【無料】月報の書き方のコツとExcel・Wordテンプレート4選

月報は、社員の業務進捗や目標達成状況を把握するための重要な手段です。また、業務ノウハウや改善点を可視化することで、社内にナレッジとして蓄積されるため、今後の業務改善にも役立ちます。

 

しかし、「月報を作成したいが、書き方が分からない」という方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、月報のおすすめテンプレート4選や書き方、例文を中心にご紹介します。

 

という方はこの記事を参考にすると、月報の書き方だけでなく、作成後の共有・管理を簡単にする方法も分かります。

ここでは、「週報」や「日報」との具体的な違いや、月報を作成する必要性、記載すべき項目について解説します。まずは以下を読んで、月報への理解を深めましょう。

月報とは、1ヶ月間の業務進捗や成果をまとめた報告書です。業務内容を中心に記載する「週報」や「日報」とは異なり、主に業務の”結果”に焦点を当てる点が特徴です。

 

また、週報や日報は作成するスパンが早いため、短期的な業務管理に向いています。一方、月報は月ごとに目標を設定し、その達成度を報告するため、長期的な視点での業務管理に適しているのです。

 

ただし、月報は週報や日報と違って作成する頻度が少ないため、読み手が正しく内容を理解できるよう、1か月分の情報を整理して過不足なく書くことが求められます。

月報を作成する必要性として、以下の2点が挙げられます。

 

1. 目標管理
月報を活用することで、社員ごとの目標達成度を月単位で把握でき、次月の目標設定に役立ちます。このように、定期的に振り返りと改善を実施することで、社員のPDCAサイクルが機能しやすく、業務の質の向上も期待できるのです。
 
2. ナレッジ蓄積
月報に目標達成の可否とその原因を記載することで、成功事例や失敗の要因をナレッジとして蓄積可能です。さらに、チーム内で共有すれば、同じ失敗の繰り返しを防ぎ、組織全体の業務改善にもつながります。

 

このように、月報は現在の業務進捗の共有だけでなく、今後の目標設定や業務改善にも役立つ重要な書類なのです。

月報に記載すべき8つの項目は以下の通りです。

 

1. 作成日時・作成者
あとから月報を振り返るときに欠かせない要素です。ファイル名や書類の上部に記載しましょう。
 
2. 今月の目標
今月の目標や業務計画を記載します。月ごとの報告書なので、日報や週報よりも長期的な目標を書きます。
 
3. 当月の業務内容
当月の業務内容を記載します。日報や週報ほど細かく書く必要はありませんが、読み手が何の業務についての報告なのかを把握できるようにしましょう。
 
4. 所要時間・進捗
業務内容ごとにかかった時間や進捗を記載します。当月全体を通して、どのような流れで業務を進めたのかが分かるように書きましょう。
 
5. 実績・成果
業務内容に対する実績と成果を記載します。ここでは、自分の意見や感想といった定性的な表現ではなく、数値などの定量的な情報であることがポイントです。
 
6. 所感
先述した”実績・成果”の原因や、当月の業務に関する反省点を記載しましょう。PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善のプロセス）を回すための評価軸になるような、客観的な評価が求められます。
 
7. 次月の目標
次月の目標や業務計画を記載します。読み手が内容をイメージしやすいように、具体的な数値で表すと良いです。
 
8. フィードバック
月報の読み手が、感想やアドバイス等を記載します。フィードバックを通して、業務の質をブラッシュアップしましょう。

 

上記の項目を参考にして、自社に必要な項目を洗い出し、意味のある月報を作成しましょう。しかし、インターネット上に提供されているテンプレートを自社に合わせてカスタマイズすると、レイアウトが崩れてしまう恐れがあります。

 

そこで、最初から自社に必要な項目だけのテンプレートが作成でき、いつでも呼び起こせる「Stock」のようなツールが月報の作成には適しています。

以下では、Excel・Wordで使える作業月報のテンプレートを4つ紹介します。テンプレートを使えば、月報作成にかかる工数が削減されるだけでなく、月やメンバーによって月報のレイアウトが異なる状況を回避できます。

 

こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、シンプルな作業月報のフォーマットです。

 

業務内容を1日単位で記録できるため、日々の作業進捗を正確に報告・共有する必要がある建設業でも便利なフォーマットです。また、項目は自由にカスタマイズ可能ですが、書式の設定が必要なので、Excelの操作に慣れていない方には難しい可能性があります。

 

 

こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、売上実績を記載できる月次の営業報告書テンプレートです。

 

売上実績をもとに、当月に実施した業務の「分析」や「反省点」を明確にできます。また、フィードバック欄も設けられているので、上司からのアドバイスを参考に、次月の業務改善につなげられる点も便利です。

 

 

こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードによる、運転記録を残せる車両月報の雛形です。

 

「出庫時メーター」「入庫時メーター」「走行距離」「給油」といった、車両を管理するうえで必要な項目が含まれています。営業などで外回りが多い職場で活用可能です。

 

