ビジネスにおいて「レスポンスが遅い人は仕事ができない」と言われるほど、連絡の早さは重要視されています。メールの返信などが遅くなると、取引先からの印象が悪くなるうえ、業務上で起きたトラブルへの対応が遅れる原因になってしまうのです。
 
そのため、日々の業務では素早くレスポンスを返しましょう。しかし、なかにはレスポンスの速さが重要であると分かっていながらも、連絡が後回しになってしまうケースも多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、仕事におけるレスポンスが遅いことのデメリットや改善策をご紹介します。
 
  • 社員のレスポンスが遅くて困っている
  • メールのチェック・返信を後回ししてしまう
  • 全社に即レス文化が浸透する効果的な方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、仕事においてレスポンスが遅いデメリットと即レスにつなげる方法がわかります。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

レスポンスが悪い人の特徴とは

ここでは、レスポンスが悪い人の特徴を2つご紹介します。「部下の返信が遅い」と悩んでいる方は、以下の心理・性格について理解しましょう。
 
  • 真面目で慎重な性格
  • じっくりと時間をかけて自分の考えをまとめた上で返信をします。メッセージを受け取った相手にとっては丁寧できちんとした人という印象を与えます。
     
  • 怠惰な性格
  • いちいち返信するのがめんどくさいと感じる人です。送られたメッセージは読むものの、相手とのやりとりを煩わしく感じてしまうため、催促されてから返信するパターンが多いと言えます。
     
  • オンオフを分けている
  • 仕事とプライベートをしっかりと分けている人は、休みの日に連絡を返さないため、返信が遅い印象を持たれてしまうことがあります。
以上が返信や連絡が遅い人の特徴となります。部下がこれらの性格に当てはまる場合は、社外の方に悪い印象を持たれないためにも、適切なアドバイスをしてあげましょう。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

仕事でレスポンス/連絡が遅いことのデメリットとは

ここでは、仕事においてレスポンス/連絡が遅いと起こる3つのデメリットを紹介します。早いレスポンスを心掛けなければ、以下の問題が生じます。

相手の時間を奪う

まずは、レスポンスが遅いと、相手の時間を奪ってしまいます。
 
質問・確認のメールに対してのレスポンスが遅いと、相手は返信が来るまで待たなければなりません。そのため、作業を始められず、仕事の進捗は悪くなります。
 
また、レスポンスが遅いままの状態が続くと、相手は連絡が伝わっているか不安になります。確認や催促の連絡を入れる作業時間が生まれるので、結果として相手の時間を奪ってしまうことにつながるのです。

顧客の問題解消が遅れる

顧客の問題解消が遅れることも、レスポンスの遅さが大きく影響します。
 
たとえば、「商品やサービスの不具合に関する問い合わせ」の対応において返信が遅いと、顧客は不満が溜まり、継続利用をしないと判断する要因になりかねません。そして、問題が素早く解消されないので、結果として顧客の満足度は下がります。
 
また、担当者の対応が遅いことによって「二次クレーム」に発展する可能性も懸念されます。したがって、顧客の問題を素早く解決するためには即レスが重要なのです。

優先度が低い印象を与える

レスポンスの遅さにより、相手に対して、優先度が低い印象も与えてしまいます。
 
レスポンスが遅いと、自身の連絡が後回しにされていると送り手は感じてしまいます。そして、相手は自身の優先度が低く位置付けられていると感じてしまうのです。
 
一方、素早くレスポンスを返せば、相手を大切にしていることがダイレクトに伝わるので、好印象につながります。相手に不誠実だと思われないためにも、素早いレスポンスを意識しましょう。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【即レス】レスポンス/連絡を早める改善方法3選

レスポンスを早める改善方法は主に3つあります。仕事が早い人は即レスの習慣が身に付いているので、以下の方法を実践しましょう。

(1)早いレスポンスの癖付け

1つ目は、早いレスポンスの癖付けです。
 
早いレスポンスが一度癖付くと、意識せずに続けられるのでレスポンスの遅れを減らすことにつながります。癖付けは心がけ次第で身についていくので、意識を変えれば今すぐに実践できます。
 
