日報で1日の目標を立てて業務を行い、振り返りをして翌日の目標設計に活かすサイクルを繰り返すことで、個人のスキルアップや業務全体のナレッジ蓄積に貢献できます。
しかし、「日報が形骸化しており業務へ十分に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日報の意味やメリット、書き方のポイントを中心にご紹介します。
- 社員の日報に対する認識を統一し、日報を業務へ効果的に活用したい
- 日報の書き方やポイントを理解し、意味のある日報を作成させたい
- 効率的な日報の作成方法を確立し、日報が形骸化している状況から脱却したい
という方はこの記事を参考にすると、効率的な日報作成の方法が分かるほか、日報の内容をチームの成長へつなげるヒントも得られます。
目次
日報とは？
日報とは、日々の業務内容を上司やチームメンバーに報告する書類です。
上司は日報を通じてチームの作業進捗を把握し、進捗に遅れが生じている場合には業務量を調整します。また、チーム内で個人の作業進捗や業務に関するノウハウを共有できるので、互いの動きを把握しながら効率よく作業を進められます。
このように、日報はチームの業務を滞りなく遂行するために重要な役割を担っており、適切に共有される必要があるのです。
日報の5つのメリット
ここからは、日報の運用による5つのメリットをご紹介します。
以下の内容を全社員へ周知すれば、日報作成に対する社員の理解を促せるので、日報が形骸化していると悩むチームは必見です。
情報共有・管理ができる
1つ目のメリットは、チームでの情報共有・管理ができることです。
日報は、業務の進捗状況の発信だけでなく、上司からのフィードバックやメンバー間での意見交換といった情報共有を活性化させます。円滑な情報共有が実現するとストレスなく意思疎通ができ、業務を滞りなく進められるようになるのです。
また、提出された日報は大切な社内情報であるため、適切な管理が必要です。しかし、アナログな方法で日報を管理していては、日報に記載された重要な情報へすぐにアクセスできなかったり、管理スペースを無駄に圧迫したりしてしまいます。
したがって、時間や場所を問わず情報へアクセス可能な環境下で日報を管理するのがおすすめです。
PDCAサイクルを回せる
2つ目のメリットは、PDCAサイクルを回せることです。
日報自体が1日のPDCAサイクルを再現しているため、日報を正しく記入すれば社員は継続的に成長できます。PDCAサイクルとは以下4つのプロセスを繰り返すことです。
- Plan(計画)＝当日の目標
- Do(実行)＝業務の実行
- Check(評価)＝業務の振り返り
- Action(改善)＝翌日の目標
PDCAサイクルが確立すると個人の能力が向上するので業務効率が高まり、組織全体の生産性向上にもつながります。
社員の成長につながる
3つ目のメリットは、成長につながる点です。
日報作成時には、社員自らが目標を立てて業務内容を振り返る必要があります。そのため、目標と実績の分析を通じて、社員自身の良かった点や課題点、改善点といった「気づき」が得られるのです。
このように、日報で得られた気づきを次の業務に活かすことで業務効率やパフォーマンスを向上でき、社員の成長を促せます。
コミュニケーションに役立つ
4つ目は、コミュニケーションに役立つことが挙げられます。
日報は提出して終わりではなく、提出後に上司からフィードバックをもらう必要があります。そのため、業務で生じた質問や相談を日報へ書き込んでアドバイスをもらうなど、コミュニケーションの手段として活用できるのです。
以上のように、テレワークも浸透しているなか、減少しがちなコミュニケーションにおいて、日報が起点になることはメリットになります。
ノウハウを蓄積できる
5つ目のメリットは、ノウハウを蓄積できる点です。
日報の共有により業務の課題点や改善点、解決策がノウハウとして蓄積されて社内の知的財産になります。社内にノウハウが蓄積されれば、同じ業務を担当する社員が効率的に仕事を進められるようになり、業務の引き継ぎ・新人研修にかかるコストが削減できるなどのメリットが得られるのです。
ただし、日報でノウハウを蓄積して活用するためには、日報が流されずに保管され、かつ時間や場所を問わずアクセス可能な環境を整えなければなりません。
たとえば、日報の管理が簡単にできる「Stock」であれば、日報が確実に蓄積され、優れた検索機能で素早く日報にアクセス可能です。
日報に書くべき内容とは
以下では、日報に書くべき内容を一覧でご紹介します。必要に応じて項目を追加し、進捗の共有やノウハウの蓄積に最適な日報を作成しましょう。
（1）基本情報
日報に欠かせない基本情報は以下のとおりです。
- 日付
- 所属部署
- 報告者名
- 始業時刻
- 終業時刻
- 勤務時間
あとから日報を振り返るときに、いつ書いたものかを判断するために必要です。
日報を確認するのは直属の上司だけはないので、所属部署も記載します。
所属部署だけでなく、誰が書いたものなのかが分かるようにしましょう。
始業時間を記載すれば振り返りで簡単に業務効率を計算できます。
始業時間と同様に、振り返りで簡単に業務効率を計算できます。
上司が部下の勤務時間を管理するので算出しておきましょう。
