日々仕事でツールを使っていると思いますが、一体どれくらいのツールを使っていますでしょうか。
ある調査によると、仕事効率向上ツールを乱用してしまうことで、年間32日が無駄になってしまっているようです。
せっかく、業務効率化をしてくれるツールを使っていても、ただ使えばいいというわけでなく、それぞれに合った使い方をしないと結局ツールを使わない方がよかったという結果にもなってしまいます。
また、複数のツールを使うことで、中途半端な使い方しかできず、本来の使い方で使えなくなるのではないでしょうか。
そこで今回は、Slack・Dropbox・Stockを使った社内業務の完結方法について、ご紹介させていただきたいと思います。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
目次
ツールの特徴を知ろう
まずはツールの特徴を知り、それぞれのツールで何ができるかについて確認しておきましょう。
Stockとは
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock（ストック）」
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
Stockを使えば、驚くほど簡単に情報を残すことができるため、重要な情報があちこちに分散することがありません。
■Stockの特徴
１．ノートを簡単に作成できる。
大事な情報などをノートとして簡単に作成できるので、チームの情報を簡単に残すことが可能になります。
２．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルです。
■Stockの主な機能
ノート機能
会議の議事録や作業依頼、マニュアルや連絡事項など、様々な情報を簡単に残すことができ、画像やファイルもドラッグ＆ドロップで簡単に添付することができます。
ファイルの中身もweb上でプレビューすることができるため、一度ダウンロードして確認する手間が省けます。
タスク管理
自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できるのがポイントです。
一覧で管理できると、いちいち各メンバーに現在の進捗を聞く必要がないので、確認する手間が省けますね。
コメント
ノートのテーマ毎にコメントをするができるため、不要な話題が混ざることがありません。
色々な話題が混在して、必要な情報が見当たらない・・・というストレスから解放されます。
■Stockの導入費用
https://www.stock-app.info/pricing.html
Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です（無料で利用できる期間制限もありません）。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、１人月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
Slackとは
「Slack（スラック）」Where work happens
■Slackの特徴
1.他のサービスと連携させることができる
例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
2.カスタマイズ性が高い
オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。
■Slackの主な機能
チャット
テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
ファイル共有
チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができます。
■Slackの導入費用
https://slack.com/intl/ja-jp/pricing
Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり（無料プランでは、10,000件まで）、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額（1人あたり）で850円〜になります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
Dropboxとは
「Dropbox」
Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
役所に出す書類や、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、保管庫としての役割で有用なサービスです。
■Dropboxの特徴
1.全てクラウド上に保存することができる
端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
2.他人との共有が簡単
簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。
■Dropboxの主な機能
ファイル管理
共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。
■Dropboxの導入費用
https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison
容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額（1人あたり）1200円〜になります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
Slack・Dropbox・Stockで社内業務を完結させよう！
下記のような使い分けをすることで、社内の業務をこの３つのツールで完結することができるようになります。
Slack：チャットツール
日常のやり取りや、業務に関するコミュニケーションはSlackを使いましょう。
絵文字やbotも使うことができるので、拡張性は非常に高いです。日常のコミュニケーションも円滑になるのがいいですね。
Slack上でのやり取りで流れていってしまうと困るようなものについて、Stockに記載するのがオススメです。
Dropbox：ファイル管理
ファイルの保管庫として、利用頻度が少ないファイルや、一定期間は残しておく必要のあるファルについては、Dropboxに格納して必要な時に取り出しましょう。
Stock：ノート作成
会議の議事録や作業依頼など、日常の業務で必要になるものはStockのノートに記載しましょう。
Stockに残しておくことで、後から振り返ったり、共同作業がしやすくなります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
StockとSlackを連携してみよう
■StockとSlackを連携する方法
②画面右上「設定」＞「お名前」をクリックします。
③画面左側メニュー「Slack連携」から、「連携する」ボタンをクリックします。
④Slackとの連携画面で「許可する」ボタンをクリックします。
⑤Slackとの連携設定が完了したら、「Slack連携をテスト」ボタンをクリックします。
⑥Slackにテストメッセージが表示されていることを確認できれば、無事に連携が完了しています。
⑦Slackのメッセージにカーソルを合わせ、「⋮」から「この発言をストックする」を選択します。
⑧Stockの格納先の「フォルダ」と「ノートタイトル（任意）」を入力し、「ストックする」ボタンをクリックします。
⑨Stockでノートが作成された旨のメッセージが表示されるので、「stockで開く」リンクをクリックします。
⑩Slackのメッセージが、Stockのノートとしてストックされました。
■Slackと連携することでできること
「Slack」と「Stock」を連携することで、「Slack」上のメッセージから「Stock」のノートを作成できるようになります。
そのため、「Slack」上で流れてしまったら困る情報を簡単に「Stock」にストックすることが可能となり、後から見返すことが簡単になるだけでなく、情報をまとめるのに役立ちます。
関連記事： Slackと連携できるおすすめアプリ18選
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
まとめ
いかがでしたでしょうか。
Slack・Dropbox・Stockだけでも十分社内の業務を完結することができるのではないでしょうか。もしくは、3つも必要ない方もいるかもしれません。
いずれにせよ、社内の業務に合ったツールを選択することで、業務効率化することは間違いありませんので、あれもこれもとツールを多用することなく、検討することが大事になってきます。
是非これを機に社内で利用しているツールについて、再度使い方の見直しをしていただければ嬉しいです！