反対に、レスポンスを一旦後回しにする癖が付いてしまっている場合は、早急に変えるべきです。自身の中で、早いレスポンスを当たり前にしましょう。

(2)連絡を見た時点での返信

2つ目は、連絡を見た時点で返信することです。
 
連絡を見た時点で一旦返信すれば、相手に状況が伝えられます。その場での回答が難しかったとしても、「○日までに対応します」と連絡すれば、相手も不安にならないのです。
 
仕事の忙しさに関係なく連絡は来るので、自身の忙しさを理由に返信を遅らせてはなりません。自身の状況に関わらず、連絡を見た時点での返信を習慣にしましょう。

(3)情報の整理整頓

3つ目は、情報の整理整頓です。
 
業務に必要な情報が見やすくまとまっていればすぐに連絡できるので、レスポンスは早くなります。一方で、情報が整理整頓されていないと目的の情報を探す時間がかかり、レスポンスの遅れにつながるのです。
 
したがって、業務に関する記録はいつでも確認できるように整理しましょう。ただし、紙やExcelなどのアナログな手法で情報を保存していると、必要な情報をすぐにピックアップできないので、早いレスポンスができません。
 
そのため、まずは必要な情報にサクサクたどり着ける仕組みをつくることも、取り組むべき策だと言えます。

(4)ITツールを導入する

4つ目は、ITツールを導入することです。
 
クライアントとの連絡にメールを使っている場合、「他のメールに埋まって返信できていなかった」というケースがしばしば起こり得ます。このように、情報をすぐに確認できない状況を改善するには、メールでのやりとりから脱却し、ITツールを導入するべきです。
 
たとえば、情報共有ツール「Stock」では、1つのフォルダ上であれば何人でも無料で招待できる「1フォルダゲスト権限」が備わっているので、クライアントに限定した密な情報共有が可能です。
 
以上のように、ITツールを使えば、メールのように連絡に気が付かないという事態を回避できるのです。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【必見】ビジネスで早いレスポンスに役立つITツール

以下では、早いレスポンスに役立つITツールを紹介します。
 
ビジネスにおけるメールでの情報共有は、レスポンスが遅れやすく、結果的に社内外のメンバーから「仕事が遅い人」という印象を持たれてしまいます。そのため、本人の意識づけはもちろん、社内の仕組みから立て直すことが大切です。
 
たとえば、メールではなく「情報を見やすく記録・整理できるうえにメッセージ機能もついたITツール」を導入すれば、社内で即レスの文化を作れます。ただし、多機能なITツールを導入しても、使いこなせない社員が出てくるため、社内に浸透しません。
 
したがって、社員全員にとって使いやすい、シンプルなITツールを選択するべきです。結論、最もシンプルかつ迅速に社内・外のメンバーと情報共有ができるツールの「Stock」一択です。
 
Stockを自社で利用しているメールと連携すれば、メールの内容を「ノート」上に自動転送できるうえ、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、スムーズに連絡を取り合えます。また、ノートを「フォルダ」ごとに管理すれば、情報の整理整頓も簡単です。

チームで最もスムーズに連絡を取り合えるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

レスポンス/連絡が遅いデメリットと改善方法まとめ

これまで、レスポンスが遅いデメリットと早くするメリットを解説しました。
 
仕事において、レスポンスが遅いことには複数のデメリットがあります。そのため、以下3つの方法でレスポンスを早めましょう。
 
  • 早いレスポンスの癖を付けるように心がける
  • 連絡を見た時点で返信し、相手に連絡が届いていることを伝える
  • 情報を整理整頓して、状況確認にかかる無駄な手間を解消する
3つ目の「情報の整理整頓」を実現するには、業務に関する情報を見やすく記録して、目的の情報にたどり着きやすいITツールを選択しましょう。しかし、多機能なツールを導入してもITの苦手な社員は使いこなせず、かえって返信は遅くなってしまいます。
 
したがって、「Stock」のように、情報の記録・管理に必要な機能が過不足なく備わっており、誰でも使いこなせるツールを導入するべきです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、適切な情報管理を行い、レスポンスを早めましょう。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
 
関連記事: ベテラン・中堅社員が仕事でミスをする原因とは?ミスを減らす対策も解説
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。