こちらは、1日の業務内容を整理する前提となる情報です。部署内外で共有されるため、漏れがないように正しく記入しましょう。
（2）業務内容
業務の「時間」「場所」「内容」、そして「成果」を細かく記入します。このときのポイントは「具体的かつ定量的に書くこと」です。
具体的に書けば読み手にとって分かりやすい日報となり、適切なフィードバックが期待できます。また、業務内容や成果は数字を使って定量的に表すと、目標との差分が可視化されるので改善策を打ち出しやすくなります。
ただし、内容を細かく記載しすぎると読みづらくなる可能性があるため、箇条書きや見出しなどを利用しましょう。
（3）所感
1日の業務を通して得た「課題点」や「改善点」、「疑問点」を記入します。
目標の達成度に加え、背景や理由などを記載すると、誰が見てもわかりやすい分析結果となります。
一方、所感の項目は単なる「感想」にならないように注意しましょう。分析結果を客観的に記入することで、適切なフィードバックを得られたりチームへのノウハウの蓄積につながったりします。
意味のない日報にしない書き方のポイント
ここからは、意味のない日報にしないための書き方のポイントをご紹介します。以下のポイントをチームメンバーへ伝えておけば、業務に役立つ日報を簡単に作成できるようになります。
当日中に書く
1つ目のポイントは、日報を当日中に書くことです。
記憶が鮮明なうちに記入・提出すれば業務を具体的に振り返れるうえ、早い段階でメンバー同士のスケジュール調整が可能になります。一方、日報が後回しになる原因は「作成が面倒だ」というイメージを社員が抱いていることにあります。
そのため、誰でもストレスなく日報を作成できるツールを導入するなど、社員が日報を作成しやすい環境づくりにも取り組むのがおすすめです。
必要な情報だけを書く
2つ目のポイントは、必要な情報だけを書くことです。
読み手にとって分かりやすい日報になるように項目・内容を厳選したうえで記入します。とくに、業務内容や課題点・改善策などの客観的な内容をメインに構成するのがおすすめです。
ただし、コミュニケーション手段としての日報には、所感や相談事など作成者の主観的な内容も組み込む必要があるので、目的に合わせて項目を追加しましょう。
テンプレートを活用する
3つ目のポイントは、テンプレートを利用することです。
テンプレートの導入により「何を日報で報告すれば良いのか分からない」という悩みをなくし、日報の作成時間を短縮します。また、形式が統一されるため日報を確認する上司の負担も軽減されるのです。
このように、テンプレートの利用は上司と部下の双方にとって大きなメリットがあります。日報を管理できるツールのなかには「Stock」をはじめとした、面倒な入力作業を簡略化する「テンプレート機能」を搭載するものもあります。
5W2Hを意識する
4つ目のポイントは5W2Hを意識することです。5W2Hとは以下の7つの要素です。
- 5W
- 2H
When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）
How（どのように）、How Much/How Many（いくら、いくつ）
5W2Hを意識すれば要点を押さえた文章を作成できるので、情報の抜け漏れが起こりにくくなります。日報を通して互いの状況を正確に伝えるために、5W2Hのフレームを利用しましょう。
日報を見る上司が注意すべき点
ここからは、日報を見る上司が注意すべき点を解説します。以下の内容を把握しておかなければ、日報を通じたコミュニケーションの活性化ができなくなくなってしまうので注意しましょう。
日報で叱責しない
日報では部下を叱責しないように注意しましょう。
逆に、上司だけではなくチームメンバーにも見られる日報内で叱責すると、人前で叱責することと変わらず、反発心や過度なストレスを生む原因となってしまうのです。日報のなかで部下の業務に課題を感じた場合は、叱責するのではなく自身の経験をもとにアドバイスをするのが効果的です。
日報をコミュニケーションの手段と捉え、良好な関係を築くことを心がけましょう。
必ずフィードバックする
日報を受け取ったあとのフィードバックは必要不可欠です。
ただし、一言で返すのではなく、質問や提案を投げかけるなどコミュニケーションにつながるフィードバックを意識しましょう。
積極的なフィードバックは、部下のモチベーション向上や互いの信頼関係の構築に役立ちます。また、コミュニケーション不足によるトラブルも未然に防止できるのです。
情報資産を管理する意識を持つ
情報資産を管理する意識を持つことも、上司が注意すべきポイントのひとつです。
日報は大切な会社の情報資産なので、取り扱いに注意が必要です。とくに、日報に記載されたノウハウや顧客情報は、流出を防ぐために徹底した管理が求められます。
しかし、紙で日報を管理していると、情報がばらばらになってしまったり紛失してしまったりする可能性があるのです。したがって、日報を確実かつ簡単に蓄積できるITツールを利用して情報を管理するのがおすすめです。
日報を書く3つの手段
ここからは、日報を書く3つの手段をご紹介します。以下の内容を把握しておけば、最も効率的な日報の作成方法を採用できるようになります。
メール
1つ目は、メールに直接日報を記入し上司に送信する方法です。
