営業活動の場ではメールやSNSを通してやりとりする機会も増えていますが、依然として資料をFAXで送受信する企業も多いです。FAXで資料を送る際は内部情報が漏えいしないように正しく使わなければなりません。
なかには、宛先確認などのチェックを何度もしなければならない方法しか取れず、誤送信のリスクを減らす方法に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、FAXの誤送信が起きる原因や対策を中心にご紹介します。
- 異なる企業に誤送信した場合の対応方法を押さえたい
- FAXの誤送信をなくせるツールがあればすぐにでも導入したい
- FAXの誤送信が発生しトラブルになった経験があるので対策を講じたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、FAXの誤送信が起きる原因やリスクがわかり、未然に誤送信を防げるようになります。
目次
【解決策あり】FAXの誤送信が起きる原因
ここでは、FAXの誤送信が起きる3つの原因を解説します。誤送信は以下のポイントの確認不足が原因で起きるので、FAXを使う際は十分に注意しましょう。
- 宛先の番号の誤り
- 誤った資料の送信
- アドレス帳の登録ミス
誤送信が起きる主な原因は、宛先番号の入力ミスによるものです。とくに、外線に切り替える「0」を先頭に付け忘れて異なる相手に送信されるケースがあるため、送信前に入力した番号が正しいか確認しなければなりません。
誤った資料を送信するケースもあります。FAXを使って異なる企業に同時に資料を送る際は、手元に複数枚の資料があるので誤送信が起こりがちなので、送信前に正しい資料であることの確認は必須です。
FAXを登録する際に、番号が誤っていたり登録先の企業が異なっていたりする可能性もあります。アドレス帳の登録ミスは未然に誤送信を防止するのが難しいので、必ず登録されている番号が正しいか確認しましょう。
FAXの誤送信は以上の原因で誰にでも起きる可能性があります。とくに、「アドレス帳の登録ミス」は送信前の確認では防止が難しく、送り先に指摘されるまで誤送信に気づきにくいので、日頃から正しく登録されているか確認する必要があります。
FAXの誤送信で発生するリスク
ここでは、FAXの誤送信により発生する2つのリスクを解説します。以下のリスクを押さえなければFAXの誤送信が起きた場合の正しい対応ができないので注意しましょう。
情報漏えい
FAXで資料の送信先を間違えると、情報漏えいのリスクが生まれます。
FAXを用いて送信される資料には、自社の内部情報や顧客情報などの機密情報が含まれています。そのため、社外秘の重要な情報が第三者に渡ると、悪用されたり拡散されたりする可能性もあるのです。
さらに、「機密情報を正しく管理できない」として取引先からの信用を失いかねません。FAXの誤送信は確認不足により簡単に起きてしまいがちですが、その後の営業活動に支障が出るような信用問題に関わるので、必ず送信前の確認が必要です。
対応の遅れ
先方に正しく資料を送れなければ、対応が遅れるリスクも発生します。
資料を第三者に誤送信してしまった場合、自社では資料を送ったと思っていても、相手にとっては待ち続けても送られてきません。また、宛先は正しくともFAXする資料が異なると、異変に気づいて指摘されるまで誤送信したことに気づけず、顧客への対応が遅れてしまうのです。
そこで、「送信前に共有する資料に過不足はないかの確認」「送信後にFAXが正しく送信できたかの確認」を実践しましょう。誤送信が起きても早く気がつき、対応の遅れによるリスクを小さくできます。
FAXの誤送信が発生した際の正しい対応とは
ここでは、FAXの誤送信が起きた際の対応策をご紹介します。誤送信が起きた際は以下の方法でスピーディーに対応すると、相手からの心象が必要以上に悪化することを抑えられるのです。
（1）お詫びの連絡をすぐに行う
FAXの誤送信に気づいたときは、すぐにお詫びの連絡を入れます。
情報漏えいのリスクが大きいので、まずは誤送信先の相手に謝罪し、届いた資料の削除をお願いしましょう。次に、本来の送信先に事情を説明してお詫びの連絡を入れます。
送信した資料に顧客の機密情報が含まれていた場合は、その取引先への連絡・謝罪も欠かせません。誤送信したことを顧客に隠すと、顧客情報が悪用された際に自社の責任が重くなるので誤送信の報告は必須です。
（2）誤送信した原因を調査する
FAXの誤送信が再発しないように、誤送信した原因を調査します。
重要なのは誤送信した犯人を割り出して責任を問うのではなく、原因を突き止めて誤送信の防止策に役立てることです。こうして、誤送信が起きやすい作業環境を改善したり、チェック体制を充実したりできます。
