自社の営業売り上げを最大化するには、適切な営業管理が欠かせません。営業管理が効率的であれば、各案件の進捗状況が見える化し、必要に応じてフォローやアドバイスがしやすくなります。
一方で、営業管理が各個人に属人化しているためにチーム全体の進捗状況が把握できず、必要以上の工数がかかっているチームも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、営業管理の必須5項目や意識すべきポイント、おすすめツールを中心に解説します。
- 営業のスキルやノウハウが属人化していてチーム全体で共有できていない
- 打合せ記録の管理がばらばらで必要なときに素早くアクセスできない
- 顧客との商談記録を一元管理できる操作性の優れたツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、営業管理のポイントを的確に把握し、チーム全体で商談や案件の管理ができるようになります。
目次
営業管理とは
営業管理とは、売り上げ目標の達成に向けて計画した営業戦略における進捗の管理です。
属人的な管理をチームで一元化して営業活動の標準化を促進すれば、組織全体の利益を最大化できます。
チーム全体の営業管理をスムーズ化するためにも、各個人はチーム目標やプロセスにしたがって日々の業務を最適化する必要がある点に注意しましょう。
また、営業管理には利害調整力や部下への指導力など、通常の営業活動よりも高度なスキルやノウハウが求められます。そのため、管理職は各顧客との取引内容といったミクロ的な視点だけでなく、組織全体の利益を考えるマクロの視点が大切です。
営業管理の3つのメリット
以下では、営業管理のメリット3選をご紹介します。メリットを理解し、自社の営業管理が適切であるかを見直しましょう。
(1)営業の属人化を防ぐ
一つ目に、適切な営業管理は営業の属人化を防ぐメリットがあります。
個人による営業管理では、売上のある営業担当に会社が依存する形になります。そのため、優秀な営業担当が退職すると、全体の利益が大きく減少する事態が発生するのです。
一方で、チーム全体で営業に関するナレッジやノウハウが共有されていれば、優秀な社員のテクニックを再現できるため、チーム全体の底上げにつながります。
さらに、顧客や案件の情報をツールに蓄積しておけば、担当者のスムーズな引継ぎができるというメリットもあります。
(2)チームの進捗状況を可視化
二つ目に、営業の状況をツール上に登録しておくとチームの進捗状況が可視化します。
たとえば、打合せ記録をツールで一元管理しておけば、「いつ」「誰が」「どのように」対応したか見られるので、今後の打ち合わせの方向性を決めるのに役立つのです。
また、営業の進捗状況が見える化されていると、メンバーがどの段階で悩んでいるかが一目で分かります。そのため、メンバー同士で連携しやすいのも特徴です。
このように、メンバーの作業状況や過去に対応した案件をすぐに見つけられるので、チーム内で連携が生まれると同時に、トラブルが起こってもスピーディに対応できるようになります。
(3)過去の営業を分析しやすくなる
三つ目に、適切な営業管理で過去の営業を分析しやすくなり、業務効率化が実現します。
たとえば、過去の営業データを案件ごとに管理していると、必要に応じて即座に確認できます。空いた時間に過去のデータから顧客へのアプローチ方法の検討も可能です。
仮に、営業管理をしていない場合、過去データは個々人で管理されることになるので、口頭で共有されるなど抜け漏れが発生するリスクがあるのです。
したがって、企業の利益を安定的に維持するためには、営業管理を通して過去のデータへアクセスしやすい環境を準備する必要があります。
営業管理に活用できるツールの種類
以下では、営業管理に活用できるツールの種類をご紹介します。ツールごとにメリット・デメリットがあるので、自社に適したツールを導入しましょう。
- エクセル
- SFA(営業管理システム)
- 情報共有ツール
エクセルは、多くのPCに標準搭載されているため、すぐに営業管理を始められる点がメリットです。しかし、ファイル管理のため「どの情報が最新か分かりづらい」「使いこなせるまでに時間がかかる」などのデメリットもあります。
SFA(Sales Force Automation)を導入すれば、営業に関するデータを一括保存でき、商談の開始から受注までの管理が効率的になります。ただし、SFAは操作が複雑であるケースが多く、デジタルに慣れていない社員が使いこなせない可能性があります。
