報告書業務をするにあたり、記入内容に誤りがあったり記入が漏れていたりするミスは、しばしば発生します。報告書にミスがあった場合、取引先や顧客との認識齟齬を引き起こしてしまうため、ミスが起きないための対策を練っていかなくてはなりません。
しかし、「報告書のミスをなくすために、どのような対策をしていけばよいのかわからない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、報告書のミスが発生する原因と具体的な対策を中心にご紹介します。
- 報告書の記入ミスを減らす施策を全社で徹底したい
- 報告書のミスを減らすために事前・事後での対策を知りたい
- 報告書の作成・共有が効率化するツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、報告書のミスをなくすにあたってとるべき行動がわかり、ミスによる業務の停滞を防げるようになります。
目次
報告書のミスを起こすヒューマンエラー3選
報告書のミスをなくすには、ミスをしてしまう人の特徴を理解することが重要です。
ミスは誰にでも起こり得るものですが、ミスを起こしやすい人には決まった傾向や共通点が見られます。以下の内容のうち、該当する社員がいないか目を配り、ミスにつながらないようにフォローしましょう。
（1）業務の全体像が把握できていない
よくミスをしてしまう人の特徴のひとつとして、業務の全体像の把握ができていないことが挙げられます。
報告書作成では、どのような目的で作成するのかという全体像を把握する必要があります。しかし、目先の業務だけに意識が集中し過ぎると、最終目的からの逆算ができず、内容や構成に不備が発生してしまうのです。
そのため、報告書の作成にあたっての背景や自分の果たすべき役割や、ほかの社員が担当する業務との関連性など、全体像の把握に意識を向けさせる必要があります。
（2）細部にまでこだわりすぎる
細部にまでこだわりすぎることも、ミスをしやすい人の特徴のひとつです。
たとえば、文章のレイアウトや文字数など、報告書における本来の目的とは異なる箇所に労力を費やしがちです。その結果、期日が迫ってきて重要な箇所がおざなりになったり、期日に間に合わなかったりと、ミスへとつながってしまいます。
このように、こだわりすぎるあまり期日までの時間配分が上手くできていない人の場合は、いつまでに提出しなければならない書類なのかを明確に提示して、「濃淡をつけて作成する」ということを伝えておく必要があります。
（3）注意力が散漫している
作成した報告書に対して注意力が散漫している場合も、ミスをしやすい傾向にあります。
従業員自身に慢心があったり注意力が足りなかったりすると、作成した報告書の内容に不備があっても気づかず、そのまま提出してしまう恐れがあります。
集中していないと、単位の付け忘れや誤字脱字などのケアレスミスが起こりやすくなります。そのため、書類の作成後には必ず見直しの時間を設けるなど、内容確認に注意を割くことを徹底させるようにしましょう。
【再発防止】報告書の記入ミスが起きたら？3つの対処法
ここからは、個人だけでなくチームとしてとれるミスの対処法をご紹介します。
個人のミスがチーム全体に影響するような場合は、対処法についてチーム内の全員が共通理解を持たなくてはなりません。そのため、以下の内容を確認して迅速な対応がとれるようにしておきましょう。
（1）ミスの事実を迅速に報告する
報告書の内容にミスがあった場合、上司や関係者への迅速な報告が必要です。
報告書のミスに関する報告が遅れると対応も遅くなり、ミスの悪影響がより拡大するケースがあります。とくに、金銭やデータの数字に誤りがあると、ミスに気が付かないままプロジェクトが進行して、重大な誤解や損失を引き起こす可能性もあるのです。
このような報告の遅れによるトラブルを避けるためにも、上司や関係者へ「ミスの経緯」や「影響を及ぼす範囲」などの情報を迅速に報告しましょう。
（2）今後の対応についてチームメンバーと共有する
「報告書のミスに対する今後の対応」についてチームのメンバーと共有することも、対処法のひとつとして非常に有効です。
ミスに対して自己判断かつ1人で対応を進めてしまうと、対処しきれないリスクもあるため危険です。一方、チーム内で対応策を共有をすると、上司やほかのメンバーから対処方法への多角的な視点を得られ、メンバー全員が共通認識を持ったうえで対応できます。
このように、報告書のミスをした際にはチームメンバーに共有して、ミスをカバーするための対策を検討することが重要です。
（3）記載ミスの再発防止策を共有する
