昨今では、デジタル技術でビジネスモデルを変革するDX（デジタルトランスフォーメーション）が注目されています。そして、会社の直接的な利益を生まない経理部門でも、業務の生産性を上げるために「経理DX」を進める企業も多いです。
しかし、経理DXをどのように進めるべきかわからず、なかなか着手できていない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、 経理におけるDXの手順や事例、ポイント を中心に解説します。
- 上司から経理をデジタル化しろと言われたが、何から始めればいいかわからない担当者
- 毎日の手入力や書類整理に追われ、本来の仕事に時間が使えていない人
- ツールを導入したものの現場が使いこなせず、結局元のやり方に戻ってしまった人
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、経理DXの具体的なイメージが持てるほか、経理DXを効率よく進める方法もわかります。
目次
経理DXを進めるべき理由
ここでは、経理業務において、DX化を進めるべき理由を深堀していきます。経理DXの意義がわからず、未だにアナログな経理業務をしている方は必見です。
（1）人手不足でも経理業務を回せる体制を作るため
経理DXは人手不足でも経理業務を回せる体制を作るために必要です。
経理業務は月末月初に作業が集中しやすく、担当者の負荷が偏りやすい傾向があります。そのため、特定の担当者しか対応できない状態では、急な欠員時に業務が止まってしまうリスクがあります。
そこで、経理DXを推進し、ワークフローをマニュアル化しておくことで、ノウハウの損失を防ぐことが大切です。その結果、特定の人しかやり方を知らない業務がなくなり、作業スピードの向上も見込めます。
（2）法改正へ対応するため
経理でDXを進めるべき理由の2つ目は、法改正に柔軟に対応するためです。
たとえば、2022年に施行された改正電子帳簿保存法では、電子取引の紙保存が禁止されて、データ管理が必要になりました。さらに、「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」の導入によって、適格請求書とそれ以外の請求書を区分けしなければならず、確認ミスが発生すると税務処理にも影響します。
そのうえ、紙・PDF・メール添付など請求書の受け取り形式が混在していると、確認作業そのものが大きな負担になってしまいます。したがって、今後、上記のような法改正が施行されたとき、素早く切り替えられるようにDX化していく必要があるのです。
経理DXでよくある失敗パターン
ここでは、経理業務において、DX化を進めるべき理由を深堀していきます。経理DXの意義がわからず、未だにアナログな経理業務をしている方は必見です。
（1）システムを導入したのに紙運用が残る
経理DXでよくある失敗パターンの1つ目は、システムを導入したのに紙運用が残ることです。
これは現状の業務を変えずにツールだけを導入し、紙の確認工程を残してしまうことが主な原因です。たとえば、電子化されたデータを印刷する手間が残れば、デジタルならではの検索性や自動集計の強みが活かせません。
導入するシステムの価値を最大限活かすため、古い運用ルールを根本から見直すことが不可欠です。
（2）ツールごとに情報が分散して探せない
よくある失敗パターンの2つ目は、ツールごとに情報が分散して探せないことです。
業務全体での効率化を考えずに、複数のツールを導入してしまうことが原因です。たとえば、経費と請求書のデータが連携されておらず、照合作業に膨大な時間が発生してしまうことなどが挙げられます。
導入前にデータのつながりを整理し、一つの場所で情報を管理する仕組みを作りましょう。
（3）現場に定着せずExcel運用へ戻る
経理DXでよくある失敗パターンの3つ目は、現場に定着せずExcel運用へ戻ってしまうことです。
これは現場の使い勝手を無視し、管理側の利便性だけを重視して選定した場合に起こります。操作が複雑すぎて現場が混乱すれば、従来の管理方法に戻るのは当然の結果といえます。
導入時は担当者の負担を減らす視点を持ち、現場が無理なく利用を続けられるツールを導入することが大切です。
経理DXが定着しない根本原因
以下では、DXが現場に根付かない根本的な原因について説明します。経理DXを定着させるために、ツールの導入だけでなく、組織全体での業務の進め方やルールを見直すようにしましょう。
現場の運用設計ができていない
経理DXが失敗する根本原因の1つは、運用設計を現場の事情に合わせて作成できていないことです。
システムを導入しても、実際の作業手順や担当者の負荷を考慮したルール作りがなければ、現場が混乱してしまいます。たとえば、承認フローが細かすぎると、かえって負担が増え業務が滞ってしまう事態に陥ってしまいます。
ツール導入するときは、現場の工程を理解し、無理なく運用できる設計を心掛けましょう。
情報共有ルールが統一されていない
原因の2つ目は、情報共有ルールが統一されていないことです。
各担当者がバラバラな方法で情報を扱っていると、重要な連絡が漏れたり、最新情報がどこにあるか不明になったりします。たとえば、チャットツールとメールが混在して情報が埋もれ、確認に時間がかかってしまうなどの事態が発生します。
必要な情報へすぐアクセスできる状態を作り、誰もが素早く情報にアクセスできる体制を整えましょう。
マニュアル管理が属人化している
原因の3つ目は、マニュアルの属人化です。
特定の担当者しか作業手順を知らない状態だと、新しいシステムを導入したときに、やり方を全員で習得することができません。古いやり方をその担当者しか詳しく説明できず、システムの切り替え自体が進まなくなってしまうことがあります。
業務手順を誰でも見られる形で文書化し、知識を全体で共有する仕組みを整備しましょう。
経理DXを現場に定着させる手順
