昨今、働き方改革などの影響で、テレワークや在宅勤務などといった勤務形態でも生産性を落とさずに働ける仕組みづくりが注目されています。そうした仕組みを構築するうえでとくに重要なのが「情報共有」と「社内コミュニケーション」のあり方です。
こうした環境づくりに有効なのがコラボレーションアプリの導入です。コラボレーションアプリを導入することで、チームでのコミュニケーションと情報共有が活性化し、全員が同じ目標意識を持って業務に取り組めるようになります。その結果、勤務形態に関わらず働くモチベーションが保て、組織全体の活性化が期待できます。
しかし、業務に役立つコラボレーションアプリは数多くリリースされているために、どのアプリを導入すればいいのかお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、チームの業務効率化実現に役立つコラボレーションアプリ6選とアプリの選定ポイント、導入の際の注意点について解説します。
- チームの業務効率化をサポートしてくれるコラボレーションアプリが知りたい
- コラボレーションアプリの選定ポイントがわからない
- アプリの導入の際の注意点を理解したうえで導入に進みたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、コラボレーションアプリの選定ポイントを理解したうえで、自社に最適なアプリの導入が行えるようになります。
目次
コラボレーションアプリとは？
コラボレーションアプリとは、プロジェクトの進行を円滑に行うために必要な情報共有・コミュニケーション・スケジュール管理・タスク管理などを効率的に行えるようにサポートしてくれるアプリの総称です。
ビジネスにおいては、基本的にひとつのプロジェクトに対してひとつのチームが形成され、そのチーム単位でプロジェクトに取り組みます。
プロジェクトによっては、異なる部署に所属する社員や、顧客・外部関係者などを含んだチームになることも稀ではありません。
こうした部署の枠組みを越えたチームで活躍するのが、スケジュールの管理・ファイル共有などが効率的に行えるコラボレーションアプリです。
コラボレーションアプリをチームで利用すると、これまでのように進捗状況を個人に確認せずともツール上で把握できるので、情報を探す手間を省きながら、作業をより効率的に進められるようになります。
チームの業務効率化の実現に役立つコラボレーションアプリ6選
以下では、チームの業務効率化に貢献するコラボレーションアプリを6選ご紹介します。
コラボレーションアプリにおいて重要なのは、「自社が抱えている課題を確実に解消できること」です。なぜならアプリによって利用できる機能は異なるため、誤ったツール選定を行えば、当初の目的を達成できない恐れがあるからです。
しかし、今後発生するかもしれない課題を想定して、あらかじめ多くの機能が搭載されているツールを選ぶのはおすすめしません。多機能すぎるツールは、それゆえにコストが嵩み、継続が難しくなります。
したがって、導入すべきコラボレーションアプリは、自社の抱える課題を解消する機能が「過不足なく」搭載されている必要があります。
今回ご紹介するツールのひとつである「Stock」は、情報共有やコミュニケーション、タスク管理機能などプロジェクト管理において必要不可欠な機能が過不足なく搭載された情報共有ツールです。
シンプルな画面構成でそれぞれの機能を直感的に使えるので、教育コストがかかりません。Stockであれば、今日とくに重要視される「情報共有」の側面から業務効率化が実現できます。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Workplace by Meta】社内SNSアプリ
＜Workplace from Metaの特徴＞
Workplace from Metaは、Metaが提供するビジネス向けのコラボレーションアプリです。コミュニケーションツールとしての利用が想定されており、企業単位でFacebookのようなページを作って運用を行います。
SNS機能がメインではあるものの、ビジネス利用が想定されているため高度なセキュリティが敷かれており、チームでのコミュニケーション活性化に役立ちます。
＜Workplace from Metaの機能＞
「グループ機能」ではグループ単位での投稿が行え、掲示板のように使えます。
＜Workplace from Metaの注意点＞
- コミュニケーションに関わる機能の使い分けが難しい
チャットや投稿機能などコミュニケーションに関わる機能が多く、それぞれの使い分けや情報の管理が難しい恐れがあります。
