パワーポイントには、デザインが豊富で汎用性が高いテンプレートが多く、発表資料を作成するのに役立ちます。そのため、多くの企業で、プレゼン資料の作成ツールとして利用されています。
とはいえ、「パワーポイントを使った資料作成が上手くいかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすい資料を作るためのコツやテンプレートを中心にご紹介します。
- パワーポイントで見やすいプレゼン資料を作る方法を知りたい
- パワーポイントで資料を作るときのおすすめテンプレートを教えてほしい
- 作成した資料の管理・共有を最適化したい
という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントでの資料作成のコツが分かり、簡単に見やすいプレゼン資料が作れます。
目次
パワーポイントでできること
パワーポイントでできることは、プレゼン発表に使える資料の作成です。
たとえば、プレゼン資料用のテンプレートが豊富にあり、誰でも簡単に見やすい資料を作成できます。また、様々な画像や図表を添付し、説得力のある資料が作れる点も特徴です。
さらに、画面の切り替え時にフェードアウトなどの効果を付けることで、読み手の視線を集められるメリットがあります。さらに、図や文字に動きをつけて、注目してもらいたい箇所を強調することも可能です。
このように、パワーポイントは、見やすく説得力のある資料を作成し、相手からの注目を集めるプレゼンをするのに役立つツールなのです。
パワーポイントのプレゼン資料の基本の作り方
ここでは、パワーポイントのプレゼン資料の作り方について解説します。初心者向けの基本的な手順となっています。
- 新しいスライドの作成
- デザイン設定
- テキスト入力
- 図表の挿入
PowerPointのアプリを開き、左上の[新しいプレゼンテーション]をクリックします。
次に、上の[デザイン]というタブを選択し、資料のテーマに沿ったデザインを選定します。
次に、テキストボックスに文字を入力していきます。新しいテキストボックスを作りたい場合は、[挿入]タブから[テキストボックス]を選択します。
最後に、[挿入]＞[画像]から図表を挿入していきます。図表を入れることで、理解しやすいプレゼン資料となります。
このような手順通りに、パワーポイントの機能を活用していくことで、見やすいプレゼン資料が作成できるのです。
＜初心者向け＞見やすいプレゼン資料を作るコツ
ここでは、見やすいプレゼン資料を作るコツをご紹介します。パワーポイントを初めて作る方は、押さえておくべき内容です。
- スライドの書式を統一する
- スライドごとに伝えたいメッセージを明確にする
- 視点の流れに合わせた配置にする
- テキストや図を詰め込みすぎない
- 読みやすいフォントを使う
- 使う色の種類は少なくする
- サンプル・テンプレートを活用する
スライドの書式を統一すると、聞き手は情報理解が促進され、作り手は資料作成を効率化できます。
1枚のスライドで主張するメッセージを1つに絞ると、情報が整理され理解しやすくなる上、プレゼンをスムーズに進めることができます。
コンテンツを「左から右へ」という人の自然な視線の流れに合わせると、見やすいスライドになります。
テキストや図を同じページに詰め込みすぎると読みにくいスライドになってしまいます。余白ができるよう文字数やテキスト・図のサイズを調整することが重要です。
読みやすいテキストにするためには、使用するフォントを統一する必要があります。「游ゴシック」はWindows・Mac間での互換性が良く、太字にも対応しているためおすすめです。
何種類もの色を使うと、重要な情報がどこにあるのかが分かりにくくなります。基本は3色が理想で、全体の7割程度は背景色として白や薄めの色を使うことがおすすめです。
サンプルやテンプレートを活用すれば、時間をかけずにデザインが整った資料を作成できます。
これらのポイントを押さえれば、わかりやすく効率的に情報を伝えられる資料を作成できます。
【無料】パワーポイントのおすすめサンプル・テンプレート3選
以下では、プレゼン資料の作成に便利なテンプレートを紹介します。テンプレートがあれば、資料を作成する時間を大幅に短縮することができるので、必見です。
便利なパーツ付き発表用プレゼンスライドのサンプル
こちらは、Microsoftによる、便利なパーツ付き発表用プレゼンスライドのサンプルです。
スライド作成に便利なパーツやスマートアートを簡単に挿入できます。そのため、視覚的に見やすいプレゼン資料を作成するのに役立ちます。
相手を動かす企画書のテンプレート
こちらは、Microsoftによる、相手を動かす企画書のテンプレートです。
