日報で1日の目標を立てて業務を行い、振り返りをして翌日の目標設計に活かすサイクルを繰り返すことで、個人のスキルアップや業務全体のナレッジ蓄積に貢献できます。
しかし、「日報の目的や書き方を理解してない社員が多く、業務に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日報の意味やメリット、書き方のポイントを中心にご紹介します。
- 日報の目的やメリットを理解して社員の日報への認識を統一させたい
- 日報の書き方のポイントを押さえて意味のある日報を書きたい
- 作成した日報を適切に管理できるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、日報の目的や作成方法が分かるほか、日報の作成を社内メンバーの成長へつなげるヒントも得られます。
目次
日報とは？
ここでは、日報の概要を解説します。日報の目的や作成するメリットを知りたい方は、以下の内容を押さえましょう。
日報を書く目的
日報は、日々の業務内容を上司や社内メンバーに報告する目的で作成します。
日報を通じて社内メンバーの作業進捗を把握すれば、進捗に遅れが生じているメンバーのフォローや割り当てる業務量の調整ができます。また、日報によって業務に関するノウハウを社内で共有できるので、互いの動きを把握しながら効率よく作業を進められます。
このように、日報は社内の業務を滞りなく遂行するために重要な役割を担っており、適切に共有される必要があるのです。
日報の種別
日報は、以下のようにさまざまな種別があります。
| 意味 | |
|---|---|
| 業務日報 |
業務の報告をまとめた日報を指します。おもに個人単位で記録することが多いほか、当日の業務内容だけでなく、翌日以降の予定も記録してスケジュール管理に役立てるケースが見られます。 |
| 作業日報 |
実施した作業の情報をまとめた日報を指します。おもに建設業で作成される点や、メンバーの作業にかかった所要時間を一覧で記載する点が業務日報と異なります。 |
| 営業日報 |
営業の成果をまとめた日報を指します。営業目標に対する達成状況や営業の所感を記録し、上司が確認することで翌日以降の営業戦略に活用します。 |
いずれの日報も、上司に報告したり社内で共有したりすることで、業務の状況を正しく把握するために使われます。
日報の5つのメリット
ここでは、日報の運用による5つのメリットをご紹介します。
以下の内容を全社員へ周知すれば、日報作成に対する社員の理解を促せるので、「日報が形骸化している」と悩んでいる場合は必見です。
（1）情報共有・管理ができる
1つ目のメリットは、社内での情報共有・管理ができることです。
日報は、業務の進捗共有だけでなく、上司からのフィードバックやメンバー間での意見交換といった情報共有にも活かせます。情報共有が円滑になれば、ストレスなく意思疎通ができ、業務を滞りなく進められるようになるのです。
そのため、日報は重要な社内情報として適切に管理しなければなりません。しかし、手書きメモといったアナログな方法で日報を運用すると、手渡しする手間が発生し管理が煩雑になってしまいます。
したがって、日報をスムーズに確認できる体制を整えるには、時間や場所を問わずアクセス可能なITツールを使う方法がおすすめです。
（2）PDCAサイクルを回せる
2つ目のメリットは、PDCAサイクルを回せることです。
日報自体が1日のPDCAサイクルを再現しているため、日報を正しく記入すれば社員は継続的に成長できます。PDCAサイクルとは、以下4つのプロセスを繰り返すことです。
- Plan(計画)＝当日の目標
- Do(実行)＝業務の実行
- Check(評価)＝業務の振り返り
- Action(改善)＝翌日の目標
PDCAサイクルを確立すると個人の能力の向上によって業務効率が高まり、組織全体の生産性向上にもつながります。
（3）社員の成長につながる
3つ目のメリットは、社員の成長につながる点です。
日報作成時には、社員自らが目標を立てて業務内容を振り返る必要があります。そのため、目標と実績の分析を通じて、社員自身の良かった点や課題点、改善点といった「気づき」が得られるのです。
このように、日報で得られた気づきを次の業務に活かすことで業務効率やパフォーマンスを向上でき、社員の成長を促せます。
（4）コミュニケーションに役立つ
4つ目は、コミュニケーションに役立つことが挙げられます。
日報は提出して終わりではなく、提出後に上司からフィードバックをもらう必要があります。そのため、業務で生じた質問や相談を日報へ書き込んでアドバイスをもらうなど、コミュニケーションの手段として活用できるのです。
以上のように、テレワークも浸透しているなか、減少しがちなコミュニケーションにおいて、日報がその起点になることは大きなメリットです。
（5）ノウハウを蓄積できる
5つ目のメリットは、ノウハウを蓄積できる点です。
日報には、業務の課題や改善点、解決策を記載します。つまり、日報を社内で共有すると、業務で発生した問題とその解決法がノウハウとして蓄積されるので、社内の知的財産になるのです。
ただし、日報でノウハウを蓄積・活用するには、日報が流されずに保管され、かつ時間や場所を問わずアクセス可能な環境を整えなければなりません。
そこで、多階層のフォルダで部署ごとの日報の管理が簡単にできる「ナレカン」のようなITツールを使えば、日報が確実に蓄積されるうえ、検索機能で素早く日報にアクセスできるのです。