 

こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードによる、自由に書ける新入社員・事務職向け業務月報のサンプルです。

 

枠が細かく区切られていないボックス型のテンプレートなので、文章に加えて図やグラフも自由に挿入できます。また、構成がシンプルなため、業務に慣れていない新入社員や、日々のルーティン業務を中心とした事務職などに適した月報フォーマットです。

 

以下では、月報の書き方をご紹介します。月報の書き方が分からず困っている人は必見です。

 

1. どのツールで作成するかを決める
月報をExcelやWordで作成するのか、またはITツールを活用するのかを決定します。長期的な目線で「月報を業務で有効活用したい」という方は、管理が煩雑化しやすいExcelやWordよりも、運用に適したITツールの利用が便利です。
 
2. 月報に書くべき項目を記入する
会社によって月報に書くべき項目は異なるため、必要な項目のみを記入しましょう。しかし、人それぞれ記載する項目が違うと内容にばらつきが出てしまうため、テンプレートなどで会社ごとに書式や項目を統一すべきです。
 
3. 各項目の内容を埋める
月報の内容を記入するときは、読み手がスムーズに内容を把握できるように、簡潔にまとめるのがポイントです。とくに、箇条書きを使うと、視覚的に読みやすい月報を作れます。

以上の3ステップを踏むことで、スムーズに月報を作成できます。

以下では、月報の作成例を業種別にご紹介します。月報に何を書けばよいか分からず困っているという方は必見です。

• 5社の新規顧客獲得
• イベントを通して4割のアポイント獲得

• 新規顧客50件への訪問営業：7営業日
• 新製品Aに関するイベント準備：10営業日
• 新製品Aに関するイベント実施：3営業日

• 4社の新規顧客獲得
当月目標の5件に対して1件ビハインドで到着しています。
• イベントを通して5割のアポイント獲得
目標の4割を達成できました。

• イベントの資料作成や関係者との連携がうまくいかず、新規の訪問営業に時間を割けなかったことが、目標未達成の原因であると考えます。今後、社外の関係者と作業を進めるときは、余裕を持って期間を見積もります。
• イベントでは、多くの企業様が当社の製品Bに関心を持ってくださり、アポイント獲得につながりました。ただし、製品Bの〇〇について懸念を抱かれていたので、今後も改善の余地がありそうです。

• 10社の新規顧客獲得

• A工区の躯体工事を予定通り完了。
• 安全パトロールにおける指摘事項のゼロ達成。

• A工区 躯体工事の施工管理・品質確認：15営業日
• B工区の資材発注・業者との工程調整：5営業日
• 安全衛生委員会への参加と現場巡回指導：3営業日

• A工区の躯体工事完了：進捗率95%
目標の100%に対して、仕上げ作業の一部が次月へずれ込みました。
• 安全パトロールにおける指摘事項：1件
指摘内容は「整理整頓の不徹底による転倒リスク」です。

• A工区の躯体工事において、協力会社との鉄筋搬入スケジュール調整が難航し、予定していた溶接・検査作業に遅れが生じたことが、目標を達成できなかった原因です。今後は、資材搬入だけでなく、現場での作業開始可能時間までを考慮した工程表を作成し、事前に協力会社と認識をすり合わせます。
• 安全パトロールでの指摘事項は、現場管理者の巡回頻度が不足していたことを示しています。作業効率だけでなく安全管理への意識を高め、整理整頓を強化する必要があります。

• B工区の内装工事を計画通りに着工し、進捗率40%を達成。
• 安全パトロールの指摘事項ゼロ、ヒヤリハット報告件数10件以上の収集。

• 総走行距離を2,500km以下に抑える。
• 無事故・無違反および、車両の軽微な故障ゼロを達成。

• 定期ルート（A社、B社、C社）への資材配送：12営業日
• 不定期ルート（新規顧客D社）への緊急配送：3営業日
• 車両の日常点検および清掃・メンテナンス：5回
• 安全運転講習会への参加：1回

• 総走行距離：2,750km
新規顧客D社への緊急配送が増加したことが原因で、目標を250kmオーバーしました。
• 安全・車両管理：無事故・無違反を達成
目標を達成しました。しかし、左前輪の空気圧低下（軽微な故障）を1件発見しました。

• 今月は、新規顧客D社への緊急対応が増え、目標の走行距離を上回りました。今後は、新規配送先については事前に最短ルートと予想所要時間を調べ、業務管理部門と連携して効率化を図ります。
• 安全面では無事故・無違反を達成しましたが、日常点検で発見した空気圧低下の初期対応の遅れは反省点です。発見が遅れれば事故やトラブルにつながる可能性があったため、日常点検の精度を高めます。

• 総走行距離を目標の2,500km以内に戻す。
• 日常点検でのチェックリストの完全実施。

作業月報は、ExcelやWordのテンプレートを使えば手軽に作成できる一方で、「すぐに確認できない」「他の連絡に埋もれて見落としやすい」「管理が煩雑になる」といったデメリットがあります。

