昨今「電話を使い続けるのは古い」という考え方が社会に広まりつつあります。一方で、連絡手法として電話を使い続ける企業もあり、電話に対する考え方は二極化しています。
そのため、電話は連絡手段として時代遅れだと感じているが、会社としては電話を使い続ける必要があり、煩わしい思いを抱える方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事における電話のデメリットと対処法についてご紹介します。
- 仕事で電話を使うデメリットを解消したい
- 電話以外のコミュニケーション手段を探している
- 今の時代に合ったツールを社内に導入したい
という方は今回の記事を参考にすると、電話の利用によって発生するデメリットを把握しつつ、今の時代に合ったコミュニケーション手段の確立が実現できます。
目次
ビジネスにおける電話のデメリットとは
昨今では、スマートフォンの普及もあり外出中も連絡が取りやすくなりました。スマホから簡単にメッセージが送れるため、電話をかけるよりも気軽にコミュニケーションが可能になったのです。また、在宅勤務の導入により電話連絡がつながらない企業もあります。
このように、時代に合わせて連絡手段や働き方が変化しており、その場で対応が必須な電話の連絡方法は、以前と比較して使用シーンが限られるようになりました。
時代に合った連絡手段を使うには、方法の良し悪しを見極める必要があります。以下では、ビジネス電話のデメリットを4点ご紹介するので、短所の観点から電話によるコミュニケーションが最適か判断しましょう。
(1)証跡が残らない
電話は音声でのやりとりですので、証跡が残りません。証跡が残らないと、電話後に「言った言わない」でトラブルに発展してしまいます。
たとえば、電話で共有事項を伝えた際、文字として証跡が残っていなければ認識齟齬が起こる危険性があります。認識齟齬が起きても、明確に記述が見つかれば早期解決できるものの、記録が存在しなければ改めて先方との認識をすり合わせなければなりません。
不毛な争いを防ぐためにも、通話後には会話内容を証跡として残しましょう。外出中の会話であったとしても、スマホやメモを活用して文字を残しておくのが重要です。
(2)聞き間違いのリスクがある
音声でやりとりすると、相手の通話状況によっては聞きとりが難しく、内容を聞き間違えるリスクがあります。
たとえば、通話で訪問予定時刻を「七時(しちじ)」で調整したと認識していたが、実際には先方は「一時(いちじ)」で想定していたとなれば、双方の時間認識は全く異なります。
電話内容は正確に聞き取らなければトラブルに発展します。聞き間違いを防止するには、聞き取りに不安な内容は復唱したり、誤解を与える恐れのある言葉は言い換えたりする工夫が必要です。また、通話後にあらためてメールで情報を送っておけば、相手と自身の双方が外出先でも情報を再確認できます。
(3)作業時間が奪われる
電話はその場で対応が必要なコミュニケーション手段であるため、相手の作業時間が奪われてしまいます。
電話は通話を始めなければ用件がわからず、何分時間を必要とするのかが判断できません。たとえば外出直前に電話に出た際、想定以上に質問が続けば訪問時間に遅れてしまいます。また、自身が架電する側であった場合、相手が外出中や会議中であれば折り返しが必要になり、自身の作業時間が奪われます。
以上のことから、通話開始後に「今は電話対応可能か」を確認する必要があります。もし事前に通話に時間がかかると予測されるときには、電話をかける前にアポイントをとっておきましょう。
ただし、在宅勤務を導入している企業の場合、既存顧客にはメールのみ対応しているケースがあるので、事前に顧客に電話自体問題がないか確認しておくとスムーズです。
(4)一対一のやりとりになる
電話は基本的に一対一で会話するツールのため、複数人での会話には不向きです。
たとえば、複数のメンバーがプロジェクトに参加した際、一部のメンバーが通話で相談した内容がほかのメンバーに伝わらなければ混乱を招いてしまうのです。
このように、一対一での電話のやりとりはトラブルが生まれる可能性があるので、情報は確実に共有しなければなりません。複数名でやりとりする際は会議形式の場を設けるか、文面でのやりとりが望ましいです。
とくに、フルリモートワークの企業は、関係者全員が記録を閲覧できるように情報共有ツールへ記録をまとめておくのがおすすめです。
電話のデメリットをカバーする対処法とは
ここでは、電話のデメリットをカバーする対処法をご紹介します。デメリットを解消しないまま電話を使い続けると「時代遅れ」な使い方をしている、と認識されかねないのであらかじめ対策を立てましょう。
情報を正確に残す
トラブル防止のためも、口頭ベースでやりとりした内容は正確に残す必要があります。
記録として証跡をストックしておけば、相手と自身双方の認識を合わせたうえで仕事が進められます。また、情報が散在し情報を探す手間が生まれてしまわないように、記録を残すだけでなく整理しておくことが重要です。
ただし、紙メモといったアナログな方法が中心の企業は、電話の情報の取り扱いを個人レベルでルール化させるような工夫が必要です。ルール化に伴い、情報管理をITツールに乗り換えて仕組み化を図る方法も有効です。
ITツールを活用する
情報共有にITツールを活用すれば、電話のデメリットである「作業時間が奪われる」「一対一のやりとりになる」点を簡単に解消できます。
ITツールを用いれば相手の対応可能な時間帯を問わず情報を記録しておけるほか、複数人で同時に利用できるため、より素早く情報を残せるのです。複数人の目を通して確認できれば認識違いや記載ミスに気が付きやすくなり、正確な情報の蓄積にもつながります。
とくに、トラブルの起こらない情報共有には、電話と併用して「Stock」のように情報を残しながら複数人でコミュニケーションがとれるITツールの活用が求められます。
電話のデメリットを解消する最もおすすめの情報管理ツール
以下では、電話のデメリットを簡単に解消できるツールを紹介します。
電話は即時的な連絡に優れたツールです。しかし、相手に伝えられる情報量には限界があり、正確に情報を伝えるには対策が必要です。また、相手が対応可能でなければ通話が成立しないのが最大の難点です。
そこで、情報を可視化して共有できるITツールを活用すれば、認識齟齬が生まれないコミュニケーションがとれるうえ、相手が即時対応できずとも情報を残しておけます。
しかし、使いにくいツールではどこに記録を残せばいいか社員が判断できず、情報がバラバラに管理されてしまいます。したがって、情報を見やすく整理した状態で保管するには、説明なしで直感的に情報共有管理ができるほどシンプルな情報共有ツール：「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」では電話メモはもちろん業務に関連する情報を簡単にまとめられます。また、作ったノートは任意で命名した「フォルダ」に整理でき、ノートに紐づく「メッセージ」でチームメンバーへの共有も話題を混ぜずに共有できます。
最も簡単に情報管理・共有ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事における電話のデメリットと対処法のまとめ
これまで仕事で電話を使用するデメリットと対処方法をご紹介してきました。
電話は「証跡が残らない」「聞き間違いのリスクがある」「作業時間が奪われる」「一対一のやりとりになる」といったデメリットがあり、利用時に対策を講じなければ仕事に大きなリスクをもたらします。
そして、電話におけるデメリットの解消には正確な情報の記録はもちろん、時間を問わず複数人で仕事を進められるようにITツールを活用することが一番の対策です。ただし、複雑なツールではITリテラシーの差によって使いこなせない社員が生まれ、社内へ定着しません。
そこで、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、簡単に情報共有・管理ができるStockを活用しましょう。現在200,000社以上が、ITツールにありがちな「一部のメンバーしか情報を共有しない」「言った言わない」のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、電話と併用しながら効率的な情報管理方法を確立しましょう。
