倉庫管理とは、商品の入出庫や在庫状況の把握・最適化などを行い、業務効率化やコスト削減のために行われます。また、発送ミスや仕入ミスが発生しないように商品の数量は正しく管理していなければなりません。
しかし、倉庫管理における在庫の把握や管理がうまくいっておらず、どのようにアプローチすべきかわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、倉庫管理の概要からや課題、解決策まで網羅的に解説します。
- 倉庫管理に対する認識が現場メンバー間でずれているので統一させたい
- 入出庫や在庫管理に関するミスが多発している現状を解消したい
- 倉庫管理に関わる情報を効率的に管理する方法があれば、すぐに実践したい
という担当者の方は本記事を参考にすると、倉庫管理の概要はもちろん、倉庫管理における注意点や効果的な方法をがわかるうえ、効率的な情報管理のヒントも得られます。
目次
倉庫管理とは
以下では、倉庫管理における目的や役割、重要性をそれぞれ解説します。現場メンバー間と管理者で認識が異なるとトラブルの原因にもなるため、注意が必要です。
倉庫管理の目的とは
倉庫管理の目的は、商品の受け入れから出荷までの一連の物流プロセスを適切に管理することです。
目的を達成するために倉庫管理では、在庫の管理・調整、受発注処理、物流プロセスの調整・改善など、さまざまな役割があります。具体的に、在庫の過不足を防ぐには、定期的な棚卸しを行ったり、商品の保管場所を最適化したりすることが挙げられます。
また、倉庫管理に関わる受発注処理においては、注文の入力や発注書の発行、納品書の確認など、正確かつ迅速な処理が求められるので注意しなければなりません。
このように、倉庫管理が適切に行われると、顧客満足度の向上やコスト削減などの効果が期待できるのです。ただし、倉庫管理には、正確かつ迅速なデータ管理と物流の知識が重要なポイントであり、適切なツールの活用も求められます。
倉庫管理の重要性とは
倉庫管理は商品を抱える企業にとって、業務ミスを発生させないために非常に重要な業務です。
なぜなら、倉庫は商品の保管や出荷に関わる場所であり、管理状況の良し悪しが企業の業務効率や顧客満足度に大きく影響するからです。
たとえば、商品の在庫数を正確に把握できなければ、顧客からの注文に対応できず、顧客満足度が低下する可能性があります。また、商品が適切な状態で保管されていない場合は、品質が劣化する恐れがあるので、そのまま発送しては企業の信頼性に悪影響を及ぼしてしまうのです。
したがって、倉庫管理は企業経営において欠かせない重要な要素であると言えます。
倉庫管理の種類とは
ここでは、倉庫管理における管理手法の種類について解説します。手法ごとにやるべき業務は大きく異なるので、担当メンバーを適材適所に振り分けることが求められます。
入出庫管理
入出庫管理は、商品の在庫状況を正確に把握するために重要な業務です。
商品の入庫や出庫が正確に管理されていなければ、在庫数の誤差が生じ、取引先との信頼関係にも悪影響を及ぼします。仮に、入庫処理が漏れて在庫数が足りない場合には、取引先に商品を提供できず、該当のの取引先からの発注を失ってしまうのです。
そこで、正しい入出庫管理をするには、正確な在庫数の把握が不可欠なので、必ずシステム上で処理を行い「在庫数の更新・確認」を細かくすることが重要です。
また、システムを使った入出庫処理では、在庫数に関する定期的な棚卸しも行い、在庫数と実際の商品数が一致しているかの確認も必要です。
棚卸し管理
棚卸し管理とは、倉庫における物品の在庫数や品質を確認する作業のことです。
棚卸し管理を行う理由は、正確な在庫数の把握と品質管理の確保です。たとえば、在庫数が実際の数より多く確認された場合、商品の発注を抑えたり、商品の品質が劣化している場合には、早期に発見して対処したりすることが必要なのです。
棚卸し管理をするには、定期的な計画やチェックリストの作成、実際に在庫を確認するための作業スケジュールの策定がおすすめです。
また、棚卸し作業を効率的に行うには、「Stock」のようなスタッフの研修や作業手順の明確化が欠かせません。そして、棚卸し作業後は、在庫数や品質管理に関する報告書を作成し、今後の改善策につなげましょう。
梱包管理
梱包管理は、商品を運送する際に破損しないような対応が求められます。
商品が損傷した場合、それは運送途中でのトラブルが原因であることがほとんどですが、梱包管理が適切に行われていない事態が問題点として挙げられます。
