余分な経費を削減し、必要な業務に十分なリソースを割くことは、業界業種を問わず企業にとって必要な取り組みといえます。
しかし、経費削減に取り組もうとしても、優先順位のつけ方やリソースの比重が分からずに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経費削減で見直すべきポイントや注意点を中心に解説します。
- 不要な経費を削減しつつ今の業務効率は維持したい
- 社員に不満を抱かれずにムリなく経費のみ削減したい
- 経費削減における注意点を事前に把握しスムーズに実行したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、経費削減でやってはならない注意点を押さえながら、経費削減への取り組みにつながるヒントを得られます。
目次
経費削減を行うにあたっての前提とは
経費削減を検討する際「経費削減は企業の利益拡大のために行われる」という前提があります。
企業が利益を増やすには、具体的な施策として「単価上昇」「新規顧客の開拓」が挙げられますが、大きく「売上を向上させる」あるいは「経費を減らす」しかありません。
しかし、売り上げを向上させるために、新商品を開発しても効果の測定には時間を要します。一方、経費削減は身近な作業から見直しが始められ、効果も比較的早い段階で確認しやすいので一歩目のハードルが低いといえます。
ただし、突然経費削減を打ち出すと、社員が不安を抱いたりモチベーションの低下を招いたりしてしまうので、経費削減の意図を全社に浸透させながら行う必要があります。
経費削減で見直すべき代表的な3つのポイントとは
以下では、経費削減で見直すべき3つのポイントについて解説します。下記3点は経費削減を行うと高い効果の見込める箇所ですが、社員の声を取り入れながら慎重に行うことを心がけましょう。
(1)消耗品・事務経費
まず初めに取り組むべき経費削減ポイントは、消耗品・事務経費です。主な備品は以下の通りです。
- コピー用紙
- インク
- 文房具
- 名刺
消耗品や事務経費は一つひとつの価格が安価なのでコスト意識が薄れがちです。そこで、貸出帳簿の記入や個数制限により社員にコスト意識を持たせる工夫が有効です。
また、ITツールの導入によるペーパーレスやデジタル化の促進も有効な経費削減手段です。たとえば、「Stock」のようなITツールを用いれば、簡単に資料を作成しオンライン上で共有でき、消耗品コストだけでなく資料準備の手間も削減されるのです。
(2)賃料・水道光熱費
賃料や水道光熱費も経費削減で大きな効果が見込めます。
今日では働き方が多様化し、出勤形態にオンラインを取り入れている会社が当たり前になりつつあります。そこで、社員が出社しなくなった分、オフィスを縮小することで家賃や光熱費の削減に成功している企業も存在します。
また、オフィスの縮小は難しくとも、こまめな照明の消灯や節水の呼びかけなど、すぐにでも取り組める経費削減として効果的です。
(3)人件費
経費削減を行ううえで、見直すべき3つめの項目は人件費です。
余剰にかかっている人件費の削減や残業時間の減少は、経費を削減するうえで高い効果が見込めますが、人件費の削減は慎重に行わなければいけません。
とくに、明らかに労働量よりも多い残業時間や責任に見合わない給与の検討は必要な一方、突然の大規模リストラといった急激な改革は、社員と会社の双方に困惑をもたらすので注意しましょう。
そこで、まずは人件費の内訳を詳細に分析します。たとえば、業務量が多く残業代が負担となっている場合には、一人あたりにかかる業務負荷を見直したりITツールを導入したりして、業務効率を向上させるなどの対処法があります。
経費削減でやってはいけない4つの注意点
削減してはいけない経費を削ってしまうと、社員のモチベーション低下や業務品質の低下を招くので、経費削減は慎重に行うべきです。そこで、以下では経費削減で注意すべき4つのポイントを解説します。
自社製品のサービスを低下させないように予防する
経費削減を行う際に注意すべき1つ目のポイントは、自社製品のクオリティに影響を与えないようにすることです。
経費削減の前提の一つに「支出を減らすこと」がありますが、経費削減による自社製品の無策なクオリティ低下は収益の低下を招きかねません。また、重要な顧客接点であるカスタマーサポートの削減も、顧客満足度の低下を引き起こすので注意です。
そこで、まずはプロダクトやサービスの品質を維持させるためにも、業務上無駄なプロセスの削除など、運用で効率化できる箇所を探すように心がけましょう。
