【テンプレートあり】在宅勤務の報告書の記入例やポイントを紹介

昨今では、リモートワークの普及により「実際の動きが見えず、部下の業務内容・進捗が分かりづらい」という悩みが多く見られます。このような背景から、在宅勤務をした社員に「業務報告書」を提出させる企業も多いです。

 

一方、「在宅勤務向けの業務報告書は使ったことがなく、どのように運用すれば良いかわからない」と苦戦している方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、在宅勤務向けの報告書に書くべき項目とポイントを中心にご紹介します。

 

という担当者の方はこの記事を参考にすると、在宅勤務の報告書が作成できるうえ、社内情報へのアクセス性を高めて管理できる便利なツールまで見つかります。

業務報告書を作成する理由は、上司が部下の仕事内容を把握して、在宅勤務中でも適切なマネジメントをするためです。

 

上司へ提出される報告書には、業務内容や進捗、業務の時間配分が記載されているので、マネジメントや部下の評価に役立てられます。たとえば、経験の浅い社員に関しては、報告書をもとに部下をサポートしたり、アドバイスしたりできるのです。

 

とくに、コミュニケーション手段がテキスト上になってしまう在宅勤務では、仕事の様子を把握するためにも報告書が不可欠だと言えます。

以下では、在宅勤務向けの業務報告書に必要な6項目と例文をご紹介します。「どのような報告書を書いたらいいのかイメージが湧かない」という方は必見です。

「ただ書いただけ」の報告書にならないようにするためにも、以下の内容を押さえておきましょう。

 

• 始業・終業時刻
在宅勤務ではオフィスではなく、任意の場所で仕事をするので労働時間の把握が困難です。そのため、報告書には必ず始業時刻と終業時刻を記入させて、労働時間の管理ができるようにします。
 
• 業務内容
実際に取り組んだ業務の内容と結果などを記載します。あくまでも業務内容なので”事実のみ”を記載するように部下へ指導し、シンプルにまとめられる”箇条書き”を基本としましょう。
 
• 所感
ただの感想ではなく、業務から得られた学びや課題を改善する方法などを記入します。所感はスキルアップにつながる項目なので、提出された業務報告書を確認するときも注意して評価しましょう。
 
• 進捗状況
当日の業務予定に対して「順調に進んでいるのか」「どれほど遅延しているのか」を整理します。具体的には「進捗率〇％」「残〇h」というように数字を用いると、マネジメント側も進捗の良し悪しを判断しやすくなります。
 
• 作業予定
明日以降の作業予定を記入します。上司がチーム全体の進捗目標と照らし合わせやすくなるだけでなく、従業員も数値目標を達成するために何をすれば良いかが明確になります。
 
• 確認事項（特記事項）
確認事項には、部下が上司に確認したいことを記載します。オフィス勤務であればすぐに声をかけて疑問を解消できますが、在宅勤務ではコミュニケーションの機会が少なくなるので必須の項目です。

報告書に必要な6つの項目を順番通りに記入すると、下のような見やすい在宅勤務報告書が作成できます。

 

1. 始業・終業時刻
・9：30～18：30
 
2. 業務内容
・〇〇プロジェクトの〇〇に関する資料の作成
・A社向けのホームページデザイン提案資料の作成
 
3. 所感
・Excelでの作業に時間がかかったため、ツールの導入を検討したい。
・オンラインミーティングの時間に共有ミスがあったため、必ずダブルチェックをおこなう。
 
4. 進捗状況
・〇〇プロジェクトの〇〇に関する資料の作成→完了
・A社向けホームページデザイン提案資料の作成→残2h
 
5. 作業予定
・B社向け「広告の出稿状況と費用対効果」資料作成（〇〇部指示）
・営業部サポート（〇〇向けExcelマクロ作成）
 
6. 確認事項（特記事項）
・明日はシフトの通り17：00までの時短勤務とさせていただきます。

 

以上のように、在宅勤務報告書はシンプルかつ業務内容を具体的に記載しましょう。さらに追加したい項目がある場合は、自社で独自のテンプレートが作れる「Stock」のようなアプリを使うと便利です。

報告書は作成者だけが確認するものではないので、誰が見てもわかりやすい報告書を作成する必要があります。以下では、わかりやすい報告書を作成するポイントを紹介します。

1つ目に、わかりやすい報告書を作成するためには、客観的な事実に基づいて具体的に書く必要があります。

 

報告書は業務の進捗を把握し、適切な判断を下すために重要となります。たとえば、単なる感想を述べるのではなく、着手した業務とその所要時間を明確に記録しましょう。

 

時間を記載することは特に重要です。「タスクにどれぐらいの時間がかかったのか」がわかると、タイムマネジメントがしやすくなるので、具体的に時間や内容を記入することを意識しましょう。

2つ目に、読む相手を想定して過不足なく書ことも報告書を作成するポイントのひとつです。

 

