ツール6選｜グループウェアの機能一覧やできることを解説！

• グループウェアの機能やできることを知りたい
• 自社に合うグループウェアを比較し、導入を検討したい
• 情報共有や業務効率を改善するツールを知りたい

【徹底解説】グループウェアとは？

【一覧表あり】グループウェアの主要な機能とは

情報共有を円滑にする機能

1. ファイル共有機能
部署やチーム、顧客といったカテゴリごとに資料を整理して格納できる機能です。情報を一箇所に集約するので探す手間が省け、日々の業務や引継ぎに役立ちます。
 
2. 掲示板機能
社内全体へ向けて情報発信したい場合に使用する機能です。たとえば、人事情報や月間売上高などの経営情報を全社員へ知らせるのに活用されます。
 
3. 文書作成
議事録や日報といった業務上の文書を作成する機能です。専用のテンプレートを作成できるグループウェアもあり時短につながります。
 
4. 組織図共有
組織全体の部署構造について共有する機能です。各部署とその業務内容を明確に示すことで、部署の垣根を超えて作業がスムーズになります。

コミュニケーションを促進する機能

1. メール/伝言機能
パソコンのメールソフトのようにメールを送受信する機能です。誰が読んだかが分かる”既読機能”があったり、スマホからアクセスしたりできる点でメールソフトと異なっています。
 
2. チャット機能
チームや個人間でメッセージをやりとりできる機能です。スタンプや絵文字も交えた会話ができるので、情報共有のハードルが下がります。
 
3. 在籍／離籍確認
現在の勤務状況を表示する機能です。「出社中」「外出中」「休暇」など、各社員の勤務状況が明確に分かるので、連絡するタイミングがつかみやすくなります。
 
4. Web会議機能
オンライン上で会議できる機能で、リモートワークでも簡単に議論を交わせるのが最大の特徴です。また、議事録や日程調整もグループウェア内で完結します。

情報管理を簡素化する機能

1. プロジェクト管理
プロジェクトの進捗状況をチーム単位で確認できる機能です。やるべきことの工程や期限が可視化するため、期限内の目標達成に役立ちます。
 
2. タスク管理機能
各社員が抱えているタスクを可視化する機能です。自身の進捗状況に応じてほかの社員にタスクを依頼したり引き受けたりできるので、チーム全体の進捗管理にも役立ちます。
 
3. スケジュール管理機能
社員のスケジュールを可視化したり、日程調整したりする機能です。スケジュールや設備の空き状況を見ながら予定を立てられるため、日程調整が効率化します。
 
4. アドレス管理機能
社員や顧客のアドレスを一か所に集約する機能です。たとえば、従来は担当者に属人化していた”顧客の連絡先”をグループウェアで管理することで、担当者不在の時にも対応できるようになります。

業務を効率化する機能

1. ワークフロー
決裁フローを明確化し、紙媒体よりも工数を減らす機能です。申請に必要な書類の選択ミスや承認者を探す手間が省け、承認までのスピードを上げられます。
 
2. タイムカード機能
オンライン上で出退勤時間を入力する機能です。紙のタイムカードで発生する”月の労働時間を計算する手間”が大幅に削減されます。
 
3. 検索機能
蓄積している資料の中から必要な資料を探し出すための機能です。全文検索だけでなくタイトルやタグで調べられると、情報を絞り込みやすいのでよりアクセスしやすくなります。
 
4. 経費精算機能
経費の精算フローを効率化する機能です。紙よりも手間がかからないうえに、オンライン上で承認してもらえるので申請にかかる時間を減らせます。
 
5. リンク集
使用頻度の高いページをまとめる機能です。たとえば、議事録や日報作成などのマニュアルのページのリンクをまとめれば、都度ページを開く手間がなくなります。

使えたら便利！その他の機能

1. 誤削除防止
削除した情報を一定期間保存し、誤削除に対応します。一度不要と判断した情報でも、方針転換によって再度必要になる可能性もあるので、削除後に自動で保存してくれる機能があると便利です。
 
2. ポータル機能
グループウェアのトップページに重要な情報や使用頻度の高いものをまとめておく機能です。掲示板やチャット、スケジュールなど使用頻度の高い機能を選んで表示させられます。
 
