昨今の感染症対策の一環として「テレワーク」を実施する企業が急増しました。テレワークとは社員が同じ職場に集まらず、別の場所で仕事をする勤務形態のことです。
 
テレワークはワーク・ライフ・バランスの実現に貢献し、企業としても業務効率化やコスト削減ができるなどのメリットがあります。
 
一方で、実際に自社でテレワークを導入しようとすると「テレワークの具体的なメリットや導入条件などが分からず、自社でどのように展開すれば良いか分からない。」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、テレワークの目的やメリット・デメリット、導入に必要な3つの条件を中心にご紹介します。
 
  • テレワークを稟議に通すために、テレワークに関する詳細な情報を知りたい
  • テレワークを導入したが上手く機能していないので、早急に改善したい
  • 情報共有が難しいなどのテレワークのデメリットを解消する方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社でテレワークを始める場合に準備すべきことがすぐに把握できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

テレワークとは?

はじめに、テレワークの概要と目的、導入の影響についてご紹介します。テレワークに関して正しい認識がなければ、自社へ展開する際に誤った判断をしてしまう可能性があるので注意しましょう。

テレワークとリモートワークの違いは?

総務省はテレワークについて、以下のように示しています。
 
テレワークとは、ICT(情報通信技術)を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です。
 
テレワークは英語で「telework」と書き、「tele=離れた所」と「work=働く」の2つを合わせた造語です。つまり、「職場とは離れた場所で働くこと」を示します。
 
類似する用語のひとつに「リモートワーク」がありますが、テレワークとリモートワークに大きな違いはありません。どちらも職場以外のどこかで仕事をするという意味では同じなのです。

テレワークの5つの目的

昨今の感染症対策として急速に普及したテレワークですが、以前から導入していた企業もあります。以下は、企業が感染症対策以外でテレワークを導入する5つの目的です。
 
  1. 優秀な人材の確保
  2. 遠方に在住していることを理由に働けなかった優秀な人材を確保できるようになります。また、社員としてはテレワークの選択肢があれば、ワーク・ライフ・バランスを実現するひとつの手段として活用できます。
     
  3. コストの削減
  4. テレワークに伴い社内情報のデジタル化が進み、印刷費や郵送費が大幅に削減できます。また、オフィスの維持費や交通費なども抑えられるので、結果的に企業の利益率にも影響を与えます。
     
  5. 社会貢献の推進
  6. 「地方に在住しながら働く」という選択肢が増えれば、地方経済にプラスの影響を与えることにつながります。結果的に、都市の一極集中や地方の過疎化問題などの大きな課題の解決に貢献できるのです。
     
  7. 事業継続性の確立
  8. 事業継続性とはテロや災害などが発生した際でも事業を続けられることを指します。つまり、テレワークのように職場に出社せずに仕事ができる勤務形態は事業継続性が高いと言えます。
     
  9. 企業イメージの向上
  10. テレワークを導入していない競合他社と比較して、社員に柔軟な働き方を提供する企業ということをアピールできます。自社ブランドのイメージ向上のみならず、多様な仕事のあり方を求める優秀な人材確保にも貢献します。
以上のように、優秀な人材の確保やコストの削減など、テレワークの導入には多くの目的があるのです。

テレワーク導入の影響

テレワークを導入すれば、場所や時間、雇用形態に縛られずに自由に働けます。
 
これまで諸事情で働けなかった人も、テレワークを活用してフルタイムで働ける環境が整い始めました。企業の視点から考えても、出産や育児で働くことを諦めた人や海外に在住する人をはじめとした優秀な人材を確保できるようになったのです。
 
また、出退勤の時間がなくなればスキルアップの勉強をしたり、副業などに時間を割いたりできるなど、従来とは違った「新しい働き方」が生み出されることが期待できます。
 
関連記事: テレワークのやり方とは?導入手順やメリットもあわせて解説!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

テレワーク導入に必要な3つのポイント

テレワークの本格的な導入を検討している場合には、以下の3つのポイントを押さえておく必要があります。

社内制度の見直し

はじめに、社内制度の見直しをする必要があります。
 
具体的には、「職場に出社しないで仕事をする」という環境変化に伴って勤怠制度や福利厚生制度、人事評価制度などの更新が必要です。たとえば、勤怠取得の方法を見直さなければ勤務時間の把握が困難になり、時間や場所を問わないテレワークが過重労働を増やす原因になってしまいます。
 
また、従来は社員の通退勤の交通費で計上されていた経費を、インターネット回線費やテレワーク機材費にするなどの財務に関する見直しも必要になります。
 
以上のように、円滑にテレワークを運用するためには社員が安心して働ける社内制度を整備する必要があるのです。

セキュリティ対策

次に、職場以外で仕事をするにあたってセキュリティ対策をしましょう。
 
セキュリティ対策をせずにテレワークを始めると、重大な社内情報の漏えいにつながりかねません。テレワークでは基本的に紛失の可能性がある紙媒体での仕事は控え、あらゆる社内情報をデジタル化する必要があります。
 
