【課題と解決策は3つだけ】テレワーク時のコミュニケーション問q題

「テレワークを導入したいけれど、どんな課題があるのかが分からない」
「既に、テレワークでのコミュニケーション問題が起きていて、解決策に悩んでいる…」

こんなお悩みを持っている方々に向けて、

・テレワーク時に発生する課題
・課題の解決方法

 
今回の記事では、上記2つをご紹介します。

テレワークの導入を考えている方や、既に課題を抱えて困っている方々の参考になれば幸いです。

2020年12月現在、未だに新型コロナウイルスは収束していません。
新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、オフィス出勤からテレワークへ移行している企業は増加傾向にあります。

テレワークは、通勤時の新型コロナウイルス感染防止はもちろん、「通勤時間の短縮」や「交通費の削減」など、従業員・企業の双方にメリットが存在します。

しかし、テレワーク導入前から懸念されていた「コミュニケーション」に関する問題が、多く発生してします。

日本文書情報マネジメント協会の「テレワークに関するアンケート調査」によると、就業者298人の内、「49%」もの人が、「コミュニケーションが取りづらい」と感じていました。

このままでは、従業員のモチベーションや生産性が低くなり、離職率の増加や企業の利益が減少する恐れがあります。

そのため、テレワーク時のコミュニケーションで「どこに課題があるのか」を明確にし、解決策を打ち出す必要があります。

 

 
では、テレワーク時のコミュニケーションにおける課題とは、具体的にどのようなものがあるのでしょうか？

以下の3つが「テレワーク時のコミュニケーションにおける課題」として挙げられます。

 
それでは1つずつ解説していきます。

勤務時の「情報共有」の例としては、以下の3つが挙げられます。

 
テレワークになると、口頭で確認をしていた「進捗状況」や、書類で管理していた「業務に必要な情報」、出勤や退勤時間の「勤務管理」などの情報共有が難しくなります。

情報共有がされないと、「必要な情報が手に入れられず作業ができない」、「進捗が滞り、プロジェクトに遅延が発生する」など、業務に支障が出てしまう恐れがあります。

そのため、「必要データの管理」「タスク管理」「勤怠管理」などの施策を打つ必要性があります。

テレワークの場合、上司は部下の働きを直接見ることができないので、「適切な評価をする」ことや、「部下が抱えている悩み」を知ることが困難になります。

もし、適切なマネジメントを行わないと部下の不満が溜まり、「モチベーションの低下」や「離職率拡大」に繋がってしまいます。

、「ヤフー株式会社」や「小田急電鉄」などの大手企業でも、人材マネジメントに力を入れ、離職率やモチベーションの低下を図っていて、実際に数字ベースで成果を出しています。

 

テレワークの場合オフィス出勤とは異なり、「昼休憩」「移動時」などの機会が無くなるので、業務内容以外のコミュニケーションを取ることが難しくなります。

さらに、テレワークだと外出回数も減るので、プライベートにおいてもコミュニケーションの機会が少なくなり、テレワークをしている従業員の孤独感が強くなります。

そのため、従業員同士でコミュニケーションができる環境作りが重要です。

 

 
上記で挙げられた「コミュニケーションの課題」に対して、以下のように解決策を挙げていきます。

上記の「情報共有」に関しての課題解決策としては、「クラウドツールの導入」が効果的です。

例えば、以下のような「クラウドツール」が挙げられます。

 
クラウドツールを使うことで、テレワークにおける課題解決に加えて、人手で行っていたことが自動化されるので、生産性向上にも繋がります。

 

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う「マネジメント」のことです。

1on1ミーティングでは、部下の現状や悩み、キャリアパスなどを話し合い、部下の成長を促進する目的で行われます。

そうすることで、部下の不満や悩みが解消され、「モチベーションアップ」「離職率低下」はもちろん、従業員満足度も高まります。

さらに、上司と部下の信頼関係も高まり、積極的な質問をするようになるなど、業務でも効果を発揮するでしょう。

テレワークにおける従業員の孤独感を和らげるために、「顔が見えるコミュニケーション」を取り入れる仕組みを導入することが有効です。

パーソル研究所による「テレワークにおける不安感・孤独感に関する定量調査」によると、コミュニケーションの課題では「非対面でのやりとりは、相手の気持ちが察しにくく不安」が1番多くの割合を占めています。

そのためコミュニケーションを取るときは、顔が見えるようにし、相手の感情を理解できるようにしましょう。

例えば、web会議をする際には必ず「ビデオをオン」にし、仲間の感情を読み取れるようにしましょう。そうすれば、オフィスにいる時と同じように、仲間意識を感じられるようになります。

他にも、web会議前に「雑談」を取り入れ、意図的にコミュニケーションを取る仕組み作りも効果的です。

 

 
テレワークをより成功させる2つのポイントをご紹介します。

上記で説明した、「情報共有を改善するためにクラウドツールの導入」をする際に、誰でも使いやすいツールを選ぶことがポイントです。

なぜなら、ツールを使用する人のITリテラシーは様々であり、上手く使いこなせない可能性があるからです。

うまく使いこなせないと、根本問題であった「情報共有」がされず、かえって問題となってしまいます。

そのため、ツールを選択するときは、誰でも使いやすい「シンプル」なツールをおすすめします。

「③顔が見えるコミュニケーション」を取り入れるために、「ビデオオン」や「雑談」、「お昼会」を取り入れるなどの、ルールや仕組みを作るといいでしょう。

意識的に取り組むことで、自然とチームでのコミュニケーションが増え、オフィス出勤時と変わらないコミュニケーションを取ることができるでしょう。

 

テレワーク時のコミュニケーションにおける課題として、「情報共有」があり、その解決策として「チャットツール」「情報共有ツール」「タスク管理ツール」などが挙げられました。

今回ご紹介するクラウドツール「Stock」は、議事録や社内情報の共有を可能にする「チャット機能、ファイル・ノート管理機能」や、業務の進捗を把握する「タスク管理」など、ビジネスの場で活用したい機能を全て持ち合わせています。

そして、現在50,000社に導入されており（2020年7月末現在）、幅広い規模や業界の企業、とりわけ非IT企業への多くの導入実績を持っている、「シンプル」で「使いやすい」サービスです。

「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。

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