メール日報が面倒で非効率な理由とは？3者間でのデメリットも解説

日報は日々の業務の進捗状況や成果、自身の達成すべき課題などを見つめ直すためのツールとして多くのビジネスパーソンに利用されています。

情報共有という点からも重要なデータとされる日報ですが、最もアナログな方法である手書き日報から脱出したとは言っても、未だにメールで日報を書いているという企業も多いのではないでしょうか。

一方で、メールでの日報作成は書き手・読み手・企業の3者間の立場でさまざまなデメリットが生じるため避けるべきだという考え方はあまり知られていません。

そこで今回の記事では、メールでの日報作成におけるメリット・デメリットや、メール日報から移行するのに役立つツールについてもご紹介していますので、

手書きの日報からデジタル化しようとしているが、メールとツールのどちらがいいか迷っている
現在メール日報を利用しているが、どのようなデメリットがあるのか知りたい
メール日報から移行するのに最適なツールを知りたい

とお悩みの担当者の方は、今回の記事を読むことで、メール日報の非効率性について正しく理解し、効果的に日報を活用できるようになります。

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1 メール日報のメリットとは
- 1.1 コストの削減
- 1.2 どこにいても作成できる
2 メール日報における3者間でのデメリット
3 メール日報の面倒さを解消できるツール
- 3.1 チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
4 メール日報についてのまとめ

メール日報のメリットとは

ITツールで管理するのがおすすめな日報ですが、その一方でメールで日報のやりとりをする企業も存在します。なぜメール日報が採用されるようになったのか、まずはメリットから見ていきましょう。

コストの削減

メールで日報を作成する一番のメリットはコストがかからないことです。

たとえば、手書き日報では日報を記載する紙の費用が、ツールでの日報作成ではツールの利用コストが発生します。しかし、メールソフトであればパソコンの基本機能として搭載されているため、これらの方法よりもより安価に日報を作成できるようになります。

また、ビジネスパーソンにとってメールの作成は日常的に行う業務でもあるため、ITツールのように、操作手順を覚えるなどの手間がなく日報の作成が行えるのもメリットだと言えるでしょう。

どこにいても作成できる

メールでの日報作成の2つ目のメリットは場所を選ばずに作成できることです。

たとえば、クラウドツールを使って日報を作成する場合、インターネット環境がある場所でなければツールを開くことができず、日報が作成できなくなることがあります。手書きの日報であれば、日報を書くためのスペースや、記載すべきファイルが必要になります。

しかし、メールで日報を作成する場合、仮に作成時にオフライン環境にあったとしても、下書きとしてメールソフト内に保存しておけばいつでも日報を作成できるようになります。

メール日報における3者間でのデメリット

メールでの日報作成にはコスト削減と場所を問わずに利用できるという2つのメリットがありました。

しかし、一方でメール日報にはさまざまなデメリットもあります。ここでは、書き手・読み手・企業の3者の目線から見たメール日報のデメリットについてご紹介します。

書き手のデメリットとは

まずは、日報の作成者である書き手のデメリットを見ていきましょう。

作成に時間がかかる

メール日報における書き手のデメリットの1つ目は、作成に手間がかかることです。メールでの日報作成では、日報の内容を記載するほかに、件名やメーリングリストの設定などの作業が必要になります。

また、メール日報では通常のビジネスメールのように挨拶などの定型文も記載するのがルールとなっているため、普段のメール作成同様に作業に時間がかかることになります。

さらに、メールは1度送信してしまうと後からの編集が出来ないという点もあります。そのため、送信前には徹底的な見直しが必要となります。気軽に手直しできないことにより発生する見直しも、書き手にとっては負担となりかねません。

日報が読まれない可能性がある

2つ目のデメリットは書いた日報を上長に読んでもらえない可能性があるという点です。

メールは、毎日数十通以上届くものであり、人によっては数百のメールを毎日受信しているという人もいるでしょう。そのため、他のメールに紛れてしまい、見られずに終わってしまうという可能性があります。

さらに、メールにはITツールのように既読通知などがないため、上長が実際に日報を読んでくれたのかどうかも把握できなくなってしまいます。読んでもらえない日報を日々書き続けることは難しく、場合によっては日報を書くモチベーションの低下を招いてしまうでしょう。