＜Workplace from Metaの料金体系＞
- コアプラン：$4/ユーザー/月
【Slack】カスタマイズ性の高いチャットアプリ
＜Slackの特徴＞
Slackは、近年注目を集めているビジネスチャットツールです。後からグループチャットに入ったメンバーでも履歴をさかのぼってチャットを確認できるので、再度情報共有を行う手間が省けます。
またアプリとの連携やbotの作成・絵文字の作成などが行えるため、好みに合わせたカスタマイズが可能です。
＜Slackの機能＞
「チャット機能」ではテキストメッセージのほか、絵文字の利用やファイル添付が行えます。また、スラッシュコマンドを利用すれば、特定のアクションをショートカットとして利用できます。
＜Slackの注意点＞
- 情報の蓄積には向かない
チャットを利用して情報共有やコミュニケーションを行うので、必要な情報が流れやすく、あとから振り返りにくいです。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- Pro：850円/ユーザー/月
- Business+：1,600円/ユーザー/月
- Enterprise Grid：要問合せ
【Chatwork】国産チャットアプリ
＜Chatworkの特徴＞
Chatworkは、ビジネス向けチャットツールです。メールに比べ気軽にコミュニケーションが取れ、社内のコミュニケーションや情報共有の活性化に役立ちます。
既読機能がないので、メッセージを自分のタイミングで確認でき、チャットツールで感じやすい「返信を急かされるプレッシャー」から解放されます。
＜Chatworkの機能＞
「チャット機能」ではテキストメッセージだけでなく、絵文字やスタンプの利用・ファイル添付もできます。
「タスク管理機能」では、各グループチャットごとにタスクを一覧形式で管理できます。
自分のタスクだけでなく他メンバーのタスクも表示されるため、各グループチャット内で発生しているタスクをまとめて管理可能です。
＜Chatworkの注意点＞
- やりとりが多いと情報が流れやすい
参加人数の多いグループや、やりとりが多いグループの場合、手軽さゆえに更新される頻度が高く、逆に情報を見逃してしまうケースがあります。大切な情報を書き留めておくようなツールが別途必要です。
＜Chatworkの料金体系＞
- Free：0円
- Business：600円/ユーザー/月
- Enterprise：960円/ユーザー/月
【Backlog】エンジニアに人気のプロジェクト管理アプリ
＜Backlogの特徴＞
Backlogは、エンジニア人気の高いプロジェクト管理アプリです。プロジェクト管理や課題管理、バグ管理システムなどの機能が利用できます。
また、ガントチャートやマイルストーンなどの機能を利用すれば、プロジェクト全体を俯瞰して把握可能です。
＜Backlogの機能＞
「タスク管理機能」ではタスクの期限だけでなく、ステータスや優先度などを設定した管理が行えます。
＜Backlogの注意点＞
- 非エンジニアには馴染みづらい
記載はマークダウンで行うため非エンジニアには馴染みづらく、使いこなすまでに時間がかかります。
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,640円/月
- スタンダードプラン：12,980円/月
- プレミアムプラン：21,780円/月
- プラチナプラン：55,000円/月
【サイボウズOffice】 多機能グループウェア
＜サイボウズOfficeの特徴＞
サイボウズOfficeは個人単位でさまざま機能のオン/オフができ、ユーザーそれぞれに必要な機能だけを表示させ、オリジナルの管理画面を作れるグループウェアです。
未読の情報は一覧で表示されまとめて見返せるので、情報の確認漏れが防げます。
＜サイボウズOfficeの機能＞
「掲示板機能」を利用すれば、売上報告などの情報の投稿が行えます。投稿にはコメントもちろん、「いいね！」をはじめとするリアクションが行え、一方的な発信になるのが防げます。
「Todoリスト機能」ではトップページやスケジュールにタスクの期限が表示され、タスク漏れが防げます。
「スケジュール機能」では指定したユーザーや部門内のユーザーの予定の一覧での確認や、設備の予約ができます。
「ファイル管理機能」では複数階層のフォルダを作成し、ファイルの管理が行えます。
＜サイボウズOfficeの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
さまざまな機能が利用できる一方で、操作が難しいためITリテラシーが低いと使いこなせません。
