働き手の人口が減少する現代では、限られた人員で業務を回すための工夫が欠かせない課題となっています。その有効な手段の1つが「仕事の仕組み化」です。
しかし、「仕組み化の重要性を実感できない」「具体的に何から始めればよいのかわからない」と悩む管理職の方も少なくないのではないでしょうか。
そこで今回は、仕組み化をしないと起こり得ることやよくある失敗例、仕組み化する方法を中心にご紹介します。
- 業務が特定の担当者に依存しており、負担の偏りを改善したい管理職
- 業務のミスや抜け漏れが発生しやすい状況を改善したい現場リーダー
- 新人教育や引き継ぎの内容が担当者任せになっていることに悩む部門責任者
という方は今回の記事を参考にすると、仕事の仕組み化の進め方がわかり、部下からの繰り返される質問対応や資料探しに追われる時間を劇的に減らせます。
目次
仕事を仕組み化しないとどうなる？
仕事を仕組み化しないと、以下3つの問題が発生します。
- 担当者がいないと業務が進まなくなる
特定の人しか業務の進め方や判断基準を把握していない場合、その人が休暇や異動で不在になると対応が滞る恐れがあります。また、ほかの従業員が対応を引き継いでも、必要な情報を把握できず、業務が進まなくなるのです。 - ミスや対応漏れが発生しやすくなる
業務の手順や確認事項が整理されていないと、人によって作業内容や確認方法にばらつきが生じます。その結果、対応漏れや誤った処理が発生しやすくなり、後から修正対応が必要になることもあるのです。 - 教育や引き継ぎに時間がかかる
業務の進め方が整理・共有されていないと、教育者は新人や後任者へ一から教える必要があります。その結果、教育のたびに多くの工数がかかり、本来取り組むべき業務に割ける時間が減ってしまうのです。
これらの問題は、担当者個人の能力や経験だけに頼って業務を進めていることで起こりやすくなります。そのため、誰でも同じように業務を進められる仕組みを整えることが重要です。
仕組み化」を急ぐべき職場の特徴
以下では、仕組み化が必要とされる組織・職場の特徴についてご紹介します。
- 事業拡大のフェーズにある組織
現状問題がなくても、従業員や拠点が増えると、担当者ごとに業務の進め方が異なり、対応品質にばらつきが生じやすくなります。こうした状況で業務の仕組み化を後回しにすると、教育や管理にかかる負担が年々大きくなる恐れがあります。 - 担当業務が固定されている職場
担当業務が固定されている職場では、担当者不在時に業務が止まりやすく、特定の個人に負荷が集中してしまいます。その結果、担当者が持っていた知識や経験が十分に共有されないまま失われてしまう恐れがあります。 - メンバーの入れ替わりが激しい職場
人の入れ替わりが多い職場では、指導者が新人教育や引き継ぎを繰り返すことになり、本来の業務に十分な時間を確保できません。その結果、教育負担が増え続け、教育の質が低下したり、指導者が本来の業務に時間を割けなかったりしてしまいます。 - ミスややり直しが頻発している職場
業務手順や確認方法が統一されていない職場では、担当者ごとに対応が異なり、ミスややり直しが発生しやすくなります。この状態を放置すると、「顧客満足度の低下」「取引先からの信用低下」につながる恐れがあります。
これらに当てはまる職場は、誰でも同じ手順で業務を進められる仕組みを整え、属人化や業務品質のばらつきを防ぐことが重要です。
職場を仕組み化するための簡単3ステップ
以下では、仕組み化に向けた具体的なステップを3つに分けてご紹介します。業務を仕組み化する方法に悩んでいる方は必見です。
【ステップ1】今の業務フローを書き出す
まず、今の業務フローを書き出しましょう。
仕事を仕組み化するには、誰がどのような手順で業務を進めているのかを把握する必要があります。業務内容を整理しないまま手順書を作っても、実際の業務と合わず活用されなくなるためです。
たとえば、「受注確認→材料発注→製造→検品→出荷」のように、業務の流れを洗い出し、担当者や確認作業の発生箇所をあわせて整理します。まずは現在の業務の流れを見える化することで、仕組み化すべき課題や改善点を把握しやすくなるのです。
