ビジネスの機会を逃さないようにするには、得られた人脈を活用できるように、交換した名刺を適切に整理する必要があります。
しかし、膨大な量の名刺を整理・管理できず、取引先への適切なアプローチが難しいことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、名刺を効率的に整理する方法やアナログで管理するメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- 名刺の管理方法が煩雑な現状を改善したい
- 膨大な名刺の紛失リスクを減らしたい
- 名刺に付随する情報もまとめて整理し、すぐに見られるように管理したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、名刺を簡単にまとめて管理する方法がわかり、ビジネス活動を通して得た情報を正しく役立てられるようになります。
目次
名刺管理で使われる方法とは
ここでは、名刺管理で使われる方法をご紹介します。それぞれの方法にメリット・デメリットがあるので、自社の環境に応じて適切な方法を採用しましょう。
- ファイル・フォルダ
- ケース
- ノート
名刺をファイルやフォルダに差し込む方法で、机の上に置いて使用する回転式ホルダーや、収納ポケットに保管するファイル式やバインダー式のホルダーなどを用います。直感的かつシンプルに管理できますが、手作業で整理しなければならないので手間がかかります。
大量の名刺を収納できる名刺ケースを使った手法です。分類ごとに色付きの厚紙を入れれば、分類の変更や検索も容易にできる一方で、携帯性が低いデメリットがあります。
ノートを用いて名刺を管理する方法で、名刺の整理に最も費用がかからず、名刺に関わる情報を記入できます。しかし、ノートに直接貼り付けるので、工数がかかり名刺が差し替えられないため、属性ごとの分類が困難です。
以上の方法を用いると、市販のものを使って簡単に名刺を整理できます。しかし、チームで保有している名刺を効率的に活用するには、ITツールを用いた名刺の一元管理が求められることに注意が必要です。
アナログな手法で名刺を整理する際に押さえるべき2つのポイント
ここでは、アナログな方法で名刺を管理・整理する際の2つのポイントを解説します。名刺を効果的に活用している企業は、以下の注意点を押さえて効率的に名刺を整理しているのです。
（1）属性ごとに分類する
名刺の検索を円滑に行うには「インデックス（目次）」を使って管理しましょう。主なインデックスの種類は以下の3つが挙げられます。
- 50音順
- 業種別
- 時系列
企業名や個人名で名刺を分類します。最もスタンダードな方法で検索性を高められますが、名前が思い出せないと活用できない点に注意しましょう。
企業や人物の「物流」「金融」「メーカー」などの業種別に分類することで、特定の業種が求められる場面で役立ちます。
名刺を交換した順番に名刺を分類する方法で、直近のビジネスで関係性が高い企業・人物が前に出てきます。ただし、古い名刺の整理が煩雑にならないように注意する必要があります。
以上の方法で名刺の検索性を高められなければ、多くの名刺を持っていても活用できません。必要に応じて、「50音順」「業種別」のインデックスを併用することも可能です。
（2）セキュリティ対策を確実に行う
名刺を整理するうえで、セキュリティ対策を確実に行うのも重要です。
名刺には企業や人物の個人情報が書かれているので、大切に保管しなければ信用の失墜にもつながります。しかし、管理する名刺の量が増えると管理媒体から名刺が抜け落ちたり、紛失しても気づけなかったりしてしまうのです。
そこで、セキュリティ対策を適切に行うには、名刺を管理する際のルールをメンバーに周知し、徹底させなければなりません。また、名刺の量がかさばらないように、情報が古く不要な名刺を廃棄することも心がけましょう。
名刺をアナログな手法で管理するメリットとは
ここでは、名刺をアナログな方法で管理するメリットをご紹介します。アナログな手法は企業のITリテラシーに問わず実践できる手法なので、現在でも多くの企業が採用する手法です。
コストがかからない
名刺をアナログな方法で管理する第一のメリットは、コストがかからないことです。
一方で、アナログな方法ではファイルやノートなどの管理媒体を購入したり収納スペースを確保したりする以外に管理コストがかかりません。
したがって、管理しなければならない名刺の量が少なく、十分に収納スペースを用意できるチームではコストをかけずに円滑な名刺の管理が可能です。
誰でも実践できる
名刺をアナログな方法で管理すると、チームメンバーの全員が実践できます。
アナログ式の管理は特別なルールやマニュアルがない限り、難しい操作がほとんど求められません。したがって、名刺を管理するための訓練が必要ないので、誰でもすぐに実践できます。