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月
コラボレーションアプリが持つ2つの機能
コラボレーションアプリには利用できる機能が数多くありますが、大きくわけると2つの種類に分類できます。そこで、以下ではそれぞれの機能の特徴について解説します。
コミュニケーションを活性化する機能
ひとつめの機能は、社内のコミュニケーションを活性化させる機能です。
たとえば、Web会議やビデオ通話機能・チャット機能などがこれに当たります。
コラボレーションアプリに搭載されているこれらのコミュニケーション活性化に役立つ機能を利用すれば、コミュニケーションがすべてオンライン上で完結可能です。
そのため、オフィス以外での勤務が主となるテレワーク・在宅勤務において欠かせない機能だと言えます。
情報共有を効率化する機能
ふたつめの機能は、情報共有を効率化する機能です。たとえば社内wiki、プロジェクト管理、スケジュール共有、オンラインストレージなどがこの機能に該当します。
これらの機能を利用すると、複数人のチームでプロジェクトを進める際に「進捗状況を確認する手間」や「必要な資料を探す手間」が省け、効率よく作業が進められるようになります。
とくに参加人数が多いプロジェクトの場合、得た情報や資料は確実に後から振り返れる場所で管理していなければ、情報を紛失する可能性があります。コラボレーションアプリに搭載されている管理機能を利用して、情報共有を適切に行いましょう。
コラボレーションアプリを導入するメリット
以下では、コラボレーションアプリを導入するメリットについて解説します。アプリを利用せずに業務を行う場合にくらべてどのようなメリットがあるのか、ひとつずつ見ていきましょう。
コミュニケーションのスピード感が向上する
多くのコラボレーションアプリには、チャット機能やメッセージ機能といった、コミュニケーションが簡単にとれる機能が搭載されています。
そのため、従来一般的なコミュニケーション手段であったメールと比べて、より気軽なやりとりが行え、スピード感を持ってコミュニケーションが進められます。
その結果、これまで感じていたコミュニケーションをとる際の心理的な壁がなくなり、さらに社内のコミュニケーションが活性化するという好循環が生まれます。
時間や場所を問わず使える
コラボレーションアプリはクラウドサービスなので、インターネット環境さえあれば、場所を問わず利用できます。
メールや電話しか情報共有の手段がなければ、「オフィスに戻らなければ対応できない」「内勤の社員に情報を確認するために連絡しなければならない」といった状態が発生してしまうのです。一方、コラボレーションアプリであれば、出張先やテレワーク中の自宅からでも社内同様に利用でき、業務効率を常に一定に保てます。
また、マルチデバイス対応をしているアプリを選択すれば、デバイスに左右されずに必要なタイミングで情報共有やコミュニケーションが行えるようになります。
プロジェクト管理による業務効率化
コラボレーションアプリを利用すると、プロジェクトが円滑に進むよう適切な管理が行えるようになります。その結果、自社の業務効率化の実現にも繋がります。
ひとつのプロジェクトを進めるうえで情報管理や、メンバーごとのタスク進捗状況の把握は必要不可欠です。アプリを使わずこうした管理が適切に行えていなければ、作業の遅れに繋がり、最悪の場合プロジェクトが失敗してしまう恐れがあるからです。
アプリによって利用できる機能には差がありますが、一般的にコラボレーションアプリには、プロジェクト管理において重要な情報を簡単に管理できる機能が備わっています。
こうした機能をチームをまとめるリーダーのみならずメンバー全員が適切に使いこなせれば、業務上の無駄を省き、大幅な業務効率化が見込めます。
コラボレーションアプリの選定ポイント
以下では、コラボレーションアプリを選定する際に押さえるべきポイントについて解説します。自社に最適なアプリの導入が行えるよう、以下のポイントに注意して選定を行いましょう。
自社に必要な機能が揃っているか
まずは、検討しているコラボレーションアプリに、自社に必要な機能が揃っているかどうか確認しましょう。
コラボレーションアプリには業務効率化に役立つ機能が複数備わっていますが、アプリで利用できるすべての機能を業務に組み込んで使い切れるかどうかの見極めが大切です。
機能が豊富なものはそれだけコストが発生するので、万が一使わない機能が多いツールを選択してしまえば、無駄な費用を支払うことになります。
