小小売業や製造業のように製品を扱う企業にとって、適切な在庫管理は、不要なコストを軽減するのに欠かせない作業と言えます。そこで、企業は「在庫管理表」を用いて、在庫の状況や個数を把握しているのです。
しかし、「自社にあった見やすい在庫管理表のテンプレートが欲しいが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすい在庫管理表のテンプレートや課題点を中心にご紹介します。
- いま使用している、在庫管理表が見づらくて困っている
- テンプレートを使って、自社に合う見やすい在庫管理表が作りたい
- Excelよりも簡単に在庫管理できる方法があれば実践したい
という方はこの記事を参考にすると、見やすい在庫管理表のテンプレートや課題点が分かるので、適切な在庫管理ができるようになります。
目次
在庫管理表とは
在庫管理表とは、企業が保管する商品や原材料の状況を把握するため、在庫の個数や入出庫に関する情報が記録される表です。
在庫管理表を使って在庫数を正しく把握すると「過剰仕入れ」を防げるので、適切な在庫スペースの確保につながります。また、商品の「欠品」にもすぐに気づけるので、顧客に商品を提供できないといった事態を回避できます。
さらに、在庫管理表によって在庫の使用期限や消費期限も把握できるので、商品の品質劣化も抑えられます。その結果として、劣化した商品を提供して、顧客満足度が低下する事態も防げるのです。
このように、在庫管理表を使って正しく在庫状況を把握すると、コストを削減できるうえに顧客満足度の低下も防ぐことができるのです。
【無料】見やすい在庫管理表のExcelテンプレート5選
ここでは、在庫管理表の作成によく用いられるExcelテンプレートを5つ紹介します。以下のテンプレートを使うと、作成の手間がかからず、見やすい在庫管理表を作れます。
商品単位で管理するテンプレート
こちらは、商品ごとに表を作成・管理する場合に使われるテンプレートです。
在庫管理表の一般的な型で、商品別に見やすく在庫管理できます。必要な項目のみ表記されているので、在庫数を手軽に把握したい場合におすすめです。
さまざまな在庫をシンプルに管理するテンプレート
こちらは、さまざまな商品をひとつの表で管理できるテンプレートです。
シンプルなレイアウトとなっており、商品をまとめて記入できます。少量の在庫を簡単に管理したい場合におすすめです。
在庫の詳細まで管理するテンプレート
こちらは、在庫の状況をより詳細に把握できる横向きのテンプレートです。
在庫の数だけでなく、「単価」や「担当者」、「入出庫先」の項目も記載されています。在庫状況をより詳細に管理したい場合におすすめです。
手書きで使える伝票サイズのテンプレート
こちらは、バインダーに挟んで使える、伝票サイズのテンプレートです。
A4用紙に印刷してハサミでカットすると、市販の伝票バインダーに合う大きさになるので、手元で在庫管理に関するメモを取りたいときに便利です。ただし、手書きの場合は記入漏れや紛失の恐れがあるので注意が必要です。
Excel管理に特化したテンプレート
こちらは、Excelでの管理に特化した、早見表付きのテンプレートです。
順番を気にせず単純に記入するだけで、早見表で商品ごとの在庫状況を把握できます。また、在庫が少ない場合の「アラート機能」や異常値を発見した場合の「エラー機能」も備えており、欠品や記入ミスも防げます。
【要注意】在庫管理表が抱える課題点とは
ここでは、Excelや紙を使った在庫管理表の課題点を解説します。在庫管理表の導入を検討している方は、以下の課題点も考慮しなければなりません。
（1）管理・共有が面倒である
Excelや紙の在庫管理表は、管理や共有が面倒だと言えます。
Excelで在庫管理表を作成する場合、作成や編集、閲覧のたびにファイルを開かなければならず面倒です。また、紙に手書きで在庫管理する場合、膨大な量を管理しなければならないので、欲しい情報をすぐに見つけることができません。
そのため、抱える在庫数や、管理に携わる従業員数が多い企業には、情報のリアルタイム性に優れた仕組みが必要なのです。そこで、昨今では、書き込んだ情報がすぐに任意のメンバーに反映できる「ナレカン」のようなツールで、在庫管理する企業が増えてます。
（2）スマホやタブレットでは使いづらい
スマホやタブレットでは使いづらい点も、Excelの在庫管理表が抱える課題点です。
ExcelはPC向けの仕様となっているため、画面が小さいスマホやタブレットでの編集・閲覧が困難です。具体的には、数値の記入漏れやミスをしやすくなり、過剰仕入れ欠品につながる恐れもあります。
