社内情報を管理できる代表的なツールに「Slack(スラック)」と「Dropbox(ドロップボックス)」があります。Slackはメッセージを気軽にやりとりできるチャットツールで、Dropboxは情報を長期的に保存するファイル管理ツールです。
 
SlackとDropboxはそれぞれ役割が異なるツールですが、2つの併用を考えている企業のなかには「運用コストに見合う効果があるのか正直分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、SlackとDropboxの特徴や機能、併用する場合の注意点を中心にご紹介します。
 
  • SlackとDropboxを併用したときに、どのような影響があるのか把握しておきたい
  • 情報共有の手段を探しているので、SlackとDropboxの違いを知りたい
  • SlackとDropboxの特徴やメリットを兼ね備えたツールを紹介してほしい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、SlackとDropboxをどのように運用できるかのイメージがわき、さらに自社に最適なツールにも出会えます。


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Slack(スラック)とDropbox(ドロップボックス)の違い

「Slack(スラック)」と「Dropbox(ドロップボックス)」はあらゆる業界、業種で利用されているツールです。
 
どちらも社内情報を取り扱うという点では同じツールですが、それぞれが管理している情報の種類が異なります。以下は、SlackとDropboxのそれぞれが管理している情報の特徴です。
 
  • Slack
  • リアルタイムの会話や一時的な連絡など、次々と流れていく情報を共有します。
  • Dropbox
  • 議事録や企画書、顧客情報など、あとから確認する必要がある情報を蓄積します。
以上のように、SlackとDropboxではそれぞれ管理している情報が大きく異なるため、自社が抱える課題を解消できるものを確実に選びましょう。


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チャットツール「Slack(スラック)」

はじめに、リアルタイムのやりとりができるSlackの特徴や強み、基本機能をご紹介します。自社の運用イメージに合致するかを慎重に確認しましょう。

Slackの特徴/強み

Slackのトップページ

引用(以下を含む):Slackの公式サイト
 
Slack(スラック)はビジネスで利用されるチャットツールです。
 
Slackでは個人宛てのメッセージはもちろん、部署やチームごとにチャンネル(グループ)を作成して、複数人でのやりとりもできます。また、Slackはコミュニケーションの機能が豊富ですが、外部ツールと連携すれば多種多様な使い方ができるのも特徴です。
 
そして、Slack最大の強みは「迅速な情報共有ができる」という点です。Slackでは、メールのように面倒な定型文や署名を書く必要がなく、メッセージにはメールアドレスを入力する必要がありません。
 
そのため、情報共有にかかる手間やミスが大幅に少なくなるので、円滑なやりとりが気軽にできるようになり、社内のコミュニケーションが活性化するのです。一方で、大切な情報がほかのメッセージで流れてしまう点には注意が必要しましょう。
 
関連記事: 【徹底解説】Slack(スラック)とは?特徴から使い方まで紹介!

Slackの基本機能

Slackには、以下のような社内コミュニケーションをサポートする機能が豊富に搭載されています。
 
機能 特徴
メッセージ
個人でもチームでも円滑なやりとりができる機能です。
ファイル共有
チャットでファイルを共有できる機能です。
チャンネル
プロジェクトやトピック、チームごとにグループを作成して、それぞれの会話を始められる機能です。
ハドルミーティング
同じチャンネルに参加しているメンバーと音声通話ができる機能です。
Slackコネクト
顧客やパートナーとのやりとりができる機能です。
インテグレーション
外部アプリをSlackへ連携させて、さらに便利に使えるようにバージョンアップする機能です。
ワークフロービルダー
繰り返し発生するタスクを自動的に処理する機能です。
 
上記のほかにも、Slackには「現在何をしているか」をメンバーに伝えられるステータス機能、また「’/dm’で個人メッセージを送る」などの作業をショートカットできるスラッシュコマンド機能もあります。
 
以上のように、Slackは高度な機能を多く搭載している「IT企業向けツール」なので、自社で導入を検討する場合には、従業員が使いこなせるかを慎重に見極めましょう。
 
関連記事: 【必見】Slackと連携し効率化できるおすすめアプリ15選
 
関連記事: Slack(スラック)で社内wikiのようにナレッジを管理する方法とは?


