業界・職種問わず「月報」を取り入れている企業は多く、上司が部下の業務の目標達成度を管理するための重要な文書となります。また、テンプレートを活用すれば、作成者側の「一から作成する手間」やマネジメント側の「確認の煩わしさ」を軽減できるのです。
とはいえ、「月報に適しており、かつ簡単に内容をまとめられるテンプレートがない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、月報の書き方のコツとおすすめテンプレート4選を中心にご紹介します。
- テンプレートを活用して月報作成の手間を省きたい
- 業務の達成状況を明確にしたい
- 作成だけでなく月報の管理も効率的に行いたい
という方はこの記事を参考にすると、要点をまとめた月報を簡単に作成できるので、月報業務にかかる工数も減らせます。
目次
月報とは
月報とは、一ヶ月間の業務進捗度や成果などをまとめた報告書のことを指します。
月報は、部下から上司へ、業務の状況を報告するために作成されるほか、経営層がチームや部署の状況を把握する手段としても活用されます。
また、月報と似た報告書として「週報」と「日報」があります。3つの違いは以下の通りです。
| 月報 | 週報 | 日報 | |
|---|---|---|---|
| 主な報告内容 |
1ヶ月間の成果 |
1週間の業務内容と成果 |
1日の業務内容 |
| 回数 |
1ヶ月に1回 |
1週間に1回 |
1日に1回 |
| 報告先 |
経営者・上司・同僚 |
上司・同僚 |
上司・同僚 |
それぞれの違いを押さえて業務の実態に合った報告書を運用しましょう。
月報を作成する必要性とは
月報を作成する必要性は「正しい目標設定をすること」にあります。
上司は月報を通して、部下の月ごとの目標達成度を把握し、翌月の目標設定をします。業務達成度も一ヶ月の活動からわかるので、月ごとの目標レベルが考慮でき、部下に適切な評価やアドバイスができるのです。
また、「日報・週報」と「月報」では、作成する頻度が異なります。月報の方が作成頻度は低くなりますが、その分、月の成果や実績を俯瞰して見られるので、長期的なプロジェクトの動きを把握するのに最適です。
効果的な月報の作り方のコツとは
ここでは、効果的な月報を作成するコツを4つ紹介します。作成者自身の振り返りと上司からの適切な評価のためにも、以下の点を押えた月報を作成しましょう。
(1)成果と所感を記載する
月報には「成果」と「所感」を記載しましょう。
成果には、数値を用いることで、月の目標に対する達成度を明確にできます。また、所感を記載すると各メンバーの定性的な情報も得られるので、早期に心身のケアができたり、一人ひとりに最適化された業務の割り振りができたりするのです。
ただし、月報は日報や週報と比べて対象期間が長くなるため、定期的にメンバーの進捗確認をしなければならない点に注意しましょう。
(2)テンプレートを活用する
テンプレートを活用し工数削減を図ることも大切です。
テンプレートには、必要な項目があらかじめ記載されているので「月報に書くことがない」と悩む人に役立ちます。また、月報のように繰り返し行われる業務では、テンプレートを活用することで、工数削減できるのです。
さらに、テンプレートの活用により、メンバー内で月報の記載内容の統一を図れます。記載内容の統一によって、マネジメント側としても評価基準がわかりやすくなり、確認にかかる負担を軽減できるのです。
(3)グラフや図を用いる
グラフや図を用いることで、視認性は高まります。
視認性の良し悪しは、読み手への伝わりやすさに大きく関係します。文字ばかりの説明で文章量が多いと読みづらく、目標の達成度合いや業績推移のイメージがわきません。
一方、グラフや図は読み手の目に留まりやすく、一目で情報を認知できます。また、グラフや図に記載される「数字」には、成果の信用性を高める効果もあるので、積極的に取り入れましょう。
(4)作成後はすぐに提出する
部下が月報を作成できたら、すぐに上司へ提出できる環境を整えましょう。
月報は、月末業務を含めた報告になるので、翌月の業務が開始するまでの時間的余裕がありません。そのため、作成後はすばやく提出し、月初の業務から改善が必要となった場合でも、すぐに対応できるように体制を整える必要があるのです。
ただし、「Excelの月報をメールで提出する」「紙の月報を手渡しする」方法では、月報が他のメールや書類に埋もれてしまう恐れがあります。そこで、月報の作成から提出までを一元化する「Stock」のようなツールなら、上記の問題を解消できるのです。
月報に記載すべき7つの項目
月報に記載すべき7つの項目は以下の通りです。
- 所属・作成者名・作成日時
- 今月の業務内容
- 所要時間と作業進捗
- 実績・成果
- 所感
- 翌月の目標
- フィードバック
あとから日報を振り返るときに欠かせない内容となります。ファイル名や書類の上部に記載しましょう。
当月に行った業務内容を詳細に記載します。その月報が何の業務についての報告なのかを上司が把握できるようにしましょう。
日報や週報ほど細かくする必要はありませんが、業務内容ごとにかかった時間を、当月の業務全体を把握するイメージで記載します。
業務内容に対する実績と成果を記載します。ここでは、自分の意見や感想を抜きにした事実を、定量的な情報として書くことを意識しましょう。
先述した”実績”と”成果”という客観的な事実に基づく分析や、感想を所感として記載しましょう。
次月の目標と業務、計画を記載します。上司が内容をイメージしやすいように、具体的な数値とともに出せると良いです。
上司は月報を確認したら、承認印を押したりコメントを記載したりします。フィードバックの質によって、部下のモチベーションや成長速度を左右することもあるので、適切なコメントを心がけましょう。
上記の項目を参考にしながら、自社の業務に必要となる項目を追加していき、効果的な月報を作成しましょう。
