「テレワークを導入したいけれど、どんな課題があるのかが分からない」
「既に、テレワークでのコミュニケーション問題が起きていて、解決策に悩んでいる…」

こんなお悩みを持っている方々に向けて、

テレワーク時に発生する課題
課題の解決方法
 
今回の記事では、上記2つをご紹介します。

テレワークの導入を考えている方や、既に課題を抱えて困っている方々の参考になれば幸いです。

テレワーク時に皆が抱えるコミュニケーション問題

2020年12月現在、未だに新型コロナウイルスは収束していません。
新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、オフィス出勤からテレワークへ移行している企業は増加傾向にあります。

テレワークは、通勤時の新型コロナウイルス感染防止はもちろん、「通勤時間の短縮」や「交通費の削減」など、従業員・企業の双方にメリットが存在します。

しかし、テレワーク導入前から懸念されていた「コミュニケーション」に関する問題が、多く発生してします。

日本文書情報マネジメント協会の「テレワークに関するアンケート調査」によると、就業者298人の内、「49%」もの人が、「コミュニケーションが取りづらい」と感じていました。

このままでは、従業員のモチベーションや生産性が低くなり、離職率の増加や企業の利益が減少する恐れがあります。

そのため、テレワーク時のコミュニケーションで「どこに課題があるのか」を明確にし、解決策を打ち出す必要があります。

 
関連記事: テレワークで直面する課題とは?解決のためのツールをご紹介!

テレワーク時のコミュニケーションの課題

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では、テレワーク時のコミュニケーションにおける課題とは、具体的にどのようなものがあるのでしょうか?

以下の3つが「テレワーク時のコミュニケーションにおける課題」として挙げられます。

チームでの情報共有が難しい
部下のマネジメントが困難
テレワーカーが孤独感を感じる

 
それでは1つずつ解説していきます。

①情報共有が難しい

勤務時の「情報共有」の例としては、以下の3つが挙げられます。

・タスクなどの進捗状況
・データや議事録など、業務に必要な情報
・勤務管理

 
テレワークになると、口頭で確認をしていた「進捗状況」や、書類で管理していた「業務に必要な情報」、出勤や退勤時間の「勤務管理」などの情報共有が難しくなります。

情報共有がされないと、「必要な情報が手に入れられず作業ができない」、「進捗が滞り、プロジェクトに遅延が発生する」など、業務に支障が出てしまう恐れがあります。

そのため、「必要データの管理」「タスク管理」「勤怠管理」などの施策を打つ必要性があります。

②マネジメントが困難

テレワークの場合、上司は部下の働きを直接見ることができないので、「適切な評価をする」ことや、「部下が抱えている悩み」を知ることが困難になります。

もし、適切なマネジメントを行わないと部下の不満が溜まり、「モチベーションの低下」や「離職率拡大」に繋がってしまいます。

「ヤフー株式会社」や「小田急電鉄」などの大手企業でも、人材マネジメントに力を入れ、離職率やモチベーションの低下を図っていて、実際に数字ベースで成果を出しています。

 
関連記事: テレワークで適切にマネジメントするためには?課題とポイントを解説!

③孤独感を感じる

テレワークの場合オフィス出勤とは異なり、「昼休憩」「移動時」などの機会が無くなるので、業務内容以外のコミュニケーションを取ることが難しくなります。

さらに、テレワークだと外出回数も減るので、プライベートにおいてもコミュニケーションの機会が少なくなり、テレワークをしている従業員の孤独感が強くなります。

そのため、従業員同士でコミュニケーションができる環境作りが重要です。

 
関連記事: テレワークにデメリットはある?解消するツールをご紹介!

テレワーク時のコミュニケーション課題の解決策

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上記で挙げられた「コミュニケーションの課題」に対して、以下のように解決策を挙げていきます。

①情報共有が難しい→クラウドツールの導入
②マネジメントが困難→1on1ミーティングの実施
③孤独感に苛まれる→顔が見えるコミュニケーションを取り入れる

①クラウドツールの導入

 

上記の「情報共有」に関しての課題解決策としては、「クラウドツールの導入」が効果的です。

例えば、以下のような「クラウドツール」が挙げられます。

・業務に必要なデータ管理 → ファイル管理、ナレッジ管理などの「情報共有ツール」
・進捗状況の確認 → タスク管理・プロジェクト管理ツール
・出退勤の管理 → 勤怠管理ツール
・口頭での会話 → チャットツール

 
クラウドツールを使うことで、テレワークにおける課題解決に加えて、人手で行っていたことが自動化されるので、生産性向上にも繋がります。
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関連記事: テレワークで必須のオススメツール19選!時代に合った働き方を選択しよう!

