情報共有ツールを導入している企業の方々も多いかと思いますが、使いこなせていますでしょうか?
 
導入してみたもののなかなか効果の出ていない方々も多いのではないのでしょうか。
また、これから導入してみたいが、どんなツールを選べば分からないという方もいるかと思います。
 
そこで今回は、情報共有ツールのメリットとデメリット、そして話題のツールについてご紹介させていただきたいと思います。

 
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情報共有ツールの必要性とは?

仕事を進めていく上で、こまめな情報共有は重要となります。
情報共有がしっかりされていないと、認識の齟齬が生まれやすく、ミスにつながりかねません。
 
情報共有ツールがない場合、対面で話をしていたり、メールを送るなどしか方法がなく、複数人で共有をする際には非効率になってしまいます。
また相手の様子やスケジュールなどを気にしなければいけなく、気軽なコミュニケーションがしにくくなります。
 
それらの問題を解決するのが情報共有ツールであり、導入することで円滑なコミュニケーションが促進される他、社内の情報管理も効率化できるため、業務効率化につながります。
 
関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!
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情報共有ツールのメリット

①円滑なコミュニケーションが期待できる

従来のメールや電話に比べ、気軽にやり取りができることから、社内外含めて円滑なコミュニケーションの増加が期待できます。
 
また、社内では業務に関する内容だけでなく、社内イベント情報や社員のお祝いなどの共有も行うことができるため、よりメンバー同士が密接な関係を築くことに役立ちます。

②情報の整理が楽になる

ツールを利用することで、グループ毎にドキュメントやコンテンツを管理することができるようになり、情報を構造化して整理をすることが簡単です。
 
整理された状態を作り出すことで、すぐに情報に辿り着くことができるようになるため、余計な業務時間を削減することができ、結果として生産性向上や業務効率化に繋がります。

③いつでもどこでもアクセスできる

情報共有ツールを利用することで、情報は全てクラウド上で管理されるため、外出先でも簡単に必要な情報にアクセスすることができます。
 
そのため、「会社にいないと見れない」「パソコンからでないと見れない」という状況がなくなります。
 
関連記事: 情報共有ツールの比較方法とは?社内の情報共有を円滑にしよう!
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情報共有ツールのデメリット

①対面コミュニケーションが減少する

情報共有ツールを利用すると、チャットなどを通じたやり取りがメインになるため、対面で会話をする機会が減ってしまう可能性があります。
 
あえて定期的に対面で打ち合わせをする機会を設けたりするなど、ツールに頼り過ぎない仕組み作りなどができると、コミュニケーション面のデメリットが解消されます。

②情報量が多くなり、必要な情報を探し出せない

気軽にやり取りができるようになる分、様々な情報が投稿されるため、必要な情報を探すのに時間がかかってしまうことがあります。
 
そのため、「流れていっては困る情報」「後から振り返って確認した情報」などについては、きちんとその内容を残しておけるようなツールを用意する必要があります。

③通知が増え、自分の仕事に集中できない

情報共有ツールを使う上で欠かせないのが通知ですが、通知を気にするあまり、本来やらなければならない自分の仕事に集中できないこともあります。
また、通知同様に既読機能についても、返信の焦りなどから、逆に業務が非効率になってしまう可能性があります。
 
各ツールによって設定は様々ですので、無理のない使い方ができるツール選びが大事です。
 
関連記事: 情報管理ツールを使えば、もう必要な情報を探すのに苦労することはない!
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今話題の情報共有ツール13選

【ドキュメントやデータの共有を重要視する人向け5選】

チームの情報を簡単に共有したいなら「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、シンプルな機能で、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
チャットツールのように情報が流れていってしまうことがなく、ファイル形式のような面倒さが無く、ドキュメントを簡単に残すことができます。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に残すことができるため、ITリテラシーに関係なく、誰でもドキュメント作成することができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、使い方の説明を受けることなく使うことができます。

■Stockの主な機能

ノート

Stockのノート画面

ノートはフォルダ形式で管理をすることができるため、情報の整理が簡単です。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、画像や、動画などのあらゆるファイルをドキュメントと一緒に残しておくことができます。
タスク管理