とくに、在庫管理は現場で作業するケースが多いので、スマホやタブレットでスムーズに利用できない点は大きなデメリットと言えます。
（3）作業が属人化しやすい
Excelの在庫管理表には、作業が属人化しやすい課題点もあります。
Excelで在庫管理表を作成する場合、操作や関数の知識が必要です。そのため、ITに詳しいメンバーが少ない企業では、メンバー全員が在庫管理表を使いこなすのは難しく、管理作業が属人化しやすくなります。
管理作業が属人化すると、担当者が異動や退職をする場合に、スムーズな在庫確認ができなくなります。また、記入の漏れやミスをメンバー同士で確認するのが困難になるので、過剰仕入れや欠品の原因にもなります。
以上のことから、ITに使い慣れていない現場で、在庫管理表を作成・管理するときには、Excelではなく誰でも簡単に使えるツールがおすすめです。
【解決策あり】在庫管理の課題解消に最もおすすめのツール
以下では、非IT企業でも使える、在庫管理の課題解消に最もおすすめのツールをご紹介します。
在庫管理表を使うときは、テンプレートを活用すれば、一から作成する手間がかからず便利です。しかし、紙やExcelを使ったテンプレートでは、情報が増えるにつれて管理が面倒になり、欲しい情報がすぐに見つかりません。
そこで、在庫管理表を作るときは「情報の管理・共有ができて、検索機能を備えたツール」が必要なのです。しかし、操作が難しいツールでは、現場に馴染まないのでそのうち使われなくなってしまいます。
したがって、自社が導入すべきなのは、メールを使える方ならば、すぐに使いこなせるほどシンプルなツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に、在庫管理状況を書き込んだり、現場の写真を保存したりして「フォルダ」をテーマ別に分ければ見やすく管理できます。また、自動計算ができるExcelを使い続けたい場合、ナレカンの記事に添付すれば、ファイル名で検索も可能です。
誰でも簡単かつ適切に在庫情報を管理できる「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Excelや紙にはない！在庫管理に役立つ3つの機能
従来、Excelや紙で作業を進めてきた企業では、ITツールの導入に抵抗感を感じる方も少なくありません。しかし、ITツールには、Excelや紙ではできない、以下のような在庫管理に役立つ機能が多く備わっているのです。
- コメント機能
- 編集履歴機能
- テンプレート機能
在庫管理するなかで「過剰仕入れ」や「欠品」に気づいたら、迅速な報告が求められますが、Excelや紙では難しいです。しかし、情報を管理する機能とは別に「コメント機能」が備わったITツールであれば、すぐに報告できます。
Excelや紙では、書き換えた情報を振り返れないため、在庫数に誤差が生じた場合に「どのタイミングで起きたのか」を判明しづらいです。一方、ITツールのなかには、過去の情報が履歴として残るものもあるので、誤差の原因を追究しやすくなります。
たとえば、「ナレカン」を使えば、オリジナルのテンプレートを登録できるうえに、わずかな操作で呼び起こせます。そのため、紙のように都度印刷する手間や、Excelのように「ひな形をコピー → 該当ページに貼り付ける」という煩わしさがありません。
ただし、多機能なツールは便利な反面、操作が複雑になってしまうので注意が必要です。そのため、必要な機能にっ過不足のないシンプルな使い勝手のツールを使いましょう。
見やすい在庫管理表のテンプレートと課題まとめ
これまで、見やすい在庫管理表のテンプレートや課題点を中心にご紹介しました。
過剰仕入れや欠品、品質劣化を防ぐには、企業が保管する在庫の状況を適切に管理する必要があります。そこで、在庫管理表が使われますが、Excelや紙では欲しい情報にすぐにたどり着けないうえに、たどり着いても更新が面倒です。
そのため、在庫管理表の作成・管理にはITツールの利用がおすすめです。ただし、多機能なツールは操作が難しいので、教育コストがかかり属人化も防げません。
したがって、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を簡単に残せて、すぐにメンバーに共有できるシンプルなツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、簡単かつ効果的な在庫管理を実現しましょう。
