小売業や製造業にとって、適切な在庫管理は欠品や過剰仕入れを防止するために欠かせない業務です。そこで、多くの企業は「在庫管理表」を使って、在庫の状況や個数を確実に管理しています。
一方で、「在庫管理表をうまく作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすい在庫管理表テンプレートや在庫管理の課題解消法を中心にご紹介します。
- Excelの無料テンプレートで今すぐ在庫管理表を作成したい
- 見やすい在庫管理表を作るためのコツや注意点を押さえたい
- シンプルで簡単に在庫管理表を作成・共有できるツールが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、見やすい在庫管理表のテンプレートが見つかり、適切な在庫管理を実現できます。
目次
在庫管理表とは
在庫管理表とは、企業が保管する商品や原材料の在庫状況を記録する表です。
在庫管理表を使って在庫数を正しく把握しておくと、「過剰仕入れ」を防いで、適切な在庫スペースの確保につながります。また、商品の「欠品」にもすぐに気づけるので、顧客に商品を提供できないといった事態も回避できるのです。
さらに、在庫の使用期限や消費期限も記録しておけば、商品の廃棄を減らして利益率も上げられます。このように、在庫管理表を使って正しく在庫状況を把握すると、仕入計画の精度が上がり、コスト削減や利益向上を実現できるのです。
在庫管理表の作成に必要な項目
在庫管理表の作成に必要な項目として、主に以下の6つが挙げられます。
| 製品名 |
商品の名前や商品管理を効率化するための商品コードを入力する |
|---|---|
| 日付 |
入庫日・出庫日など重要な日付を入力する |
| 入庫数 |
入庫した個数を入力する |
| 出庫数 |
出庫した個数を入力する |
| 在庫数 |
在庫の個数を入力する |
| 在庫場所 |
在庫を保管している場所を入力する |
上記の項目があれば、製品の大まかな在庫状況を把握できます。また、商品は過去の在庫管理表を参考に発注することが多いため、必要な情報をすぐに振り返れる「Stock」のようなツールの活用がおすすめです。
在庫管理表を見やすくするコツとは
在庫管理表を見やすくするコツとして、以下の3つが挙げられます。
- 入力形式を統一する
- シンプルな設計にする
- 色を活用する
日付のフォーマットや数値の桁区切りなど、データの入力形式をチーム全体で統一する必要があります。
入力形式を統一していないと、在庫管理表が見づらくなるだけでなく、情報の分析や集計作業も煩雑になってしまうのです。
在庫管理表を見やすくするためには、シンプルな設計にすることが重要です。
記録する情報が多すぎると、重要な情報が埋もれてしまいます。したがって、在庫管理表に全ての情報を記録するのではなく、必要最小限に絞る必要があるのです。
在庫の過不足や対応状況など、変化しやすい項目は色分けして在庫管理表に記録しましょう。
色を活用することで、視覚的に状態を把握でき在庫管理表がより見やすくなります。ただし、過度に色を使うとかえって視認性が下がってしまうので注意が必要です。
入力形式を統一し、色を活用しつつシンプルな設計にすると、見やすい在庫管理表の作成が可能になるのです。
【無料】簡単で見やすい在庫管理表のExcelテンプレート6選
ここでは、在庫管理表の作成に便利なExcelテンプレートを6つご紹介します。以下のテンプレートを使うと、一から作成する手間をかけずに、在庫管理表をすぐに運用できます。
1シート1商品対応｜商品単位で在庫チェックできる縦向きのテンプレート
こちらは、商品ごとの在庫状況を詳細に管理できるテンプレートです。
1シートにつき1商品の情報をまとめて、日ごとの在庫数を時系列で記録できます。扱う商品が多い場合はシートが膨大になるため管理に注意が必要ですが、商品ごとに個別で管理したい場合に便利です。
消耗品の管理に便利｜在庫をシンプルに管理するテンプレート
こちらは、さまざまな商品をひとつの表で管理できるテンプレートです。
