仕事のトラブルを未然に防ぐためには点検作業が必須です。また、点検作業は定期的なものなので、テンプレートを作って抜け漏れなく実施する必要があります。
しかし、テンプレートを使って点検表を作成したいが、「自社に合うテンプレートが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、Excelを使った点検表の作り方やテンプレート7選を中心に紹介します。
- Excelで点検表をつくる方法を教えてほしい
- テンプレートをダウンロードして、短時間で点検表を作成したい
- Excelに代わって点検表を簡単に作成・管理できるツールを活用したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったテンプレートの作り方と管理方法が分かり、点検作業の効率化につながります。
目次
点検表とは？
点検表は、機械の故障によるトラブルなどのリスクを低減し、点検した結果を可視化するものです。点検表を作成するメリットには、以下が挙げられます。
- 点検箇所の統一化や、安全性の維持を図れる
- 定期的に点検することで異常傾向を検知し、故障を未然に防げる
- いち早く修理や部品交換に対応でき、サービス停止時間を短縮できる
また、点検表にはあらかじめ確認すべき項目が設けられているため、限られた時間内でも抜け漏れなく点検を進められます。さらに、「誰が、いつ点検したのか」が記録として残るため、トラブルがあったときに振り返りやすいのです。
以上のように、効率的に点検を進め、結果を残しておくために点検表が必要とされています。また、昨今では、より効率的な運用をしていくために「Excel」や「アプリ」を用いて、点検表のペーパーレス化（電子化）を進める動きが見られています。
点検表は必要？実施すべき時期とは
日常的な点検は清掃、社内設備、車両といったさまざまな分野で実施されており、その時期や頻度は異なります。
たとえば、普通自動車の自家用車両では、法定点検と呼ばれる「12か月点検」が義務付けられています。また、事業用トラックを保有する企業の場合、年1回の車検とは別に「3か月点検」「6か月点検」を実施することが義務付けられているのです。
また、トラックの3か月・6か月点検では、いずれの場合も点検記録の1年間の保存義務があります。そのため、点検をしたら必ず点検表に記帳して保管するようにしましょう。
＜種類別＞Excelを使った点検表のテンプレート7選
以下では、Excelを使った点検表のテンプレートを7つご紹介します。さまざまな場面で使えるシンプルなテンプレートから、設備点検や清掃点検などのピンポイントなニーズに合わせたテンプレートまで取り上げているので必見です。
（1）曜日を自動表示できる点検表テンプレート
こちらは、「フリーテンプレート」が提供する曜日を自動表示できる点検表テンプレートです。
1週間ごとに記入する仕様で、1日4回のチェックが可能です。点検場所を記入するだけですぐに使い始められる点が特徴です。
（2）機械設備点検・メンテナンス管理表のテンプレート
こちらは、「フリーテンプレート」が提供する機械設備点検・メンテナンス管理表のテンプレートです。
1か月単位の点検表で、点検項目は自社のフローに合わせて自由に記入できます。また、点検中の不備や確認者への引き継ぎ事項なども記載できる点が特徴です。
（3）掃除・清掃点検表のテンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する掃除・清掃点検表のテンプレートです。
清掃する項目は自由に記入できるため、どのような清掃箇所でも汎用的に使えます。Excelテンプレートなので、行や列は自社の状況に合わせて追加・削除しましょう。
（4）汎用性のある日常点検チェックシート
こちらは、「登録不要のフリーテンプレート」が提供する日常点検チェックシートのテンプレートです。
点検項目にチェックを入れて確認できるため、対応漏れを防げます。また、点検項目を列挙できるため、確認ポイントが多い場合にも役立ちます。
（5）トラックにも使える車両の日常点検表のテンプレート
こちらは、「神奈川県トラック協会」が提供する車両日常点検表のテンプレートです。
車両を安全に運転するために、運転席やエンジンルームの点検すべき項目を1枚のシートにまとめています。1日単位での点検表を探している方におすすめです。
（6）車両系建設機械の始業前点検表のテンプレート
こちらは、「鳥取市」が提供する車両系建設機械の始業前点検表のテンプレートです。
点検の主眼点が具体的に記載されているため、誰でも同じ品質で点検できます。また、「点検者（運転者）」と「元請確認」のサイン欄があり、確認漏れを防いで確実に点検を実施できます。
（7）安全衛生管理点検表のテンプレート
こちらは、「厚生労働省」が提供する安全管理衛生点検表のテンプレートです。
厚生労働省が一定以上の労働者を有する職場に任意で提出を要請している点検表です。1つの質問に対してチェック欄が多く、衛生面を細かく確認できます。