Stockのタスク管理画面

ノートに紐づけてタスクを管理することができるのが特徴で、ドキュメントの内容と一緒に関連するタスクを設定することができることから、タスク内容の認識漏れを防げます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ画面

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをすることができます。
そのため、余計な会話が混じることがなく、情報が錯綜することがありません。

■Stockの料金

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合には、有料プランの契約が必要ですが、1人あたり月額400~500円程度の低価格帯での利用が可能です。

多くの機能を使いたいなら「Evernote Business」

Evernote Businessのトップページ

「Evernote Business」|法人向けのクラウド型業務効率化ソフト

https://evernote.com/intl/jp/business

Evernote Businessは、Evernoteの法人利用版で、チームメンバーで作成したノートやファイルを簡単に共有できるようになります。
基本的にはEvernoteと同じ使い方で利用することができます。

■Evernote Businessの主な機能

ノート

Evernote Businessのノート画面

ノートとして、テキストや画像・音声を1つにまとめることができます。
パソコン・スマホ・タブレットなどのデバイスと同期することができるので、いつでもどこでも情報共有することができます。

Webクリッパー

Evernote BusinessのWebクリッパー画面

Webクリッパーでは、Webで気になったサイトを2ステップで保存することができます。
手軽に保存することができるので、チームの共同作業に役立ちます。

■Evernote Businessの導入費用

30日間無料で体験することができますが、Evernote Businessは有料プランとなり、1ユーザーあたり1100円/月の契約が必要です。
 
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ファイルを中心に共有するなら「Dropbox Business」

Dropbox Businessのトップページ

「Dropbox Business」|新しい働き方を実現するワークスペース
Dropbox Businessは、企業向けのDropboxで、ビジネスに関する様々な情報を管理することができるオンラインストレージサービスです。
個人利用のDropboxより、企業で求められるセキュリティと管理機能が充実しています。

■Dropbox Businessの特徴

1.情報がなくなる心配がない
端末に保存していたデータや紙媒体で管理していたデータが全てクラウド上に保存されるため、端末自体がなくなってもデータが消える心配がありません。
 
2.メンバーとの共有が簡単
ビジネスでの利用が想定されており、簡単にファイルやリンクを送ることができるので、チームでの共同作業に役立ちます。

■Dropbox Businessの主な機能

ファイル管理

Dropbox Businessのファイル管理画面

フォルダを作ってファイルを管理したり、共有フォルダを作ることで情報共有が容易にできます。

■Dropbox Businessの導入費用

Dropbox Businessの料金プランページ
https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison

無料で30日間お試しすることができますが、ビジネスでの利用は有料プランとなり、1人あたり1250円~/月の契約が必要になります。
 
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ドキュメント作成に特化したいなら「Docbase」

Docbaseのトップページ

「DocBase」|ストレスフリーなドキュメント共有ツール

https://docbase.io/

DocBaseは、チームの中で様々な人やツールに散らばっていた情報を一元化することができる情報共有サービスです。
導入することで、必要な情報が、必要な時に、必要なメンバーに共有されるようになります。

■DocBaseの特徴

1. 簡単にメモを作成できる
シンプルなUIを持ち、簡単にメモを作成することができます。
どんなファイルをアップロードすることができ、1つのメモを複数で同時編集することも可能です。
 
2. 高いセキュリティ
シングルサインオンと言われる仕組みや、2段階認証への対応、操作履歴を自動保存できるので、高い安全性を持っています。

■DocBaseの主な機能

文書作成

Docbaseの文書作成画面

Markdown記法や、テンプレ機能に対応しており、作成したデータはエクスポートすることができます。
また、リアルタイムでプレビューが可能なので、どのようなアウトプットになるのか確認しながら文書を作成することができます。

■DocBaseの導入費用

Docbaseの料金プランページ
https://docbase.io/#plan

無料で30日間お試しすることができますが、基本的には900円~/月(3人まで)の有料プランの契約が必要です。
料金は利用人数や、ストレージ容量で変わってくるので、ホームページを見て確認してみてください。
 
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エンジニア向けの情報共有なら「Qiita:Team」

Qiita:Teamのトップページ

「Qiita:Team」|生産性を向上させる情報共有ツール

https://teams.qiita.com/

Qiita:Teamは、日報や議事録などの文書作成・共有ツールです。
Markdown記法に対応しており、簡単に綺麗な文書を作ることができるとエンジニアの方にも人気です。