そのため、社内の情報を管理するツールは、高いセキュリティ水準を満たすものが最適です。また、公共施設の無料Wi-Fiには接続しないなどの社内ルールも整備しましょう。

ITツール

最後に、テレワークを実施する場合にはITツールが必要不可欠です。
 
テレワークでは同じ空間で仕事ができないので円滑な情報共有やコミュニケーションがとりづらい傾向があります。そのため、職場で仕事をしているときと遜色がない質とスピードで連携ができるITツールが重宝するのです。
 
たとえば、社内情報をデジタル管理できる「Stock」のように「ノート」に案件情報や顧客情報を蓄積し、「メッセージ」で気軽にやりとりが可能なITツールを導入しましょう。
 
テレワークでも簡単にチームで情報共有とコミュニケーションができれば、業務効率も向上するのです。
 
関連記事: 【7つのステップですぐにできる!】テレワーク導入の手順とポイントを徹底解説!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

テレワークの3つの種類

テレワークは職場以外の場所で仕事をする制度のひとつですが、「どこで仕事をするのか」によってテレワークは以下の3つに分類できます。
 
  • 在宅勤務
  • 在宅勤務は自宅から仕事をする勤務形態を指します。近年では、富士通や日立製作所などの大手企業がテレワークを実施しているほか、派遣やアルバイトでもテレワーク勤務を実施している企業もあります。
     
  • モバイルワーク
  • モバイルワークは移動中の電車やバス、カフェ、ホテルのラウンジなどのあらゆる場所で仕事をする勤務形態を指します。場所を選ばない一方で、ほかの勤形態よりもセキュリティリスクが高くなってしまいます。
     
  • サードプレイスオフィス勤務
  • サードプレイスオフィス勤務は職場以外のオフィスで仕事をする勤務形態を指します。たとえば、オフィス環境を再現したコワーキングスペースやレンタルオフィスなどが挙げられます。
以上のようにテレワークには3つの分類があるので、自社で実施する場合にはどの勤務形態が合っているのかを慎重に検討しましょう。
 
関連記事: 在宅勤務とテレワークに違いはある?導入するポイント、メリット・デメリットを解説!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

テレワークのメリット

昨今の感染症対策のためにテレワークを実施する企業が増えましたが、テレワークには感染症対策以外にも多くのメリットがあります。そこで以下では、テレワークが与えるメリットを「企業」と「社員」の2つの視点からご紹介します。

企業のメリット

コストの削減

テレワークを実施すれば企業は大幅なコスト削減が見込めます。
 
たとえば、テレワークでは通退勤や出張などの移動が少なくなるので、交通費が大幅に削減されます。また、高額な運用コストのかかるオフィスの縮小・解約をすれば賃料や光熱費などの諸経費も減らせるのです。
 
そして、削減された経費をインターネット機器やセキュリティ対策に充てることでテレワークが推進されます。

事業継続性の確保

テレワークを導入すれば、不測の事態でも事業を継続できる基盤がつくれます。
 
たとえば、地震などの自然災害によって交通網がストップし、職場への出勤ができないときがあります。しかし、社内のテレワーク体制が整っていれば、職場以外の場所から滞りなく仕事を進められるのです。
 
昨今の感染症対策の一環としてテレワーク導入が広がったのも、事業継続性を確保する側面がありました。

優秀な人材の確保

優秀な人材の確保もテレワークの大きなメリットのひとつです。
 
企業がテレワークを導入すれば、育児や介護によって退職しなければならない優秀な人材を継続して雇用できます。また、地方や海外に在住する人材も確保できるようになり、従来よりも多種多様な人を迎えられます。
 
また、社員に柔軟な働き方の選択肢を与えている企業のイメージはプラスに働き、さらに優秀な人材が集まるという好循環を生み出せるのです。
 
関連記事: テレワークで営業は可能なのか?メリットや課題を詳しく解説

社員のメリット

生産性の向上

社員が得られるメリットのひとつとして、生産性の向上が挙げられます。
 
テレワークではストレスがない環境を選択して、仕事に集中できる状況をつくれます。たとえば、静かな空間を求める人は雑音がない自宅、少し騒がしい場所の方が集中できる人はコワーキングスペースなどのサードプレイスオフィスを利用しましょう。
 
また、通退勤に使っていた時間を運動や趣味などに費やせばプライベートの時間も充実でき、仕事にも良い影響を与えると言えます。

ワーク・ライフ・バランス

テレワークは社員のワーク・ライフ・バランス実現にもつながります。
 
職場に出勤すると周囲との人間関係などによって精神的な疲労感を覚える人も少なくありません。しかし、テレワークによって業務時間外でのコミュニケーションが減ったことでストレスがなくなり、仕事とプライベートに良い影響を与えます。
 