原因を調査する際は早々に結論を出すのではなく、過去の事例と比較して慎重に行うべきです。「番号入力の確認不足」だけでなく、「確認ができなかった背景」「現体制の問題点」などについて多角的に検討しなければ、過去の事例と類似の原因による誤送信が再発してしまいます。
（3）再発防止策を検討・実施する
誤送信が起きた原因が判明したら、再発防止策を検討・実施します。
再発防止策を練る際は、まず、誤送信が起きる根本的な原因をなくすための方向性を定めます。そのうえで、「FAX送信前後のチェックリストを作成する」「取引先を短縮番号に登録する」などの具体的な取り組み方に細分化しましょう。
さらに、対策を練るだけでは意味がないので、メンバーへの周知を徹底し、対策を常に実施できるようにする必要があります。誰でもできるようにしなければ防止策が形骸化し、誤送信が再発しかねないので注意です。
今からできるFAXの誤送信防止策とは
ここでは、すぐに実践できるFAXの誤送信防止策をご紹介します。FAXの正しい使用に長けている企業は、以下の方法で誤送信を防止しているのです。
事前確認をマニュアル化する
事前確認のマニュアル化によりチェック体制を構築する方法です。
宛先や番号に加え、アドレス帳の確認を担当者が一人で行うと負担が大きく、送信ミスも誘発されます。そこで、FAX送信時のマニュアルやチェックリストを作成し、現場にいる複数人のメンバーで確認すると、担当者の負担が減って誤送信も防止できます。
さらに、誤送信が起きた際はマニュアルの確認事項をもとに調査すると原因の明確化が容易になります。ただし、マニュアル作成後は、場所を時間を問わずすぐに確認できるように管理しなければなりません。
情報共有ツールを使う
情報共有ツールを活用してチームのコミュニケーションを円滑にする方法もあります。
作成したマニュアルに沿って事前確認を行う際、FAXを使うたびに上司やほかのメンバーを呼ぶのは大きな手間です。そこで、情報共有ツールを活用すると、場所にとらわれず、すぐに宛先や入力した番号が正しいか確認できます。
また、近年では「インターネットFAX」を用いる企業も増えています。しかし、インターネットFAXはデバイスを通してデータを送受信できる一方、チーム内のスピーディーな情報共有やコミュニケーションには向きません。
そのため、今日では「Stock」のような情報共有ツールを活用し、情報を正しく共有・管理する企業が多いこともトレンドです。
FAXの誤送信予防に役立つITツール
以下では、FAXの誤送信予防に役立つITツールをご紹介します。
FAXの誤送信を防止するには、複数人による事前確認をマニュアル化し、チームで共有する必要があります。ただし、紙やExcelを用いたマニュアル管理では確認の負担も大きくなるので、残した情報をチームで円滑に共有できるITツールが必須です。
一方、FAXにおけるリスクマネジメントのために高機能なツールを導入すると、ITリテラシーの低いメンバーが使いこなせず放置され、誤送信リスクも削減できません。そこで、マニュアルやFAXのルールを全メンバーへスムーズに共有するには「過不足のない機能を備えたシンプルな情報共有ツール」が求められます。
したがって、FAXの誤送信予防には、非IT企業における65歳以上のメンバーでも「ノート」を使って簡単に情報管理ができる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にマニュアルや企業のFAX番号、ルールを残しつつ、任意のメンバーとの共有も容易です。また、ノートに紐づく「タスク」を活用すると、FAXだけではなく顧客ごとの進捗管理にも使えるのです。
非IT企業でもあらゆる情報を簡単に管理できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
FAXの誤送信を防止する方法まとめ
これまで、FAXの誤送信が起きる原因や対策を中心にご紹介しました。
宛先番号や送付資料の誤りによってFAXの誤送信が起きると、情報漏えいや顧客対応の遅れが発生するので、確認事項をマニュアル化する必要があります。しかし、紙やExcelのマニュアルではメンバーへ確実に周知ができないため、ITツールが不可欠です。
このように、何度も振り返る情報を「ストック情報」として管理する仕組みが非IT企業こそ必要です。ただし、複雑なITツールでは浸透しないので「シンプルな情報共有ツール」を導入し、送受信したFAXはもちろん、あらゆる社内情報をデータとして管理すべきなのです。
そこで、「ノート」「タスク」「メッセージ」の情報管理に過不足がない機能を備え、誰でも簡単に使える情報共有ツールの「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内外におけるFAXの誤送信を防止しましょう。
