採用活動に関わる業務は募集から選考まで多岐にわたり、業務負担は大きいです。また、採用基準は社内で統一しておく必要があるため、採用プロセスや面接内容などは適切に管理しておかなければなりません。
一方、「使い慣れたExcelで採用管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
今回は、Excelで採用管理する方法と、Excelを使用するメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- Excelで採用管理する方法を知りたい
- 採用管理にExcelを使うメリット・デメリットを把握したい
- 採用に関する情報を一元管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、業務負担を減らして、効率良く採用活動を進められるようになります。
目次
採用管理とは
採用管理とは、企業が新たに人材を雇用するときに立てる計画や採用情報を管理することを指します。以下では、採用管理の概要を紹介しているため、採用管理の基本を押さえたい方は必見です。
採用管理の必要性
採用管理が必要な要因として、企業の「採用活動の効率化」と「採用基準の統一」が挙げられます。
たとえば、応募者の多い企業では、採用情報の一元管理で応募者の情報を社内で共有しやすくなったり、選考状況をすぐに確認できたりするメリットがあります。
また、応募者への対応漏れや企業とのミスマッチを防止する役割もあるため、常に採用情報は最新の状態しておくように注意しなければなりません。
採用管理に必要な項目
以下は、採用管理に使うシートや表に記載すべき項目になります。
| 用途 | |
|---|---|
| 応募者氏名 |
応募者の名前を記入しましょう。 |
| 応募者連絡先 |
応募者の電話番号、メールアドレスなどは緊急時に連絡をとらなければならない場面に必要です。 |
| 希望職種 |
応募者の希望職種や配属先は、面接や選考の参考になります。 |
| 応募経路 |
応募者がエントリーした経路を聞いておけば、今後の採用活動にも役立ちます。 |
| エントリー日 | 応募者のエントリー日をもとに、選考日を調整できます。 |
| 面接日時 |
面接日は対応漏れを防止するためにすぐに確認できるようにしておきましょう。 |
| 面接担当者 |
担当者に面接日を連絡するのに必要な項目です。 |
| 選考ステータス |
「1次選考中」「2次選考中」「最終選考中」などの採用状況を都度更新する必要があります。 |
| 結果通知日 |
結果通知日の項目があれば、応募者への連絡漏れを防止できます。 |
採用管理表を自社で作成する場合は、以上の項目を記入しておけば、担当者も必要情報の抜け漏れを防止できます。
Excelで採用管理する方法
以下では、Excelで採用管理する方法をご紹介します。Excelで採用管理を始める方法は2つあるので、より良い方を選択しましょう。
採用管理Excelを自作する
以下では、Excelを使って採用管理シートを作成する方法を解説します。
まずは、タイトルと見出しを作りましょう。横列に採用管理に必要な項目を記入します。
色や枠組みを変えて見やすく整理します。
ステータスを変更したいときは「ドロップダウン」を使うと便利です。まず、エクセル上部の「データ」タブの「入力規則」をクリックします。
入力値の種類を「リスト」にして、「元の値」に表示したい文言を「,」で区切って入力します。
ステータスを変えたいセルの右上にあるプルタブから入力した項目を選べます。
以上の手順を踏めば、シンプルな採用管理シートを作成できます。とくに、自社に合わせてカスタムできる点がメリットです。
採用管理Excelの無料テンプレートを使う
こちらは応募者の情報を管理できる無料の面接受付表テンプレートになります。
「履歴書が提出されているか」「結果を通知しているか」はチェックするだけでステータスを変更可能です。
Excelで採用管理するメリット
以下では、Excelで採用管理するメリットをご紹介します。採用管理にExcelの導入を考えている採用担当者の方は必見です。
（1）コストを抑えられる
1つ目のメリットは、コストを抑えられることです。
Excelの採用管理にかかるコストは、Microsoftのライセンス料だけです。Excelのテンプレートは無料で手に入るものが多いので、低コストで採用管理ができます。
このように、ほかの有料ツールを使用するよりも、コストを抑えられることがExcel利用のメリットです。
（2）カスタマイズ性が高い
2つ目のメリットは、カスタマイズ性が高いことです。
Excelやスプレッドシートを使えば、管理に必要な項目を自由に設定できます。使ってみて不都合があれば、都度フォーマットを改善しながら使用できるのも利点です。
以上のように、Excelを使った進捗管理は、運用状況に合わせてカスタマイズできるのが強みなのです。
Excelで採用管理するデメリット
以下では、Excelで採用管理するデメリットをご紹介します。Excelは馴染みのあるツールで誰でも操作できますが、以下のデメリットがあるため導入を検討している方は確認しておきましょう。
（1）関数を組む手間がかかる
1つ目のデメリットは、関数を組む手間がかかることです。
