いかなる会社でも年初や月初に経営目標を立て、その目標を指標として営業活動をしています。また、予実管理を活用すれば、効率的な営業活動が可能であるため、企業やチームにとって必要不可欠な取り組みです。
しかし、予実管理の重要性は理解していても具体的な方法や手順が曖昧であり、効果的な予実管理ができないことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予実管理のやり方や手順、行う際の注意点を中心に解説します。
- 予実管理の方法について曖昧なので、改めて確認しておきたい
- 自社での予実管理の取り組みを見直すために、注意点を押さえておきたい
- 効率的に予実管理を行うためのツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、予実管理について不足していた知識を補いながら、効率的に目標達成を実現させる手法もわかります。
目次
予実管理のやり方とは？
予実管理は一般的に二種類の方法で行います。それぞれ比較し、相違点を確認しておきましょう。
Excelを用いたやり方
まず、Excelを用いて予実管理を行う方法があります。
Excelは広く普及しているシステムであり、かつ導入・教育コストも抑えられるので、一般的に予実管理を行う際に使用されます。また、Excelであれば自社やチーム内の予算状況・運営体制に応じて、自由に管理シートの作成ができるのです。
しかし、Excelは以下の事例のように、業務を効率的に進められない原因にもなります。
- 人的ミスが発生しやすい
- 関数や数式が複雑になればファイルが重くなり開くのに時間がかかる
- データ集計に工数がかかる
- 基本的には同時編集ができない
- ファイル共有・管理が面倒
このように、Excelを用いた予実管理には、業務効率化を阻害するリスクが伴うため注意が必要です。
予実管理ツールを用いたやり方
一方で、予実管理ツールを用いた方法もあります。
予実管理ツールは、導入コストがかかりますが、その分効率的に予実管理ができます。
たとえば、ツールを使うとExcelのようにファイルを開くまでに時間がかかることなく、データベースを用いた高速処理により、大容量のデータを処理可能です。また、セキュリティ性が高いものであれば、データの損失や社外に漏れることがなく管理も安心です。
一方、Excelにおける「ファイル化した予実管理データの共有・管理が面倒」という大きな課題にも、「Stock」のようなツールを使うと迅速に解消できます。したがって、予実管理ツールは企業やチーム内での目標を素早く達成するのに不可欠と言えます。
予実管理でのPDCAサイクルを回す手順
ここでは、予実管理でのPDCAサイクルを回す手順について解説します。手順を理解していないと正確な予実管理はもちろん、数値分析からの定量的なアプローチができないので、必ず確認しましょう。
予算を設定し営業活動を行う（Plan・Do）
まずは、指標となる予算（Plan）を設定し、その後営業活動（Do）を行います。
予算が明確になれば、目標達成への具体的なプロセスを組み立てられます。社内やチームでの事業目標達成のために、部門ごとで予算を設定しましょう。
仮に、過去の実績があるのであれば、過去のデータを基に年間の予算を決められます。その際、過去のデータをそのまま使うのではなく、今後見込める売上・仕入や費用の増加、設備投資なども踏まえる点に注意です。
一方、新たに事業を始めたために過去の実績がない場合、売上・仕入や費用の想定額を基準に、年間の予算を立てましょう。年間予算を立てたら、季節などの売り上げ変動や、ボーナスによる人件費の増加などを考慮したうえで、月ごとに配分します。
さらに、予算を設定する際、自社の過去の実績・成長率だけではなく、競合他社や業界全体の実績・成長率から大きく外れていないようにするのも大切です。予算が正しく設定できたら、実際に営業活動をしていきます。すでに予算が定まっているので、逆算思考でチームを推進していくことが求められます。
定期的に予算と実績を比較する(Check)
予算が設定できたら、実際に予算と実績を比較(Check)しましょう。
予算と実績の比較により問題点が見つかれば、その問題点に対する対策が練られるからです。ここで重要なのは、定期的に決算もしくは達成度の確認を行う点です。予算と実績の差は変化するので、定期的に確認しなければ予算と実績の乖離に気づかず、大きな損失やプロジェクトの遅れにつながる可能性があるのです。
したがって、一か月に一回など定期的な決算・達成度の確認を行ったうえで、予算と実績との差があれば原因を探り、問題解決のための対策を立てます。
対策を実行に移す(Action)
浮き彫りとなった問題点に対して原因、対策が立てられたらすぐに実行しましょう。