3. 運用管理
メンバー削除・追加やグループの作成といった管理者向けの機能能です。管理の負担を減らすために、シンプルな仕様のものが望ましいと言えます。

グループウェア導入の3つのメリット

（1）業務のやり取りが滞りなく進む

（2）1つのツールで情報共有が完結する

（3）テレワークが円滑になる

多機能なグループウェアのデメリット

【中小企業必見】おすすめのグループウェアランキング6選

第1位｜厳選された機能で使いやすいツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

第2位｜多機能で大規模利用にも対応するツール「desknet’s NEO」

＜desknet’s NEOの特徴＞

• 日本企業向けの多機能グループウェア
スケジュール管理、回覧・申請、掲示板、設備予約、文書管理など、社内業務に必要な機能が揃っており、情報共有の基盤を整えられます。
 
• オンプレミス・クラウドの両方に対応
クラウド版だけでなくオンプレミス版も提供されているため、セキュリティポリシーが厳しい企業や、自社サーバーでの運用を重視する組織にも対応可能です。

＜desknet’s NEOの機能・使用感＞

• ポータル画面で社内情報を一元管理
ログイン後のポータルにスケジュール、お知らせ表示、ダイレクトメッセージの通知などが集約表示されます。情報共有の抜け漏れを防ぎたい社内グループウェア運用に役立ちます。
 
• ワークフロー機能で申請・承認業務を効率化
稟議書や各種申請を電子化でき、承認ルートの設定や進捗状況の確認も可能です。紙やメールで行っていた申請業務をスムーズに置き換えられます。

＜desknet’s NEOの注意点＞

• 機能が多く初期設定に時間がかかりやすい
搭載機能が豊富な分、導入時にはどの機能を使うか整理し、運用ルールを決める必要があります。小規模チームではオーバースペックに感じる場合もあります。
 
• スマホ版は一部機能に制限がある
利用しているユーザーからは「スマホ版では一部の機能が制限されており、PC版のような操作感で使えないため、もう少し改善されると使いやすくなる」という声があります。（参考：ITreview）

＜desknet’s NEOの料金体系＞

• ライト：600円/ユーザー/月
• スタンダード：800円/ユーザー/月
• プレミアム：1,000円/ユーザー/月

• 基本ライセンス：500,000円/100ユーザー

第3位｜紙業務をデジタル化しやすいツール「サイボウズ Office」

＜サイボウズ Officeの特徴＞

• 現場主導で少しずつ使い方を広げられる
全機能を一気に使いこなす必要がなく、まずはスケジュールや掲示板など必要な機能から段階的に導入できます。
 
• 社内コミュニケーションの「型」を作りやすい
掲示板やコメント、ワークフローを通じて、情報共有や申請の流れを社内ルールとして整えやすく、属人化しがちな業務ややり取りを仕組み化できます。

＜サイボウズ Officeの機能・使用感＞

• スケジュール・掲示板で社内情報を共有できる
個人・チームの予定や社内のお知らせを一元管理でき、確認漏れを防ぎやすいです。口頭連絡やメールに頼りがちな職場で、情報共有の習慣を整えたい場合に便利です。
 
• ワークフロー機能で申請業務を電子化できる
ワークフローを使って承認の流れを明確にできるため、属人化しやすい申請業務を組織全体のルールとして運用しやすい点が特徴です。

＜サイボウズ Officeの注意点＞

• プロジェクト管理機能は限定的
タスク管理や進捗把握は可能ですが、ガントチャートや高度なプロジェクト管理機能を求める場合は、専用ツールとの併用が必要になることがあります。
 
• メッセージ機能には慣れが必要
利用しているユーザーからは「メッセージ送付機能に癖があり、受信・送信・履歴の把握がしづらい。」という声があります。（参考：ITreview）

＜サイボウズ Officeの料金体系＞

• スタンダードコース：600円/ユーザー/月
• プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月

第4位｜チャットからWeb会議までできるツール「Microsoft Teams」

＜Microsoft Teamsの特徴＞

• 会議の内容を一箇所にまとめられる
会議のチャットや共有ファイルは一か所にまとめられるので、別々に保存する場合に比べてアクセスしやすくなります。
 
• 共同編集が可能
Word、PowerPoint、ExcelといったMicrosoft365アプリのコンテンツをリアルタイムで共同編集できます。

＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞

• すぐにビデオ会議を始められる
Microsoft Teamsにはビデオ会議の機能も搭載されています。チャットの画面から必要に応じて即座にビデオ会議を開始できるため、チャットでは埒が開かない場合は、すぐに会議で話し合えます。
 

 
• Googleカレンダーと連携できる
Microsoft Teams内のカレンダーはGoogleカレンダーと連携することができます。そのため、今までGoogleカレンダーで予定を管理していた場合は、わざわざ予定を入れ直す手間なく、全ての予定を移行できます。
 