そのため、テレワークによるワーク・ライフ・バランスの実現は社員だけでなく、企業にとっても大きなメリットになるのです。
 
関連記事: テレワークのメリットデメリットを徹底解説!働き方改革を成功させるために!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

テレワークのデメリット

これまでテレワークが与えるメリットをご紹介しましたが、テレワーク導入にはいくつかのデメリットもあります。そのため、事前にテレワークのデメリットを把握しておけばデメリットを最小限に抑える、もしくは完全に解消する策を講じることも可能です。
 
そこで以下では、テレワークが「企業」と「個人」に与えるデメリットを説明します。

企業のデメリット

労働管理が困難

社員が職場に出勤していないので、勤務時間の把握が難しくなります。
 
テレワークの労働管理が適切に実施されないと、社員の過重労働につながる恐れがあります。そのため、勤怠管理が可能なITツールを導入して、社員一人ひとりの勤務状況を正確に把握できる仕組みを整えましょう。
 
関連記事: テレワークで適切にマネジメントするためには?課題とポイントを解説!

ツール等の導入コストがかかる

テレワークを実施するためにはパソコンなどの機材、Wi-fiルーターなどの通信環境にコストがかかります。
 
初期コストは高額に感じますがテレワークの勤務形態を継続すれば、テレワークで削減される無駄なコストで補填できます。また、すでに機材や通信環境が整備されていれば、初期費用のかからないITツールを導入すれば問題ありません

社員のデメリット

コミュニケーション不足になる

テレワークではコミュニーションが難しくなるのがデメリットです。
 
テレワークでは何気ない会話が減り、目的があるときにしかメールや電話をしない状況になります。そのため、気軽にメッセージのやりとりができるITツールが広く活用され始めているのです。
 
一方で、コミュニーションがとれるITツールの「チャットツール」は簡単にメッセージを送れますが、仕事の情報も一緒に流れてしまうので注意しましょう。
 
関連記事: 【課題と解決策は3つだけ】テレワーク時のコミュニケーション問題

長時間労働につながる

テレワークは長時間労働につながりやすいのもデメリットのひとつです。
 
テレワークは社員の働きぶりを確認するのが難しいので、評価は「成果」から判断されます。そのため、社員は「成果を出さなくてはいけない」と働き過ぎてしまうという傾向にあるのです。
 
対策としては「仕事とプライベートの区別を付けること」や「仕事の過程を評価する制度を整えること」が挙げられます。仕事の過程を評価するためには業務内容を確認する必要があるので、常に情報共有しながら仕事ができる環境が必要です。
 
関連記事: テレワークで直面する課題とは?解決のためのツールをご紹介!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

テレワークでも安全かつ円滑な情報共有ができるツール

以下では、テレワークでも安全かつ円滑な情報共有ができるツールをご紹介します。
 
企業がテレワークを実施する際に懸念すべきは「情報共有」と「セキュリティ」の2つです。テレワークではチームで円滑な情報共有ができるような環境を整える必要があり、さらに第三者からの不正アクセスをブロックしなければなりません。
 
そのため、あらゆる書類をデジタル情報として蓄積・共有し、厳格なセキュリティ下でテレワークを実施できるITツールが必要です。
 
たとえば、非IT企業でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」は誰でも簡単に情報共有ができるうえに、高いセキュリティ基準をクリアしているので安心してテレワークで運用可能なITツールです。
 
Stockは「ノート」に顧客情報などを簡単に蓄積でき、さらにノートに紐づく「メッセージ」でコミュニケーションもとれるのでテレワークに最適です。Stockは中小企業を含む導入実績が100,000社を超える注目のツールで、業界・業種問わず定評があります。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

テレワークについての簡単解説まとめ

ここまでテレワークの目的やメリット・デメリット、導入に必要な3つのポイントを中心にご紹介しました。以下は、テレワーク導入に必要な3つのポイントです。
 
  1. 評価制度や財務など、テレワークに合わせた「社内制度の見直し」
  2. 第三者からの不正アクセスを防ぐ「セキュリティ対策」
  3. 使い方がわからないというストレスを与えない「ITツール」
社内でテレワークを推進するうえで重要なのがITツールです。とくに、テレワークでは情報共有が困難になり業務に支障が出るため「情報共有ツール」が必要です。
 
そのため、今回ご紹介した情報共有ツールのStockのようにITに詳しくない65歳でも簡単に情報共有できるITツールがテレワークには最適です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社でテレワークを実施できる環境を整備しましょう。
 
関連記事: テレワークで必須のオススメツール19選!時代に合った働き方を選択しよう!
 
関連記事: テレワークにおすすめなソフト・アプリ15選【カテゴリー別】
 
関連記事: 【生活感を出さない】テレワーク用のバーチャル背景まとめ!
 
関連記事: モバイルワークとは?導入メリットや注意点も紹介!