従業員の福利厚生費を闇雲にカットしない
従業員の福利厚生を闇雲にカットしてしまう施策もやってはいけない注意点の1つです。
なぜなら、多くの社員が活用している福利厚生のカットは、社員の困惑を生みモチベーションの低下を招きかねないからです。とはいえ、情勢が変わって「以前は活用されていたが、現在の活用数が少ない福利厚生」などにかけている費用があれば見直すべきです。
たとえば、コロナ渦の全社規模で社員旅行や忘年会は現実的とは言えません。そこで、このような「法定外福利厚生（企業の任意で設定する福利厚生）」に関する社員の抵抗感を抑えつつ経費を削減できます。
見直すべき福利厚生と必要な福利厚生の取捨選択を正しく行い、スムーズな経費削減を達成しましょう。
デバイスのグレードを安易に下げない
会社利用のパソコンやタブレットのスペックやグレードを、意図なく下げる経費削減方法も避けるべきです。
仮に、経費削減を目的にデバイス端末や自社で運用しているサーバースペックを下げると、業務効率の低下や社員のモチベーション低下を招く恐れがあります。また、業務効率が低下したことが原因で残業代が増えてしまっては、本末転倒といえます。
ただし、オーバースペックな機器や契約に必要以上の経費をかけている場合には見直すべきです。大切なのは、自社の業務内容に適した「過不足のないスペックを備えているデバイス」の選択です。
信用を下げない
経費を削減することによって会社の信用に傷がついてはなりません。
企業とは信用によって成り立ち、会社の信用はさまざまな要因の積み重ねで成立しています。たとえば、礼節のある社員一人ひとりの取引で築き上げられた信用には「手厚い研修制度」の背景があるなか、経費削減として研修にかける費用を削減しては、短期的なコスト削減ができても長期的な損失を生んでしまうのです。
また、ITツールにかかるセキュリティ対策も、経費削減を目的に意図なく実施するのは避けましょう。このように、信用の土台となる箇所には引き続き適切なリソースを割き続ける必要があるのです。
経費削減に貢献し業務効率を向上させるツール
以下では、経費を削減しつつ業務効率も向上させるツールを紹介します。
経費削減は身近な消耗品などからアプローチし、段階的に進める必要があります。一方、人件費や賃料など削減にかかる負担が大きい要素より、消耗品である紙を基点とした非効率な情報共有を解消するとコスト削減が簡単に見込めるのです。
そこで、「情報管理に優れたITツール」の導入により、情報共有にかかる消耗品や固定費を削減しつつ業務効率を向上させ、段階的に経費削減を行える環境を整えましょう。しかし、社員が使いこなせない複雑なツールでは、逆に削減すべき固定費となりかねません。
結論、経費を削減しながら業務効率を向上させるには、非IT企業で働く65歳以上の社員でも、即日で使いこなせる情報共有ツール：「Stock」一択です。
情報共有に優れたStockは「ノート」で情報の蓄積と共有が同時にでき、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」でテーマごとのやりとりやタスク管理も簡単です。消耗品管理の金銭的コストはもちろん、情報共有にかかる時間的なコストも大きく削減します。
情報共有の側面から最も簡単にIT化を実現できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
経費削減のポイントや注意点まとめ
ここまで、経費削減で見直すべきポイントや4つの注意点を中心に紹介しました。
経費削減の項目には消耗品費や人件費などが挙げられますが、身近な業務で発生する無駄な事務経費を見直すことが近道です。しかし、サービスの質や信用を下げてはならないので、まずは内的要因で簡単に取り組みやすい「社内の情報共有」を効率化しましょう。
そこで、情報共有ツールの活用が求められます。事務経費にかかる経費削減はもちろん「ペーパーレス化の実現」や「業務効率化の達成による残業代の削減」にも貢献します。
とはいえ、社員が使いこなせない複雑なツールでは、全社に浸透せずに経費削減の効果が得られません。したがって、Stockのように、非IT企業の社員でも即日で運用できるほどシンプルなITツールを利用して、経費削減と業務効率化を同時に果たすべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社員の抵抗感を招くことなく、情報共有の側面からスムーズな経費削減を実現しましょう。
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