ビジネスではスピード感が重要なことから、問題点への対策が立てられても実行に移せなければ意味がありません。また、実行の遅れによって経営悪化や納期遅れにつながるといったケースもあります。
したがって、対策が練られたら即座に実行に移すことが大切なのです。複数の課題が存在し、同時並行での対策が難しければ、リスクによって「優先順位」を決め、リスクの高い課題から対処していきましょう。
予実管理を行う際の注意点
ここでは、予実管理を行ううえでの注意点について解説します。注意点を把握しておかなければ、予実が合わなくなるなど予実管理に失敗する可能性があるので必ず押さえましょう。
数字の細部までこだわりすぎない
まず、数字の細部までこだわりすぎない点に注意が必要です。
たとえば、予算設定や実績など数字ではなく、達成までのプロセスにおける個人のタスク量などに厳格な制限を設けても、かえって非効率的となる場合があります。
ほかにも、年間実績が予算とかけ離れている状態で考案した対策が、メンバーのスケジュールを無視しているものであると、社員やメンバーに必要以上の無理をさせてしまい、疲弊に繋がりかねません。
そのため、予実管理に関わるすべての数字を意識するのではなく、重要視する項目や対処しなければならないレベルを事前に決めておくと効率的です。また、予算が現実に見合っていないケースも考えられるので、一度状況を見直し、予算の修正もひとつの方法です。
適切に予算を設定する
予実管理は、高過ぎず低過ぎない範囲で適切に予算を設定しなければならない点にも注意が必要です。
たとえば、自社やチームにとって高すぎる予算を設定したとき、目標と現状が乖離しすぎていると、従業員やメンバーのモチベーション低下に繋がる恐れがあります。逆に、低すぎる予算設定は努力せずとも達成できるので、社員やメンバーはもちろん、企業全体としての成長が見込めず、企業の課題も見つかりにくくなってしまうのです。
したがって、ハードルが高すぎず、自社やチームが努力すれば到達できるレベルの目標数値にしましょう。
効率的な予実管理に貢献するおすすめのITツール
以下では、効率的な予実管理に貢献する最適なツールを紹介します。
予実管理には、Excelを用いる場合と予実管理ツールを用いる場合の二通りの方法がありました。しかし、エクセルを用いたアナログな予実管理では、人的ミスが発生しやすい・データ集計に工数がかかるなどのデメリットがあるうえ、目標数値や対策の共有がしにくいという大きな欠点があります。
社員やメンバー間に数値や対策の共有が素早くできないと、問題点の本質的な解決までに時間がかかり、非効率な予実管理となるのです。したがって、予実管理はITツールを用いて実施しましょう。
ただし、予実管理をベースとした素早い情報共有の実現には、誰もが簡単に操作できるシンプルさが大前提です。そのため、効率的な予実管理には、非IT企業の65歳以上の社員でも、ストレスなく利用できる情報管理ツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」で予算計画をテキストやファイルで簡単に添付し、すぐさま任意のメンバーへ共有できます。また、ノートに紐づいた「タスク」や「メッセージ」を利用すると、ノートに記載した内容に沿ってやりとりでき、話題の錯綜を引き起こしません。
非IT企業でも最も簡単に予実管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
予実管理の方法や手順・注意点まとめ
ここまで、予実管理の方法や手順、行う際の注意点を中心に解説しました。
予実管理はPDCAサイクルを回していくことで、経営やプロジェクトをより良い方向へと導けます。しかし、細かすぎる数字にとらわれすぎると、チームの疲弊に繋がりかえって非効率となるため、自社やチーム内に見合った予算の設定が重要です。
また、予実管理には一般的にExcel・予実管理ツールのいずれかを用いた方法がありました。今日多くの企業やチーム内でExcelが活用されていますが、「人的ミスの発生」「ファイルが重くなりやすい」「工数の多さ」などの問題点は無視できません。
そして、Excelでの大きな問題点である情報共有のしにくさを解消できるのが、予実管理ツールです。とくに、”誰でも簡単にファイル共有・管理できるツール”を使うと予実管理はもちろん、横展開させると社内の情報共有でさえも効率的になるのです。
そこで、今回ご紹介したStockであれば、シンプルな機能で誰でも簡単に予実管理はもちろん、素早い情報共有が「すぐに」実現できます。現在非IT企業を中心とした200,000社以上が情報管理のストレスを解消しています。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してシンプルに情報を管理し、効率的な経営目標の達成を目指しましょう。