また、適切な包材を使用するためにも、梱包資材の発注・管理も必要です。たとえば、衝撃を吸収するスチロールや、商品を保護するシュリンクフィルムなどがあるうえ、商品の種類やサイズに応じて、包装の方法も異なります。
したがって、梱包作業を行うスタッフには、商品の特性や運送ルート、輸送手段などを考慮したうえで、最適な梱包方法を選定する能力が求められます。
在庫管理
在庫管理は、倉庫管理において不必要な在庫を抱えずに、必要な在庫を的確に把握するためにも重要です。
たとえば、製品の在庫が切れた場合、納期遅れや製造ラインの停止などの問題が発生する可能性があります。逆に、過剰な在庫を抱えると、費用がかかるだけでなく、商品の陳腐化や劣化、廃棄が発生するリスクも高まってしまうのです。
在庫管理を効果的に行うには、自社に合わせた適切な商品の在庫レベルを設定し、在庫レベルに基づいた発注や生産を行うことが重要です。
ただし、在庫管理を手作業で行なっていては人的ミスも発生しやすくなるうえ、情報共有も非効率です。そこで、自動的に在庫数量を把握し、在庫レベルに基づいた発注を行ったり、在庫管理の効率化を図ったりシステムを導入する企業も多いです。
検品管理
検品管理は、品質管理と顧客満足度向上に欠かせない重要な作業です。
検品管理は、入荷した商品の不良品を取り除き、品質を担保することで、企業の信頼性を高められます。また、不良品を取り除き、不良品を出荷してしまったことによる発生するコストを抑えられます。
たとえば、ある食品メーカーでは、製品のパッケージに傷がある場合や製造日が古い場合には、検品で不良品として取り除き、常に高品質な商品の提供ができる体制を構築しています。このように、不良品の処理についても、適切な方法を確立することが重要です。
検品管理には、正確で迅速な検品が求められるので、検品スタッフに十分なトレーニングと教育を行い、検品業務の適切なマニュアルを用意することが必要です。
代表的な倉庫管理の方法とは
ここでは、倉庫管理において使われる手法の種類について解説します。企業によって管理手法が異なるものの、基本的には以下の手法を併用して管理する企業も多いです。
手動管理
手動管理は、人が手作業で在庫の管理をする方法です。
手動管理の具体例としては、商品が到着したら現場メンバーが手作業で伝票を確認し、在庫数を手書きで記録する方法があります。手間や時間はかかりますが、システムの導入やメンテナンスコストが不要なので、初期費用を抑えられる点がメリットです。
しかし、手書きによる在庫管理では、記録の正確性に欠けたり、在庫数が増減した際には逐一記録を変更する必要があり、工数がかかったりするデメリットがあります。さらに、手書きの記録は紛失の可能性があり、在庫数が把握できなくなるケースもあるのです。
以上のことから、手動管理は初期費用を抑えられるものの、正確性や効率性に欠けるため、今日の倉庫管理には向いていません。そこで、手動管理の方法を見直しつつ、ツールによる自動化の推進が重要です。
コンピューター管理
コンピューターで倉庫管理することも欠かせません。
コンピューターによるデータ管理は、効率的かつ正確なので、今日では多くの企業が取り入れています。たとえば、入出庫データの管理や在庫照会など、数多くの業務をコンピューターが自動化すると、作業時間の短縮やミスの軽減が可能となります。
ただし、コンピューターで効果的に倉庫管理をするためには、定期的なデータのバックアップやウイルス対策などのセキュリティ対策が必要です。また、高温多湿などの環境に置かれると故障やデータの消失の原因となるので、コンピューターの設置場所や使用環境にも注意しましょう。
バーコード管理
商品の識別に利用されるバーコード管理は、倉庫管理において正確な在庫管理を実現します。
バーコードを使用することで、手作業による在庫管理よりも高い精度を実現し、在庫管理にかかる人的ミスを軽減できます。たとえば、バーコードを貼られた商品を読み取るスキャナーを使用し、商品の識別が自動で行われるので、手作業で仕分けをする必要もなくなります。
一方、バーコード管理を導入するにあたり、まずはバーコードを印刷するプリンターの導入、およびバーコードリーダーを接続するシステムが必須であり、高い金銭的コストがかかる点に注意しましょう。
また、バーコードを貼る位置やバーコード番号の管理方法など「情報を正しく管理できる仕組み」も重要です。