さらに、報告書のミスを繰り返さないためにも「記載ミスに対する再発防止策」をメンバーと共有する必要があります。
チーム内で素早くミスの原因や対策を共有できれば、同様のミスが発生する可能性も下げられます。「報告書の記載ミスがなぜ起こったのか」「今後どのように対策するのか」をマニュアルにまとめて、チームに共有しましょう。
そこで、多くの企業では報告書ミスの再発防止策として、「Stock」のような報告書作成ツールを導入しています。なかでも、報告書作成だけでなく、報告書と紐づいたメッセージを送れるツールを使えば、チーム内で迅速な情報共有が実現します。
【未然防止】報告書の記入ミスを減らせる3つの対策
ここからは、報告書のミスを防止する具体的な対処法についてご紹介します。
ミスに対して適切な対応をすることも重要ですが、報告書のミスを防止するには、ミスを起こさないための工夫や環境の構築が必要になります。そのため、以下の対策には確実に取り組みましょう。
（1）提出前に下書きをする
ミスなく報告書を作成するには、書類の提出前に下書きをしておくことがおすすめです。
下書きをしておけば、訂正箇所がある場合は書き込みしたり、本提出用の書類を作成するときに下書き内容の大部分を転記したりできます。さらに、下書きには作成者自身の改善が必要だと感じた点なども記載すると課題の可視化にもつながります。
以上のように、下書きすることによって、本提出用の報告書に内容の大部分を転記できるため、ミスのリスクを下げながら作成時間の短縮もできるのです。
（2）確認作業をチェックリスト化する
報告書の確認作業はチェックリスト化して漏れがないようにしましょう。
報告書の記入ミスや提出漏れがないようにするには、本人の心がけも重要です。そこで、あらかじめ作業内容をチェックリスト化し、最後に確認することを習慣づけさせればミスを減らせます。
たとえば、報告書の最後に「チェックボックス」などを添付しておくと、作成後にそのまま見直しができるので確認不足に陥りません。
（3）第三者の確認プロセスを設置する
記入ミスをなくすには、第三者による確認プロセスの設置も必要です。
とくに、報告書の内容が多量だったり複雑だったりすると、作成者にかかる負担が大きく細部にまで意識がいかない場合があります。加えて、2重チェックは大切ですが、作成者個人による確認では思い込みによる漏れが生じることがあるので注意しましょう。
そこで、レビュー担当者を配置して確認作業をすれば、ミスの指摘や改善点の提示が早い段階で可能になるのです。
（4）ペーパーレス化する
社内での報告書ミスをなくすには、報告書のペーパーレス化が不可欠です。
手作業で報告書業務をする場合、内容の不備に気付けないまま印刷してしまい修正に時間がかかることがあります。また、書類管理をするときも、目的の報告書がすぐに見つからないと提出遅れにも繋がりかねません。
このように、紙媒体による報告書業務は、「修正にコストがかかる」「書類管理が困難」などのデメリットがあります。そのため、まだペーパーレス化していない場合はすぐにデジタル管理に移行しましょう。
ただし、ExcelやWordでペーパーレス化しても、共有に別途メールの使用が必要だったり、ファイルが乱立したりします。そこで、「Stock」のような報告書の作成・共有・管理が一か所で完結するツールの利用がおすすめです。
報告書作成ツールとは？導入するメリット
報告書作成ツールとは、業務報告書の作成や共有・管理を効率化するための機能が備わったツールです。以下では、報告書作成ツールを導入・運用するメリットを紹介します。
- 報告書を迅速に作成できる
- 報告書をスムーズに共有できる
- 報告書を整理できる
- 報告書をすぐに取り出せる
1つ目は、報告書を迅速に作成できることです。テンプレート機能を備えた報告書作成ツールを使えば、あらかじめ登録しておいたフォーマットをわずかな操作で呼び起こすことができるため、項目を埋めるだけで報告書を作成できます。
2つ目は、報告書をスムーズに共有できることです。報告書作成ツールで作成した報告書は、リアルタイムでメンバーに共有され、メンバーには通知を自動で送る機能があります。
3つ目は、報告書を整理できることです。報告書作成ツールで作成した報告書は、「フォルダ」によって種類や部署ごとに報告書を整理でき、文書管理の煩雑さを解消するのに便利です。
4つ目は、目的の報告書をすぐに取り出せることです。検索性に優れたITツールで報告書を作成すると、紙媒体のように過去の資料に埋もれてしまい、欲しい情報がすぐに見つからないなどのストレスがありません。