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ファイル管理ツール「Dropbox(ドロップボックス)」

次に、あとから確認する必要がある情報を蓄積するDropboxの特徴や強み、基本機能をご紹介します。自社の運用イメージに合致するかを慎重に確認しましょう。

Dropboxの特徴/強み

Dropboxのトップページ

引用(以下を含む):Dropboxの公式サイト
 
「Dropbox(ドロップボックス)はビジネスで利用されるファイル管理ツールです。
 
DropboxではWordやExcel、PowerPointはもちろん、動画、画像、音声などのあらゆるファイルを保存できます。そして、Dropboxに保存されたファイルはオンライン上にあるため、パソコンが故障しても別のデバイスから情報へアクセスできるのが特徴です。
 
Dropbox最大の強みは「ファイルを整理できる」という点です。Dropboxに保存されたファイルはフォルダごとに分類できるため、上手く運用すれば属性の異なるファイルが乱立する心配がありません。
 
一方で、フォルダをつくりすぎてしまうと「どこにファイルがあるのか分からない」という状況になりかねないので注意が必要です。
 
関連記事: Dropbox(ドロップボックス)の特徴から使い方・評判まで解説

Dropboxの基本機能

Dropboxには、以下のようなファイル管理をサポートする機能が搭載されています。
 
機能 特徴
ファイル共有
Dropboxに保存されているファイルやフォルダを共有できる機能です。
リンク共有
Dropboxアカウントを持っていない相手にも、リンクを発行して共有できる機能です。
ファイル保存
写真や動画、PDFなどのあらゆるファイルを保存できる機能です。
ファイル復元
誤って削除してしまったファイルは、一定期間以内であれば復元できる機能です。
権限設定
ファイルにアクセスできるメンバーや、ファイルごとに許可する操作を指定する機能です。
 
上記のほかにも、Dropboxにはスクリーンショットや画像を自動でアップロードする自動保存機能、また特定のフォルダへファイルを提出するように指定できるファイルリクエスト機能もあります。
 
以上のように、Dropboxは高度な機能を多く備えている「IT企業向けツール」なので、自社で導入を検討する場合には、従業員が使いこなせるかを慎重に見極めましょう。


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【要注意】SlackとDropboxを併用する3つの注意点

これまでSlackとDropboxの特徴や機能を解説しましたが、これら2つのツールを併用するには大きなリスクがあります。以下では、導入前に確認しておくべき3つの注意点をご紹介します。

(1)Slackは大切な情報が流れる

Slack最大の強みは”迅速な情報共有ができる”でしたが、逆に「大切な情報が次々と流れてしまう」というデメリットになります。
 
Slackではチャンネルごとに会話ができますが、チャンネルはプロジェクトやチームで分けられているので、チャンネル内で情報が錯綜するのです。また、会話をまとめるスレッド機能もありますが、情報を見返すためには結局会話をたどる必要があります。
 
以上のように、Slackはスピーディーな連絡ができる一方で、あとから情報を確認するのには向かないため、自社では「メッセージで気軽に情報共有をしつつも、大切な情報は流れないように管理するツール」がSlackの代替として必要です。

(2)Dropboxはファイル管理が面倒

Dropbox最大の強みは”ファイルを整理できる”でしたが、逆に「情報をすぐに見つけられない」というデメリットになります。
 
Dropboxではフォルダごとにファイルを分類できますが、自由にフォルダで階層構造をつくれるため、ファイルの保存先が分からなくなるのです。また、検索機能もありますがファイル名でしか探せないので、目的の情報を見つけられない可能性があります。
 
以上のように、Dropboxはオンライン上でファイル管理ができる一方で、情報へすぐにアクセスする機能に不足があるため、自社では「情報をストックできるうえに、すぐに探し出せる機能が豊富なツール」がDropboxの代替として必要です。

(3)フロー情報とストック情報が分散する

「スムーズな情報共有ができるSlack」と「情報を一か所で保存できるDropbox」を併用すると、社内情報が分散するので避けましょう。
 
社内情報は”あとから見返す必要がないフロー情報”と”あとから見返す必要があるストック情報”に分けられます。たとえば、フロー情報はリアルタイムで交わされる会話に近い情報、ストック情報は企画書や顧客情報などです。
 
フロー情報、ストック情報はどちらも重要であり、一般的に「資料を元にメンバー同士がやりとりをする」という状況からも、ストック情報とフロー情報は紐づけて管理すべきと言えます。
 