多すぎる情報量や冗長な表現は、かえって情報をわかりづらくしてしまいます。そのため担当外の業務や、細かい作業の羅列は省くべきです。

 

情報を過不足なく簡潔にまとめた報告書は、読み手の負担を減らします。報告の本来の目的を意識した記述を心がけましょう。

3つ目に、業務報告書を作成するためには、テンプレートを活用することが重要です。

 

テンプレートを使えば、決められた項目に情報を入力するだけなのでストレスが発生しません。一方、ファイル形式のテンプレートでは、毎回コピーを作成する手間がかかるため「自社独自のテンプレートを登録して、簡単に反映できるツール」が最適です。

 

たとえば、在宅勤務向けの業務報告書をはじめとした、書類作成に向いている「Stock」なら、わずかな操作で簡単にテンプレートを保存・活用できます。

以下では、WordやExcelの報告書の無料で利用できるテンプレートをご紹介します。テンプレートを活用し、効率的な報告書作成を実現しましょう。

 

Microsoftの在宅勤務業務日報・週報のテンプレートは、在宅勤務中の業務内容をまとめた報告書をWord上で作成できます。表になっているため、いつ何をしたのか一目で分かりやすいです。

 

Microsoftのサイトには、他にも在宅勤務対応出勤表や名刺代わりになるオンライン会議の背景といった、テレワークのときに便利なテンプレートが掲載されています。

 

ビズ研の報告書のテンプレートは、報告書に必要な項目が一通りそろっているため、在宅勤務に限らずあらゆるシーンで活用できます。

 

ビズ研には、ほかにも研修報告書や出張報告書といった、シチュエーションごとのテンプレートが掲載されています。

 

ここでは、報告書をメールでやりとりするときの注意点をご紹介します。現在メールを使用している方は、以下の注意点を理解し、より効率的にやりとりができるよう改善していくことが大切です。

メールでは、作成に多くの時間がかかるというデメリットがあります。

 

報告書をメールで作成すると、定型句を挿入する必要があるほか、適切な言葉遣いを考えながら作成するため、簡単な内容でも時間をとられてしまいます。また、件名や本文、送信者まで確認しなければならず、面倒です。

 

このように、メールでは作成に時間がかかり、社員の負担が増えてしまいます。そのため、テンプレートを導入したり、チャットを使ったりして気軽にやりとりできるようにしましょう。

メールでやりとりする場合、報告書を見落としてしまう可能性が高まります。

 

メールの受信フォルダには、取引先や社内メールなどが大量にあるため、整理されていないと部下からの報告書を見落とすケースがあります。さらに、メールでは提出状況が不明確になりやすく一目で判断できないため、管理が難しいです。

 

このような見落としを防ぐためにも、メールでの報告は避けましょう。たとえば、部署や所属する課ごとに用意された「フォルダ」内に直接、報告書を書き込める「Stock」のようなツールであれば、報告書の見落としや提出状況が分からない状態を回避できます。

メールでは細かい部分まで検索できないため、必要な情報にアクセスしにくいデメリットがあります。

 

検索性が悪いと情報を探すのに時間がかかり、業務効率が悪いです。また、もし見つからなければ直接本人に聞くしかなくなり、二度手間になりかねません。

 

そのため、検索機能の付いたITツールで報告書を管理し、必要な情報を素早く取り出せるようにしましょう。

以下では、在宅勤務でも報告書を円滑化できるツールをご紹介します。

 

在宅勤務では、上司に直接報告書を提出できないので、オンラインでのやりとりが必須です。しかし、従来の「Wordファイルで作成し、メールへ添付して送信する方法」では作成と共有が面倒なうえに、管理も煩雑になります。

 

そのため、在宅勤務の報告書作成業務を効率化するには、テンプレートで簡単に報告書を作成しつつ、共有・管理も一括でできるツールが必須なのです。ただし、すべての社員が自宅で使いこなせるよう、操作がシンプルなツールを選ぶべきです。

 

結論、在宅勤務での報告書の作成・共有・管理には簡単な操作で誰でも報告書を作成できる情報管理ツール「Stock」が最適です。

 

Stockの「ノート」には、簡単に自作のテンプレートを呼び起こして報告内容を書き込めるうえ、情報を更新したら即共有されるため、報告書の作成から共有の手間を大幅に軽減します。また、ノートに紐づく「メッセージ」があり、報告書に関するやり取りも完結するので、在宅勤務であっても気軽にメンバーとコミュニケーションをとれるのです。

 

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

下図はStockで作成した在宅勤務報告書の具体例です。

 

 

Stockの「ノート」にはテキストだけでなく画像やファイルを挿入できるうえ、表やチェックリストを活用すれば、簡単に分かりやすい報告書を作れます。また、ノートに紐づくメッセージでやりとりすれば、情報が散らばることもありません。