＜Microsoft Teamsの注意点＞

• 操作に慣れるまでに時間がかかる
Web会議や通話、チャットからファイルの共同編集までさまざまな機能が搭載されており、使い慣れるまでに時間を要します。
 
• 異動が多いとメンバー管理が煩雑
ユーザーの投稿には「チームに選ばれたメンバーしか情報を閲覧できないため、異動が多い組織ではメンバー変更の管理が煩雑になりやすいい」という意見もありました。（参考：ITreview）

＜Microsoft Teamsの料金体系（一般法人向け）＞

第5位｜Googleサービスと連携できるツール「Google Workspace」

＜Google Workspaceの特徴＞

• Googleが提供するビジネス向けのサービス
一般向けの無料アプリにはない「独自ドメインのメールアドレス」や「容量2倍のクラウドストレージ」といったビジネス向けのサービスを利用できます。
 
• サポート体制が充実
電話とメールによる24時間365日のサポート体制です。

＜Google Workspaceの機能・使用感＞

• グループカレンダーを作成できる
チーム内全員が閲覧できるグループカレンダーを作成することができます。そのため、会議のスケジュールや業務予定、休暇確認を簡単に共有できます。
 
• 共同編集ができる
ドキュメントやスライドは、複数ユーザーが同時に編集することができます。そのため、会議中に複数人で1つのページに意見を出し合ったり、書き込んだりして、資料をブラッシュアップできます。

＜Google Workspaceの注意点＞

• 効果がコストに見合わない可能性がある
カレンダーやメールといった特定の機能しか使わない場合、費用対効果が小さくなります。とくに中小企業や非IT企業に起こりやすいケースです。
 
• Microsoft Officeとの互換性に課題
ユーザーの投稿には「Excelファイルをスプレッドシートで開くと、複雑な数式やマクロが正しく動作しないことがあり、ファイル形式の変換やレイアウト調整の手間が発生する。」という意見もありました。（参考：ITreview）

＜Google Workspaceの料金体系＞

• Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
• Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
• Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
• Enterprise：要問い合わせ

第6位｜ワークフローの効率化を実現するツール「J-MOTTO」

＜J-MOTTOの特徴＞

• 管理者向け機能が充実
ユーザー管理や権限設定、利用状況の把握など、管理者向けの機能が充実しているため、数百名の組織でも統制を取りながら運用できます。
 
• 日本語・英語に対応
日本語・英語に対応しており、海外に拠点をもつ企業や、社内に外国人スタッフを抱える企業でも導入しやすくなっています。

＜J-MOTTOの機能・使用感＞

• 26のアプリケーションを装備
ワークフローやプロジェクト管理、タイムカードなど、日々の業務に使える26機能が基本料金内ですべて利用可能になっています。
 
• サポートサービスが充実
フリーコールのサポートセンターに専門のスタッフが配置されています。また無料のセミナー動画を配布しており、基本設定や主要機能の操作方法を学ぶことができます。

＜J-MOTTOの注意点＞

• データ保存容量が少ない
１ユーザーあたり100または300MBと基本のデータ保存容量が少なく、足りない場合は超過料金を支払う必要があります。（参考：J-MOTTO｜ご利用料金について）
 
• ログインIDが独自の仕様
ユーザーの投稿には「ログインIDがメールアドレスではなく5桁の数字に限定されているため、管理者・利用者ともに負担がある。」という意見があります。（参考：ITreview）

＜J-MOTTOの料金体系＞

• スタンダードプラン：4,000円/20ユーザーまで/月（月払い）
• ライトプラン：20,000円/10ユーザーまで/年（年払い）

【比較表】おすすめの機能を備えたグループウェア

【失敗しない】グループウェアの選び方

誰でも簡単に使えるか

オンプレミス型・クラウド型の形態が合うか

• クラウド型
インターネットを通じてソフトウェアを利用する形態です。初期費用や維持管理の費用が抑えられ、比較的低コストで導入できます。
 
• オンプレミス型
自社サーバーにソフトウェアをインストールして利用する形態です。初期費用や維持管理の費用はかかりますが、情報漏洩のリスクが低く自社でカスタマイズしやすいといったメリットがあります。

導入・運用コストが適正か

グループウェアの主要な機能まとめ

したがって、グループウェアを選ぶのであれば、必要な機能を過不足なく備え、誰でも直感的に使えるツール「Stock」が最適です。

 

無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」を活用して情報管理を一元化し、アナログな情報共有のストレスを解消しましょう。

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関連記事： 【2026年】グループウェアとは？導入メリットやおすすめのアプリを徹底比較

この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

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1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名～数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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