【業務効率化するには】点検表にExcelや紙を使うデメリット
点検表をペーパーレス化する手段として、Excelが利用されることがあります。しかし、Excelで点検表を作成・運用する場合には、以下のデメリットがあります。
- 瞬時に状況を把握できない
- テンプレートを呼び起こすのが面倒
- スマホから操作しづらい
Excelでは記入内容がすぐに反映されず、毎回「保存」が必要です。また、複数人が同時に開いて最新情報を確認できないため、実施状況を瞬時に把握できずストレスが生じやすくなります。
Excelにはテンプレートがあると便利ですが、都度該当のテンプレートを探したり、ひな形をコピーして使用したりする手間がかかります。
点検表は現場作業で多く利用されますが、ExcelはPC向けのソフトのため、スマホ画面では小さく、状況確認や記入がしづらい場合があります。
したがって、点検表のペーパレス化には、「Stock」のような「点検表の作成や運用がスマホからでも簡単にできるアプリ」を取り入れるのがおすすめです。
【ペーパーレス化】簡単に自作の点検表を作成する方法
以下では、業界職種問わず、どの分野の方でも簡単に点検表をペーパーレス化できる方法をご紹介します。
点検票の作成にExcelのテンプレートを使えば、一から表を作成する手間が省けて便利です。しかし、作成したファイルを共有するのには、別のツールを併用する必要があるため、共有時にツールを切り替える手間がかかります。
また、点検項目を変更するたびにファイルを修正し、再共有しなければなりません。そこで、「作成した点検表がリアルタイムで共有されるアプリ」を使うと、面倒なファイル管理から脱却し、常に最新の情報を共有できます。
したがって、自社が利用すべきは、テンプレートで簡単に点検表を作成し、リアルタイムで瞬時に共有できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、テンプレートを瞬時に呼び出して点検表を作成でき、内容は即座にメンバーに共有されます。さらに「メッセージ」で確認依頼を送ったり「タスク」で記入漏れを防いだりできるため、チーム全体でスムーズな点検体制を構築できるのです。
効率的な点検表の作成と運用を実現できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで作成した点検表の例＞
以下では、Stockによる点検表の作成例を紹介します。画像を参考にテンプレートを作成しておけば、一から点検表を作る手間が省けます。
Stockでは、一度作成した表を「テンプレート」として登録できるほか、をわずかな操作で呼び出すことができるのが大きな特徴です。また、表挿入機能やチェックリスト機能もあるので、情報を見やすく整理できます。
以上のように、自社のスタイルや必要な作業に合わせて誰でも簡単に点検表を作成できるので便利です。
【簡単】Excelでの点検表の作り方
最後に、Excelで点検表を作る方法を画像付きで解説します。Excelで自社に合ったテンプレートを自作したいという方は、以下の手順で作成しましょう。
ステップ1｜年/月/日の項目を設ける
はじめに、点検表に年/月/日の項目を設定するために、Excelを開いて下のように記入しましょう。後ほど関数を使うため、年/月/日は別々のセルへ入力します。
日付を連続で入力したり、セルに枠線をつけたりする方法は以下を参照しましょう。
ステップ2｜曜日の項目を設ける
続いて、表に曜日の項目を設けましょう。曜日を手作業で入力するのは面倒ですが、関数「=TEXT(DATE(年,月,日),”aaa”)」を使うと効率的です。年、月、日の部分には当てはまるセルの番号を入れましょう。
曜日を入力し終えると、上の画像のようになります。
ステップ3｜点検項目を設ける
最後に、下の画像のように点検項目欄を設ければ点検表が完成します。任意で担当者や確認印の欄などを設定しましょう。
Excelを使った点検表の作り方やテンプレートまとめ
これまで、点検表のテンプレート7選やExcelを使った点検表の作り方を中心にご紹介しました。
テンプレートを活用すれば、点検内容の抜け漏れを防げるほか、毎回ゼロから表を作る手間も省けます。しかし、Excelには「共有に手間がかかる」「バージョン管理が面倒」「ファイル管理が煩雑化する」というデメリットもあります。
そこで、面倒な管理から脱却するために、点検表の作成から共有までを効率化するITツールを利用しましょう。ただし、点検作業は現場で実施されるため、スマホからでも簡単に記入できるものでなければ、そのうち使われなくなってしまいます。
したがって、点検表の作成・運用には、わずかな工数で点検表を作成でき、スマホからでもストレスなく実施状況の確認・記入ができるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、点検表の作成・運用にかかる手間を解消しましょう。
