タスクマネジメントとは、複数の業務や作業を整理し、優先順位を付けながら効率よく進めていくための管理手法です。適切にタスクを管理できれば、抜け漏れ防止だけでなく業務の進み方が安定し、チーム全体のパフォーマンス改善にもつながります。
しかし実際には「タスクの全体像が把握できず、その場しのぎの対応になってしまう」「メールやチャット、Excelなど管理先が散らばって混乱している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクマネジメントの基本と管理手法、そして効率的に運用できるアプリ・ツールの選び方を中心にご紹介します。
- タスクマネジメントの基本や正しい方法を知り、業務の混乱をなくしたい
- 複数の案件・タスクの優先順位付けや進捗管理をわかりやすくしたい
- Excelやチャットなど分散した管理をやめて、チームで使えるタスク管理ツールを検討したい
という方はこの記事を参考にすると、タスクの抜け漏れが防げるだけでなく、チームの業務をスムーズに整理でき、自社に最適な管理方法を見つけられます。
目次
タスクマネジメントとは？
タスクマネジメントとは、業務や作業を整理し、優先順位を付けながら確実に進めていくための管理手法です。
以下では概要に加えて、個人とチームでの違いや、タイムマネジメントとの関係性について分かりやすく解説します。タスクの抜け漏れを防ぎたい方は必見です。
個人とチームのタスクマネジメントの違い
個人とチームでは、タスクマネジメントの「目的」「運用方法」が異なります。
個人の場合は、自分の作業状況を整理し、優先順位づけやスケジュール調整を行うことが主な目的です。たとえば、ToDoリストやカレンダーアプリで「今日やるべきこと」を把握すれば、日々の業務をスムーズに進められます。
一方、チームのタスクマネジメントでは、複数人の作業進捗や依存関係を共有し、プロジェクト全体の遅延や重複を防ぐことが欠かせません。
したがって、タスクマネジメントをするときに、個人は「自分が動きやすくするための情報整理」、チームは「全体最適のための情報共有」がとくに重要です。
「タスクマネジメント」と「タイムマネジメント」の違い
タスクマネジメントは「何をやるか」を整理するのに対し、タイムマネジメントは「いつ・どのくらいの時間でやるか」を管理する点が異なります。
タスクマネジメントでは、やるべき作業をリスト化し、優先順位をつけることが中心です。たとえば「A資料作成」「B社へ返信」「会議準備」といった、業務内容そのものを管理します。
一方でタイムマネジメントは、タスクにかかる所要時間を見積もり、スケジュールに落とし込むことを重視します。
タスクを円滑に進めるには、整理と時間管理の両方が欠かせません。そのため、まずタスクマネジメントでやるべき作業を見える化し、そのうえでタイムマネジメントで計画的に実行することが重要です。
タスクマネジメントで得られるメリット3選
ここでは、タスクマネジメントを実践することで得られる主なメリットを3つに絞って解説します。日々の業務が煩雑で、どこから手をつければ良いかわからない方は、タスク管理を正しく行うことで仕事の進めやすさが変わります。
優先順位が明確になり無駄な作業が減る
タスクを整理すると、本当に優先すべき仕事が明確になり、不要な作業をなくせます。
タスクを頭の中だけで管理していると、重要度と緊急度の区別が曖昧になり、気づけば「今やらなくても良い作業」に時間を使っていた、という事態につながりやすくなります。しかし、やるべきことを書き出し、優先度をつけることで、取り組むべき順序が明確化します。
その結果、無駄な業務に振り回されることが減るのです。
抜け漏れが減る
タスクマネジメントでは、必要な作業を一元的に把握できるため、対応漏れを防ぐことができます。
たとえば、チャット・メール・Excelなど複数の場所で依頼や進捗を管理していると、どの情報が最新なのか判別しづらくなり、対応中のタスクが埋もれやすいです。情報の更新漏れが起きたり、担当者が見落としたりすることで、対応が遅れる原因にもなります。
そこで、タスクとその進捗を1つのツールにまとめて一覧化すれば、対応中・完了している作業をひと目で確認でき、情報の見落としや対応漏れを防ぎやすくなるのです。
プロジェクト進行が安定する
チーム全体でタスクを管理すると、作業状況が共有され、プロジェクトの遅延や重複を防げます。
個々のメンバーの進捗が見えない状態では、「誰がどこまで対応しているのか」「どの作業が遅れそうなのか」が判断できず、確認のためのコミュニケーション量が増える一方です。しかし、タスク管理ツールで進捗を見える化すれば、依存関係のある作業を適切な順序で進められ、問題発生時にも早期に気づけます。
そのため、プロジェクト全体の作業遅延が起きにくくなり、進行がスムーズになります。