【例文あり】日報に書くべき内容とは
以下では、日報に書くべき内容を一覧でご紹介します。必要に応じて項目を追加し、進捗の共有やノウハウの蓄積に最適な日報を作成しましょう。
（1）基本情報
日報に欠かせない基本情報は以下のとおりです。
- 日付
- 所属部署
- 報告者名
- 始業時刻・終業時刻・勤務時間
あとから日報を振り返るときに、いつ書いたものかを判断するために必要です。
直属の上司以外も日報を確認する場合、所属部署も記載します。
氏名を記載し、誰が書いたものなのかが分かるようにしましょう。
勤怠管理に活用します。
上記は、1日の業務内容を整理する前提となる情報のため、漏れがないように正しく記入しましょう。
（2）業務内容
業務内容は「時間・場所・内容・成果」を、具体的かつ定量的に記録しましょう。
具体的に書けばあとから振り替えっても分かりやすい日報となるうえ、書き手と読み手で認識の齟齬もなくなります。また、業務内容や成果は数字を使って定量的に表すと、目標との差分が可視化されるので改善策を打ち出しやすくなります。
ただし、内容を細かく記載しすぎると読みづらくなる可能性があるため、箇条書きや見出しを利用して体裁を整えましょう。
（3）所感
1日の業務を通して得た「課題点」や「改善点」、「疑問点」などを記入します。
目標の達成度に加えて背景や理由などを記載すると、誰が見てもわかりやすい分析結果となります。
一方、所感の項目は単なる「感想」にならないように注意しましょう。分析結果を客観的に記入することで、社内へのノウハウの蓄積にもつながります。
日報を書く3つの手段
日報を書く手段には、「メール」「Word・Excel」「日報を作成・管理できるITツール」の3つがあります。
各手段にはそれぞれメリット・デメリットが挙げられます。以下の内容を踏まえて、自社に合う方法で日報を運用しましょう。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| メール |
・社内の個人メールアドレスを利用すれば追加費用が掛からない |
・受信者しか日報を確認できないので、都度宛先を設定する手間がある
・他の業務連絡に埋もれてしまうので検索性が悪い |
| Word・Excel |
・テンプレートを使えば作成時間を短縮できる |
・メールで共有するとほかの連絡に埋もれてしまい、目的の情報を探しにくい
・訂正があった場合にはその都度ファイルを共有し直す手間がかかる |
| 日報を作成・管理できるITツール |
・インターネット経由で使えるITツールを選べば、時間や場所を問わず日報の作成・管理が可能になる |
・とくに非IT企業で導入する場合、多機能なツールは運用が難しく現場に混乱を生む |
上記3つの方法の中では、ITツールが最も効率的に日報を作成・管理できると言えます。ただし、多機能なITツールでは全社員が使いこなせないので、「ナレカン」のようにシンプルな操作性のツールを導入しましょう。
日報の作成から管理までを効率化できるおすすめのツール
以下では、日報の作成から管理までを効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
日報は正しく運用すれば、業務を円滑に進められます。しかし、「ExcelやWordで作成し、メールで共有・ダウンロードして管理」と作業工数が多くなれば、社内メンバーが日報の運用を「面倒くさい」と感じるだけでなく、管理者層にも負担がかかります。
とくに100名以上の大企業の場合、管理する日報の数も多くなります。したがって、日報の作成から管理までを一元化できる「ITツール」を利用して、大量の日報を簡単に管理できるようにしましょう。
結論、日報を業務に活用するには、100名以上の大企業で使え、日報の作成から管理までを効率化できるシンプルなツール「ナレカン」が必須です。
ナレカンの「記事」で作成した日報は、すぐに任意のメンバーに共有され、多階層の「フォルダ」で”部署”や”業務”ごとに管理できます。また、記事に紐づく「コメント」機能を使えば話題が混ざらないので、複数の部下へ同時に日報のフィードバックを伝えても混乱しません。
メールやエクセルより簡単に日報を作成・管理できる「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで「日報を作成・管理」した例＞
以下は、ナレカンを使って日報を作成・管理した例になります。
ナレカンでは、1記事1日報で簡単に日報を作成できます。特殊な記法は必要なく、紙のノートに書く感覚でテキスト入力できます。
また、以下のように、多階層のフォルダによって”日報の種類”や”部署”ごとに日報を管理できるのが特徴です。このフォルダ機能と検索機能を使えば、目的の日報をすぐに探し出すことができます。
日報の書き方のポイント
ここでは、日報の書き方のポイントをご紹介します。以下のポイントを社内メンバーへ伝えておけば、業務に役立つ日報の作成につながります。
当日中に書く
1つ目のポイントは、日報を当日中に書くことです。
記憶が鮮明なうちに記入・提出すれば業務を具体的に振り返れるうえ、翌日以降に反省点や改善点を活かすことができます。一方、日報が後回しになる原因は、「作成が面倒だ」というイメージを社員が抱いていることにあります。
そのため、誰でもストレスなく日報を作成できるツールを導入するなど、社員が日報を作成しやすい環境を整えることが重要です。