■Qiita:Teamの特徴

1. 簡単に綺麗に文書作成・共有ができる
テンプレート機能が充実しているため、議事録や日報などのフォーマットがある文書を簡単に作成することができます。
 
2. コミュニケーション機能も充実
文書ごとにコメント欄があったり、メンションして通知を送ることができるので、チーム内のコミュニケーションを促進します。

■Qiita:Teamの主な機能

ドキュメント作成

Qiita:Teamのドキュメント作成画面

Markdown記法に対応しており、慣れていない人でもサポート機能が充実しているため、誰でも簡単に見栄えの整った文書を作成することができます。

■Qiita:Teamの導入費用

Qiita:Teamの料金プランページ
https://teams.qiita.com/pricing/

無料で30日間お試しすることができますが、基本的には1520円〜/月(3人まで)の有料プランの契約が必要です。
30GBというファイル容量は変わらず、メンバー数に応じて料金が変わってきます。
 

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【社内コミュニケーションを重要視する人向け4選】

社内外でチャットコミュニケーションをするなら「チャットワーク」

チャットワークのトップページ

「チャットワーク」|ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。
社内外のコミュニケーションを促進し、タスクやファイルの管理までできるので、効率的に仕事することが可能になります。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
LINEのようなチャット形式なので、メールを送るより気軽にコミュニケーションをとることができます。
また絵文字やスタンプを送ることもできる、グループ参加以前のチャットを見ることができる等の便利な機能が搭載されています。
 
2. 既読機能がない
to C向けのチャットツールとは違い、既読機能がないため、都合のいいタイミングで返信することができ、面倒を避けることができます。

■チャットワークの主な機能

チャット機能

チャットワークのチャット機能

1対1のダイレクトチャットとグループチャットの2種類のチャットがあります。
時と場合に応じてやりとりする場所を変えれるのは大きなポイントです。
タスク管理

チャットワークのタスク管理画面

Chatworkでは、タスクを管理することができます。自分のタスクだけでなく、チームメンバーのタスクの作成も可能なので、チーム内で効率的に仕事を進めることができます。

■チャットワークの導入費用

チャットワークの料金プランページhttps://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは無料で使うことができますが、グループチャットが14個までという制限があります。
グループチャット数や容量を増やすには1人あたり400円〜/月の有料プランを契約する必要があります。
 
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グループウェアのように使いたいなら「LINE WORKS」

LINE WORKSのトップページ

「LINE WORKS」|LINEとつながる唯一のビジネスチャット

https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKSは、ビジネス向けの LINEで、チャット機能や電話機能はもちろん、スケジュール管理やフォルダ管理などの便利な機能が備わっています。

■LINE WORKSの特徴

1. LINEと同じようにチャットできる
普段利用することの多い、LINEと同じような感覚でチャットすることができるので、操作に戸惑うことはありません。
 
2. チャット以外にも充実した機能
チャットだけではなく、スケジュール管理や掲示板、LINEに比べて高度なセキュリティ・サポート機能が整っています。

■LINE WORKSの主な機能

掲示板
掲示板作成機能があり、カテゴリーごとに分類し、見やすいように確認することができます。

LINE WORKSの掲示板画面

掲示板にコメントすることもでき、既読機能があるので、メンバーが確認したのか把握することができます。

LINE WORKSの掲示板にコメントや既読をつける

カレンダー
カレンダーを表示することができるため、会議やイベントなどのスケジュールの確認が簡単になります。

LINE WORKSのカレンダー画面

■LINE WORKSの導入費用

LINE WORKSの料金プランページhttps://line.worksmobile.com/jp/home/price

フリープランでは100人まで、5GBまで、セキュリティも制限されています。
1人あたり300円~/月の有料プランでは制限が大きく解除されるので、チームで使うには有料プランはおすすめです。
 
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チャット機能をカスタマイズでしたいなら「Slack」

Slackのトップページ

「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。
2017年に日本語版が公開され、チャットワークを並ぶ人気を持ち、豊富な機能を持つツールです。

■Slackの特徴

1.豊富な連携機能
Googleカレンダー、Gmail、Zoomといった1500以上ものアプリと連携することができます。
二度手間を省くことができるようになるため、仕事を効率化することができます。
 
