昨今、働き方改革の一環としてテレワークを導入する企業が増えています。居住地を問わず勤務可能な体制が整えば、全国から優秀な人材を採用できるため、企業のさらなる発展にもつながります。
しかし、テレワークは出社での勤務に比べて会話量が減ることから、コミュニケーションの取り方に課題を感じて悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークのコミュニケーション不足を解決する方法や他社の成功事例を中心にご紹介します。
- コミュニケーションが不足すると発生するテレワークの課題を解消したい
- 実際に課題を解決した他社の成功事例を参考にしたい
- テレワークでもオフィス業務と変わらず勤務可能な体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、テレワーク中でも円滑なコミュケーションが実現できます。
目次
テレワーク中のコミュニケーション不足で発生する課題
以下では、テレワークのコミュニケーション不足で起きる3つの課題をご紹介します。テレワークを円滑に進めるには、課題が生まれる背景を把握し、対策することが必要です。
社員がストレスを感じる
テレワークでは社員はさまざまなストレスにさらされます。
テレワーク中は相手の様子が把握しづらく、気軽にコミュニケーションがとれないために、質問や相談ができない状況が生まれやすくなります。
実際に、総務省の調査によると、テレワーク中に上司や部下、同僚とのコミュニケーションは難しいとテレワーク実施者の30％以上が回答しており、各社で課題点と認知していることが分かります。
コミュニケーション不足は、認識齟齬による重大なミスを引き起こす恐れもあるので、テレワーク中でもチーム内で連絡が取りあえる環境を整えることが重要です。
業務の進捗把握が難しい
テレワークで連絡の機会が限られると、チーム内の進捗の正確な把握が難しくなります。
オフィスでの勤務では、通りがかったときに声をかけて進捗確認が可能ですが、テレワーク中は個別に連絡を取らなければ状況が把握できません。個別確認は管理者の手間が増えるだけでなく、連絡を待つ時間がかかり、業務の進行が遅延する恐れもあります。
業務の進捗把握はチームの利益に直結する重要な要素であることから、テレワークでもチーム全体の進捗管理が可能な体制を整えましょう。
情報共有が滞る
コミュニケーション不足は、情報共有を停滞させてしまいます。
とくに、テレワーク中は社員同士で話す機会が限られるため、緊急性の低い情報が共有されにくくなる傾向があります。たとえば、ノウハウが共有されなければ、一部の社員に業務負荷が集中したり、社員の育成が遅れたりとチーム内の仕事が遅延してしまいます。
したがって、企業が円滑に業務を進めるには、コミュニケーションがとりやすい環境づくりに取り組み、情報共有を促すことが必須なのです。
遠隔でのコミュニケーションの課題を解決するための工夫5選
ここでは、遠隔でのコミュニケーションの課題を解決する工夫を5つご紹介します。テレワークのコミュニケーション不足に起因する課題を解決しなければ、社員のパフォーマンスを大きく損ねる可能性があるので早急な対策が必要です。
(1)Web会議ではビデオをオンにする
Web会議に参加する際には、ビデオをオンにしましょう。
音声情報だけでのやりとりは相手の様子が確認できず、情報の理解に時間がかかるリスクが高まります。とくに、テレワーク中は出社時よりもWeb会議が増える傾向にあり、表情が見えない状態での意思疎通はコミュニケーションコストがかかるので、ストレスや疲労が溜まりやすくなってしまうのです。
そのため、Web会議ではビデオをオンにして、自身の表情を相手に見せるようにすると、相手に意図が伝わりやすくなります。
(2)雑談できる環境を整える
マネジメント担当の社員が主体となって、テレワーク中でもチーム内で雑談可能な環境を整えましょう。
程よい雑談は、気分転換や社員同士の信頼関係の構築につながる要素であり、業務の推進にも効果的です。とくに、テレワークではコミュニケーションがとりにくいので、雑談ができる場を設けると社員が会話しやすくなります。
したがって、「雑談可能な時間帯を設ける」といった対策をとりましょう。ただし、雑談が苦手な社員もいるため、テレワークのストレス解消を目的としており、任意参加であると強調しましょう。
(3)早く返信することを意識する
テレワーク中は、受信したメッセージには早く返信するように意識しましょう。
遠隔での勤務は出社勤務よりも文面でのやりとりが増えて、返信を待つ時間が発生します。口頭であればその場で話を進められますが、文面の場合は返信があるまで仕事を止めなければならず、出社での勤務よりも業務が滞りやすくなります。
そのため、メッセージは溜めずに迅速に返信し、業務をスムーズに進めましょう。ただし、すぐに返信が難しい内容の場合は、確認中の旨を一旦返信すると、相手に不安を与えずに業務が進められます。
(4)冗長なメッセージを送らない
メッセージで連絡する際には、冗長な文章になっていないかを確認しましょう。
メッセージの要点が不明確だと、チーム内で認識の行き違いが起こる原因となります。とくに、テレワークではテキストでの情報伝達が多く、要点がつかめなければ意図を確認する工数がかさんでしまい、業務の進行が遅れてしまいます。
