「既に、テレワークでのコミュニケーション問題が起きていて、解決策に悩んでいる…」
こんなお悩みを持っている方々に向けて、
・課題の解決方法
今回の記事では、上記2つをご紹介します。
テレワークの導入を考えている方や、既に課題を抱えて困っている方々の参考になれば幸いです。
目次
テレワーク時に皆が抱えるコミュニケーション問題
新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、オフィス出勤からテレワークへ移行している企業は増加傾向にあります。
テレワークは、通勤時の新型コロナウイルス感染防止はもちろん、「通勤時間の短縮」や「交通費の削減」など、従業員・企業の双方にメリットが存在します。
しかし、テレワーク導入前から懸念されていた「コミュニケーション」に関する問題が、多く発生してします。
日本文書情報マネジメント協会の「テレワークに関するアンケート調査」によると、就業者298人の内、「49%」もの人が、「コミュニケーションが取りづらい」と感じていました。
このままでは、従業員のモチベーションや生産性が低くなり、離職率の増加や企業の利益が減少する恐れがあります。
そのため、テレワーク時のコミュニケーションで「どこに課題があるのか」を明確にし、解決策を打ち出す必要があります。
テレワーク時のコミュニケーションの課題

では、テレワーク時のコミュニケーションにおける課題とは、具体的にどのようなものがあるのでしょうか?
以下の3つが「テレワーク時のコミュニケーションにおける課題」として挙げられます。
②部下のマネジメントが困難
③テレワーカーが孤独感を感じる
それでは1つずつ解説していきます。
①情報共有が難しい
・データや議事録など、業務に必要な情報
・勤務管理
テレワークになると、口頭で確認をしていた「進捗状況」や、書類で管理していた「業務に必要な情報」、出勤や退勤時間の「勤務管理」などの情報共有が難しくなります。
情報共有がされないと、「必要な情報が手に入れられず作業ができない」、「進捗が滞り、プロジェクトに遅延が発生する」など、業務に支障が出てしまう恐れがあります。
そのため、「必要データの管理」「タスク管理」「勤怠管理」などの施策を打つ必要性があります。
②マネジメントが困難
もし、適切なマネジメントを行わないと部下の不満が溜まり、「モチベーションの低下」や「離職率拡大」に繋がってしまいます。
、「ヤフー株式会社」や「小田急電鉄」などの大手企業でも、人材マネジメントに力を入れ、離職率やモチベーションの低下を図っていて、実際に数字ベースで成果を出しています。
③孤独感を感じる
さらに、テレワークだと外出回数も減るので、プライベートにおいてもコミュニケーションの機会が少なくなり、テレワークをしている従業員の孤独感が強くなります。
そのため、従業員同士でコミュニケーションができる環境作りが重要です。
テレワーク時のコミュニケーション課題の解決策

上記で挙げられた「コミュニケーションの課題」に対して、以下のように解決策を挙げていきます。
②マネジメントが困難→1on1ミーティングの実施
③孤独感に苛まれる→顔が見えるコミュニケーションを取り入れる
①クラウドツールの導入
例えば、以下のような「クラウドツール」が挙げられます。
・進捗状況の確認 → タスク管理・プロジェクト管理ツール
・出退勤の管理 → 勤怠管理ツール
・口頭での会話 → チャットツール
クラウドツールを使うことで、テレワークにおける課題解決に加えて、人手で行っていたことが自動化されるので、生産性向上にも繋がります。
②1on1ミーティング
1on1ミーティングでは、部下の現状や悩み、キャリアパスなどを話し合い、部下の成長を促進する目的で行われます。
そうすることで、部下の不満や悩みが解消され、「モチベーションアップ」「離職率低下」はもちろん、従業員満足度も高まります。
さらに、上司と部下の信頼関係も高まり、積極的な質問をするようになるなど、業務でも効果を発揮するでしょう。
③顔が見えるコミュニケーションを取り入れる
パーソル研究所による「テレワークにおける不安感・孤独感に関する定量調査」によると、コミュニケーションの課題では「非対面でのやりとりは、相手の気持ちが察しにくく不安」が1番多くの割合を占めています。
そのためコミュニケーションを取るときは、顔が見えるようにし、相手の感情を理解できるようにしましょう。
例えば、web会議をする際には必ず「ビデオをオン」にし、仲間の感情を読み取れるようにしましょう。そうすれば、オフィスにいる時と同じように、仲間意識を感じられるようになります。
他にも、web会議前に「雑談」を取り入れ、意図的にコミュニケーションを取る仕組み作りも効果的です。
テレワークを成功させるポイント2つ

テレワークをより成功させる2つのポイントをご紹介します。
誰でも使いやすいツールを選ぶ
なぜなら、ツールを使用する人のITリテラシーは様々であり、上手く使いこなせない可能性があるからです。
うまく使いこなせないと、根本問題であった「情報共有」がされず、かえって問題となってしまいます。
ルールを作る
意識的に取り組むことで、自然とチームでのコミュニケーションが増え、オフィス出勤時と変わらないコミュニケーションを取ることができるでしょう。
情報共有・タスク管理におすすめなクラウドツール
今回ご紹介するクラウドツール「Stock」は、議事録や社内情報の共有を可能にする「チャット機能、ファイル・ノート管理機能」や、業務の進捗を把握する「タスク管理」など、ビジネスの場で活用したい機能を全て持ち合わせています。
そして、現在50,000社に導入されており(2020年7月末現在)、幅広い規模や業界の企業、とりわけ非IT企業への多くの導入実績を持っている、「シンプル」で「使いやすい」サービスです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
<Stockの料金>

https://www.stock-app.info/pricing.html
まとめ
今回の記事では、テレワーク時におこる「コミュニケーション面での課題」と「解決策」を解説しました。
特にテレワークにおいては、「シンプルな情報共有ツール」の導入が必須です。早速、今回ご紹介した「Stock」の導入を検討してみましょう!
・情報共有ができない
→クラウドツールの導入(Stock)
・マネジメント
→1on1ミーティング
・孤独感
→顔を見える取り組み