ここでは、在宅勤務で業務報告書を作成するメリットを解説します。以下のメリットがあるからこそ、在宅勤務での報告書業務は必須なのです。

報告書に始業や終業、残業時間を記入させれば、簡単に社員の労働時間が分かります。

 

在宅勤務は、部下の業務状況を直接把握できない環境であり、チームの労働管理が難しい面があります。そこで、終業時に報告書の提出を義務化することで「どれほど残業が発生しているのか」を確認できるのです。

 

ただし、ルールがなければタスクの達成可否しかわからないので「各タスクにかかった時間を記載する」などチーム内でルールを設けましょう。

部下が担当する業務の進捗状況が把握できることも、報告書のメリットです。

 

在宅勤務では、気軽に声をかけたり、仕事の様子を直接確認したりできないので、部下の進捗状況を掴みづらい傾向があります。しかし、業務報告書があれば「誰が、何を、どこまで進めているのか」がすぐに分かるのです。

 

また、業務報告書へ進捗を残しておけば、トラブルが発生したときに経緯が簡単に分かるため、対策を練りやすくなります。

業務報告書を継続することで、業務で発生している課題を見つけられるようになります。

 

マネジメント側は、共有された報告書から慢性的に時間がかかっていたり、停滞しやすい業務がないかを確認したりできます。反対に、業務報告書を作成しなければ情報が蓄積されず、見直せないので課題発見が困難になってしまうのです。

 

また、報告書の所感や確認事項の欄は、部下が不安を相談することもできるので、業務報告書には「上司が部下の課題に気づくきっかけになる」側面もあります。

業務報告書を作成することで、業務プロセスが評価できるようになるのもメリットです。

 

在宅勤務では部下のやる気や仕事の姿勢が見えづらいので、成果のみが評価対象になりやすい傾向があります。そのため、業務報告書に仕事の進捗や所感を詳細に記入させ、タスク管理や処理能力から評価するのもひとつの方法です。

 

このように、成果だけでなく過程も把握できるようになるので、業務報告書は欠かせないのです。

業務報告書には「従業員の意識向上につながる」メリットもあります。

 

業務報告書へ具体的な進捗や成果を記載させると、社員は業務結果と毎日向き合うことになります。そのため、順調な進捗状況や成果が見えるようになると、仕事がはかどっている実感が生まれ、モチベーションの向上につながるのです。

 

一方で、進捗が停滞し報告できる成果がない場合でも、業務が進まなかった原因を記載するように指示しておきましょう。そして、マネジメント側では、業務報告書から察知して、早い段階で対処できるようにチェックする必要があります。

ここからは、在宅勤務で報告書を書くときにデメリットになりやすい3つの要素をご紹介します。以下の内容を事前に把握しておき、報告書が無駄にならないように対策を講じましょう。

報告書の作成を義務付けるだけでは、ほかの業務の妨げになる恐れがあります。

 

業務報告書には記載すべき情報が多く、その作業に時間を取られると、本来やるべき重要な業務が後回しになってしまいがちです。さらに、日々の定型業務が多い場合、報告内容が単調になり、書くこと自体が負担になってしまいます。

 

そのため、報告書は手間をかけずに書けるようテンプレートを利用するなど工夫し、本来の業務に集中できる環境を整えることが大切です。

業務報告書を導入しても提出が面倒で続かなくなるケースがあります。

 

たとえば、メールでは提出先に指定されているすべてのアドレスを”CC”や”BCC”に抜け漏れなく入力しなければなりません。また、Wordファイルは「一から作成し、保存してから別ツールへ添付して送信をする」といった複数のステップを踏む必要があります。

 

このように、報告書を提出するプロセスが面倒では、提出が面倒になり形骸化してしまいます。そのため、業務報告書を作成した瞬間から上司へ共有されるストレスフリーな「Stock」のようなツールが在宅勤務では最適です。

これまで、在宅勤務向け報告書の項目やポイントをご紹介しました。

 

在宅勤務における報告書作成には、Word・Excelのテンプレートを使う方法がありますが「テンプレートをコピーして書き込み、ファイルを添付したメールで提出し、ストレージツールでファイル管理をする」のステップでは手間がかかり面倒です。

 

そのため、在宅勤務では「報告書の作成から共有、管理までを一か所で完結できるツール」が最適です。また、在宅でもストレスなく報告書をやりとり可能にするため、「誰でも操作できるシンプルなツールか」も重視しましょう。

 

結論、在宅勤務の報告書作成・管理には、報告書の作成・共有・管理が完結するツール「Stock」一択です。また、Stockは「高度な検索機能」がついているので、報告書を振り返るときにも過去の報告書に即アクセスできて便利なのです。

 

ぜひ「Stock」を導入して、在宅勤務における報告書の問題を解消し、マネジメントを効率化しましょう。