昨今では、リモートワークが増えたことで、より社内でのコミュニケーションが重要視されています。そこで、職場のコミュニケーション活性化や情報共有を円滑にする手段として「オープンコミュニケーション」を取り入れる企業が増えているのです。
しかし、なかには「オープンコミュニケーションがどのようなものか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オープンコミュニケーションの重要性やおすすめのツールを中心にご紹介します。
- オープンコミュニケーションについて知りたい
- オープンコミュニケーションを実践して社内の情報共有を円滑にしたい
- オープンコミュニケーションに最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、オープンコミュニケーションの重要性が分かるだけでなく、社内の情報共有を活発にするおすすめのツールまで見つかります。
目次
オープンコミュニケーションとは
はじめに、オープンコミュニケーションについて解説します。
オープンコミュニケーションとは、そのままの意味で「開かれたコミュニケーション」を指します。つまり、雑談も含め、立場に関係なく誰もが意見を気軽に言い合えるようなコミュニケーションを意味しているのです。
例えば、オープンコミュニケーションの具体的な方法として、気軽な声かけや雑談、社内掲示版などがあります。個人間のやりとりに限定されるのではなく、誰もが情報にアクセスでき、意見交換をできる状態がオープンコミュニケーションです。
そのため、組織全体で情報に関する透明性が高く、各人の持つ情報に偏りが起きづらい点がメリットです。
クローズドコミュニケーションとの違いとは
オープンコミュニケーションの対義語に、クローズドコミュニケーション（相手が限定されているような、閉ざされたコミュニケーション）があります。
たとえば、メールや電話、DM（ダイレクトメッセージ）はクローズドコミュニケーションです。ビジネスにおける機密情報の取り扱いにおいては、クローズドコミュニケーションが求められる場面が多くあります。
以上のように、限定された人とのやりとりなので、「情報を知っている人と知らない人」というように情報格差ができやすいデメリットがあるのです。
情報共有との違いとは
オープンコミュニケーションが「フロー情報」であるのに対して、情報共有は「ストック情報」を指し、双方は相関関係にあると言えます。
たとえば、顧客情報やナレッジなどの蓄積されるべき情報（ストック情報）は、オープンコミュニケーションによる社員同士の会話（フロー情報）で生まれます。その情報を文書化することで、全員に共有することができるのです。
したがって、オープンコミュニケーションを活発にすると、社内に蓄積された情報を得る機会が生まれやすく、社内の情報共有の活性化につながります。
オープンコミュニケーションをする3つのメリット
以下では、オープンコミュニケーションをする3つのメリットについて解説していきます。オープンコミュニケーションを取り入れたいと考えている方は必見です。
（1）生産性が上がる
まずは、オープンコミュニケーションによって、生産性の向上が見込めます。
オープンコミュニケーションが活発化すると、各々が認知する内容に偏りが起こりづらく、何度も同じ情報を共有する手間を削減できます。また、意思決定も迅速に進められ、業務遂行のスピードが上がるのです。
したがって、情報共有のやりとりがスムーズな職場では、生産性が上がり、業務効率化が期待できます。
（2）チームワークが良くなる
次に、オープンコミュニケーションを取り入れた組織は、良好な人間関係が構築できるので、チームワークが良くなります。
良好な人間関係が築けると、本音が言いやすくなります。そのため、個人では達成できない仕事をお互いに補完し合って、組織として達成することができるのです。
したがって、オープンコミュニケーションは、良好なチームワークでメンバー同士の互いの業務を助け合うことにつながります。
（3）新しいアイデアが生まれる
また、メンバーが自由に意見を出せると、新しいアイデアが生まれやすくなります。
オープンコミュニケーションがとれている環境では、メンバー同士の意見を取り入れ合い、思考をブラッシュアップすることできます。その結果、一人では思いつけなかったアイデアを生み出すことができるのです。
ただし、会話の中で生まれたアイデアは、すぐに書き留めておかなければ忘れてしまいます。そこで、「Stock」のようなツールに情報を書き留めて、新しいアイデアを流さないようにしましょう。
オープンコミュニケーションが取れないとどうなるか
オープンコミュニケーションの不足とれていない職場では、以下の3つの影響を及ぼします。それぞれの注意点を説明するので、職場のコミュニケーションを改善したい方は必見です。
（1）仕事の効率が下がる
オープンコミュニケーションできていなければ、必要な情報が一部の社員にしか伝わりません。
その結果、情報をもつ社員と持たない社員とに分断され、職場全体の連携が困難になります。そして情報をもつ社員に仕事が偏ってしまったり、情報をもたない社員への情報共有に時間がかかったりして、職場全体の仕事効率が低下してしまいます。
したがって、仕事の効率を上げるには、オープンコミュニケーションがとても重要なのです。
（2）社員の意欲が下がる
職場における人間関係は、社員の働く意欲に大きく関わります。
オープンコミュニケーションが不足してしまうと、社員間の信頼関係を築くことができず、人間関係で悩む社員が増えてしまう恐れがあります。人間関係の悩みから、意欲的に仕事に取り組むことができなくなることが考えられます。
以上のように、社員の働くモチベーションには、オープンコミュニケーションを通じた信頼関係の構築が大きく関わると言えます。
（3）一部の社員しか意見が言えない
一部の社員しか意見が言えない原因として、オープンコミュニケーションの不足が考えられます。