【ステップ2】誰でもわかる手順書を作る
次に、誰でもわかる手順書を作りましょう。
業務の進め方が担当者の頭の中にしかない状態では、担当者が変わるたびに説明が必要になります。また、教える人によって説明内容が異なると、作業品質にも差が生じてしまいます。
たとえば、顧客からの問い合わせ対応を手順とあわせて実際の画面や記入例の画像を添付してまとめます。このように、初めて担当する人でも理解しやすくなるよう、手順だけでなく具体的な操作方法まで記載することが重要です。
【ステップ3】情報を1か所に共有する
最後に、業務に関する情報を1か所に集約して共有しましょう。
手順書を作成しても、保存場所がバラバラでは必要なときに見つけられません。また、最新のファイルがどれかわからなくなり、古い情報を参照してしまう恐れもあります。
たとえば、「手順書は共有フォルダ」「顧客情報はExcel」「過去の対応履歴はメール」と分散している場合、情報を探すだけで手間がかかります。一方で、業務に関する情報を1つの場所にまとめておけば、担当者が変わっても必要な情報をすぐ確認できます。
したがって、手順書だけでなく、業務に必要な情報も含めて管理することが重要です。
【要注意！】仕組み化においてよくある落とし穴とは
ここでは、仕事を仕組み化するにあたって、多くの人がやりがちな失敗例を解説します。以下に当てはまる場合は、今一度仕組み化の方法を見直しましょう。
（1）小さな業務を軽視してしまう
1つ目の落とし穴として、小さな業務を軽視してしまうことが挙げられます。
仕組み化というと、大人数が関わる大規模な業務を想像しがちです。そのため、「自社はまだ少人数だから大丈夫」「社員が増えてから考えればいい」と判断し、日々の小さな業務の仕組み化を後回しにしてしまうケースがよくあります。
しかし、このように対応を先延ばしにすると、人数が増えるにつれて業務の進め方や情報の管理方法が部署や担当者ごとに異なり、後から統一するために多くの時間と手間がかかってしまうのです。
（2）上層部だけで仕組み化を進める
2つ目の落とし穴として、現場の視点を取り入れずに、上層部だけで仕組み化を進めてしまうことが挙げられます。
現場の実態を知らないまま手順を決めると、実際の業務手順と合わず、使われない仕組みが生まれやすくなります。また、現場が納得していない状態では運用が定着せず、形だけの仕組みになってしまうのです。
このように、現場の意見を反映しないまま仕組み化を進めると、実際の業務とかけ離れた運用になり、活用されなくなる恐れがあります。
（3）ツールの導入を目的にする
3つ目の落とし穴として、ツールの導入を目的にしてしまうことが挙げられます。
仕事の仕組み化のために、ITツールを導入するのは有効な手段の1つといえます。しかし、自社に合わないツールを導入してしまったり、明確な運用ルールを決めずに現場任せにしてしまったりするケースがよくあります。
このような場合、ツールは形骸化してしまい、結果として導入コストや運用の手間が増えただけで、現場の混乱を招いてしまうのです。
【必見】仕組み化を成功させるコツ
ここでは、仕組み化を成功させるコツをご紹介します。「なんとなく仕組み化のやり方は理解したが、具体的な成功ポイントがわからない」という方は必見です。
最初から完璧を目指さない
仕組み化を成功させるコツとして、最初から完璧を目指さないことが挙げられます。
仕事の仕組み化では、現場で使いながら見直しを繰り返すことが重要です。しかし、初めから完璧な仕組みを目指すと、作成に時間がかかるうえ、運用開始が遅れてしまいます。
また、多くの時間をかけて作った仕組みほど見直しが後回しになりやすく、現場の変化に対応できなくなる場合があります。したがって、何度も修正することを前提に、まずは現場が動ける最小限の仕組みを作りましょう。
現場の声を必ず取り入れる
現場の声を取り入れることも、仕事の仕組み化において非常に重要なポイントです。
実際に仕組みを使うのは現場のメンバーであるため、仕組み化を進める時には現場の視点を必ず反映させる必要があります。現場の事情を踏まえずに作られた仕組みは浸透しにくく、かえって混乱を招く原因になってしまいます。
