テレワークが普及している現在、互いの進捗状況の共有やコミュニケーションの手段として「日報」が重要視されています。
 
1日の目標を立てて業務を行い、反省して翌日の目標設計に活かすサイクルを繰り返すことで、個人のスキルアップや業務全体のナレッジ蓄積に貢献できます。
 
しかし、同じ作業の繰り返しであるからこそ、「形骸的で本来の目的を果たせていない」「活用できているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、日報を効果的に活用するための目的やメリット、書き方のポイントを中心にご紹介します。
 
  • 社員の日報に対する認識を統一し、日報を効果的に活用させたい
  • 日報の書き方やポイントを理解し、意味ある日報を作成させたい
  • 効率的な作り方を知り、日報から面倒なイメージを払拭したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、個人・チームの成長につながる効果的な日報を作成・共有できるようになります。


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日報について

以下では、日報の意味や目的について解説します。正しい理解を社員に浸透させ、意味のある日報作成を促進しましょう。

日報とは?

日報とは、その日の業務内容を上司やチームメンバーに報告する書類です。
 
日報を共有すれば個人の進捗状況を確かめられるため、上司はチーム全体の動きを調整できるようになります。コロナ禍で在宅勤務を選択する人増えるなか、「互いの状況を把握しづらい」という課題を解決する点でも注目されています。

日報の意味

日報には「個人の業務分析」「メンバーの状況の把握」という2つの意味があります。
 
日報には1日の業務を振り返って記入し、目標の達成度を測ります。そして、達成の度合いにかかわらず、そのような結果となった原因を社員自身で考えなければなりません。そのため、反省点を見つける習慣が身に付きます。
 
さらに、翌日以降の仕事に改善点を反映させることによって、業務のパフォーマンスが向上されるのです。また、目標と実績の差分を埋めるためにより具体的な行動がとれるようになります。
 
一方、チームメンバーの日報からは業務の進捗状況や目に見えにくい心理状態を把握できるので、いち早く適切な対応をするきっかけになります。
 
たとえば、業務が滞っていると分かれば、ほかのメンバー間で分担する・体調面に気遣うなどの対応が可能です。とくに、上司にとっては日報の文脈から感じ取られるモチベーションの変化は、業務の指揮を執るための重要な要素と言えます。
 
つまり、日報で毎日互いの状況を共有することで、プロジェクトの遅れを最小限に抑えたり、社員のモチベーション低下や体調悪化の兆候にいち早く気づいたりできるのです。

日報を書く目的

日報には、「情報共有」「上司による的確な指示」という2つの目的があります。
 
日報を通して、個人の仕事の進捗や業務に関するノウハウをチームで共有できます。互いの動きを把握して仕事のノウハウを共有すれば、業務をスムーズに進行できるのです。
 
また、日報を共有すれば上司はそれぞれの現場の状況を把握でき、業務をスムーズに進行するために的確な指示が出せます。目標に届かないメンバーに対して適切なフィードバックを送れば、チームの成果の底上げにもつながります。


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日報の5つのメリット

以下では、日報の運用による5つのメリットをご紹介します。得られるメリットを「日報作成時に意識すること」としてメンバーに共有しましょう。

成長に繋がる

1つ目のメリットは、成長につながる点です。
 
日報の作成は、社員自らが目標を立てて業務内容を振り返る必要があります。そのため、目標と実績の分析を通して、自分の仕事の良かった点や課題点、改善点といった「気づき」が得られるのです。
 
以上のような日報で得られた気づきを次の業務に活かすことで業務効率やパフォーマンスが向上するなど、社員の成長を促進できます。

PDCAサイクルを回せる

2つ目のメリットは、PDCAサイクルを回せる点です。
 
日報そのものが1日のPDCAサイクルを再現しているため、日報の記入により社員は継続的に成長できます。PDCAサイクルとは以下の4つの要素を何周も繰り返すことです。
 
  • Plan(計画)=当日の目標
  • Do(実行)=業務の実行
  • Check(評価)=業務の振り返り
  • Action(改善)=翌日の目標
PDCAサイクルが確立すると個人の能力が格段に向上するので業務効率も自然と高まり、結果的に組織全体の生産性向上にもつながります