簡単な商談記録を残すには情報共有ツールが最適です。ただし、チャットツールではメッセージが流れてしまうので、大切な情報を探すのに苦労するデメリットには注意しなければなりません。
とくに、非IT企業の営業管理には、必要な機能を過不足なく搭載した情報共有ツールが最適です。たとえば、顧客や案件ごとに「ノート」で管理するツールであれば、営業管理にかかる無駄な時間を削減できます。
非IT企業の65歳がすぐに使いこなせるツール
以下では、非IT企業の営業管理に最適なツールをご紹介します。
各メンバーの営業状況を把握するためには、チームの情報をツールで共有すべきです。その際に、SFAのような複雑なシステムを導入してしまうと、ITリテラシーの低い社員が使いこなせず、営業管理が失敗するリスクが高まります。
そのため、導入すべきは「操作性に優れたシンプルな情報共有ツール」です。打合せ記録や社内日報、顧客からのクレームなどを直感的に書き込んで素早く共有すれば、営業管理者はメンバーの進捗状況を正確に把握できます。
結論、営業管理には導入初日から説明不要で使いこなせるほどシンプルで、営業管理に必要な機能が過不足搭載されている「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだ打合せ記録や日報はそのままストックされるので、営業ノウハウを簡単に共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」を利用すれば、営業の進捗管理に手間がかからないメリットもあるのです。
顧客ごとに情報管理ができるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
BtoB営業とBtoC営業の違い
営業では、BtoBとBtoCで異なるアプローチが必要な点に注意しましょう。たとえば、以下のような違いがあります。
- BtoB営業
- BtoC営業
BtoB営業では企業が顧客となるため、承認フローが多く、業務効率化に貢献できる商品が求められやすいという特徴があります。営業を効率化するためにも、自社の商品がどのように利益向上に貢献するかをPRすべきです。
BtoC営業の顧客は個人であるため、顧客自身のニーズと自社の商品がマッチしているかが重要です。顧客に購入のきっかけを持ってもらうためにも顧客の信頼を得る必要があります。
以上のように、BtoBとBtoCでは商品のニーズが異なるため、自社の商品がBtoBとBtoCのどちらに適しているかを確認する必要があります。無駄なコストを抑えるためにも、自社の商品の強みを活かせる分野で効率よく営業しましょう。
営業で管理すべき5つの項目
以下では、営業で管理すべき5つの項目をご紹介します。具体的な管理項目を把握すれば、営業フローのなかで課題が生じている箇所を素早く確かめられます。
目標管理
営業を効率化するためにも、目標管理は適切でなければなりません。
目標管理では、経営目標として掲げられている数値目標を、営業部門や各営業担当の目標に落とし込む必要があります。
売上目標だけではなく個人単位で細分化した目標を設定すれば、各営業担当のやるべきことが明確になります。また、「現状の数値と目標の数値とのギャップがどれだけあるのか」を可視化できるので、営業担当のモチベーション維持にも効果的です。
ただし、営業社員一律の個人目標ではなく、個人の受注数や売り上げ単価をもとに目標設定するのが重要です。
行動管理
行動管理も営業管理すべき項目のひとつです。
行動管理によって「目標の達成までひたすら営業する」という非効率な営業ではなく「行動プロセスから結果が出ない原因を探って解決する」という効率的な営業が実現します。
新規訪問件数や1日のテレアポ回数など、数値に基づいて課題を見つけて解決策を担当者と考えるのが重要です。たとえば、訪問件数をこなしているにもかかわらず新規顧客の獲得に伸び悩んでいる場合は、ロープレを繰り返して改善点を指摘しましょう。
このように、メンバーの行動実績を分析し改善点を指摘し、素早くPDCAサイクルを回す必要があります。
顧客(案件)管理
顧客管理は営業における適切なタイミングを見極めるために必要な管理です。