Excelでの採用管理は、数値の集計だけでなく、条件によって結果を絞り込む関数なども設定しなければなりません。そのため、作成者が関数を熟知していないと、設定に時間がかかります。
このように、進捗管理シートの自作や変更をするときに、自身で関数を設定する手間がかかるのがデメリットだと言えます。
（2）複数職種の採用管理が煩雑になりやすい
2つ目のデメリットは、複数職種の採用を並行している場合、Excelの管理が煩雑になることです。
採用活動では複数職種の採用を同時に進めることがあり、採用の進度にもバラつきがでます。そのときに、複数のシートを行き来したり、絞り込みの項目が増えたりすると、進捗が管理しづらくなるのです。
このように、Excelでシートを用意しても、実務が複雑になるほど管理しきれなくなくなるのでデメリットです。
（3）ファイル管理・共有が面倒
3つ目のデメリットは、ファイル管理・共有が面倒なことです。
Excelのファイル作成後は、個人のPCで管理する必要がありますが、整理しておかないと情報が散在し、保存場所が分からなくなります。また、採用業務は複数人で実施することがほとんどですが、ファイル形式での情報共有は手間がかかります。
そのため、採用情報をチームで円滑に管理・共有できる仕組みを整えましょう。たとえば、あらゆる情報を残せ、リアルタイムで社内に共有できる「Stock」のようなITツールであれば、Excelのファイルを含む多様な情報の管理・共有がスムーズです。
【必見】採用情報の管理・共有に最適なツール
以下では、採用情報の管理・共有に最適なツールをご紹介します。
Excelは、表の作成や計算の自動化など、カスタマイズ性が高いため、体裁を整えて採用情報を管理できます。しかし、個人でのファイル管理になるため、共有に手間がかかるだけでなく、適切に管理しなければ情報が散在してしまいます。
そこで、「採用に関する情報を一元管理し、即共有できるツール」を導入すれば、そのまま情報を記録できるだけでなく、Excelのファイルも簡単に管理可能です。ただし、操作性が複雑では、使いこなせない社員が出てしまいます。
結論、自社が導入すべきなのは、シンプルな操作性で社内情報にアクセスでき、採用情報の管理・共有が一か所で完結するツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、簡単に表を作成できるほか、登録した「テンプレート」をすぐに呼び出せるため、多様なやり方で情報を記録できます。また、ノートにはファイルも添付可能なため、Excelのファイルを管理・共有するツールとしても役立ちます。
最も簡単に社内の情報を管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで採用管理した例
Stockでは、以下の画像のように簡単にテンプレートを登録できます。また、記載する項目をテンプレートに登録しておくことで、社内の採用情報のフォーマットを統一するのに役立ちます。
また、ノートには表やファイルを添付できるほか、リアルタイムでメンバーに共有されるため、迅速な情報共有が実現するのです。
採用管理システムとは
採用管理システムとは、採用に関わる業務を一元管理できるツールです。以下では、採用管理システムを導入するメリット・デメリットをご紹介します。
採用管理システムを導入するメリット
以下は、採用管理システムを導入する2つのメリットです。
- 採用に関するあらゆる機能がある
- 進捗管理が簡単にできる
企業説明会の予約管理や採用ページ作成など、採用業務全般に便利な機能があります。リマインド機能があるシステムもあり、応募者への連絡漏れも防げます。
複数職種の採用を並行している場合でも、進捗管理が簡単です。フォーマットを作成する手間がなくなるので、効率よく進捗管理ができます。
このように、これまで手間のかかっていた採用業務が効率化する機能があり、進捗も管理できるのが採用管理システムのメリットです。
採用管理システムを導入するデメリット
以下は、採用管理システムの2つのデメリットです
- 選考方法を変更しなければならない場合がある
- 多機能で使いこなせない場合がある
導入するシステムに合わせるために、既存の選考方法を変更しなければならないケースがあります。システムの導入により、別の負荷が生まれてしまうのです。
一般的な採用管理ツールは多機能なので、使いこなすのに時間がかかります。採用の規模によっては、使わない機能が多い可能性もあります。
以上のように、「選考方法をシステムに合わせる必要性がある」「多機能なので使いこなすのが難しい」という2つのデメリットは、導入するときの課題になります。
Excelで採用管理する方法まとめ
これまで、Excelで採用管理をする方法やデメリット、おすすめの採用管理ツールを中心にご紹介しました。
採用活動では採用進捗をはじめとした、さまざまな情報を管理しなければなりません。しかし、採用情報をExcelですべて管理すると、ファイル管理や共有に手間がかかり、チームでの採用業務が円滑に進みません。
そこで、採用情報を簡単に管理・共有できるツールを導入すべきです。また、テンプレート機能があると、Excelのような表も工数をかけずに作れます。
結論、採用管理で導入すべきなのは、テンプレート機能を備えつつ、あらゆる社内の情報を管理・共有できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、採用管理を効率化させましょう。