このように、メッセージの書き方をチーム内に教育し、認識齟齬を防ぎましょう。具体的には「結論を示してから詳細内容や理由を伝える」「箇条書きで端的に示す」とメッセージがシンプルになります。
(5)情報が流れないツールを導入する
仕事の情報が流れないツールを導入すると、遠隔でもコミュニケーションがとりやすい体制が整います。
テレワークと親和性の高い「チャットツール」は気軽にメッセージを送れる一方、話題が入り混じったり、ほかの会話で情報が流れてほしい情報が探しにくくなったりするデメリットがあります。
そこで、「社内情報をやりとりと合わせて蓄積できるツール」を利用すると、情報が整理されて必要なときに見つけやすくなるのです。
とくに、メッセージ機能と情報を蓄積する機能の両方を備えた「Stock」のような情報共有ツールを利用すると、ひとつのツールであらゆる社内情報を管理できるので、テレワーク運用の負担が解消されます。
テレワークでのコミュニケーションの課題を改善した成功事例3選
以下では、テレワークでのコミュニケーションを改善した成功事例を3つご紹介します。対策を実行した企業は、テレワーク下でもスムーズな業務の進行を実現させています。
雑談を取り入れている企業
求人情報メディアや人材紹介サービス等の運営をする「エン・ジャパン株式会社」は、テレワークに雑談を取り入れた企業のひとつです。
同社はインターネット上の仮想オフィスに、社員が雑談をしやすい場所をつくり出しました。そのほかにも、業務に集中するスペースなども用意しています。
仮想オフィスは自由にカスタマイズできるので、社員同士のコミュニケーションを促進するのに最適です。
ルールづくりや環境整備に取り組んでいる企業
株式会社WORK SMILE LABOでは、テレワークでもコミュニケーションが円滑になるように、ルール作りや環境の整備に取り組んでいます。
具体的には、「テレワークのルールを策定し社内周知」「社内に大型モニターを設置し、出社勤務者とテレワーク利用者間でWeb会議を常時接続」などを実行し、コミュニケーションを促しています。その結果、柔軟な働き方が実現し、2021年には厚生労働大臣表彰の「輝くテレワーク賞特別奨励賞」を受賞しています。
大切な情報が流れないように共有している企業
総合人材サービスやBPO事業を提供しているSBIビジネス・イノベーター株式会社の「わたし・みらい・創造センター」は、情報が流れないように蓄積できるツールを導入している企業のひとつです。
情報を簡単に蓄積するツールを導入した結果、テレワーク業務中もナレッジ共有を継続的に実施可能になりました。また、情報を分かりやすく整理して、複数の案件が同時に進行しても問題がない体制づくりに成功しています。
コミュニケーション不足を解消する最もおすすめのツール
以下では、コミュニケーション不足を解消する最もおすすめのツールをご紹介します。
コミュニケーション不足は、社員間の連絡が取りにくい環境に起因しています。とくに、テレワーク中は相手の様子が見えにくいことで、出社での勤務時よりも連絡を取り合う機会が減ってしまい、情報共有の停滞を招くリスクが高まります。
そこで、ITツールを利用すると、遠隔でも気軽にコミュニケーションがとりやすくなり、業務が進めやすくなります。ただし、チャットツールだとメッセージが流れてしまい「情報の蓄積」には不十分です。
したがって、「コミュニケーション」と「情報の蓄積」が一か所で完結するツールを選びましょう。結論、テレワークには非IT企業でも導入後に即運用を始められるシンプルな情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に残した情報はチャットのように流れず蓄積されるので、顧客情報はもちろん、ノウハウやマニュアルの記録に最適です。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を活用すれば話題が混ざらないので、テレワークでも円滑に情報共有できるのです。
コミュニケーションを最も簡単に活性化できる情報共有ツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークにおけるコミュニケーションの課題を解決する方法まとめ
ここまでテレワークのコミュニケーション課題と解決策、成功事例をご紹介しました。
テレワーク中にコミュニケーションが不足すると、進捗把握や情報共有が滞り、業務の進行速度や質が落ちる懸念があります。そこで、事例にあったように、雑談の環境を整備したりメッセージの送り方を工夫したりすると、コミュニケーションが促進されるのです。
とくに、遠隔でもコミュニケーションを取りやすくするには、チャットと情報管理機能が備わったITツールの利用が最適です。しかし、複雑なものを導入すると、使いこなせない社員がツールを放置してしまい、テレワークでの業務が滞ってしまいます。
したがって、ツールはだれでも簡単に使えるシンプルなものを選びましょう。今回ご紹介した直感的な操作で社内情報を蓄積・共有できる情報共有ツールのStockは、テレワークのコミュニケーションを活性化させ、業務の進行を促進します。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入し、テレワークにおけるコミュニケーションの不足を解消しましょう。