【無料】Excelで使える月報のテンプレート4選
以下では、無料で使えるテンプレート4選を紹介します。テンプレートを使えば、月報作成にかかる工数を削減できるだけでなく、月やメンバーによって月報の仕様が異なる状況を回避できるのです。
シンプルで汎用的に使える月報テンプレート
こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、シンプルで汎用的に使える月報の無料テンプレートです。
項目があらかじめ記載されているので、記載内容をどうするか悩む時間を省きます。また、PDCAサイクルを意識した形式となっているので翌月の目標が立てやすいです。
ただし、月報を保存するときは、月や作成者ごとに”ファイル”や”タグ”を分けるなどして、情報が混ざらないように整備する必要があります。
文書管理ソフトウェアで使える業務月報テンプレート
こちらは、「KOKUYO」が提供する業務月報の無料テンプレートです。
Excel形式のテンプレートのほか、KOKUYO独自のさくっとファイリング形式を用いれば、KOKUYOの文書管理ソフトウェア「さくっとファイリング」へのインポートが可能なため、月報をデジタルで管理できます。
ただし、さくっとファイリングのソフトは別途ダウンロードが必要なうえ、ストレージの空き容量をこまめに確認する必要があります。
定量的な情報を残せる営業月報フォーマット
こちらは、「フリーBiz」が提供する定量的な情報を残せる月報の無料テンプレートです。
営業の成果を表すのに必須となる売上や達成率、粗利益率、差額の記載欄が設けられているので、一目で月の成果を把握できます。
ただし、数字のみでは月の変動が瞬時にイメージしづらいので、場合によって別途図面やグラフなどの作成が必要となります。
運転の記録も残せる車両月報テンプレート
こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、車両月報の無料テンプレートです。
「出庫時メーター」「入庫時メーター」「走行距離」「給油」等の、車両管理を行う上で必要な項目が含まれています。
ただし、会社が保有する車両数が多いほど、月報の数が増え管理が手間になる点に注意が必要です。
Excelで月報を作成するデメリット
以下では、Excelで月報を作成するデメリットを2つご紹介します。Excelでの月報作成を始める前に、デメリットも知っておきましょう。
集計に手間がかかる
デメリット1つ目は、集計に手間がかかることです。
Excelで月報を作成する場合、部下ごと、あるいはチームごとにファイルを作成することになります。そのため、部下の人数やチーム数によっては、ファイルの数が膨大になってしまいます。
Excelはメールやチャットで共有する必要があるので、膨大な数の月報があると都度ダウンロードしたり、提出漏れがないかを確認したりする手間がかかってしまう点がデメリットです。
権限設定がしづらい
デメリット2つ目は、権限設定がしづらいことです。
Excelの月報を誰でも参照できるファイル等に保管していると、閲覧許可の無い人でも内容を確認することができてしまいます。最悪の場合、月報の内容が社外に漏洩してしまう危険性があります。
月報には1ヶ月間の業務の成果などの情報が記載されており、とくに顧客情報が載っている場合はとくに扱いに注意しなければなりません。情報の漏洩を防止するためには、パスワードの設定や適切なフォルダ管理が求められます。
【必見】Excelよりも簡単に月報作成できるツールとは
以下では、Excelよりも簡単に月報を作成・管理・共有できるツールを紹介します。
月報作成にテンプレートを活用すれば、作成工数が削減できます。しかし、そもそもExcelやwordでのファイル管理では、集計や更新、保管、共有等に膨大な手間がかかってしまいます。
そこで、入力した瞬間からリアルタイムで共有でき、更新や保管にも手間がかからないITツールを導入しましょう。ただし、これまでExcelを使っていた環境に、いきなり多機能なツ－ルを導入しても、使いこなせない可能性が高いです。
したがって、自社の月報管理に最適なのは、月報をリアルタイムで共有可能で、テンプレートとタスク機能のついたシンプルなツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテンプレート機能がついており、自社に必要な項目を記載した内容をテンプレートとして登録すれば、ワンクリックで呼び出せます。さらに、ノートに紐づく「タスク」を使うと、月報ごとにタスク管理も簡単にできます。
最も簡単に月報を作成できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
月報の書き方のコツとテンプレート4選まとめ
ここでは、月報の書き方のコツとテンプレートを4つご紹介しました。
月報の作成には「成果」や「所感」を分けて記載するほか、グラフやテンプレートを使い視認性を高めつつ、作成後はすぐに上司に共有することが大切です。そこで、テンプレートを使えば、一から月報を作成する手間を省けます。
しかし、ExcelやWordの月報では、作成する月報の増加に伴いファイルが増えて、PCの挙動が遅くなるリスクが懸念されます。そこで、情報量に左右されず月報の作成・管理ができる情報ストックツールが必須なのです。
ただし、ツールを選ぶときは、現場のメンバー全員が簡単に扱えるものでなくては、誰にも使われません。したがって、ITリテラシーの有無に関わらず、月報をはじめとしたあらゆる社内情報を簡単に管理できる情報管理ツールの「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、月報の作成・管理・共有までを一元化させましょう。
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