必要な情報だけを書く
2つ目のポイントは、必要な情報だけを書くことです。
過剰に情報を記載すると冗長になり、あとから確認したときに分かりにくくなってしまいます。したがって、業務内容や課題点・改善策などの客観的な内容をメインに記録し、項目・内容を厳選しましょう。
ただし、日報をコミュニケーション手段として使う場合には、所感や相談事など、作成者の主観的な内容を記載できる項目が必要です。そのため、運用の目的に合わせて日報の項目を検討しましょう。
テンプレートを活用する
3つ目のポイントは、テンプレートを利用することです。
テンプレートを導入すれば、「何を日報で報告すれば良いのか分からない」という悩みがなくなり、日報の作成時間を短縮できます。また、形式が統一されるため、日報を確認する管理者側の負担も軽減されるのです。
このように、テンプレートの利用は上司と部下の双方にとって大きなメリットがあります。日報を管理できるツールのなかには、「ナレカン」をはじめとした、面倒な入力作業を簡略化する「テンプレート機能」を搭載するものもあります。
5W2Hを意識する
4つ目のポイントは5W2Hを意識することです。5W2Hとは以下の7つの要素です。
- 5W
- 2H
When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）
How（どのように）、How Much/How Many（いくら、いくつ）
5W2Hを意識すれば要点を押さえた文章を作成できるので、情報の抜け漏れが起こりにくいです。日報を通して互いの状況を正確に伝えるために、5W2Hのフレームを利用しましょう。
日報を見る上司が注意すべき点
ここでは、日報を見る上司が注意すべき点を解説します。以下の内容を把握しておかなければ、日報を通じたコミュニケーションの活性化ができなくなくなってしまうので注意しましょう。
日報で叱責しない
日報では部下を叱責しないように注意しましょう。
とくに、部署全体で日報を共有している場合、日報内で叱責するとほかのメンバーが確認できてしまうため、人前で叱責されることと同じくストレスを生む原因となってしまうのです。
そのため、日報のなかで部下の業務に課題を感じた場合は、叱責するのではなく自身の経験をもとにアドバイスをするのが効果的です。日報はコミュニケーション手段と捉え、部下と良好な関係を築くことを心がけましょう。
必ずフィードバックする
日報を受け取ったあとのフィードバックは不可欠です。
ただし、一言で返すのではなく、質問や提案を投げかけるなど、コミュニケーションにつながるフィードバックを意識しましょう。
積極的なフィードバックは、部下のモチベーション向上や互いの信頼関係の構築に役立ちます。また、コミュニケーション不足によるトラブルも未然に防止できるのです。
情報資産を管理する意識を持つ
情報資産を管理する意識を持つことも、上司が注意すべきポイントのひとつです。
日報は重要な会社の情報資産なので、取り扱いに注意が必要です。とくに、日報に記載されたノウハウや顧客情報は、流出を防ぐために徹底した管理が求められます。
しかし、紙で日報を管理していると、情報がばらばらになってしまったり紛失してしまったりする可能性があるのです。したがって、日報を確実かつ簡単に蓄積できるITツールを利用して情報を管理するのがおすすめです。
作成した日報の共有・管理方法とは
ここでは、作成した日報の共有・管理方法を紹介します。以下のように正しく共有しなければ、情報が分散する原因になってしまうので注意しましょう。
日報管理ツールで共有・管理する
日報の共有・管理には、「日報管理ツール」の導入が有効です。
日報管理ツールを導入すると、クラウド上で簡単に日報が共有でき、過去の日報へも容易にアクセス可能です。さらに、日報の管理・共有だけでなく、未提出時には通知機能により日報の提出を促せるので、提出漏れを防げます。
また、「ナレカン」のようにスマホでも使えるツールなら、出張先や家などオフィス以外の場所からでも日報を提出可能になり、社員の負担を削減できるようにもなるのです。
グループウェアで共有・管理する
グループウェアを適切に活用することで、効果的に日報を共有できます。
グループウェアとは、「組織内の情報共有に役立つ、幅広い機能が備わったソフトウェア」を指します。グループウェアを活用すると、日報以外にも顧客情報やマニュアルを管理できるので、ひとつのツールで情報を一元管理したい場合に便利です。
しかし、多機能なグループウェアでは、使いこなせず導入した費用対効果が低くなってしまう恐れがあります。したがって、シンプルな操作性で必要な機能に過不足のないグループウェアを導入しましょう。
日報の意味やメリット・書き方まとめ
ここまで、日報の概要やメリット、書き方のポイントを中心にご紹介しました。
日報は、業務の進捗状況の把握や業務に関するノウハウを蓄積できる重要な資料です。しかし、作成から管理までの負担が大きければ、社員は日報作成に消極的になり、日報で得られる「情報」の活用による業務効率化は実現できません。
したがって、日報を効率的かつ簡単に管理できるITツールを使い、日報を情報資産へと昇華させる必要があるのです。
結論、日報を業務に活用するには、日報の作成から管理までを効率化でき、かつ誰でも簡単に操作できるツール「ナレカン」が必須です。
ぜひ「ナレカン」で個人・組織の成長につながる効果的な日報を作成し、効率よく共有・管理しましょう。