RFID管理
RFID管理においては、バーコード管理よりも高度な管理が可能です。
RFIDとは（Radio Frequency IDentification）の略であり、電波を利用して情報を読み取るので、バーコードと比べて読み取り範囲が広く、非接触での管理が可能です。
たとえば、梱包された商品を一度に複数管理する場合には、バーコードでは一つひとつ読み取る必要がありますが、RFIDなら一括で管理ができます。また、RFIDを利用すると、商品の在庫数や移動履歴をリアルタイムに把握できたり、在庫管理システムとの連携も容易に行え、より正確な在庫数を把握することができます。
ただし、RFIDタグを商品に取り付けるために「1枚あたり5円から10円」がかかり、専用機器にも「数十万円から数百万円」かかるので、予算が潤沢にある企業向けである点に注意しましょう。
倉庫管理と在庫管理の違いとは
倉庫管理と在庫管理の違いは以下の通りです。
- 倉庫管理
- 在庫管理
倉庫管理は、物流センターなどの倉庫での物品の入出庫や保管方法の設計、倉庫員の配置などを実施します。倉庫内の物品の適切な配置や保管方法の設計、入出庫のスケジュール管理、倉庫員の勤務管理などがあります。
在庫管理は、在庫の数量や位置、移動などを管理し、品質管理や受発注との紐付けなども実施します。具体例としては、在庫のリアルタイム管理、在庫の受発注紐付け、在庫の棚卸しや期末調整などが挙げられます。
以上のように、在庫管理と倉庫管理は、物流業界において密接な関係がありますが、それぞれ異なる役割を持ちます。しかし、物流の効率化を図るためには、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使って、在庫管理と倉庫管理の情報を共有し、統合的に管理することが求められます。
【非IT企業必見】倉庫管理に使えるおすすめのITツール
以下では、倉庫管理を簡単に効率化させるツールをご紹介します。
倉庫管理では在庫の不足や、受注数の見積もりに誤差が発生することがあるうえ、商品が適切な場所に置かれていない場合、必要な品物がすぐに見つからず、時間の無駄になることもあります。そのため、管理している在庫情報や受発注情報は、一元化して管理しておくべきです。
しかし、紙やExcelで情報を管理していては、正しく情報が更新されず、スタッフ間でのコミュニケーションがスムーズに行われません。そこで、情報共有ツールを使えば、在庫管理や発注業務など、倉庫管理全般の業務情報を正確に管理・共有できます。
ただし、複雑な在庫管理システムではITリテラシーの高くないメンバーにとって使いづらく、操作ミスが重篤なトラブルを引き起こす可能性もあるのです。したがって、倉庫管理をシンプルかつ簡単に管理するには、非IT企業における６５歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に在庫情報や受発注情報をまとめて管理できるうえ、直感的な「フォルダ」で情報の整理も簡単です。また、ノートに「メッセージ」「タスク」が紐付けられるので、話題が混ざらず類似商品に関するコミュニケーションが取れたり、倉庫管理で発生したタスクの抜け漏れも発生しません。
チームの情報を最も簡単に情報共有・管理ができる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
倉庫管理の目的や在庫管理との違いまとめ
これまで倉庫管理の目的から代表的な管理手法まで紹介しました。
重要なポイントとして、倉庫管理においてさまざまな管理業務の種類や管理手法があるため、自社の商品や体制に合わせた管理手法を選択しなければなりません。一方、非IT企業がコストを抑えて倉庫管理の効率化を実践するには、倉庫管理で発生する「情報」を管理するだけでも効率化できるのです。
ただし、一般的に導入されがちな在庫管理システムは多機能なものが多く、仮に導入したとしても操作の複雑さから、ミスが発生したり使われなくなったりしてしまいます。
そこで、Stockのように、導入即日で誰でも倉庫の情報管理が簡単に効率化できる情報共有ツールを使うと、非効率であった管理手法もシンプルになり、情報がどこにあるかわからなくなるストレスも発生しません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、倉庫管理における運用上のストレスを解消しましょう。