記入例、コツや解説が書かれているため、マニュアル無しでも簡単にプレゼン資料を作成できるようになります。資料の構成や書き方を悩んでいる方におすすめです。
戦略提案書に使えるフレームワーク付きのテンプレート
こちらは、Microsoftによる、戦略提案書に使えるフレームワーク付きのテンプレートです。
「5 Forces分析」「3C分析」「STP分析」といった市場を分析するのに役立つフレームワークを見やすくまとめるためのテンプレートです。サンプルもあるので、何を書けば良いか分からない方でも参考にして作成できます。
パワーポイントで作成したプレゼン資料を管理できるツール
以下では、資料の共有・管理を効率化できるツールを紹介します。
パワーポイントは、デザインが豊富で、手軽に質の高いプレゼン資料が作成できます。ただし、パワーポイントで資料を作成すると、「他のファイルに埋もれてしまう」「共有するときにメールに添付する手間がかかる」といった問題が発生します。
そのため、資料の管理・共有に優れたITツールを導入するのがおすすめです。ただし、多機能すぎると社内で定着するまでに時間がかかるため、必要な機能を過不足なく備えたツールを利用しましょう。
結論、パワーポイントで作成した資料の共有・管理に適しているのは、誰でも簡単に資料の管理・共有ができるシンプルなツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に作成した資料を添付するだけで、メンバーにリアルタイムで共有できます。また、メッセージでのやりとりも可能なので、資料の確認依頼や修正依頼も1つのツールで完結します。
プレゼン資料の管理・共有を効率化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜上級者向け＞わかりやすい資料作りのためのテクニック
ここでは、わかりやすい資料作りのための上級テクニックについて解説します。よりわかりやすい資料を作成する方法を探している方は必見です。
（1）ショートカットキーの活用
1つ目は、ショートカットキーの活用です。パワーポイントでの資料作りに役立つショートカットキーをご紹介します。
＜全体デザインの編集＞
| スライド追加 |
Ctrl + M
新しいスライドを追加できます。 |
|---|---|
| デザイン変更 |
Alt + G + H
選択したスライドのデザインを変更できます。 |
| レイアウト変更 |
Alt + H + L
選択したスライドのレイアウトを変更できます。 |
| スライドのコピー |
Ctrl + D
スライド一覧から、選択したスライドを複製できます。 |
＜書式変更＞
| 太文字に変更 |
Ctrl + B
選択した箇所のテキストを太字にします。 |
|---|---|
| デザイン変更 |
Alt + G + H
選択したスライドのデザインを変更できます。 |
| 左揃えにする |
Ctrl + L
選択したテキストを左揃えにします。右揃えの場合はCtrl + R、中央揃えの場合はCtrl + Eです。 |
| 文字を大きくする |
Ctrl + [
サイズを大きくしたいテキストを大きくできます。小さくしたい場合は、Ctrl + ]です。 |
以上のようなショートカットキーを使いこなすことで、プレゼン資料作成にかける時間を短縮できます。
（2）資料の全体像を可視化する
2つ目のテクニックは、資料の全体像を可視化することです。
具体的には、プレゼンの冒頭で資料の構成（見出し）を載せたスライドを用意して、聞き手と全体の流れをすり合わせます。さらに、資料が進みセクションが切り替わるタイミングで、冒頭で紹介した「資料の構成」が分かるスライドを挿入し、これから説明する該当の見出しを強調します。
このように、資料の冒頭やセクションの切り替わりで、聞き手の「現在地」を示せば、より効果的に情報を伝えられるのです。
パワーポイントで見やすいプレゼン資料を作る方法やコツまとめ
これまで、見やすい資料を作るためのコツやテンプレートを中心に解説してきました。
パワーポイントは、デザインが豊富で、簡単にプレゼン資料が作成できます。ただし、パワーポイントで作成した資料は管理が煩雑になりがちで、他者に共有するときもメールやチャットツールを使わなければならず面倒です。
そこで、プレゼン資料の管理・共有が完結するITツールを導入すれば、過去に作成した資料を見返しやすくなるだけでなく、社内メンバーからのフィードバックも得やすくなるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、作成したプレゼン資料を管理し、リアルタイムで社内メンバーに共有できるツール『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プレゼン資料を管理しやすい体制をつくりましょう。