2.便利な機能
リマインダー機能や、絵文字リアクションを自作できたりと、便利な利用法が豊富です。

■Slackの主な機能

チャット

Slackのチャット画面

テキストメッセージだけではなく、ファイルを添付したり、絵文字での返信が可能だったりと、コミュニケーションを促進します。
他ツールと連携すると、他ツールの通知がSlackで確認できたりと非常に便利です。
ファイル共有

Slackのファイル共有画面

チャット上にドラッグ&ドロップするだけで、様々なファイルをアップロードすることができます。
また添付されたファイルは一覧で閲覧することができます。

■Slackの導入費用

Slackの料金プランページ
https://slack.com/intl/ja-jp/pricing

Slackは無料で使うことができますが、メッセージ履歴や外部連携アプリ、容量などが制限されています。
ビジネスで使うには1人あたり850円~/月のプランの方が機能が充実していて使いやすいでしょう。
 
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Facebookのように使いたいなら「Workplace by Facebook」

Workplace by Facebookのトップページ

「Workplace by Facebook」|チームとの共同作業を効率的に行えるスペース

https://www.facebook.com/workplace

Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネスチャットサービスです。
世界では「コカ・コーラ」などの有名企業を含む1万4000以上の企業で導入されています。

■Workplace by Facebookの特徴

1. Facebookと同じように利用できる
FacebookのUIとほとんど変わらないので、Facebookを使うように利用することができ、操作に戸惑うことはないでしょう。
 
2.豊富な連携先
個人利用向けのFacebookとは異なり、ビジネス利用を想定されて作られているので、Google Driveやチャットボットとの連携ができ、効率化を図ることができます。

■Workplace by Facebookの主な機能

グループ

Workplace by Facebookのグループ画面

メンバーごとにグループを作り、掲示板として情報を載せることができます。
残したい情報や、チームに知らせたい情報をまとめて発信することができます。
イベント

Workplace by Facebookのイベント画面

Facebookイベントと同じ機能があります。
社内のイベントの告知や、出欠確認には非常に便利な機能です。

■Workplace by Facebookの導入費用

Workplace by Facebookの料金プランページ
https://ja-jp.workplace.com/pricing

無料でも利用することができ、有料プランでも30日間お試しで使うことができます。
管理者機能やセキュリティを強化したい場合はアドバンスプラン(1ユーザー当たり$4/月)以上のプランに契約した方がいいでしょう。
 

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【グループウェアを使いたい人向け4選】

豊富な機能が特徴のグループウェア「サイボウズOffice」

サイボウズOfficeのトップページ

グループウェア「サイボウズOffice10」

https://products.cybozu.co.jp/office/

サイボウズOfficeは、国内5万社以上が導入する国産老舗グループウェアです。
国産であることから日本企業の商習慣や充実したサポートが期待できます。

■サイボウズOfficeの特徴

1.「報・連・相」を一元管理
報告書を共有できるシステムがあり、過去の報告も確認できたり、プロジェクトごとに掲示板を立てて連絡もできるので、サイボウズOfficeの中で「報・連・相」ができるようになります。
 
2.見通しのいいスケジュール管理機能
業務フロー全体を考慮してスケジューリングが可能になるカレンダーがあります。。

■サイボウズOfficeの主な機能

掲示板
通常の掲示板としての利用から、コメント欄があったり、「いいね!」のようなリアクション機能があるので、コミュニケーションを促進します。
Todoリスト
タスクの期限・担当者を設定することでき、スケジュールにも表示されるので、タスクの抜けを防ぎます。
カレンダー
予定を一覧で表示したりスマホからのアクセスができるので、忙しくても簡単にチェックすることができます。
ファイル機能
ファイルの階層を設定して整理したり、メンバー内での共有を可能とします。

■サイボウズOfficeの料金

サイボウズOfficeの料金プランページ
https://office.cybozu.co.jp/price/cloud/

無料で30日間お試しできますが、それ以降は有料プランとなります。
有料プランにはクラウド版とパッケージ版で値段が変わるので、導入を検討する際はホームページを参考に見てみてください。
 
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ビジネス対応したGoogleのグループウェア「G Suite」

