これまで、FAXは企業や部署間などの手軽な情報伝達手段として定着していました。しかし、近年では資料をデータとして管理する企業が増えるにつれて、FAXの電子化・デジタル化が浸透してきているのです。
とはいえ、FAXをデジタル化する具体的な方法や、デジタル化後の運用に懸念がある方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、FAXを電子化・デジタル化するメリットや方法を中心にご紹介します。
- FAXをデジタル化しても簡単に利用できるようにしたい
- データ化した資料をチームで一元管理したい
- FAXの送受信にかかる無駄なコストを削減したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、FAXをデジタル化する方法がわかり、FAXに関連する資料管理を効率化できるようになります。
目次
FAXを電子化・デジタル化する2つのメリット
ここでは、FAXをデジタル化するメリットを2つ挙げてご紹介します。FAXのデジタル化を実現している企業は、常に以下のメリットを得ているのです。
(1)遠隔でFAXを確認できる
FAXをデジタル化すると、遠隔でFAXを確認できるようになります。
従来のFAXでは、機器が設置されているオフィスでのみFAXの管理が可能でした。しかし、FAXをデジタル化してスマートフォンやPCからも管理できるようにすると、場所にとらわれずに受信したFAXを確認できるようになります。
ただし、外出先で部署のFAXを管理する際は、PCが盗まれたり、フリーWi-Fiを経由してハッキングされたりなど情報漏えいのリスクがあります。そのため、パスワードや管理ルールなどを設定してセキュリティ対策を行わなければなりません。
(2)資料の管理工数が削減する
FAXをデータとして受信すると資料の管理工数が削減します。
紙で受信したFAXを管理している場合、顧客や部署別に仕分けする必要があります。そこで、FAXをデータとして管理すると、手作業による資料の仕分けをする手間が抑えられるうえ、過去のFAXを振り返る際にも日付や企業名などから容易に検索できるのです。
また、ITツールを活用してデータ管理する際は、操作が難しいツールを用いるとかえって工数が増えてしまいます。そのため、今日では「Stock」のようにシンプルなITツールを活用して、FAXを管理する企業が増えているのもトレンドです。
FAXを電子化・デジタル化する2つの方法
ここでは、FAXをデジタル化する方法をご紹介します。FAXの円滑なデジタル化に成功している企業は以下のポイントを押さえて運用をしています。
(1)デジタルFAXサービスの選定
インターネット上でFAXを管理できるデジタルFAXサービスを導入すると、スムーズにFAXをデジタル化できます。サービスを選定する際は、以下の条件を重視すべきです。
- マルチデバイス対応
- 現行のFAX番号をそのまま使える
- 従来のFAXの運用ルールを踏襲できる
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットにも対応しているサービスを用いなければ、インターネットを活かした遠隔での管理が実現しません。
デジタルFAXの導入に現行のFAX番号の変更を要求される場合もあります。FAX番号を変更すると取引先の企業との連絡手段を失うリスクもあるので、現行の番号をそのまま引き継げるサービスを導入しましょう。
デジタルFAXの導入まで使っていたFAXの運用ルールを踏襲できることも重要です。運用の方法が全く異なるサービスを導入しても従業員が使いこなせず、FAX送信時や管理の際にミスが発生しかねません。
以上の条件が選定時に漏れていると、デジタルFAXサービスを導入しても、運用が途中で頓挫する可能性があるので注意しましょう。
(2)受信したFAXのデータ化
受信したFAXをデータ化するソフトウェアを活用する方法もあります。
紙で受信したFAXをOCR（光学文字認識）技術を用いたスキャナで読み込むと、書類をデータとして保存できます。作業が簡単なので日常業務へ容易に組み込めるものの、FAXを受信する度に読み込む必要が生まれ、管理工数が増えてしまうデメリットがあります。
一方で、FAXを印刷せずにデータのまま送受信できるようにすると、その都度読み込みをする手間が生まれず、ペーパーレス化が実現します。
FAXの電子化・デジタル化を進める際の注意点
ここでは、FAXのデジタル化を進める際の注意点を解説します。以下のポイントを押さえなければ円滑なデジタル化が難しくなるので、注意が必要です。
コストがかかる
デジタルFAXは導入・運用するコストがかかります。
通常のFAXと異なり、デジタルFAXは購入時に発生する買い切り型と、利用料金を定期的に支払うサブスクリプション型のソフトウェアがあります。そのため、自社における「FAXの利用頻度」「継続して運用できる料金体系」を考慮してソフトウェアを導入すべきです。
ただし、デジタルFAXは通常のFAXと比較して、コピー紙やインク代などの印刷にかかる料金をかけずに済みます。したがって、中長期的にはデジタルFAXの活用によって経費を削減できる点もポイントです。
従業員のITリテラシーが必要
デジタルFAXを運用するには、従業員のITリテラシーも必要です。
受信したFAXを全てデータのまま一元管理できるようになっても、従業員のITリテラシーがなければデータとして管理されません。結果として資料が紙のまま管理され、チームでの一元管理が実現しなくなってしまうのです。
また、高性能なデジタルFAXを使っても、複雑な機能を使いこなすには高いITリテラシーが必要になります。したがって、運用が頓挫するのを防止するためには、操作の容易なツールを導入しましょう。
FAXの電子化・デジタル化に役立つITツール
以下では、FAXのデジタル化に役立つITツールをご紹介します。
デジタルFAXを活用すると、データ化した資料を遠隔で閲覧できるようになります。ただし、FAXには繰り返し確認する情報もあるので、閲覧の効率化だけでは「すぐに欲しい情報へ辿り着けない」ストレスがチームに発生してしまうのです。
そのため、デジタルFAXよりも、情報共有ツールでFAXの情報を一元管理すべきなのです。多機能なツールを導入しても「紙での管理が一般的な社内文化」では従業員が使いこなせず放置されます。
したがって、ツールのシンプルさや使いやすさは大前提となるので、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単にデータ管理できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にデータ化したFAXを残し「フォルダ」で整理しながら、任意のメンバーとの情報共有も容易です。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使うと、テーマの混ざらないタスク管理やコミュニケーションが実現します。
あらゆる情報を最も簡単に共有・管理できる情報共有ツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
FAXを電子化・デジタル化するメリットや方法まとめ
これまで、FAXを電子化・デジタル化するメリットや方法を中心にご紹介しました。
インターネット上で送受信ができるデジタルFAXを使うと、遠隔からでもFAXに関するやりとりの効率化が実現します。ただし、デジタルFAXを使う際に、チームで情報の一元管理ができる情報共有ツールを活用しなければ「FAXの送受信が効率化できるだけ」で、データ管理を効率化できません。
とはいえ、機能に富んだツールを活用するには相応のITリテラシーがなければ運用が頓挫します。そこで、「情報管理に過不足のない機能を備えたシンプルな情報共有ツール」を使うと、FAXの管理が容易になるのです。
したがって、「ノート」「タスク」「メッセージ」の情報管理に過不足のない機能を備え、誰でも簡単に使える情報共有ツール：Stock一択です。現在非IT企業を中心に、200,000社以上における情報管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入しFAXをデジタル化しましょう。