②1on1ミーティング

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う「マネジメント」のことです。

1on1ミーティングでは、部下の現状や悩み、キャリアパスなどを話し合い、部下の成長を促進する目的で行われます。

そうすることで、部下の不満や悩みが解消され、「モチベーションアップ」「離職率低下」はもちろん、従業員満足度も高まります。

さらに、上司と部下の信頼関係も高まり、積極的な質問をするようになるなど、業務でも効果を発揮するでしょう。

③顔が見えるコミュニケーションを取り入れる

テレワークにおける従業員の孤独感を和らげるために、「顔が見えるコミュニケーション」を取り入れる仕組みを導入することが有効です。

パーソル研究所による「テレワークにおける不安感・孤独感に関する定量調査」によると、コミュニケーションの課題では「非対面でのやりとりは、相手の気持ちが察しにくく不安」が1番多くの割合を占めています。

そのためコミュニケーションを取るときは、顔が見えるようにし、相手の感情を理解できるようにしましょう。

例えば、web会議をする際には必ず「ビデオをオン」にし、仲間の感情を読み取れるようにしましょう。そうすれば、オフィスにいる時と同じように、仲間意識を感じられるようになります。

他にも、web会議前に「雑談」を取り入れ、意図的にコミュニケーションを取る仕組み作りも効果的です。

 
関連記事: テレワークに必要なシステムとは?ツール12選も合わせて解説!

テレワークを成功させるポイント2つ

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テレワークをより成功させる2つのポイントをご紹介します。

誰でも使いやすいツールを選ぶ

上記で説明した、「情報共有を改善するためにクラウドツールの導入」をする際に、誰でも使いやすいツールを選ぶことがポイントです。

なぜなら、ツールを使用する人のITリテラシーは様々であり、上手く使いこなせない可能性があるからです。

うまく使いこなせないと、根本問題であった「情報共有」がされず、かえって問題となってしまいます。

そのため、ツールを選択するときは、誰でも使いやすい「シンプル」なツールをおすすめします。
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ルールを作る

「③顔が見えるコミュニケーション」を取り入れるために、「ビデオオン」や「雑談」、「お昼会」を取り入れるなどの、ルールや仕組みを作るといいでしょう。

意識的に取り組むことで、自然とチームでのコミュニケーションが増え、オフィス出勤時と変わらないコミュニケーションを取ることができるでしょう。

 
関連記事: テレワークのやり方とは?導入手順やメリットもあわせて解説!

情報共有・タスク管理におすすめなクラウドツール

テレワーク時のコミュニケーションにおける課題として、「情報共有」があり、その解決策として「チャットツール」「情報共有ツール」「タスク管理ツール」などが挙げられました。

今回ご紹介するクラウドツール「Stock」は、議事録や社内情報の共有を可能にする「チャット機能、ファイル・ノート管理機能」や、業務の進捗を把握する「タスク管理」など、ビジネスの場で活用したい機能を全て持ち合わせています。

そして、現在50,000社に導入されており(2020年7月末現在)、幅広い規模や業界の企業、とりわけ非IT企業への多くの導入実績を持っている、「シンプル」で「使いやすい」サービスです。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

【課題と解決策は3つだけ】テレワーク時のコミュニケーション問q題

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

【課題と解決策は3つだけ】テレワーク時のコミュニケーション問q題

https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 
関連記事: テレワークにおすすめなソフト・アプリ15線【カテゴリー別】

まとめ

今回の記事では、テレワーク時におこる「コミュニケーション面での課題」と「解決策」を解説しました。
特にテレワークにおいては、「シンプルな情報共有ツール」の導入が必須です。早速、今回ご紹介した「Stock」の導入を検討してみましょう!

■テレワークの課題と解決策まとめ
・情報共有ができない
→クラウドツールの導入(Stock)

・マネジメント
→1on1ミーティング

・孤独感
→顔を見える取り組み

 
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