営業活動で収集した取引先の情報を活用すると、データに基づいた戦略立案や経営判断をする手助けになります。そのため、事業推進へ活かせるように、取引先情報は正しく管理しなければなりません。
しかし、取引先管理に対する理解がチーム内で曖昧であり、情報を正しく経営に活かせていないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、取引先管理の目的とおすすめの管理方法を中心にご紹介します。
- 取引先管理をする目的や記載すべき項目がわからない
- 取引先管理で注意すべきポイントを把握し、適切に管理したい
- 誰でも簡単に取引先管理ができる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、取引先管理の目的やポイント、管理方法への理解が深まり、取引先の情報を経営に役立てられます。
目次
取引先管理とは
ここでは、取引先管理の目的と記載すべき項目について解説します。取引先管理についての理解を深めたい方は、必見です。
取引先管理の目的
そもそも、取引先管理とは、取引先の所在地、担当者などの基本情報や与信限度額などの信用情報を管理することです。
信用を担保にした取引先との掛取引には、リスクが伴います。そこで、取引先管理を実施して、信用情報を元に適切な取引額を設定し、安全に取引できるように、自社でリスク管理をしなければならないのです。
さらに、取引先管理により取引先の状況が把握できていれば、売掛金の未回収も防げます。このように、蓄積された取引先情報はリスク軽減だけでなく、市場分析に役立つので、マーケティングにも活用できるのです。
取引先管理で記載すべき項目
取引先情報を管理するときには、以下の内容はマストで記載しましょう。
- 企業情報
- 問い合わせ履歴
- 商談履歴
取引している企業情報は、当然記載しなければなりません。名刺にある電話番号や会社名だけでなく、社員数や資本金もともに記載しておけば、マーケティングに活かすことが可能です。
問い合わせを受けた日時や内容・対応履歴も管理しましょう。記録した問い合わせ内容から、顧客のニーズや自社の製品・サービスの課題を可視化できます。
取引先との商談日時や内容もまとめて残すべきです。商談履歴を管理しておかなければ、どこまで商談が進んでいるのかを把握できなくなる恐れがあるため、注意しましょう。
以上のように、取引先管理は問い合わせの対応漏れを防げるうえに、自社のサービス・製品の改善につなげられるため、正しい方法で効率的に実施すべきなのです。
取引先管理で注意すべきポイントとは
ここでは、取引先管理で注意すべきポイントを3つ解説します。以下の3つのポイントを守らなければ、取引先情報を有効活用できないだけでなく、営業機会の損失や売掛金の未回収リスクに繋がってしまいます。
現場メンバーが簡単に管理できる手法か
まず、現場メンバーが簡単に管理できる手法であるか確認しましょう。
取引先管理の手法は、Excelや専用のITツールなどさまざまです。しかし、全メンバーが使いやすい手法でなければ、そのうち放置されてしまい、取引先情報に抜け漏れが生じてしまいます。
また、複雑な手法では、現場メンバーが求める情報の抽出に時間がかかり、無駄な作業コストが増えます。そのため、現場メンバーの年齢や利用場面を考慮して、取引先管理の手法はシンプルにするべきなのです。
時間や場所を問わずに入力できるか
つぎに、時間や場所を問わずに入力できることを確認すべきです。
時間や場所を問わずに情報が入力できなければ、情報を残すために逐一帰社しなければならなかったり、メモの内容をシステムに転記する手間がかかったりしてしまいます。
そこで、外出メンバーがいつどこからでも情報を残せるようにするために、今日ではスマートフォンやタブレットから入力できる「クラウドツールを活用した管理手法」が主流となっています。
複数人が同時に使えるか
さいごに、複数人が同時に使えるかは注意すべきポイントです。
たとえば、Excelでは基本的に同時編集ができないので「メンバーが入力完了するまで待たなければならない」という非効率な事態が発生してしまいます。一方で、複数人で同時に編集・閲覧ができる手法であれば、スピーディーに取引先情報を共有できるのです。
たとえば、「Stock」のような、残した情報が任意のメンバーにリアルタイムで共有されるITツールであれば、チーム全体での取引先管理を効率化できます。
取引先管理で取られる代表的な3つの方法とは
ここからは、取引先管理で取られる代表的な方法を3つ解説します。自社に即した方法を選択し、取引先管理に役立てましょう。
Excelでの管理
まず、代表的な方法としてExcelでの管理が挙げられます。
Excelでは、管理する項目のシートを作成し、自社で決めた項目を入力するだけで管理ができます。Excelは、多くの企業で一般的に使われているソフトであり、利用に教育コストがかからない点がメリットです。