今日からできるタスクマネジメントのやり方
ここでは、初心者でも今日から実践できるタスクマネジメントの具体的な手順を4つに分けて解説します。「やり方は知っているが続かない」「いつもタスクが散らかってしまう」という方も、手順を見直してタスクを整理してみましょう。
手順1｜タスクの棚卸しと優先順位付けをする
最初に行うべきことは、すべてのタスクを書き出し、重要度と緊急度に応じて整理することです。
タスクを把握しないまま業務を始めると、緊急性の低い作業に時間を取られたり、重要なタスクが後回しになったりする恐れがあります。まずは、「今抱えている業務」をすべて一覧化し、「すぐやるべきこと」「後でよいこと」の優先順位づけをしましょう。
タスクの全量が分かれば、仕事がどの程度ひっ迫しているかもわかります。
手順2｜スケジュールを設定する
次に、タスクごとに期限と作業時間の目安を設定して、スケジュールへ落とし込みます。
期限が曖昧なままでは、気づけば後回しになり処理が遅れやすくなります。また、作業時間を見積もらないと、想定していた時間内に終わらず、計画がずれ込むリスクが高まります。そのため、それぞれのタスクに「いつまでに・どのくらいの時間で実施するか」を明確に設定することが重要です。
スケジュール化することで、タスクが現実的な行動計画に変わり、日々の業務を安定して進められるようになります。
手順3｜チームでタスクを共有し属人化を防ぐ
チームで業務を進める場合は、タスクを共有し、担当者や進捗が明確な状態を作ることが欠かせません。
タスクを個人のメモやExcelで管理していると、チームメンバーが状況を確認できず、特定の人だけに情報が偏る「属人化」を招きます。共有がしやすいタスク管理ツールを使えば、担当者・期限・進捗がひと目で把握でき、依頼漏れや作業の重複も防げます。
タスクをオープンに管理することで、作業依頼や引き継ぎが滞りにくくなり、プロジェクトの遅延発生を抑えられます。
手順4｜進捗状況を管理する
最後に、タスクの進捗を定期的に確認し、必要に応じてスケジュールや優先順位を調整します。
計画を立てただけで放置すると、実際の進捗とのギャップに気づかず、期限直前になって未完了が判明する可能性があります。進捗管理を習慣化することで、「遅れているタスク」「予定より早く進んでいるタスク」などが把握でき、早めに軌道修正が可能になります。
定期的に振り返ることで、タスクの時間見積もりや量の判断が適切になり、業務全体の遅延が起こりにくくなります。
代表的なタスクマネジメントの手法
ここでは、よく使われている3つのタスクマネジメント手法を紹介します。それぞれの特徴を比較することで、自分に合った管理方法が見つかり、作業の抜け漏れやムダな時間を減らせます。メール・チャット
メールやチャット上でタスクを管理する方法は、最も身近で導入コストがかからないのが大きな特徴です。
業務連絡と同じツール上でやり取りが完結するため、新たなアプリを使い始める必要がない点はメリットです。たとえば、SlackやTeamsのメッセージを「未読のままタスク扱い」にしたり、Gmailのスター・ラベルで重要タスクを整理したりできます。
ただし、メッセージの流れが早く重要な依頼が埋もれやすいのが難点です。あくまで「軽いタスク」や「少量の仕事」に向いた方法と割り切って使いましょう。
Excel・スプレッドシート
Excelやスプレッドシートは、カスタマイズ性の高さが最大の強みです。
自分で項目や管理形式を自由に作れるため、「担当者ごとの進捗表」「一覧での棚卸し」などテンプレートを柔軟に作成できます。また、関数やフィルターを使えば、自動で進捗率を算出したり、優先度順に並び替えたりすることも可能です。
一方で、最適なフォーマットを作るための設計や維持に手間がかかります。チーム全体で使う場合は、統一ルールを決めないと逆に管理が煩雑になる点に注意しましょう。
タスクマネジメントツール
タスクマネジメントツールは、タスクの整理・共有・進捗管理をまとめて行えるため、メールやExcelよりも効率よく仕事を管理できるのが大きな魅力です。
一般的なタスクマネジメントツールとしては「Asana」「Backlog」「Trello」などが挙げられ、「カンバン方式（タスクを「カード」としてボード上でステータス管理する手法）」に対応している点が特徴です。ただし、カンバン方式は操作が多く、ITツールに不慣れな人にはハードルが高く感じられることがあります。
そのため、ITに詳しくない人でも扱いやすく、操作がシンプルなツールを使いたい場合は、「Stock」のような必要な機能に絞ったタスク管理サービスが最もおすすめです。
タスクマネジメントをスムーズにするツールの選び方