情報共有ができる

3つ目のメリットは、情報共有ができる点です。
 
日報の役割は、業務の進捗状況の発信にとどまりません。上司からの適切なフィードバックやメンバー間での意見交換などの情報共有を活性化させます。
 
円滑な情報共有が実現するとストレスなく意思疎通ができ、さらにメンバーのモチベーションが高まるなどのさまざまな効果が得られるのです。

ノウハウを蓄積できる

4つ目のメリットは、ノウハウを蓄積できる点です。日報の共有により業務の課題点や改善点、その解決策がノウハウとして蓄積されて社内の知的財産になります。
 
社内にノウハウが蓄積されれば、同じ業務を担当する社員が効率的に仕事を進められるようになり、さらに業務の引き継ぎ・新人研修にかかるコストが削減できるなどのメリットが得られるのです。
 
ただし、日報でノウハウを蓄積して活用するためには、日報が流されずに保管され、かつ時間や場所を問わずアクセスできる環境を整えなければなりません
 
たとえば、日報の管理が簡単にできる「Stock」を導入すれば日報が確実に蓄積され、優れた検索機能でいつでも日報にアクセス可能になります。

コミュニケーションとなる

5つ目のメリットは、コミュニケーションの起点になる点です。近年、テレワークの普及により社員同士がコミュニケーションをとる機会が減少し、互いの動きが見えづらくなっています。
 
一方で、日報を活用するチームでは、日報に質問や相談を記載すれば上司からのフィードバックが得られるので気軽なコミュニケーションの手段になっています。さらに、上司は日報から部下の進捗を把握できるため、他の業務と並行しながら最小限の負担でチームを統率できます。
 
つまり、日報が相互の情報を把握できる要素になるうえに、コミュニケーションをとる良い機会になっているのです。
 
関連記事: 日報の正しい管理方法を学んで業務を効率化しよう!


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日報に含まれる内容

以下では、日報に書くべき内容を一覧でご紹介します。必要に応じて項目を追加し、進捗の共有やノウハウの蓄積に最適な日報を作成しましょう。

基本情報

日報に欠かせない基本情報は以下のとおりです。
 
  • 日付
  • あとから日報を振り返るときに、いつ書いたものかを判断するために必要です。
  • 所属部署
  • 日報を確認するのは直属の上司だけはないので、所属部署も記載します。
  • 報告者名
  • 所属部署だけでなく、誰が書いたものなのかが分かるようにしましょう。
  • 始業時刻
  • 始業時間を記載すれば振り返りのときに簡単に業務効率を計算できます。
  • 終業時刻
  • 始業時間と同様に、振り返りのときに簡単に業務効率を計算できます。
  • 勤務時間
  • 上司が部下の勤務時間を管理するので算出しておきましょう。
その日の業務内容を整理する前提となる情報です。部署内外で共有されるため、漏れがないよう正しく記入しましょう。

業務内容

業務の「時間」「場所」「内容」、そして「成果」を細かく記入します。ここでのポイントは、「具体的かつ定量的に書くこと」です。
 
より具体的に書けば読み手にとって分かりやすい日報となり、適切なフィードバックが期待できます。また、業務内容や成果は数字を使って定量的に表すと、目標との差分が可視化でき改善策を打ち出しやすくなります。
 
細かすぎるとかえって読みづらくなる可能性があるため、箇条書きや見出しなどを利用しましょう。

所感

1日の業務を通して得た「課題点」や「改善点」、「疑問点」などを記入します。
 
目標の達成度に加え、その背景や理由などを記載すると、誰が見てもわかりやすい分析結果となります。
 
一方、所感の項目はただの「感想」にならないように注意しましょう。分析結果を客観的に記入することで、適切なフィードバックの獲得やノウハウの蓄積による貢献が期待できます。