余計なコストを発生させないためにも、自分たちが抱える課題を明確化し、それを解決するのに必要な機能が過不足なく搭載されているアプリを選択しなくてはなりません。
最適な使いやすさか
ツールを選定する際は、使いやすさが自社にとって最適かどうかも重要です。
せっかくツールを導入しても、「使いにくく、結局社内に浸透しなかった」という事態が起こってしまっては意味がありません。また、利用する社員はいるものの、すべての社員が使いこなせない場合も同様です。
コラボレーションアプリは社員全員が正しく利用することで、その効果を最大限に発揮できるツールです。したがって、ITに関する知識が希薄な社員でも使いこなせるかどうかを確認のうえ、導入しなくてはなりません。
ツールによっては無料トライアル期間やフリープランを設けているものもあるので、導入前にこうした仕組みを利用した操作感の確認をおすすめします。
セキュリティ面は万全か
コラボレーションアプリでは情報をクラウド上で管理するので、セキュリティ面での安全性も重要です。
クラウド上での情報管理は、社内サーバーなどで構築した環境で情報を管理する場合と比べて、コンピューターウイルスやサイバー攻撃を受ける可能性が高いです。
そのため、万が一の事態にも対応できるかどうか、というポイントでもツールの持つセキュリティを確認しておかなくてはなりません。
十分なセキュリティ対策が立てられているかどうかがわからない場合は、第三者機関によるセキュリティ資格の有無などを確認しておくことをおすすめします。
コラボレーションアプリ導入の注意点
以下では、コラボレーションアプリを導入する際に注意すべきポイントについて解説します。コラボレーションアプリの導入による効果を最大限活用するためには、以下のポイントに気を付けなくてはなりません。
目的の周知が必要
コラボレーションアプリの効果を最大限発揮するには、アプリを導入する目的を明確化し、あらかじめ社内に周知する必要があります。
目的が明確化されていない状態で業務プロセスや利用ツールが変わると、社員にとっては「余計な手間が増えた」と感じる原因になるからです。
社員が不満を持った状態でアプリの利用を促したところで、社員自身が活用する気にならなければ、ツールを導入しても意味がありません。適切に運用しツールの社内浸透を円滑に進めるためにも、あらかじめ目的の周知を徹底し、社員の理解を得ておきましょう。
生産性が落ちる恐れがある
従来のコミュニケーション手段に比べてコミュニケーションを円滑にとれる一方で、コラボレーションアプリ自体が生産性の低下を招く恐れもあります。
たとえば、スピーディーな情報共有に役立つチャット機能ですが、簡単に送信ができることからやりとりの回数が増えやすい傾向があります。
その結果、常にチャットが動いている状態になってしまえば、チャットの通知に振り回される状況となり、作業効率が低下しかねません。
生産性向上を目的に導入したアプリそのものが生産性を下げる原因にならないように、「メンション機能を利用して必要なメンバーだけに通知する」などといった、情報量のコントロールと運用ルールの整備が必要です。
オフライン環境では利用できない
多くのコラボレーションアプリはクラウドツールであり、インターネットを利用したオンラインでの運用が前提になっています。そのため、インターネット環境のないオフラインでは利用ができません。
したがって、利用を想定する環境でのインターネット環境に問題がないかを事前に確認しておきましょう。
チームの業務効率化の実現に役立つコラボレーションアプリまとめ
ここまでチームの業務効率化に役立つコラボレーションアプリとアプリの選定ポイント、導入の際の注意点を解説しました。
コラボレーションアプリを選定する際は、「過不足のない機能」「使いやすさ」「セキュリティ」の3点が重要です。どれかひとつでも欠けているアプリでは、導入しても効果を最大限に発揮できません。
とくに、使いやすさには注意が必要です。なぜなら、社員の持つITリテラシーには差があるのが一般的であり、選定者にとっては利用しやすいツールであっても、現場には即さないものだったというのはよくあることだからです。
したがって、ツール選定の際には現場目線に立ち、現場の社員が迷わず使いこなせるものかどうかを見極めましょう。
今回紹介したツールのひとつであるStockは、ITに不慣れなユーザーでも説明なしに使いこなせるほど簡単な操作性が高い評価を受けている情報共有ツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、チームでの業務効率化を実現しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
