の目的と書き方を解説!日報との違いもご紹介
 
関連記事: 週報は無駄?!効率的な作成・管理方法もご紹介