日報の例文

以下では、日報の例文を含めたテンプレートをご紹介します。具体的な書き方の参考にしましょう。

日報の例文

 
上図のように、事実である業務内容だけでなく相談事や改善策まで記入し、情報共有に役立てましょう。
 
関連記事: 【例文有】日報の書き方を紹介!上司に評価されるコツとは


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日報の目安量と記入時間

以下では、日報の目安量と記入時間について解説します。日報に時間をかけ過ぎると通常業務が圧迫されるため、報告内容の分量と照らし合わせて確認しましょう。

10分の場合

日報の作成に割ける時間が10分であれば、日報の分量の目安は10行程度です。
 
簡潔にまとめる必要があるため、業務のポイントを押さえて記入しましょう。定量的な表現を心がけると、少ない分量でも具体的で分かりやすい内容になります。

30分の場合

営業職など、部署によっては日報記入に時間がかかることもあります。しかし、作成時間は最大でも30分程度としましょう。30分であればA4サイズ1枚分が目安となります。
 
分量が多くなる場合には読み手にとって分かりやすくなるように、見出しや箇条書きを利用して内容を整理しましょう。
 
日報作成に時間がかかる場合は、業務の区切り目や移動時間を利用し、適宜業務内容の記入を進めておくのも一つの方法です。スマートフォンの小さな画面でも簡単に入力できる「Stock」であれば、また作成途中の日報も自動保存されるので安心です。
 
関連記事: 社内報とは?目的と読まれるコンテンツを知って活用しよう!


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意味のない日報にしない書き方のポイント

以下では、意味のない日報にしないための書き方のポイントをご紹介します。日報のメリットを十分に得られるようにポイントを押さえて作成しましょう。

その日のうちに書く

1つ目のポイントは、日報をその日のうちに書くことです。記憶が鮮明なうちに記入・提出すれば業務を具体的に振り返ることができ、さらに早い段階でメンバー同士のスケジュール調整が可能になります。
 
日報が後回しになる原因は、「作成が面倒だ」というイメージを社員が抱いていることにあります。そのため、誰でもストレスなく日報を作成できるツールを導入するのが最適です

必要な情報だけを書く

2つ目のポイントは、必要な情報だけを書くことです。読み手にとって分かりやすい日報になるように項目・内容を厳選して記入します。
 
業務内容などの事実や、課題点・改善策などの客観的な視点をメインに構成すると良いでしょう。ただし、コミュニケーション手段としての日報には所感や相談事など作成者の主観的な内容も不可欠です。必要な情報をバランスよく記入しましょう。

提出前のチェックを忘れない

3つ目のポイントは、提出前のチェックです。日報を確認する上司の負担軽減のため、以下の項目に不足が無いかチェックします。
 
  • 誤字、脱字はないか
  • 情報(数字や商品情報など)は正しいか
  • 報告から漏れている業務はないか
とくに、数字の誤りや報告漏れはほかの業務に支障をきたす可能性があるため、入念に確認しましょう。

テンプレートを使う

4つ目のポイントは、テンプレートを利用することです。
 
テンプレートの導入により「何を日報で報告すれば良いのか分からない」という悩みをなくし、日報の作成時間を短縮します。また、形式が統一されるための日報を確認する上司の負担も軽減されるのです。
 
以上のようにテンプレートの利用は上司と部下の双方にとって大きなメリットがあります。週報を管理できるツールのなかには「Stock」のように面倒な入力作業を簡略化する「テンプレート機能」を搭載するものもあります。

5W2Hを意識する

5つ目のポイントは5W2Hを意識することです。5W2Hとは以下の7つの要素です。
 
  • 5W
  • When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)
  • 2H
  • How(どのように)、How Much/How Many(いくら、いくつ)
5W2Hを意識すれば要点を押さえた文章を作成できるので、情報の抜け漏れが起こりづらくなります。日報を通して互いの状況を正確に伝えるために、5W2Hのフレームを利用しましょう。


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日報を見る上司が注意すべき点

日報を作成する部下だけでなく確認する上司にも気をつけるべきポイントがあります。以下では、日報を見る上司が注意すべき点について解説します。

日報で叱責しない

日報では部下を叱責しないよう注意しましょう。
 
日報のなかで部下の業務に課題を感じた場合は、叱責するのではなく自身の経験をもとにアドバイスをするのが効果的です。日報をコミュニケーションの手段と捉え、良好な関係を気付くことを心がけましょう。

必ずフィードバックする

日報を受け取ったあとのフィードバックは必要不可欠です。ただし、一言で返すのではなく質問や提案を投げかけるなどその後のコミュニケーションにつながるフィードバックを意識しましょう。
 
積極的なフィードバックは、部下のモチベーション向上や互いの信頼関係の構築に役立ちます。また、コミュニケーション不足によるトラブルも未然に防止できます。
 
関連記事: 【脱・アナログ社内報】社内報をwebで運用しよう!
 