シンプルなレイアウトとなっており、複数の商品を記入できるため、消耗品をまとめて1シートに管理できます。製品全体の在庫を大まかに把握したい場合や少量の在庫を管理する場合におすすめです。
項目が充実｜より詳細に在庫管理する横向きのテンプレート
こちらは、製品の在庫状況を細かく把握できるテンプレートです。
在庫数だけでなく、「単価」「担当者」「入出庫先」の項目も記載できるため、在庫状況をより詳細に管理したい場合におすすめです。また、不必要な項目は削除するのも可能なので、目的に合わせてカスタマイズしましょう。
手書き対応｜印刷して使える伝票サイズのテンプレート
こちらは、バインダーに挟んで使える、伝票サイズのテンプレートです。
A4用紙に印刷してハサミでカットすると、市販の伝票バインダーに合う大きさで使えます。持ち運びやすく、手書きで記録ができるのでExcelが苦手な方でも手軽に在庫管理表を作成できます。
早見表・アラート機能付き｜一目で分かりやすいテンプレート
こちらは、早見表やアラート機能付きの、一目で分かりやすいテンプレートです。
「入出庫記録」に入出庫の情報を記入するだけで「早見表」に商品ごとの在庫状況が自動で反映されます。また、在庫が少ない場合の「アラート機能」や、異常値を発見した場合の「エラー機能」も備えているので、欠品や記入ミスも防げるのです。
リスト形式で分かりやすい｜備品を一括管理できるテンプレート
こちらは、備品管理に特化した棚卸リスト付きのテンプレートです。
備品のIDや購入日など、備品に関するあらゆる情報を簡単に記録することができます。また、期首棚卸数や期末棚卸数を入力すると、期首との差異を自動で算出するので、正確な備品の管理が可能なのです。
【注意】Excelや手書きの在庫管理表が抱える課題点
ここでは、Excelや手書きの在庫管理表が抱える課題点を解説します。適切な在庫管理を目指すうえでは、以下の課題点も押さえておきましょう。
（1）管理・共有が面倒である
1つ目の課題点は、管理や共有が面倒なことです。
Excelで在庫管理表を作成する場合、都度ファイルを開く手間がかかるうえ、誰かがファイルを開いているとほかのメンバーが最新情報を確認できません。一方、紙に手書きで在庫管理する場合、保管スペースの確保や共有時のコピーが必要になり面倒です。
このように、Excelや手書きで在庫管理表を作成すると、スムーズに管理・共有できません。とくに、在庫状況の変動が大きい場合や、多くの製品ラインを抱える工場にとって、紙やExcelでの在庫管理は膨大な手間がかかり非効率です。
（2）手元ですぐに確認できない
2つ目の課題点は、手元で在庫状況をすぐに確認できないことです。
Excelの仕様はPC向けなので、画面が小さいスマホやタブレットからは使いづらく、「現場で商品在庫を数えながら、その場で入力する」といった使い方が困難です。また、紙の場合、在庫管理表を保管する社員やオフィスに都度確認しに行く必要があります。
とくに、現場作業が中心となる在庫管理において、スマホでスムーズに確認できないことは大きなデメリットです。したがって、在庫管理にはExcelや紙ではなく、あらゆる端末からサクサク使える「Stock」のようなツールを使いましょう。
（3）作業が属人化しやすい
3つ目の課題点は、作業が属人化しやすいことです。
Excelで在庫管理表を作成すると、関数やマクロに精通した社員しか使いこなせず、作業が属人化しやすいです。また、紙の場合も担当社員による個別管理になりやすく、「担当社員がおらず、保管場所が分からない」といったトラブルにつながりかねません。
管理作業が属人化すると、担当者の異動や退職のときに、スムーズな在庫確認を継続できなくなります。また、複数人で記入漏れやミスを確認するといった運用方法が取れず、過剰仕入れや欠品の原因にもなるのです。
以上のことから、在庫管理表の作成・管理には、Excelや紙ではなく「誰でも簡単に使えるITツール」を使うべきです。
【解決策】在庫管理の課題解消に最もおすすめのツール
以下では、最も簡単に在庫管理表を管理できる方法をご紹介します。
Excelで在庫管理表を作成・管理すると、更新のたびにメールで共有する手間がかかります。また、共有フォルダ等で管理している場合、タイトルでしか検索できないため、過去の在庫推移をすぐに確認できず非効率です。