社内の個人メールアドレスを利用可能なので費用はかかりませんが、メールでは受信者しか日報を確認できないデメリットがあります。日報を共有する相手が日々の業務によって変わる場合は、都度宛先を設定する必要があり非効率です。
さらに、メールは他の業務連絡に埋もれてしまうので検索性が悪いと言えます。そのため、「日報の確認に手間がかかる」だけでなく、振り返りをする際にすぐに見つけられなかったりほかの社員がノウハウを得られなかったりするなど、チーム全体から見ても最適ではありません。
Word・Excel
2つ目は、WordやExcelで日報を作成する方法です。
テンプレートを使えば作成時間が短縮されますが、WordやExcelだけでは共有ができないため、作成と共有でツールを使い分けなくてはならず、利用する社員がストレスを感じる場合があります。また、ほかのメールなどに埋もれてしまえば、目的の情報を探すのに手間がかかるので不便です。
さらに、訂正があった場合にはその都度共有し直すなどの無駄なやりとりも発生します。
日報を作成・管理できるITツール
3つ目は、日報を作成・管理できるITツールです。
ITツールを利用すれば、時間や場所を問わず日報の作成・管理が可能なので効率的です。
ITツールを導入する際の注意点は、シンプルなITツールを選択する必要があることです。とくに、非IT企業で導入する場合、多機能なツールは現場に混乱を生む可能性が高いので避けるべきです。
そのため、社員のITリテラシーを考慮し、「Stock」のような、誰でも使いやすいツールを導入しましょう。
作成した日報の共有方法とは
ここからは、作成した日報の共有方法を紹介します。以下のように正しく共有しなければ、日報の共有方法が属人化し、情報が分散する原因になってしまうので注意しましょう。
日報管理ツールで共有する
日報の共有には「日報管理ツール」の導入が有効です。
日報管理ツールを導入すると、クラウド上で簡単に日報が共有でき、過去の日報へも容易にアクセス可能です。さらに、日報の管理・共有だけでなく、未提出時には通知機能により日報の提出を促せるので、提出漏れを防ぎます。
また、日報管理ツールを用いることで、出張先などオフィス以外の場所からでも日報を提出可能になり、社員の負担を削減できるようにもなるのです。
グループウェアで共有する
グループウェアを適切に活用することで、効果的に日報を共有できます。
グループウェアとは、組織の情報共有を円滑にし、業務の効率化を推進するソフトウェアを指します。情報共有に優れたグループウェアを活用すると、日報の作成後もすぐに共有可能なので、素早いフィードバックやコミュニケーションの促進が期待できます。
しかし、グループウェアは機能や価格設定がサービスごとに異なります。とくに、使いこなせないほど複雑、かつ多機能なグループウェアでは全社に浸透しないので、自社に必要な機能が備わったシンプルなグループウェアを検討しましょう。
日報の作成から管理までを効率化できるおすすめのツール
以下では、日報の作成から管理までを効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
日報を正しく運用すれば、業務を円滑に進めるのに役立ちます。しかし、作成・共有・管理をそれぞれ別の方法で行っていては、情報が散乱する可能性があるうえに、工数の多さから日報の作成を「面倒くさい」と感じる原因になってしまうのです。
したがって、日報の作成から管理までを一元化できる「ITツール」を利用して、社員が日報を作成しやすい環境づくりを行いましょう。とくに、誰でも簡単に使えるツールであれば、社員が使いこなせずに放置される心配もありません。
結論、日報を業務に活用するには、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に使いこなせて、日報の作成から管理までを効率化できる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」で作成した日報はすぐに任意のメンバーへ共有され、直感的な「ファイル」で簡単に管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、話題を錯綜させずに日報のフィードバックが行えるのが大きな特徴です。
面倒な日報を誰でも簡単に作成・管理できる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
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日報の意味やメリット・書き方まとめ
ここまで、日報の概要やメリット、書き方のポイントを中心にご紹介しました。
日報は、業務の進捗状況の把握や業務に関するノウハウを蓄積できる重要な資料です。しかし、作成から管理までの負担が大きければ、社員は日報作成に消極的になり、日報で得られる「情報」の活用による業務効率化は実現できません。
したがって、日報を効率的かつ簡単に管理できるITツールを使い、日報を情報資産へと昇華させる必要があるのです。
そこでたとえば、Stockのように、日報の管理に必須の「情報管理」機能を過不足なく備え、かつ誰でも簡単に操作できるツールが求められるのです。
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