不動産仲介業(福利厚生事業)の導入事例
「『エクセル管理でブラックボックス化』していた業務が、『クリア』になりました!」

株式会社ベスト・ソリューション
取締役 松原 和弘様

Stock(ストック)取締役 松原 和弘様写真_1

株式会社ベスト・ソリューション

業種:不動産仲介業(福利厚生事業)

従業員:22名

「エクセルを使った日報管理・タスク管理」では、リアルタイムに情報を更新・確認できず、作業が見える化できていなかったという株式会社ベスト・ソリューション様。

Stock(ストック)導入の効果を、取締役の松原様に伺いました。

“福利厚生の、総合商社”

御社の事業内容を教えてください。

松原様:「企業の福利厚生の充実を目的とした、社宅事業・介護事業・人材事業を展開しています。
現在、22名の社内メンバー全員でStock(ストック)を利用しています。」

松原様はどのような役割を担っていらっしゃるのでしょうか。

松原様:「私は、経理・総務以外の、すべての部署の統括をしています。」

“エクセルだと、「リアルタイムで日報を共有できない」ため困っていた”

Stock(ストック)導入のきっかけを教えてください。

松原様:「弊社では、『その週に何をしたか』を記載する『日報』と、『次の週に何をするか』を記載する『ToDoリスト』を作成しています。
 
Stock(ストック)の導入以前は、これらを『エクセルで作成し、Dropbox(注:ファイル共有ストレージサービス)に保存する』という方法を採っていました。
しかしこの方法では、『①いちいちエクセルに記入して、②Dropboxに保存し、③閲覧しようにも、毎回Dropboxを開いてエクセルファイルを探して開く』というプロセスが必要になります。
 
これではあまりに煩雑すぎたため、より簡単に各メンバーの『日報』を確認したり、『ToDoリスト』をリアルタイムで更新したりしたいと思ったのが、Stockを導入したきっかけです。」

エクセルに比べて、Stock(ストック)での日報管理はいかがでしょうか。

松原様:「Stock(ストック)を導入して、これまでのエクセル管理での煩雑さが、見事に解消されました。
実際に試すと分かるのですが、Stock(ストック)では『ToDoリストの更新』『日報の作成・閲覧』が本当に手早く行えます。
 
おかげで、各メンバーの担当している業務がブラックボックス化することなく、リアルタイムで状況を把握できるようになりました。」
Stock(ストック)インタビュー松原様写真

“チーム全体として、「タスクの抜け漏れ防止」や「期日遵守」の意識づけがされるようになった”

他に、よく使っているStockの機能はありますか。

松原様:「Stock(ストック)の『タスク機能』を日々使って業務をしています。
 
例えば、社宅事業では『物件の引き渡し管理』でStock(ストック)のタスク機能を活用しています。『お客様への注意事項の説明』や『物件の引き渡し日』などの対応が漏れてしまったらトラブルに発展するタスクを、チームで共有できるようになったのです。
 
もちろん、Stock(ストック)のメイン機能である『ノート機能』も便利に使っています。
介護事業では打ち合わせ事項が非常に多いのですが、『ノート』に情報を記載しさえすれば、簡単に期日等の情報を管理・共有できます。」

Stock(ストック)のタスク機能を使って、社内に良い効果はありましたか。

松原様:「はい、お客様からの信用・信頼の向上につながっています。
タスクの抜け漏れ自体がなくなったことはもちろん、期日を確実に守れるようになったことも要因の1つです。
 
また、Stock(ストック)で設定したタスクには期日を設定できるのですが、期日に対する進捗が芳しくない場合に、他のメンバーが指摘やサポートの申し出をするようになりました。
このように、チーム全体として、タスクの抜け漏れ防止や期日遵守の意識づけがされるようになったことも、Stock(ストック)導入による効果だと考えています。」
Stock(ストック)インタビュー松原様写真

“Stock導入のコツは、小規模でのスタート”

Stock(ストック)導入はスムーズだったでしょうか。

松原様:「Stock(ストック)の導入は、小規模でスタートしたためスムーズに進められました。
 
弊社には、大阪と東京、名古屋に拠点がありますが、離れた場所で同時にStock(ストック)を使い始めるのは難しいと考えていました。
そこで、無料トライアル期間中は東京のメンバーに限定し、『Stock(ストック)を導入して、この業務が改善された』という成功事例を作っていきました。
その事例を元に他の拠点にも展開していったことで、問題なく社内全体にStock(ストック)が浸透していきました。」

スモールスタートでの導入は重要ですね。現場の皆様の反応はいかがでしたか。

松原様:「ITツールが苦手なメンバーも多く、やはり最初は不安があったようです。
 
そこで、導入当初は『今の日報作成が楽になる』という1点に絞って、導入理由を伝えることにしました。
実際に使い始めると、Stock(ストック)は非常にシンプルで、『エクセル』よりも間違いなく業務が楽になったため、従業員のストレスも大きく軽減されたようです。」
Stock(ストック)インタビュー松原様写真

”Stock(ストック)がないとうまく業務が推進できない”

Stock(ストック)はどのような人におすすめのツールでしょうか。

松原様:「弊社のすべてのお客様に、自信を持ってお勧めできるツールです。
特に、『社内管理システムが整備されていない、組織が文鎮型の企業』では、小難しいツールではなく、Stock(ストック)くらい徹底的にシンプルなツールが適していると思います。」

最後に一言お願いいたします。

松原様:「Stock(ストック)を一言で説明すると、『会社の中心』です。言い換えれば、『そこに情報が集まり、人が集まるツール』です。
 
Stock(ストック)を使えば、『誰が、いつまでに、何をやるのか』がわかりやすくなります。
さらには『それが、何の情報に紐づいているのか』まで明確になります。
 
弊社では、『Stock(ストック)がないとうまく業務が推進できない』というくらい、必要不可欠のものになってしまいました(笑)」
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