しかし、Excelは表計算ソフトであるため、膨大な量の「テキスト情報」の管理には活用しづらいです。また、管理する情報分だけファイルが増えるため、情報が見つからなかったり動作が重くなったりして、業務スピードが低下してしまいます。
CRM・SFAでの管理
次に、CRM・SFAでの管理も代表的な方法のひとつです。
CRM・SFAは、取引先の基本情報を一元管理しながら、複数の情報を相互に紐付けられます。また、蓄積した取引先情報を元に、見やすいレポートやグラフの作成が可能であり、マーケティングに活用できる高度な分析もできるようになります。
一方で、CRM・SFAは多機能な分、多大な運用・教育コストがかかってしまいます。そのため、導入するときはチームのITリテラシーを十分に考慮すべきなのです。
情報共有ツールでの管理
そして、取引先管理で取られる方法として、情報共有ツールも挙げられます。
情報共有ツールは、営業活動で入手した情報はもちろん、社内の人事・総務に使える情報まですべての情報を管理できるツールです。CRM・SFAのような高度な分析が自動でできないものの、必要な情報へのアクセス性が高いため、業務スピードの低下を防止します。
とくに、すでにExcelでの管理に慣れている企業であったとしても、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールへ管理方法を移管して、取引先管理に関わる業務の効率化を実現するケースも多いです。
【非IT企業必見】取引先管理に役立つおすすめのITツール
以下では、取引先管理に役立つおすすめのITツールをご紹介します。
取引先管理の主な方法であるExcelでの管理は、誰でも使える反面、収集した情報の活用には手間がかかり、チーム利用にも不向きです。また、CRM・SFAは多くのデータを一元管理できますが、多機能なので、現場メンバーのITリテラシーが高くなければ使いこなせません。
そのため、取引先管理に過不足のない機能が備わった「情報共有ツール」を導入すべきなのです。また、誰でも簡単に使えるシンプルなツールであれば、アナログで管理していた企業でもスムーズに社内に浸透させられます。
したがって、最もおすすめの取引先管理方法は、非IT企業における65歳以上のメンバーでも即日使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockでは「1ノート」ごとに取引先の情報を書き残せるほか、任意のメンバーにのみ共有できるので、情報のセキュリティ性も高いです。ます。また、「メッセージ」「タスク」がノートに紐づけられるので、話題の混ざらないやりとりやタスク管理が実現します。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
すぐ使える！取引先管理に使えるおすすめテンプレート
以下では、取引先管理に使えるおすすめテンプレートを2つご紹介します。目的に沿った形式のテンプレートを選んで、効率的に取引先情報の入力・管理を実施しましょう。
営業に活用できる取引先管理表のテンプレート
こちらは「ビズ研」が提供する、営業・販売向けの取引先管理表のテンプレートです。
このテンプレートでは、取引先相手の基本的な個人情報に加えて、売上見込みやリードソースなど、営業活動の管理に必要な項目がそろっています。そのため、効果的な営業フォローアップが期待できるのです。
マーケティングに活用できる取引先管理表のテンプレート
こちらは「ビズ研」が提供する、マーケティング向けの取引先管理表のテンプレートです。
このテンプレートでは、顧客の興味・嗜好やクリック率・メール開封率などを記録できます。そのため、取引先相手の関心や行動データから、マーケティング戦略の立案に役立つのです。
ただし、Excelのテンプレートは、使うときに都度探し出さなければならない点が面倒です。そこで、ツール内にひな形を登録でき、ワンクリックで呼びおこせる「Stock」のようなツールを活用すれば、”テンプレートを探す手間”が一切かかりません。
取引先管理の目的や使われる手法のまとめ
これまで、取引先管理の概要や目的、おすすめの管理方法を中心に解説しました。
取引先管理とは、取引先との掛取引における、損失のリスクを軽減し、マーケティングにも役立つ重要な活動です。そして、代表的な取引先管理の方法は「Excel」「CRM・SFA」「情報共有ツール」の3つでした。
しかし、Excelでは機能が足りず、CRM・SFAは機能過多になってしまい、非IT企業では運用にのせられずに放置されます。そこで、取引先管理に必要な機能が「過不足なく備わった情報共有ツール」を導入するべきです。
結論、取引先管理には、非IT企業における65歳以上のメンバーでも即日使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」で取引先管理を実施して、業務効率化を実現しましょう。