ここでは、タスクマネジメントを効率化するために必ず押さえておきたいツール選びのポイントを4つ紹介します。自分やチームに合わないツールを選ぶリスクを減らし、ストレスなく使える仕組みづくりを進めていきましょう。（1）タスクの関連情報をわかりやすく整理できるか
タスクの関連情報をわかりやすく整理できるツールほど、作業の抜け漏れが起きにくくなります。
タスクには、指示内容・背景・補足資料など多くの情報が伴います。そのため、たとえば「やるべきタスクの管理しかできないツール」を選ぶとメッセージのやり取りをほかのツールでしなければならず、結果として情報が分散しやすくなってしまうのです。
そのため、タスクと関連情報をひとまとめにでき、整理がしやすいツールを選ぶと管理の手間や確認作業にかかる時間を減らせます。
（2）検索の精度が高いか
タスクマネジメントツールの検索精度が高いかは、作業スピードを左右するうえで重要です。
たとえば、必要な資料を探す時間が増えるとミーティング準備や返信が遅れ、タスクを始める段階から手間がかかってしまいます。
検索性が高いツールを選べば、必要な情報を素早く見つけられ、探索にかかる時間と労力を抑えられます。
（3）チームで共有しやすい設計か
チーム全員が迷わず情報共有しやすい設計かは、ツールを長く運用するうえで最も重要なポイントの1つです。
ITに不慣れな人が多いチームでは、「カード」「リスト」「ボード」など概念が多いツールは使いこなすのが難しいです。また、入力ルールやステータス名を細かく統一する必要があるため、運用開始までの設計に時間と手間がかかります。
なるべく操作手順が直感的で、初めてでも戸惑いにくいツールを選ぶと、チーム全体が迷わず使えるため導入コスト・運用コストが下がります。
（4）ファイル・画像・メモなどを一元管理できるか
タスクに関連するファイル・画像・メモも一元管理できるツールなら、資料の検索や確認にかかる時間を減らせます。
多くのタスクでは、PDF・画像・議事録など複数の情報が紐づくため、保存場所がメール・チャット・ファイルサーバーなどに分散していると、必要な資料を探すのに時間がかかります。また、ツールごとに管理方法が異なると、最新の資料がどれかを全員が共有しづらくなり、情報共有のミスも生じやすくなります。
そこで、タスクと関連情報をセットで保管できるツールを使えば、必要な資料にすぐアクセスでき、確認作業にかかる時間を短縮できます。
【必見】チームのタスクマネジメントを最も簡単にできるツール
以下では、チームのタスクマネジメントに悩む方に最適なツールをご紹介します。
タスクを管理する際、「実際にやることはExcelに記録」「進捗連絡はチャットでやり取り」のように使うツールを分けてしまうと、情報が分散してしまいます。タスクの内容や進捗に関して確認の時間が無駄にかかってしまうので、タスクはマネジメントツールで一括管理すべきです。
しかし、タスクマネジメントツールの中には機能が複雑すぎるものも多く、ITに不慣れなメンバーがいるチームではかえって混乱を招きます。そのため、「必要な機能だけに絞られた、誰でも迷わずに使えるツール」を選ぶことが必須です。
結論、チームでのタスクマネジメントに最適なのは、タスク・関連情報・チャットまで1つのツールで簡単に管理できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には簡単にチームで共有したい情報が残せるうえ、内容はリアルタイムで任意のメンバーに共有されます。また、ノートには「タスク」や「メッセージ」が紐づけられるので、ノートを起点に情報が確認でき、マネジメントの手間がかかりません。
ITに不慣れでも簡単にタスクマネジメントができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスクマネジメントのやり方とツール選びのまとめ
これまで、これまで、タスクマネジメントの基本的な進め方や代表的な手法、ツール選びのポイントを中心にご紹介しました。
タスクマネジメントを効果的に行うには、まずタスクを棚卸しし優先順位をつけ、適切にスケジュール化することが重要です。また、タスクの管理手法にはそれぞれ向き不向きがあり、とくにチームで取り組む場合は「共有しやすさ」や「情報の一元化」を重視しなければなりません。
そのため、タスクだけでなくファイルやメモをまとめて管理でき、シンプルな操作で誰でも使いこなせるツールが理想です。とくにITに不慣れな方が多い職場ほど、「迷わず使えるかどうか」が業務効率を左右します。
したがって、チームのタスクと関連情報を一箇所で迷わず管理でき、ITに不慣れな方でもすぐ使いこなせるタスク管理ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、案件ごとのタスクや関連資料が一か所にまとまり、チーム全員が迷わず必要な情報にアクセスできる環境を整えしましょう。
