オフィス改革とは、「従業員が定着する働き方」「組織の生産性を向上する働き方」を実現するために、職場環境を再構築する取り組みのことです。
一方で、「オフィス改革するには何をすればいいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オフィス改革のアイデア、成功させるためのポイントを中心にご紹介します。
- オフィス改革をすべき企業の特徴を教えてほしい
- オフィス改革するにあたって、決めるべき事項を教えて欲しい
- オフィス改革で「やるべきこと」「やらなくてよいこと」の判断軸を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、オフィス改革をすべき企業からその具体的な施策まで一度に把握できます。
目次
オフィス改革と働き方改革の関係性
「オフィス改革」と「働き方改革」は一見似た取り組みと思われがちですが、実は別の概念です。
働き方改革とは「個々の事情に合わせて、従業員が柔軟に働ける環境」を目指すための取り組みであるのに対し、オフィス改革とは「働き方改革を実現するための一手段」と表せます。
つまり、両者の関係性は、「働き方改革」が働き方そのものを変えようとする方針であり、「オフィス改革」はその方針を支える環境作りという“目的と手段の関係性”と理解できます。
オフィス改革の具体的な空間づくりのアイデア3選策
ここでは、オフィス改革の具体的なアイデアを4つ紹介します。自社でのオフィス改革に役立てましょう。
すぐ会議できる空間をつくる
1つ目のアイデアは、すぐ会議できる空間をつくることです。
“ミーティングスペース”とも呼ばれるこの空間は、会議室とは異なりカジュアルでオープンな環境となり、社員同士が集まりやすい特徴があります。事前予約も不要なため、急なアイデアの共有や話し合いをしたいときでも気軽に利用できます。
休憩スペースや作業スペース、会議室が埋まっていたときの代わりのスペースとしても利用できるため、オフィス内の柔軟な働き方を促せます。
プロジェクトを加速させる空間をつくる
2つ目のアイデアは、プロジェクトを加速させる空間をつくることです。
各プロジェクトごとに自由に使える空間があれば、業務に関わる情報や物資を統合できるため、議論を活性化させ、作業の効率を上げられます。また、メンバー間との意見を交えながら、作業に集中できるため、新たな発想や改善案も生まれやすくなります。
さらに、進捗や課題を可視化するボードなどを設置することで、誰もが現状を把握できるようになります。このような空間はチームの一体感を高め、プロジェクト全体の推進力を強める効果が期待できます。
人と情報がつながる空間をつくる
3つ目のアイデアは、人と情報がつながる空間をつくることです。
たとえば、社員が立ち寄る場所にディスプレイや業務スペースを設けると、自然と社員への共有事項が行き渡るだけでなく、他部署のメンバーとも気兼ねなく話せる空間をつくりだせます。
このような空間は、部署や立場を越えたつながりを生み出し、互いの取り組みや知見への理解を深める効果を期待できます。
オフィス改革を成功させるポイント4選
オフィス改革を成功させるステップとして「目的を明確にする」「現場の声を聞く」「施策の検討・実施」「効果測定をもとに改善する」の4ポイントを紹介します。
- ステップ1｜目的を明確にする
- ステップ2｜現場の声を聞く
- ステップ3｜施策の検討・実施
- ステップ4｜効果測定をもとに改善する
まずは、オフィスの現状を客観視して改善すべき点を洗い出すのが大切です。そのうえで、オフィス改革を通して、達成したい目標を具体的に定めます。
次に、施策の方向性を決定するために、従業員のニーズを明確化しましょう。アンケートやヒアリングによって、従業員のリアルな声を取り入れることで、経営層とは異なった新たな視点が見えてきます。
次に、従業員の声をもとに、具体的な施策を検討します。限られた予算のなかで、より効果を高められるように、優先順位をつけて施策を実施するのがポイントです。
さいごに、施策の効果は定期的に測定し、継続的に施策を改善する必要があります。その時々に必要な改善をし続け、常に働きやすいオフィス環境を整えるのが重要です。
上記の4ステップを参考に、自社でのオフィス改革を成功させましょう。
オフィス改革を成功させている企業例2選
ここでは、オフィス改革を成功させている企業として、「環境省」と「東京都庁」の実例を紹介します。自社でのオフィス改革を進めるときの参考にしましょう。
官公庁のオフィス改革例：環境省
環境省は、“脱炭素社会に対応した柔軟な働き方の実現”を主軸にオフィス改革を進めました。
実際に、LED照明や二酸化炭素の削減に役立つ木材を組み込み、環境に配慮した空間になるよう設計しました。また、オフィス全体のフリーアドレス化や集中スペースの設置を行い、職員が業務内容や好みに応じて働く場所を選択できる環境を整えました。
くわえて、固定席の廃止を円滑に進めるため、内線電話のスマートフォンアプリ化や個人ロッカーの配備といった運用面のサポートも徹底しています。このように、設備と仕組みの両面から変革を図った点が、環境省の取り組みにおける大きな特徴です。
自治体のオフィス改革例：東京都庁
東京都庁は、“時間と場所の有効活用”を軸にオフィス改革を進めました。
たとえば、フリーアドレス化や多様なコミュニケーションスペース、個人用の集中ワークスペースを設けています。とくに、コミュニケーションスペースは、気軽な打ち合わせから本格的な議論まで、用途に合わせて柔軟に活用できるのが特徴です。
改革後の職員アンケートでは、オフィス環境への満足度向上や、業務への集中度が高まったという声が多数寄せられました。このように、オフィス改革は、職員の生産性と満足度の双方を向上させる有効な手段といえるのです。
【担当者必見】働き方改革・オフィス改革を成功させる方法
以下では、オフィス改革を成功させる方法をご紹介します。
オフィス改革は単独で完結するものではなく、働き方改革を具体化する手段のひとつとして取り組むべき施策です。そのため、同時に「ペーパーレス化」や「フリーアドレスの導入」なども進めなければなりません。
そのため、複数デバイスからアクセス可能なITツールを導入し、働き方改革を実現させましょう。ただし、社員全員が使用できるツールではないと、かえって目的の情報を探すのに時間がかかってしまい逆効果です。
結論、自社が導入すべきは、社内情報を一元管理するのに過不足ない機能を備えた操作が簡単なツール「Stock」が最適です。
Stockでは「ノート」にテキストや添付ファイルで自由に情報を記載できるうえ、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、「タスク」や「メッセージ」をノートに紐づけられるので、働く場所が変わってもストレスなく作業を進められます。
オフィスの情報共有を最適化させるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オフィス改革を成功させるポイント・方法まとめ
これまで、オフィス改革と働き方改革の関係性やオフィス改革の具体的なアイデアを中心にご紹介しました。
オフィス改革は、働き方改革を実現させるための一手段ではありますが、業務の生産性や質を上げるのに重要な要素です。ただし、オフィス改革に留まらず、業務効率に向けた施策も並行する必要があります。
その一環として挙げられるのが「情報のデジタル化」です。ただし、情報をデジタル化するときには、全社員が使いこなせる必要がある点に注意して進めましょう。
たとえば、あらゆるデバイスから簡単に利用できる操作が簡単なツール「Stock」なら、ITに不慣れな方でもストレスなく利用することができます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、オフィス改革・働き方改革を実現しましょう。