しかし、SlackとDropboxを併用してしまうと、フロー情報とストック情報が紐づけられないため、2つのツールを何度も行き来する手間がかかるのです。また、SlackとDropboxを連携しても、ファイル共有が簡単になるだけなので、情報の一元管理はできません。
 
以上のことからも、SlackとDropboxの導入を検討している企業には、ストック情報(資料・書類)ごとにフロー情報(チャット・メッセージ)をやりとりできる「Stock」のようなツールが最適です。


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「チャットだと流れていき、ファイル管理だと面倒」を解消するおすすめのツール

以下では、「チャットだと流れていき、ファイル管理だと面倒」を解消するおすすめのツールをご紹介します。
 
Slackはスピーディーなやりとりができる一方、大切な情報が流れてしまい、確認漏れが起こるのがデメリットです。また、Dropboxはファイルを探し出すのが面倒で、中身を確認するためにわざわざ開く手間がかかります。
 
加えて、SlackとDropboxを併用すると、業務に関する情報が分散してしまうので、何度もツールを切り替えて仕事をしなければなりません。
 
そのため、社内で情報共有できるツールを探している場合には、フロー情報(チャット・メッセージ)とストック情報(資料・書類)を紐づけて管理するツールが最適です。
 
結論、チャットだと流れていき、ファイル管理だと面倒という問題の解消には、大切な情報が流れないように「ノート」へ蓄積し、ノートごとに「メッセージ」でやりとりできる情報共有ツール「Stock」一択と言えます。
 
Stockには、リアルタイムでコミュニケーションが取れる「メッセージ」と、そもそも煩わしいファイルを作成せずに情報管理できる「ノート」があるので、SlackとDropboxを併用する必要がありません。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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連携機能|SlackのメッセージをStockにストックする方法!

Slackと連携することでできること

Slack(スラック)とStock(ストック)を連携すれば、以下のことができます。
 
  • Slackのメッセージを、Stockへ保存できる
  • Stockのメッセージを、Slackで確認できる
以上のように、Slackでやりとりした情報が流れないようにStockへ蓄積すれば、あとから見返すのが簡単になるのです。

StockとSlackを連携する方法

以下では、SlackとStockを連携する方法を解説します。
 
(1)Stockにログインまたは会員登録をします
 
(2)画面右上にある[設定]>[お名前]をクリックします。

Stockの設定画面から名前をクリックする画像

 
(3)画面左側メニューにある[Slack連携]から、[連携する]をクリックします。

Slack連携から連携するボタンをクリックする画像

 
(4)Slackとの連携画面で[許可する]をクリックします。

許可するボタンをクリックする画像

 
(5)Slackとの連携設定が完了したら、[Slack連携をテスト]をクリックします。

Slack連携をテストをクリックする画像

 
(6)Slackにテストメッセージが表示されていることが確認できれば、無事に連携が完了しています。

Slackテストメッセージ表示画面

 
(7)Slackのメッセージにカーソルを合わせ、[⋮]から[この発言をストックする]を選択します。

この発言をストックするの画面

 
(8)Stockの格納先の「フォルダ」と「ノートタイトル(任意)」を入力し、[ストックする]をクリックします。

SlackからStockへ保存する設定画面

 
(9)Stockでノートが作成された旨のメッセージが表示されるので、[Stockで開く]をクリックします。

Stockで開くリンクをクリックする画面

 
(10)Slackのメッセージが、Stockのノートとしてストックされました。

SlackのメッセージをStockにストックする画面



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SlackとDropboxの注意点まとめ

これまで、SlackとDropboxの特徴や機能、併用する注意点を中心にご紹介しました。
 
Slackではリアルタイムの会話や一時的な連絡などのフロー情報を共有し、Dropboxでは議事録や企画書など、あとから確認する必要があるストック情報を管理している違いがあります。フロー情報とストック情報は、どちらも業務を進めるうえで必要な情報です。
 
しかし、SlackとDropboxを併用すると情報が分散してしまうので、何度もツールを切り替えながら仕事をすることになります。また、SlackとDropboxを運用するためには、一番安価なプランの組み合わせでも1人あたり月額2,650円もかかるのです。
 
結論、SlackとDropboxの導入を検討している企業は、大切な情報が流れないように蓄積できるうえに、メッセージのやりとりにも対応している情報共有ツール「Stock」を導入すれば、1人あたりの利用料金も大幅に減らせます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してあらゆる社内情報を一か所で管理できるようにしましょう。