近年、IT化やデジタル化への関心が高まっています。IT化・デジタル化には「人手不足を解消できる」などのメリットがあり、取り組む企業も増えているのです。
一方、IT化にはコストがかかるので、中小企業はハードルを感じるケースもあります。そのため、「どのようにIT化を成功させられるか」悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、IT化の概要や成功事例、ポイントを中心に紹介します。
- 人手不足の解消のために、自社のIT化を進めたい
- IT化の成功事例を参考にして、自社での取り組みに役立てたい
- 自社もIT化を進めたいが、何をすれば良いのか分からない
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、IT化の成功事例を把握しつつ、IT化をスムーズに進めるヒントも見つかります。
目次
企業のIT化とは
ここでは、IT化の概要を説明します。社内でIT化を推進する前に、以下の概要を掴みましょう。
IT化の意味
IT化とは、情報技術（Information Technology）を活用して、業務プロセスの自動化や効率化を図ることを意味します。
IT化と混同されやすい語句にDX（Digital Transformation）というものがあります。IT化は情報技術で業務の効率化を目指しているのに対し、DXはデジタル技術で企業全体の変革を目的としている点で異なります。
そのため、IT化が進んだ先に、企業文化やビジネスモデルの変革といったDXにつながっていきます。したがって、企業競争力を高めるDXに成功する前段階で、IT化を着実に進めていくことが重要なのです。
IT化の現状や課題
野村総合研究所が発表した「令和２年度中小企業のデジタル化に関する調査に係る委託事業報告書」には、ツールの種類別の導入状況が報告されています。
最も普及している人事ツールでも62.2%にとどまり、ほかのツールの導入率は50%に満たないケースがほとんどです。また、ツールを導入する予定のない企業も3割はいることがわかります。
このように、中小企業全体としてデジタルへの関心が低く、IT化が進んでいないのが現状です。一方、今後は日本だけでなく世界中でIT化が進んでいくため、デジタルを使いこなせる企業と使いこなせない企業の二極化が課題になっています。
IT化のメリット・デメリット
以下は、IT化のメリット・デメリットをまとめた表です。
| メリット | デメリット |
|---|---|
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・人手不足の解消
・生産性の向上
・テレワークなどの多様な働き方に対応
|
・専門知識を持つ人材の必要性
・不正アクセスや人的ミスによる情報漏えい
・多額なコストの発生
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以上のように、企業にとってIT化を進めるメリットが大きくある一方で、セキュリティやコストの面での懸念があります。そこで、高度なセキュリティ対策のもとで、教育コストをかけずに使いこなせる「ナレカン」のようなツールでIT化を推進しましょう。
IT化の身近な例
IT化の身近な例は以下の通りです。
- 情報共有サービス
- 勤怠管理サービス
- RPA
たとえば、マニュアルやノウハウの作成ツールであれば、内容の更新や情報の共有がスムーズにできます。そのため、リモートワークであっても、スピーディに情報の共有や把握が可能です。
たとえば、従業員の勤務時間を計算したり、勤務状況から自動で給与計算をしたりすることができます。勤怠管理をIT化すると、手作業でのミスの防止や従業員の負担の軽減につながります。
RPAとは、Robot Process Automationの略で、ロボットに人間の業務を代替させ、業務プロセスを自動化・効率化するソフトウェアのことです。基本的に反復作業に強みがあるため、データの入力・集計業務をロボットに任せるのが最適です。
以上は、今日多くの企業で取り入れられている身近な例です。上記の例を参考に、自社の業務においてもIT化できるところはないか検討しましょう。
中小企業にIT化が必要な理由とは
以下では、中小企業にIT化が必要な理由を解説します。企業がIT化を進めることで、以下のメリットを享受できるようになります。
- 業務の負担を軽減できる
- 人手不足を解消できる
- テレワークを導入できる