そこで、「社内情報を簡単に共有・管理できるITツール」を導入すれば、Excelで在庫管理する欠点を補い、効率的な在庫管理を実現できるのです。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、商品名や商品コードから必要なデータを瞬時に見つけられます。
結論、在庫管理表の管理には、社内のあらゆる情報を簡単に蓄積・共有でき、高度な検索機能で必要な情報に即アクセス可能なツール「Stock」が最適です。
Stockでは、Excelで作成した在庫管理表を「ノート」に添付して、現場写真や注意点などのメモと一緒に記録・管理できます。また、カテゴリ別に「フォルダ」を分けて管理できるうえ、高度な「検索機能」によって、目的の情報が瞬時に見つかるのです。
誰でも簡単に在庫情報を管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを使った「在庫管理」の例＞
Stockでは、Excelで作成した在庫管理表を「ノート」に添付して管理することも可能ですが、結局のところ「リアルタイムで共有できない」「現場では確認しづらい」などの問題は解消されません。
したがって、上記の課題を解消するには、Stockの表機能やテンプレート機能を活用して、画像のような在庫管理表を作成するのがおすすめです。
また、下記画像のようにスマホからも簡単に在庫状況を閲覧・編集できるため、現場での利用にも適しています。
在庫管理表に関するよくある質問
ここでは、在庫管理表に関するよくある質問を解説します。以下を参考に、在庫管理表における疑問を解消しましょう。
質問1｜在庫管理表にはどんな種類がありますか？
在庫管理表には、「単票タイプ」と「在庫移動表タイプ」の2種類があります。
単票は、ひとつの製品をひとつの表で管理するタイプの在庫管理表で、在庫状況を縦方向の時系列で記載します。一方、在庫移動表は、複数の製品をひとつの表で管理するタイプで、表頭に記載された日付に沿って、横方向に入出庫の履歴を記載します。
このように、在庫管理表は「ひとつの表に何種類の製品の在庫状況を記載するか」によって種類が異なります。したがって、自社の製品ラインに合わせて、適切なタイプの表を選びましょう。
質問2｜在庫表と棚卸表の違いはなんですか？
棚卸表とは在庫表のひとつであり、両者に明確な違いはありません。
棚卸表とは、決算前などの会計期間において、企業が抱える商品や原材料の在庫状況を確認するための表です。つまり、棚卸表は「決算時に利用する在庫表」と言い換えられるため、在庫表との大きな違いはありません。
質問3｜手書きと電子化どちらがいい？
在庫管理表の作成には、電子化がおすすめです。
紙に手書きで作成する方法では、保管スペースの確保や共有時のコピーが面倒なうえ、現場で在庫状況をすぐに確認できません。一方、作成を電子化すれば、在庫状況を一元管理し、いつどこからでもアクセスできるのです。
しかし、Excelでは現場でスマホやタブレットから在庫管理表を作成するのは難しく、ファイル数が増えると管理が煩雑化します。したがって、在庫管理表の作成にはマルチデバイス対応で情報を一元管理できるITツールを活用しましょう。
見やすい在庫管理表のテンプレートまとめ
これまで、見やすい在庫管理表のテンプレートを中心にご紹介しました。
過剰仕入れや欠品、廃棄を防ぐには、適切な在庫管理が欠かせません。しかし、Excelや紙の在庫管理表では、共有や更新に手間がかかるうえ、管理が煩雑になり在庫状況をすぐに確認できません。
そこで、在庫管理表の作成・管理には、現場でも確認しやすい「マルチデバイス対応のITツール」の利用がおすすめです。特に、商品名や商品コードから過去の在庫情報を瞬時に把握できる「検索性の高さ」が重要なポイントになります。
結論、自社の在庫管理に最適なのは、あらゆるデバイスから簡単に利用でき、検索性に優れた情報管理ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、簡単かつ効果的な在庫管理を実現しましょう。