 

とくに管理者にとっては、毎回ファイルを探して開く手間がかかるうえ、他のメールやチャットに紛れて見逃すリスクもあります。さらに、ファイル数が増えると保存場所も分かりにくくなり、目的の情報を探すのに時間がかかるのです。

 

そのため、月報の作成から共有・管理までひとつのツールで完結でき、メンバーごとのフォルダで情報の整理もしやすい「Stock」のようなITツールを導入し、管理者の負担を軽減しましょう。

以下では、ExcelやWordのデメリットを解消し、業務効率化に役立つツールをご紹介します。

 

ExcelやWordはファイル単位で管理するため、ファイル数が増えると保存場所が分かりづらくなり、毎回中身を開いて確認する手間が生じます。また、管理が煩雑になると必要な情報をすぐに見つけられず、あとから見返して業務に活かす機会も損なわれるのです。

 

そこで、「月報をはじめとするナレッジを一元管理できるITツール」を導入すれば、月報管理の負担を大幅に軽減できます。ただし、ITスキルに自信のない社員でも使いやすいよう、必要最低限の機能に絞ったシンプルなツールを選ぶことが重要です。

 

結論、自社が導入すべきなのは、ITに不慣れな方でもすぐ直観的に使いこなせて、情報の一元化に適したツール「Stock」一択です。

 

Stockの「ノート」では、テキストベースで記録した月報が即座に共有され、メンバーや部署ごとのフォルダで整理できるため、内容の確認や管理が効率化されます。また、ノートに紐づくメッセージ機能によって、月報に関するやり取りもスムーズです。

 

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

Stockを活用することで、以下のような月報を作成することができます。

 

 

Stockでは、テキストだけでなくファイルや画像も添付できるため、視覚的に分かりやすい月報を作成できます。また、作成した月報はリアルタイムで共有されるため、チーム内での情報伝達がスムーズになります。

ここでは、月報を作成するときのコツを4つ紹介します。「月報に書くことが思いつかない」「毎回内容が薄くなってしまう」という方は、以下を実践しましょう。

1つ目のコツは、「やっていないこと」も報告に含めることです。

 

月報には、達成できたことだけなく、未達成の業務や延期になった案件なども記載しましょう。たとえば、「〇〇の業務は～～まで進行中だったが、期限に間に合わなかった」といった内容も立派な報告材料になります。

 

さらに、「なぜできなかったのか」や「現状の課題」なども簡単に添えることで、チーム内での課題共有や業務改善につながります。

2つ目のコツは、「考えたこと」や「悩んだこと」も記載することです。

 

たとえ結果が出ていない業務でも、その過程で考えていたことや迷っていることを書き残しておくと、自分自身の振り返りに役立ちます。

 

たとえば、「〇〇の進め方に不安があるため、アドバイスがほしい」「△△の企画書を作成しているが、～～について迷っている」などと記載すれば、上司やチームメンバーからの適切なサポートも得やすくなります。

3つ目のコツは、テンプレートを活用して作成の工数を減らすことです。

 

テンプレートには、必要な項目があらかじめ記載されており、誰でも簡単に月報を作れます。とくに、月報のように定期的に作成するものは、テンプレートを活用することで工数を大幅に削減できます。

 

さらに、社内で共通のテンプレートを使えば、月報の記載内容やレイアウトが統一されて、読み手が内容を確認しやすくなります。このように、テンプレートを使うことで、作り手側も読み手側もメリットを得られるのです。

4つ目のコツは、作成した月報を見やすく管理することです。

 

月報は作って終わりではなく、ナレッジとして蓄積し、後から見返して業務に活かすことが重要です。したがって、月報の作成後は、業務の可視化と振り返りができる状態で、すぐに取り出せるよう管理しておく必要があります。

 

しかし、ExcelやWordでは、ファイル数が増えると管理が煩雑になり、中身の確認に都度ファイルを開く手間が生じます。そこで、ノート型の情報管理ツール「Stock」を使えば、フォルダで整理された月報をすぐに確認でき、スムーズな振り返りが可能です。

ここまで、月報の作り方と書式フォーマット4選を中心にご紹介しました。

 

月報を作成するときは、テンプレートを活用すると一から項目を考える必要がなくなり、月報業務の工数を削減できます。しかし、ExcelやWordで作成した月報は、ファイル管理が煩雑化しやすく、作成後に活用されなくなる恐れがあるのです。

 

そこで、「テンプレートですばやく月報を作成できるうえ、共有や管理まで完結するツール」を導入しましょう。また、ITスキルに不安があるメンバーでも直感的に操作できるよう、必要な機能だけを備えたシンプルさを重視すべきです。

 

したがって、月報作成に最適なのは、月報の作成から共有・管理までが1つのツールで完了し、誰でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。

 

ぜひ「Stock」を導入して、自社での月報の作成・共有・管理を一元化しましょう。