IT化を進めると、業務負担を軽減できるようになります。たとえば、IT化の一環として情報共有ツールを導入すれば、情報共有のための打ち合わせの手間が省けるため、社員の業務負担の軽減につながるのです。
多くの中小企業で課題となっている「人手不足」も、ITツールを活用することで解消できます。たとえば、飲食店に「セルフオーダーツール」を導入すれば、自動でオーダーが取れるので、スタッフが各席に注文を聞きに行く必要がなくなります。
総務省が発表したテレワークの最新動向と総務省の政策展開によると、テレワークを積極的に取り入れている企業の6割で労働時間が減っています。また、生産性の向上も見られるため、テレワーク導入のためのIT化が必須だと言えます。
このように、IT化によって業務負荷の軽減や、少ない人手でも効率よく業務を進められるようになります。そのため、「アナログ業務の影響で仕事が円滑に進まない」企業こそ、IT化に踏み切る必要があるのです。
中小企業がIT化を成功させた事例5選
ここでは、中小企業がIT化を成功させ、業務効率化を実現した事例を紹介します。どのように着手すべきかわからない場合は、すでにある成功事例を参考に施策を検討すると、成功の可能性を高められます。
（1）【士業】主治医のような社会保険労務士法人
主治医のような社会保険労務士法人は「経理業務に時間がかかる」という課題をIT化で解消しました。
同社は月に150通もの請求書を発行しています。そして、ほとんどが顧問契約のため、毎月請求書を発行しなければならず、定型業務に時間を取られる課題を抱えていました。
そこで、同社は会計に特化したITツールを導入した結果、請求書の発行や送付を自動化でき、経理業務がスムーズになりました。最終的に、経理業務にかかる時間は以前の3分の1となり課題が解消されたのです。
（2）【飲食業】株式会社SKレストラン 三水苑
宮城県で焼き肉店を営む株式会社SKレストランは、人手不足の課題をIT化で解消しました。
同社の「人手不足」は深刻であり、ランチ営業は週末のみに限定せざるを得ませんでした。また、注文を受けるときは「肉の部位の聞き間違い」などのミスが多発し、スムーズに運営できていませんでした。
そこで、SKレストランではセルフオーダーツールを導入しました。具体的には、「タブレットから注文」するようになったのです。結果、スタッフが注文を受ける必要がなくなったほか、注文の聞き間違いもなくなり、少人数で業務が回るようになりました。
（3）【製造販売業】松山ヤクルト販売株式会社
松山ヤクルト販売株式会社は「情報共有のスピードが遅い」課題をIT化で解消しました。
これまで、同社は情報共有を紙で行っていました。そのため、本部で情報を確認するときは、11か所に点在している各支部から書類を郵送してもらう必要があり、スムーズな情報共有ができていませんでした。
そこで導入したのが、情報共有ツール「Stock」です。Stockは書き込んだ情報をリアルタイムで共有し、ツールを本社と各支部に導入した結果、離れた場所からでも情報を瞬時に届けられるようになったのです。
（4）【サービス業】株式会社シタシオンジャパン
株式会社シタシオンジャパンは「同時並行しているプロジェクトの情報管理」をIT化で解消しました。
同社は主に、企業向けのマーケティング事業を支援しており、常に50～100件のプロジェクトが同時進行しています。一方、情報管理ではWordやExcelなど個人でバラバラだったため、各プロジェクトの情報が属人化していました。
そこで、情報共有ツール「Stock」を導入したところ、プロジェクトの情報が一元管理され、情報共有もスムーズになりました。また、Stockはわざわざメールで情報を共有する必要がないので、簡単に情報を確認できるようになりました。
（5）【情報通信産業】株式会社IC
引用：株式会社ICの公式サイト
株式会社ICは、IT商材を扱う顧客に対し、システムを導入することで、業務工数の削減に成功しました。
顧客企業では、新規プロジェクトが増えるたびにメールでのコミュニケーション件数が増え、多くの人手が必要となるという課題を抱えていました。そのため、新規案件獲得に伴い、人手不足と人件費の拡大が深刻化していました。
そこで、株式会社ICとベンダー企業が協働で、サービスデスクツールの設計や導入を進めました。サービスデスクツールの導入により、コミュニケーションのやり取りがメールからシステム上へと移行し、年間で1.1億円の削減を達成しました。
【5ステップ】IT化への進め方
以下はIT化を進めるための5つの手順です。以下の手順通りにIT化を推進すると成功しやすいです。