このように、報告書作成ツールを導入すれば、報告書業務の負担を軽減できるのです。ただし、報告書の作成・共有・管理の手段がバラバラではかえって作業効率を下げかねないので、高精度の検索機能が備わった「Stock」を使って報告書業務を一元化しましょう。
【これで解決】報告書のミスを防止するために役立つツール
ここからは、報告書のミスを防止するために最適なツールをご紹介します。
報告書の記入ミスや記入漏れを防止するには、報告書作成ツールの導入が必須です。ツールを使えば、報告書の作成時に内容や構成の不備が生じにくくなるうえに、社内の報告書を一元管理できるので社内での情報共有が円滑になります。
さらに、報告書の作成・共有まで一元化できるツールであれば、ミスが発生した場合にもスピーディに報告でき、同様のミスを防げます。ただし、多機能なツールでは使いこなせないメンバーが出てくる可能性があるため、誰でも使いやすいツールを選びましょう。
したがって、導入すべきツールは、報告書の共有・管理を徹底し、ITに不慣れな65歳以上の社員でも直感的に操作できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、自社のスタイルに合ったテンプレートを登録できるため、必要項目の記入不足を防げます。また、ノートには、チェックリストを作成したり「タスク」設定したりできるので、作成後の見直しを習慣化させつつ提出漏れも減らせるのです。
最も簡単に報告書を作成・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
報告書作成が効率化する「Stock」の機能紹介
次に、報告書作成ツール「Stock」の基本的な機能を紹介します。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
| テンプレート機能 |
あらかじめ登録しておいたフォーマットを、わずかな操作で呼び起こす機能です。体裁が整うだけでなく、項目を埋めるだけで報告書を作れるため、必要な情報を漏れなく記載するのに役立ちます。 |
| 情報のリアルタイム共有 |
ツールで作成した報告書をリアルタイムでメンバーに共有できる機能です。ファイルでの共有とは異なり、確認のために都度開くといった手間を省けます。 |
| 画像・ファイル・動画添付 |
テキストだけでなく、画像・ファイル・動画を使った報告書を作成できる機能です。 |
| メッセージ機能 |
メンバーとの報告書に関するやり取りができる機能です。チャットツールを併用せずとも、報告書の質問や返答が可能です。 |
| フォルダ管理 |
ツールで作成した報告書をフォルダで整理できる機能です。種類や部署ごとに分けることができるので、不要な報告書が混在しなくなります。 |
このように、「Stock」には、業務報告書の作成や共有・管理を効率化するための機能が備わっています。また、報告書だけでなく「マニュアルや議事録の作成・共有・管理」にも使えるので、社内ナレッジを蓄積するのに適しているのです。
例文あり｜社内向け作業ミス報告書の書き方
以下では、作業ミスが発生したときに必要な「作業ミス報告書」の見本を紹介します。「Stock」で作成すると見やすくシンプルな報告書が完成します。
上記のように、直接「ノート」に内容を書き込むと瞬時にメンバーに共有されます。また、「権限設定」により、ノートやフォルダにアクセス可能な社員を制限できるので、情報がむやみに露出する心配もありません。
報告書類のミスをなくす対策まとめ
これまで報告書の中でミスをしがちな人の特徴や、ミスの原因・対策を中心に紹介しました。
報告書のミスをなくすには、個人での心がけはもちろんチーム内での情報共有や確認作業などの仕組み化が必須です。一方、報告書の運用が紙媒体では、”ミスを修正するのにコストがかかる”や”スムーズな確認プロセスを踏めない”といった問題を解消できません。
そこで、報告書作成ツールを導入・運用すれば、作成・管理を効率化できるうえに、チーム内の情報共有も円滑になります。ただし、多機能なツールは社員に使われづらくなり、ミスが拡大して報告書業務の停滞を引き起こしかねません。
したがって、報告書における業務には、必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使いこなせるツール「Stock」が最適です。Stockがあれば、報告書の作成はもちろん、共有から管理までを効率化でき、報告書作成時のミスを防ぎながら業務が円滑化するのです。
ぜひ「Stock」を導入して負担のかかる煩雑な書類管理業務から脱却し、報告書のミスをなくしましょう。