ただし、各メンバーが交換した名刺をチームで一元管理できなければ、得られた人脈の活用が不可能です。そこで、メンバーの全員が名刺を整理できることが必要になります。
【危険？】名刺をアナログな手法で管理するデメリットとは
ここでは、名刺をアナログな方法で管理するデメリットを3つ解説します。社内の各メンバーごとに管理方法が異なると、以下のデメリットが発生するので対策が必要です。
管理が属人的になる
アナログな管理方法では、名刺管理が属人的になります。
名刺を分類する際のインデックスのつけ方や記載する情報がメンバーごとに異なると、各メンバーが異なる方法で管理をするので、名刺の検索性が低くなります。使い勝手が悪いとチームの一元管理に影響を及ぼし、ビジネスへの名刺の活用ができません。
名刺管理の属人化を防止するには、インデックスのつけ方や名刺に付随する情報の記載方法などを細かく定めたルールを設定し、周知することが求められます。
紛失・情報漏洩のリスクがある
名刺の紛失や情報漏えいなどのリスクも重要です。
アナログな方法で名刺管理を行う場合、取引先の情報が必要になる度に名刺を取り出したり、ほかのメンバーへ手渡したりしなければなりません。名刺そのものを取り扱わなければならないため、セキュリティ対策を入念に行っていても紛失リスクは完全にはなくならないのです。
また、名刺の管理媒体の持ち出しを禁止しなければ情報漏えいのリスクが大きくなります。とはいえ、外出先で急に顧客や取引先の連絡先が必要になった場合、その都度名刺を取りに帰社する手間が生まれるので、「Stock」のような情報共有ツールを用いて管理する企業が増えていることもトレンドです。
管理工数がかかる
アナログな方法で名刺を管理すると、管理工数がかかります。
「管理が属人化しないこと」「セキュリティ対策」などに注意して管理するには、名刺の整理方法を徹底的にマニュアル化しなければなりません。しかし、マニュアル化を徹底すると管理工数が増加し、名刺管理にメンバーの業務時間が多く割かれます。
このように、アナログな方法では管理工数の増加によって業務にかけられる時間が減少してしまうので、ITツールを用いてデータ化して管理することがおすすめです。ただし、デジタルな方法でも機能が複雑なITツールを用いると管理に手間がかかるため、シンプルなツールを導入しましょう。
【非IT企業でもできる】名刺を簡単に整理できるITツール
以下では、名刺を簡単に整理できるITツールをご紹介します。
アナログな方法で名刺管理すると管理工数がかかってほかの業務にかけられる時間が短くなるうえ、名刺の紛失リスクも防げません。そこで、名刺を効果的に活用するためにも、簡単に名刺を整理できるITツールを使い、チームで名刺の情報を一元管理すべきです。
ただし、高機能なツールを導入しても、ITリテラシーが高くないメンバーが使いこなせず、放置されます。チームでの名刺の一元管理を実現するには、「名刺の管理に過不足のない機能を備えたシンプルな情報管理ツール」を導入しましょう。
結論として、非IT企業における65歳以上のメンバーでも簡単に名刺管理ができる情報管理ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に名刺に関わる情報や画像を残しつつ、任意のメンバーとの共有も容易です。また、ノートの「フォルダ」を活用すると名刺を目次のように管理しつつ、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」で話題を混ぜずに、やりとりやタスク管理もできるのです。
あらゆる情報を簡単に管理できる情報共有ツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
アナログな名刺の整理方法まとめ
これまで、名刺の効率的な整理方法やメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
ファイルやケース、ノートを用いたアナログな方法で名刺を管理すると、コストを抑えられ、誰でも整理できるというメリットがあります。しかし、アナログな方法ではセキュリティ対策に一層注意が必要なうえ管理工数が増加するので、ITツールを活用して名刺管理を効率化するべきです。
しかし、高性能なツールを使いこなすには相応のITリテラシーが必要になります。そこで、名刺に関わる情報管理に過不足のない機能を備えたシンプルな「情報管理ツール」を活用すると、チームに浸透しないリスクを解消しつつ、名刺を一元管理できるのです。
したがって、「ノート」「テンプレート」「フォルダ」の名刺の整理に過不足のない機能を備えた、シンプルな情報管理ツール：「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し名刺の整理業務を効率化させ、ビジネスへと活用できるようにしましょう。