関連記事: 部下が日報に強制感をもつ理由とは?有意義にする方法も紹介


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日報を書く3つの手段

以下では、日報を書く3つの手段をご紹介します。自社にとって最も効率的だと考えられる手段を採用しましょう。

メール

1つ目は、メールに直接日報を記入し上司に送信する方法です。
 
社内の個人メールアドレスを利用できるため費用はかかりませんが、メールでは受信者しか日報を確認できないデメリットがあります。日報を共有する相手が日々の業務によって変わる場合は、その都度宛先を設定する必要があり非効率です。
 
さらに、メールは他の業務連絡に埋もれてしまうため検索性が悪いと言えます。そのため、「日報の確認に手間がかかる」だけでなく「振り返りをする際にすぐに見つけられない」、「ほかの社員がノウハウを得られない」など、チーム全体から見ても最適ではありません。

Word・Excel

2つ目は、WordやExcelで日報を作成する方法です。
 
テンプレートを使えば作成が効率化されますが、WordやExcel単体では基本的に共有ができないため、メールなどを経由しなければなりません。
 
作成と共有で別々のツールを使い分ける必要があり、利用する社員がストレスを感じる場合があります。また、ほかのメールなどに埋もれてしまえば、目的の情報を探すのに手間がかかるので不便です。
 
さらに、訂正があった場合にはその都度共有し直すなどの無駄なやりとりも発生します。
 
関連記事: 日報をエクセルで作る?!メリットとデメリットを徹底解説!

日報を作成・管理できるITツール

3つ目は、日報を作成・管理できるITツールです。
 
ITツールを利用すれば、時間や場所を問わず日報の作成・管理ができるので効率的です。
 
ITツールを導入する際の注意点は、シンプルなITツールを選択することです。とくに、非IT企業で導入するケースでは多機能なツールは一見便利でも、かえって混乱を生む可能性があるので注意が必要です。
 
そのため、社員のITリテラシーを考慮して、誰にとっても使いやすいツールを導入しましょう。
 
関連記事: 【最新版】有料・無料のおすすめ日報アプリ・ツールランキングTOP3!


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面倒な日報を誰でも簡単に管理できるツールとは

以下では、面倒な日報を誰でも簡単に管理できるアプリ・ツールをご紹介します。日報管理ができるITツールにはチャットツール、ファイルストレージツール、情報共有ツールが挙げられます。
 
チャットツールは日報が他のやりとりに埋もれてしまうため、ノウハウとして蓄積できないデメリットがあります。また、ファイルストレージツールは作成したファイルの移動・更新・検索に手間がかかり非効率です。
 
したがって、日報の作成・共有が一つのツールで完結し、日報が流れず蓄積される情報共有ツールを採用しましょう。
 
結論、日報管理には日報を一元管理でき、必要な情報を流さない「Stock」一択です。
 
Stockには「テンプレート機能」が搭載されていて、日報作成を効率的に進められます。作成した日報は「ノート」として蓄積され、優れた「検索機能」により時間や場所を問わずにアクセスできます。

【Stock】最も簡単に日報を作成・管理できるツール

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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日報の意味やメリット、書き方まとめ

ここまで、日報を効果的に活用するための目的やメリット、書き方のポイントを中心にご紹介してきました。
 
日報は、業務の進捗状況の把握や業務に関するノウハウを蓄積できる重要な資料です。しかし、作成の負担が大きければ社員は日報作成に消極的になり、結果的に日報の効果が得られません。
 
したがって、日報を効率的に管理できるITツールを導入しなければならないのです。
 
今回ご紹介したStockは日報の作成・共有に必要な機能が過不足なく備わっており、かつ誰でも簡単に操作できる日報管理のためのツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひ「Stock」で個人・チームの成長につながる効果的な日報を作成し、効率よく共有しましょう。
 
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