そのため、仕組みを作る前に現場の業務を丁寧に洗い出し、メンバーが抱えている要望や課題を聞き取ったうえで、より実態に即した仕組みを目指しましょう。
誰でも迷わず使える状態にする
仕組み化を成功させるにあたって、仕組みを「誰でも迷わず使える状態」にすることが重要です。
どれだけ優れた仕組みを作っても、手順が複雑だったり必要な情報を見つけにくかったりすると、現場で活用されなくなります。とくに、新人や異動したばかりの従業員でも理解できる内容でなければ、担当者への質問や確認が繰り返されてしまいます。
したがって、専門知識がなくても必要な情報にたどり着き、同じ手順で業務を進められる状態を目指しましょう。具体的には、手順書や情報をわかりやすく管理・共有できるITツールを活用するのもおすすめです。
【伴走支援あり】仕事の仕組み化が進むAIナレッジツール
以下では、社内にある業務情報やマニュアルを形骸化させず、社内全体の「仕組み」として現場に定着させるツールをご紹介します。
仕事を仕組み化しないと、担当者の不在時に業務の進め方がわからず、対応が止まってしまう恐れがあります。その結果、ほかの従業員が過去の資料を探し回ることになったり、引き継ぐたびに一から説明する手間が生じたりと、現場の負担が大きくなるのです。
こうした問題を解決するために、Excelでマニュアルを作ったり、共有フォルダで管理したりしても、情報が複数のファイルに分散し、結局どこを探せばよいか分からなくなりがちです。つまり、個人の努力や複雑な運用ルールに頼るだけでは、限界があります。
そこで重要なのが、業務情報を1か所に集約し、必要なときに即座に引き出せる仕組みで情報を管理することです。すぐに必要な情報が見つかる状態だと、資料検索や確認作業の手間を減らせるほか、確認漏れや認識違いによるミスの防止にもつながります。
こうした条件に最も当てはまるのが、マニュアル・社内文書などあらゆる情報を簡単にまとめて共有・管理できるツール「ナレカン」です。ナレカンは、フォルダを開いて資料を探さなくても、超高精度のAI検索機能で瞬時に必要な情報を見つけられるため、引き継ぎや新人教育、情報検索の手間がなくなります。
AI検索で必要な情報を探す手間を削減できるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンで法規制の最新情報を全社で共有する仕組みを実現した事例
株式会社資生堂では、法規制情報の管理・共有に「ナレカン」を活用しています。
以前は、ファイル共有サービスと情報共有プラットフォームを併用していました。しかし、「操作性が複雑」、「必要な情報・支障をすぐに探せず、問い合わせ対応が遅れて現場が混乱する」という課題を抱えていたのです。
そこで、ITツールに不慣れな社員でも使いやすく、確実に情報を共有・更新でき、必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」を導入しました。
その結果、最新・正確な情報を瞬時に見つけられ、誰でも迷わずナレッジを蓄積できるようになったのです。また、資料の関連性も整理して表示されるため、あらゆる情報を理解しやすくなりました。
仕事を仕組み化する方法やコツまとめ
これまで、仕組み化の方法とよくある失敗例を中心に紹介しました。
担当者しか手順がわからない業務を放置すると、不在時の対応遅れや、引き継ぎ・教育のたびに同じ説明を繰り返すといった負担が生じます。こうした事態を防ぐためには、組織全体で情報を自然に共有・活用できる「仕組み」の構築が必要なのです。
しかし、どれほど完璧なマニュアルを整えても、必要な情報が複数のフォルダやファイルに分散してしまっては、現場で活用されづらくなります。そのため、日常の業務の中で誰もが迷わず情報を蓄積でき、必要な情報がすぐに見つかるようにするべきです。
したがって、業務の仕組み化を進めるために必要なのは、非IT企業でも簡単に情報が蓄積され、超高精度なAI検索により必要な情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って仕事の仕組み化を進めましょう。