読み手のデメリットとは

次に、日報の読み手側のデメリットを見ていきます。ここでの読み手は日報の提出者であり、基本的に書き手の上長となります。

検索性が低い

日報の読み手側の1番のデメリットとして挙げられるのは検索性の低さです。たとえば「特定の業務の進捗状況の確認」をしようと考え日報を探そうとしても、メールでは検索性が悪いため、どこに該当の情報があるのかを見つけられない、もしくは見つけるまでに時間がかかることがあります。

その結果、日報に記載した内容にも関わらず、口頭で再度伝える必要が出てきてしまい、二度手間となってしまいます。

これは主に読み手側のデメリットではありますが、このように書いた日報が活用されていない現状は書き手のモチベーションを下げる原因ともなります。

フィードバックに時間がかかる

2つ目のデメリットは、フィードバックに時間がかかることです。書き手がメールの作成を手間だと感じるのと同様に、読み手にとってもメールでのフィードバックは手間となりかねません。書き手と同様に読み手もメールを送信する際に定型文などを挿入する必要があるからです、

頻度の少ないメールならまだしも日報は毎日書くものであるため、これが日々続いていくと、書き手と読み手の両者にとって業務負担となりかねません。

メール日報を利用している企業の中には、日報が上司と部下との1対1のコミュニケーションにならないように、部署の人間をメーリングリストに登録し、情報共有を行おうと考える企業もあります。

しかし、逆にこのメーリングリストを利用した返信によって、他社へのフィードバック内容と自分へのフィードバック内容が混ざってしまい、優先して読むべきメールがわからなくなってしまうこともあります。

チームメンバーが自分以外のメンバーへのフィードバックを確認できる環境は理想的ですが、より優先度の高い内容かどうかが一目で分かる仕組みを構築する必要があります。

提出状況が確認できない

読み手の3つ目のデメリットは、日報の提出状況が確認できないことです。メールでの提出では、メンバーの誰から受け取り、誰から受け取っていないのかという確認をすぐに確認できません。

読み手は、全てのメンバーから日報を受け取り、業務の進捗状況や課題などを把握する必要があるため、このような状態は避けるべきです。

企業側のデメリットとは

最後は、書き手・読み手の雇用主である企業側のデメリットです。

ナレッジが属人化してしまう

メール日報によって企業が受ける1つめのデメリットは、ナレッジが属人化してしまい、会社の資産として活かすことができないという点です。たとえば日報内に、成果を出すための思考プロセスなどのノウハウが存在していれば、それらをまとめて会社の資産として残し、今後の社員育成に活かすことができます。

しかし、メール日報はそもそも保管を重要視した日報作成方法ではないため、時間が経つことでメール自体が消えてしまったり、検索性の低さから該当の情報が見つけられなくなってしまう恐れがあります。

このような状況が続けば、ノウハウをナレッジとして蓄積することが難しくなってしまうでしょう。

情報共有が促進されない

2つ目のデメリットは、情報共有が促進されないという点です。メーリングリストを利用することで、チームメンバーに日報を共有することは可能ですが、メールには他のやりとりが多く入ってくるため、すべてのチームメンバーが全員分の日報を見逃さずに確認することは難しいでしょう。

一方で、日報がチームに正確に共有されないということは、業務の進捗状況や成果がわからないということにも繋がります。こうした情報共有不足が続けば、目標達成への改善点も見つけられなくなってしまいます。

メール日報の面倒さを解消できるツール

低コストで即時に導入できるメール日報制度は、「日報を作成する」という目的においては最適に思えますが、継続して「日報を最大限活用しよう」と考えるのであれば、ITツールの導入は必要不可欠だと言えます。

しかし、メール日報と比べて、ITツールを用いた日報作成は操作手順を覚えたりするなどのコストが発生することになります。ITリテラシーの低いメンバーがいるチームでは、作成が難しいと感じる人もいるかもしれません。

日々の業務においてこのように作成にハードルが高い業務が加わると、場合によっては面倒だから日報を書かないといった状況に陥りかねません。そのため、日報作成を行うツールは、出来るだけシンプルで誰でもすぐに使える操作性である必要があります。

シンプルな操作性が高評価であり、導入したその日から誰でも使えるITツールであれば、現在導入社数が70,000社を超える注目のツール「Stock」の利用一択です。

文字の装飾や箇条書きなどを利用すると、読みやすい日報を作ることができるうえ、テンプレート機能を利用すればメンバー間での記載内容を統一できます。

Stockのメッセージ機能やタスク機能を利用すれば、上長は誰が日報を作成していないのかを視覚的に判断し、他の社員とのやりとりができます。また、蓄積された情報はメールのように紛失してしまうこともありません。

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