顧客情報を詳細に記録しておけば、カスタマーサクセスなどの部門にとっても有益な情報になります。営業とカスタマーサクセスが密に連携をとれていると、担当が変わったとしても質を落とさずに顧客対応ができるのです。
また、案件が同時進行している場合には、納期や競合他社の動きなどをもとに優先順位をつける必要があります。たとえば、ノルマの未達が懸念される場合には、確実に受注が狙えそうな案件にクロージングするのが重要となります。
以上のように、案件の優先度を明確に定めながら営業し、限られたリソースを有効活用しましょう。
モチベーション管理
モチベーション管理は、営業の意欲を維持・向上させられるため必要不可欠です。
やる気の低下しているメンバーがいる場合は、日報や営業成績を確認して原因を特定する必要があります。たとえば、新規の顧客獲得に向けて成約確度の低い顧客ばかりにアプローチしているのなら「顧客対応ではなく顧客選定に問題がある」と助言しましょう。
社員のモチベーションは営業成績に直結するため、日ごろからコミュニケーションを積極的にとり、社員の状態をチェックする必要があります。
タスク・スケジュール管理
目標管理や行動管理を通して、各営業担当のタスクやスケジュールまで管理すべきです。
全体の状況を把握しながらタスクを割り振れるため、メンバーごとに作業が偏る事態を避けられます。とくに、個人のスケジュールだけでなく案件全体のスケジュールを把握しておくと、納期に遅れることなく計画的に作業が進められるのです。
また、案件を受注してから納品されるまでの間にはタイムラグがあるので、工場と連携しながら在庫数を把握し、顧客の要望に応じられる体制を整えておくのも重要となります。
タスクやスケジュールを適切に管理し、突然のトラブルにも無理なく対応できるような体制を整備しましょう。
営業管理職を成功させる3つのポイント
以下では、営業管理職が意識すべきポイントをご紹介します。ポイントを意識しながら、効率的な営業管理を実現しましょう。
(1)社員のタスクを見える化する
営業管理をするうえで、社員のタスクを見える化することは重要です。
チームで営業フローを統一しタスクを共有すれば、作業の標準化が実現すると同時に、新規見込み客の連絡漏れといった人為的ミスを防げます。
こうして作業を可視化しておけば、新入社員への教育時間も減らせるので、より顧客へのアプローチに時間が取れるのです。
また、タスクを可視化すれば営業が上手くいかない場合に問題点が明らかになり、早期に対策を講じられます。
(2)数字だけではなくプロセスも管理する
営業管理のポイントとして、数字だけでなくプロセスも管理することが挙げられます。
営業成績が良い社員の営業プロセスをチームに共有し、ほかのメンバーの営業にも良かった点を取り入れてもらうと、 全社で営業スキルの向上が見込めるからです。
一方で、営業成績が悪かった場合には原因を特定し、顧客へアプローチするまでのプロセスを見直す必要があります。このように、目先の結果だけを追うのではなく、営業フロー全体を細分化し、日々改善していくことが求められます。
(3)メンバーと積極的にコミュニケーションをとる
営業管理においては、メンバーとの積極的にコミュニケーションは必要不可欠です。
営業成績は、各社員のモチベーションに大きく影響されるため、こまめに連絡を取りながら精神状態を把握する必要があります。対面で話す機会が得られない場合には、ITツールを活用すると離れた場所にいても気軽に連絡できます。
また、顧客情報や営業スキルのノウハウを積極的に社内で共有し、些細なことでも言い合える環境づくりが大切です。
営業管理の概要まとめ
ここまで、営業管理の概要や管理すべき項目などを中心に解説しました。営業管理をするメリットは以下の3点です。
- 営業のノウハウを社内に共有でき、チーム全体の売り上げ向上が見込める
- チームの進捗状況を見える化できるので、トラブルを未然に防止可能
- 蓄積された過去の営業データを分析し、今後の営業に役立てられる
このように、営業管理は社員の業務負担を軽減させられる点だけでなく、今後の利益を向上させられる点でも必須です。
営業管理を効率化させるためには、情報共有が簡単にできるツールが欠かせません。ただし、SFAのような営業管理システムでは、現場の社員が操作に慣れるまでに時間がかかるので、抜け漏れが発生する可能性が高くなります。
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