- ステップ1｜現状の作業やワークフローを洗い出す
- ステップ2｜洗い出された中から、IT化で改善できる作業を特定する
- ステップ3｜ITを活用した改善策を提案・実行する
- ステップ4｜IT化の効果を検証する
- ステップ5｜状況に応じて改善する
以上の手順で進めると、IT化が必要なところにのみ適用できるため、無駄なく生産性を高められます。
中小企業のIT化におすすめのツール
以下では、中小企業のIT化におすすめのツールを紹介します。
IT化は、人材不足や働き方改革の影響が大きい中小企業において不可欠ですが、IT化を進めるにはコストがかかります。たとえば、ITへの専門知識を備えた人材の教育コストやシステムの運用・導入コストなどが挙げられます。
そこで、「専門知識がなくても手厚いサポートでシステムの運用を進められるツール」を導入すれば、教育コストや運用コストを抑えられます。とくに、中小企業では業務量が多く、教育の時間を作ることが難しいため、誰でも直感的に使いやすいものが最適です。
結論、自社のIT化には、充実したサポートのもと、非IT企業の65歳の方でも即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockは、利用に関する質問を通常1営業日以内に返信するスピーディかつ充実サポートがあるため、ITに自信がなくても問題ありません。また、シンプルな使用画面で導入即日から直感的に利用できます。
情報共有のIT化に最適なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
中小企業がIT化を成功させるためのポイント3つ
ここでは、中小企業がIT化を進めるための3つのポイントを解説します。やみくもにIT化を進めてしまうと効果が出ないだけでなく、コストも無駄になってしまうので、以下のポイントを必ず押さえましょう。
（1）目的を明確にする
IT化では、目的を明確にすることが重要です。
たとえば、IT化に向けてツールを導入すれば、業務プロセスを変更しなければなりません。業務プロセスが変更になると、管理者の負担となるだけでなく、現場で働く社員にも影響を与えるため、社内から反発の声が挙がることもあります。
すなわち、IT化を進めるには、現場の反発を生まないようにIT化の目的を明確にする必要があるのです。同時に「IT化のためにツールが必要な理由」が全社に共有されれば、業務プロセスの変更に対しても理解を得られるようになります。
（2）一部の業務からIT化に着手する
IT化では、一部の業務から進めることもポイントです。
IT化をすると従来の仕事の進め方とは異なるので、一気に進めると現場に大きな負担がかかってしまいます。したがって、従業員にかかる負担を減らすために、一部の業務から少しずつ進めていきましょう。
また、最初にIT化する業務としては「情報の管理・共有」が最適です。社内情報をデジタル化すれば、すべての社員が必要な情報にすぐにアクセスできるようになり、業務スピードも向上させられるのです。
（3）使いやすいITツールを導入する
IT化を進めるには、使いやすいITツールの導入が必須です。
たとえば、情報共有・管理を効率化するシンプルなITツールを導入すれば、教育コストをかけずに社内情報を一元管理できます。一方、多機能なツールを導入すると、ITに詳しくない社員が使いこなせず、ツールの利用が形骸化してしまいます。
そのため、IT化に取り組むときは「Stock」のような、ITが苦手な社員でもすぐに使いこなせるシンプルなツールを導入しましょう。
中小企業がIT化を成功させる方法まとめ
ここまで、中小企業がIT化を進めた成功事例やポイントを中心に紹介しました。
中小企業で、円滑にIT化を成功させるには、「目的を明確化すること」「IT化は一部の業務から進めること」「使いやすいツール」を導入することが重要です。とくに、3つ目のツールの使いやすさを重視すべきです。
なぜなら、誰か一人でもツールを使いこなせないと、徐々に全体としてもツールを使わなくなってしまう恐れがあるからです。また、中小企業は、業務量が多く多忙になりやすいことから、社員全員に対してITリテラシー教育を実施するのが困難です。
そこで、中小企業のIT化には、簡単な説明で全員が直感的に使用できる情報共有ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」で社内の情報を管理・共有し、自社をスムーズにIT化させましょう。