オープンコミュニケーションが不足すると、社員が意見やアイディアを発する場面も限られてしまいます。その結果、限定された意見やアイディアしか得られず、職場全体のクリエイティビティの低下にもつながるといえます。
社員全体から広く意見を得るためにも、オープンコミュニケーションは重要です。
オープンコミュニケーションに最適な職場の例
オープンコミュニケーションが重要である一方で、すべての職場で実現できとは限りません。そこで以下では、オープンコミュニケーションに最適な職場の例をご紹介します。
（1）個人よりもグループでの作業が多い職場
個人作業よりもグループ作業が多い職場では、オープンコミュニケーションが活性化しやすいです。
グループ作業の場合、担当業務を分配したり、作業の方向性を統一したりする必要があるため、社員同士の連携が重要です。一方、個人作業の場合は、作業が一人で簡潔するため、ほかのメンバーとのオープンにやりとりする機会が少ないのです。
よって、グループ作業が多い職場では、オープンコミュニケーションが求められると言えます。
（2）機密情報をあまり扱わない職場
機密情報を多く扱う職場では、情報漏えいのリスクの観点から、オープンコミュニケーションが適さないと言えます。
オープンコミュニケーションでは、社内の情報に誰もがアクセスできる必要があります。しかし、機密情報を扱う職場で、情報をオープンにしまうと、規約違反になったり信用を失ったりする事態につながりかねません。
したがって、オープンコミュニケーションを取り入れるのは、誰もがアクセスできるような情報を扱う職場が向いているといえます
（3）社員の入れ替わりが頻繁な職場
社員の入れ替わりが頻繁な職場でも、オープンコミュニケーションを取り入れやすいです。業務の引き継ぎのための効率的な情報共有がとても重要です。
メールやDMなどのクローズドコミュニケーションは、限られた人しかアクセスできず、社員の入れ替わりにともない情報共有が困難になります。とくに、新しく社員が入社したきに過去のやりとりが確認できないので、すべての情報を共有し直す手間が生じます。
したがって、新しい社員に迅速に情報共有をする必要がある職場では、オープンコミュニケーションが最適なのです。
効果的なオープンコミュニケーションをするには
以下では、効果的なオープンコミュニケーションをするための取り組みをご紹介します。自社でオープンコミュニケーションが上手くとれていないという場合は、以下を参考にしましょう。
意見を出しやすい環境を作る
1つ目に、意見しやすい環境を作りましょう。
たとえば、メンバーが上司に否定されることを恐れている状況では、自分の意見を素直に伝えることができません。メンバーが「このチームでなら、自分の考えを積極的に言っても大丈夫だ」だと思える状態を作ることが大切なのです。
したがって、意見を出しやすいチームにするためには、メンバーが安心して発言できる「心理的安全性」の高いチーム作りをしましょう。
ツールを導入する
2つ目に、ツールを用いたコミュニケーションが有効です。
リモートワーク化では、基本的にメールや電話、DMを使ったやりとりになるため「クローズドコミュニケーション」となってしまいます。また、チャットでは大人数とやりとりができるものの、情報が流れやすく、知っている情報量に差ができてしまうのです。
そこで、リモート化での連絡手段として、情報を流れることなくストックできるツールを使いましょう。たとえば、情報をストックしつつ、メッセージ機能も付いた「Stock」なら、離れたメンバーとのやりとりするのに有効です。
【誰でも使える】オープンコミュニケーションに貢献するツール
以下では、オープンコミュニケーションに貢献するツールを紹介します。
オープンコミュニケーションとは、誰でも立場関係なく意見を出し、コミュニケーションを開かれたものにすることを指します。そのためには、意見を言いやすい環境はもちろん、仕組みを整備することが重要なのです。
ただし、メールや電話でのやりとりは、メンバーが限定されたり、チャットでは大切な案件が流れたりするので不向きです。したがって、あらゆる情報を流れることなく管理・共有できるツールを導入しましょう。
結論、職場のオープンコミュニケーションには、あらゆる情報を入力した瞬間から全員に共有でき、コミュニケーションもとれる「Stock」が最適です。
Stockでは「ノート」に情報を残すだけでメンバーと共有ができ、ノートに紐付く「メッセージ」を使えば、コミュニケーションの場としても活用できます。また、メッセージにはスタンプなどを使ってリアクションできるので、相手の反応が分かり心理的安心感を得られます。
効果的なオープンコミュニケーションを実現するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オープンコミュニケーションの重要性まとめ
これまで、オープンコミュニケーションの重要性やおすすめのツールを中心にご紹介しました。
オープンコミュニケーションを取り入れることで、情報がすぐに共有され、意見交換も活発になるので業務効率化が期待できます。ただし、そのためには、意見を言いやすい環境と仕組みづくりが大切なのです。
しかし、メールや電話だと情報が閉鎖的なうえ、チャットツールだと大切な案件が流れてしまうので、どちらも不向きだと言えます。したがって、社内であらゆる情報を流れることなく管理・共有までできるツールを導入すべきです。
結論、自社が導入すべきは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、メッセージで気軽にやりとりできるツール「Stock」一択です。また、Stockであれば、情報へのアクセス権・編集権を設定できるので、状況に合わせて使い分けられます。
ぜひ「Stock」を導入して、社内のオープンコミュニケーションを活発にする仕組みをつくりましょう。