以下では、経理DXを実現するための3ステップをご紹介します。経理DXは、いきなり高度なシステムを導入するのではなく、「紙を減らす → 手入力を減らす → 情報共有を整理する」の順で進めることが重要です。
手順1：書類をデータ化して、紙の管理を減らす
まずは書類をデータ化し、経理業務から紙でのやり取りを減らすことがDXの第一歩となります。
紙の資料は保管や検索に手間がかかるうえ、物理的なスペースも必要なため、業務の効率が下がってしまいます。たとえば、請求書や領収書を最初からデジタル形式で受け取れれば、印刷や手入力の工程が不要になります。
まずは身近な書類からデジタルツールへ切り替え、紙を扱う習慣そのものを見直しましょう。
手順2：手作業での入力や計算を自動化する
次に、手作業による入力や計算をツールで自動化して、ミスを減らすことが重要です。
人が介在する工程が多いほど作業時間は長くなり、確認や修正に追われる時間が増えてしまいます。具体的には、複数のツールから届く情報を一箇所に集められれば、情報を探したり転記したりする手間を最小限に抑えられます。
こうした自動化で浮いた時間で、より重要なタスクに集中して取り組むことが可能です。
手順3：マニュアル・経緯・対応履歴を一箇所に集約する
最後に、業務のやり方や過去の判断内容を一箇所に集め、情報を探して回る時間を減らしましょう。
情報がバラバラに置かれていると、最新の資料を確認するだけで手間がかかり、作業の手が止まってしまいます。手順書や過去のやり取りを同じ場所にまとめておけば、誰かに聞かなくても自分の力でスムーズに作業を進められます。
情報を一箇所に集約することで、「あの人の確認待ちの時間」をゼロにし、全員が迷わず判断できるようにしましょう。
【担当者必見】経理業務のDX化をアシストするツール
以下では、経理DXを最も簡単に実現できるツールをご紹介します。
経理業務のデジタル化は、人手不足の解消や業務効率の向上に必須の取り組みです。そのため、会計ソフトやワークフローシステム、電子請求書発行システムなど、自社の状況に合った経理システムを導入して改革を進める企業が増えています。
しかし、経理業務はやるべき作業が非常に多いため、新しいシステムを導入したとしても、その使い方を逐一指導していては、本来進めるべき経理業務そのものを圧迫してしまいかねません。その結果、せっかく導入したシステムも現場の負担となり、マニュアル作成やルール作りが形骸化して、かえって業務のスピードが落ちてしまうケースが多く見られます。
とくに経理DXでは、「誰が・どの手順で・なぜ対応したのか」を残せないと、ツールを導入しても運用が属人化し、現場に定着しません。そのため、マニュアル・対応履歴・業務の経緯をチーム全体で共有できるようにすることが重要です。
このような「経理DXを現場へ定着させる情報管理」に役立つのが、 社内のあらゆる情報をノートとして蓄積し、チーム全体で即共有できるツール「Stock」 です。Stockの「ノート」には、経理マニュアルや業務の経緯を一箇所に整理して残せるため、ITに詳しくないメンバーでも迷わず更新でき、誰でも必要な情報に即アクセスできる運用が定着します。
誰でも簡単に社内の情報を管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
経理DXの成功事例2選
ここでは、経理DXに成功した企業の事例を2つご紹介します。以下の事例をもとに、自社でどのように経理DXを進めるべきか検討しましょう。
事例1｜株式会社吉野家ホールディングス
株式会社吉野家ホールディングスは、国内外に飲食店を展開する企業です。
同社では、連結会社が増えたことによって会計業務が複雑になり、それぞれの会計システムも異なるため、データ連携に手間がかかっている課題がありました。
そこで、同社は会計システムの「SuperStream-NX」をグループ全体の共通ツールとしたのです。その結果、 勘定科目や業務運用が統一されて、人件費や作業時間を大きく削減しています。
この事例からわかるように、経理DXでは「システム導入そのもの」よりも、「業務ルールを統一すること」が大切です。
引用：インテックとスーパーストリーム、吉野家ホールディングスに 統合会計ソリューション「SuperStream-NX」を導入～グループ会社の会計システムを統合・共通化し、業務効率化を実現～
事例2｜京急不動産株式会社
京急不動産株式会社は、地域密着型の総合不動産企業です。
同社では、アナログな経理業務によって時間外労働を招いている課題がありました。そこで、クラウド経費精算システムの「TOKIUM経費精算」を導入したのです。
その結果、 従来は3日かかっていた経費精算を半日にまで短縮しています。 さらに、会計伝票や領収証原本をファイリングする必要もなくなりました。
参考：経費精算業務の完全ペーパーレス化によって、月200時間以上の削減に成功│京急不動産株式会社
経理DXの失敗原因・正しい手順・成功事例まとめ
ここまで、経理DXが必要な理由や、失敗を避けるための正しい手順について解説しました。
経理業務は一人ひとりの負荷が重くなりがちです。DXを成功させるには、単なる効率化だけでなく、誰もが迷わず動ける環境を作ることが欠かせません。まずは紙によるアナログ作業を減らし、確認作業などの手間を最小限に抑えられる仕組みを実現しましょう。
ただし、新しいシステムを導入しても、現場の全員が簡単に使いこなせるツールでなければ意味がありません。複雑なツールでマニュアル確認に手間取っていては、現場の負担が増え、結局元のやり方に逆戻りしてしまうからです。
したがって、経理DXを成功させるには、業務の手順や経緯を一箇所にまとめられ、誰でも直感的に情報を探せるツール「Stock」 が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、経理DXを成功させましょう。