G Suiteのトップページ

「G Suite」|ビジネスに対応した Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダーなどのサービス

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

G Suiteは、GoogleのGmailやカレンダーなどのツール機能を法人向けに1つのパッケージにして提供するサービスです。

■G Suiteの特徴

1.ビジネスで必要なものが1つに
GmailやGoogleカレンダー、Google Drive、Google Keep(メモ帳)、Googleドキュメント、Googleプレゼンテーションなど、全て1つになっています。
 
2.ビジネスで利用しやすいよう最適化
変更履歴が自動で残ったり、Googleアカウントの一括管理が可能なため、メンバーの利用状況や管理がしやすい仕様になっています。

■G Suiteの主な機能

メール
通常の「〇〇@gmail.com」アドレスではなく、ビジネス用のアドレスを作ることができます。
カレンダー
わざわざメンバーのスケジュールを共有するという手間を省き、一覧で見ることが可能になります。
ファイル共有
クラウドサービスのGoogle Driveを使うことで、全てのファイルの一括管理が可能になり、メンバーとの共有もしやすくなります。

■G Suiteの料金

G Suiteの料金プランページ
https://gsuite.google.com/intl/ja/pricing.html

G Suiteは14日間は無料でお試しすることができますが、基本的には1人あたり680円〜/月の有料プランの契約が必要です。
 
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Officeアプリケーションが使える「Microsoft 365(旧Office365)」

Microsoft 365のトップページ

「Microsoft 365」|Microsoft Office

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365

Microsoft 365は、Microsoft社が提供するグループウェアで、WordやExcel、OneDriveやTeamsといったOffice製品を使うことができます。

■Microsoft 365の特徴

1.Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
普段利用することも多い、WordやExcelといったアプリとの互換性が高く、業務に支障を来さず導入することができます。
 
2.最新版が利用できる

サブスクリプション型のため、アップデート費用をかけることなく、常に最新版を利用することができるので、快適に作業を進めることができます。

■Microsoft 365の主な機能

メール
会社のメールアドレスを作成することができ、使いやすくセキュリティも高いメールソフトです。
ファイル共有
クラウドストレージサービスのOneDriveを使うことで、全てのファイルの一括管理が可能になり、メンバー間の共有も簡単にできます。
チャット
Teamsを使うことでグループチャットやビデオ通話が可能になります。

■Microsoft 365の料金

Microsoft 365の料金プランページ

Microsoft 365は、全て有料プランで無料でお試しできる期間はありません。
有料プランは、1人あたり540円〜/月となります。
 
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機能を絞ったプランから始められる「aipo.com」

aipo.comのトップページ
「aipo.com」|クラウドベースのワークスペース
https://aipo.com/

aipo.comは、シンプルなインターフェースを持ち、スケジュール共有・チャット・ワークフローなどの機能を持つ使いやすいグループウェアです。

■aipo.comの特徴

1. 追加機能のみ料金が発生
「カレンダー」や「チャット」ごとに料金が発生するので、いらない機能にお金を払う必要がなく、必要最低限から始めることができます。
 
2. シンプルなインターフェース
業種や年代に限らず、直感的に利用することができるシンプルなインターフェースを持つので、導入時に問題が起こりにくいです。

■aipo.comの主な機能

カレンダー

aipo.comのカレンダー画面

1つの画面でチームメンバーのスケジュールを可視化できます。
追加もドラッグ&ドロップで簡単にできるので、スケジュール管理がしやすくなります。
チャット

aipo.comのチャット画面

チャット機能を使うことで、メンバーとリアルタイムに迅速なやりとりを可能にします。
また専門のスマホアプリのあるため、簡単に確認することができるようになり、ビジネスを加速化します。

■aipo.comの料金

aipo.comの料金プランページ
https://aipo.com/pricing/

30日間、無料お試しすることができますが、その後は有料プランとなります。
必要な機能だけを契約することができるので、コスパよく利用できます。
 
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関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選
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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
各ツールで特徴が異なりますし、どのような使い方をするかで導入するツールが大きく変わってきますので、まずは、自社のどのような課題を解消したいかを把握することで必要な機能が見えてくるのではないかと思います。
 
その上で、今回ご紹介させていただいたツールの中から適切なものを試してみていただけると嬉しいです。
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!