企業の多くでは、社内の規則をまとめた社内規程が作られています。社内規程は会社の方針を明確にしたり、トラブルを回避・抑制したりするのに重要な役割を持ちます。
一方で「どのように社内規程を作れば良いのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内規程の作り方やコツ、テンプレートを中心にご紹介します。
- 社内規程の作り方を知りたい
- 社内規程を作る際のテンプレートを探している
- 社内規程を簡単に作成・管理・共有できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、社内規程の作成方法だけでなく、作成した社内規程を効率的に管理する方法までわかります。
目次
社内規程とは
まず、社内規程の概要や基本的な構成要素をご紹介します。社内規程について深く理解していない方は必見です。
社内規程の概要
社内規程とは、会社が独自に取り決める規則全般を指します。
そのため、業務工程や禁止事項、罰則などを法に抵触しない範囲で自由に会社側が定めることができます。つまり、法律で常時10人以上の従業員を雇用するすべての企業が作成義務を持つ「就業規則」とは異なり、必ずしも作成が必要なわけではありません。
しかし、社内規程で事前に社内のルールを明文化しておけば、不祥事やトラブルの抑止力になり、秩序の安定が見込めます。よって、義務でなくとも、社内規程を作成することは会社のためになるのです。
似ている用語との違い
社内規程には、似ている用語があるため違いを十分に把握し、使い分けましょう。
- 社内規定
- 就業規則
- 労働時間関係
- 賃金関係
- 退職関係
- 退職手当関係
- 臨時の賃金・最低賃金関係
- 費用負担関係
- 安全衛生関係
- 職業訓練関係
- その他
「社内規程」は規則全般を指すのに対し、「社内規定」は社内規程を構成する個々の条文やルールを指します。ルール全体であれば「規程」、個別のルールであれば「規定」という違いがあるため、適切に使い分けましょう。
就業規則とは、10人以上の労働者を抱えている企業に作成が義務付けられている文書です。社内規程には、法的な義務がないことに加え、社内で定められたルール全般を記載するという違いがあります。
また、就業規則には、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、「各企業がルールを設定する際に記載が必要な「相対的必要事項」があります。
| 絶対的必要事項 | 相対的必要事項 |
|---|---|
ビジネスシーンでの会話で誤解を防ぐためにも、それぞれの違いを把握しておきましょう。
社内規程一覧
社内規程を構成する要素として、おもに以下が挙げられます。
| 基本規程 | 定款・取締役会規程・役員退職慰労金規程・監査役監査規程など |
|---|---|
| 組織関連規程 | 組織規程・職務権限規程・職務分掌規程・稟議規程・内部社情報管理規定など |
| 総務関連規程 | 印章管理規程・文書管理規程・規程等管理規程など |
| 人事関連規程 | 就業規則、従業員服務規程・給与規程・退職金規程など |
| 経理関連規程 | 経理規程・予算管理規定・固定資産管理規程など |
| 業務関連規程 | 購買規程・販売管理規程・与信管理規程・債権管理規程など |
| コンプライアンス規程 | リスク管理規程・ハラスメント対策規程・内部通報規定など |
このように、社内規程には幅広く多くの種類があります。そのため、最新の法令に適合するように、定期的に見直しやチェックをすることを心がけましょう。
社内規程の例
ここでは、社内規程の構成例をご紹介します。以下の例は出張旅費規程の構成例です。
第1章 総則
目的や適用範囲を記載する
第2章 旅費の種類および支給基準
旅費の定義や種類を規定する
第3章 交通費
第4章 宿泊費
第5章 日当および雑費
それぞれの区分や上限を記載する
第6章 手続きおよび精算
出張のときに必要な手続きや精算方法について記載
第7章 附則
改訂者や施行日を決定する
以上のように、記載項目を複数の章に分けて整理することが重要です。他の社内規程でも同じような構成で作成しましょう。
【4ステップ】社内規程の作り方
ここでは、4つのステップで社内規程の作り方をご紹介します。これから社内規程の作成に取り組む担当者の方は以下を参考にしましょう。
ステップ1｜責任者を決定する
まず、社内規程の作成にあたって責任者を決定します。
事前に責任者を決めておくことで、規程作成における最終決定者が明らかになるため、意見の相違があっても作成が滞る心配がなくなります。この責任者は、社内規程を管轄する部署と経営陣から選出されることが望ましいです。
このように、社内規程の作成時にはあらかじめ誰に責任があるのかを決定するとスムーズに進みます。
ステップ2｜追加したい社内規定を洗い出す
次に、項目に入れたい社内規定を洗い出します。
会社の規模や業務内容、既存の社内規定などから作成すべき社内規程は変わってくるため、徹底的な情報収集をしましょう。そのときは各部門や部署の担当者にヒアリングを実施するなどが効果的です。
とくに、各部門や部署が抱える課題や業務の非効率性などに着目すると、追加すべき社内規定が見えてきます。
ステップ3｜社内規程の草案を作成する
社内規定の洗い出しが完了したら、草案を作成しましょう。
社内規程の草案は、書籍や他社の規程を参考にしたり、テンプレートを利用したりして作られます。草案を作る過程で専門家や関係部署との間の協議を重ね、内容をより良くしていきます。
草案作りは固定化された人数ではなく様々な人を巻き込むことで、広い視点が得られやすくなります。結果、洗練された社内規程を作成できるのです。
ステップ4｜社員に周知させる
最後に、社内規程が承認されたら、全社員に周知しなければなりません。
たとえば、メールで周知するだけでなく、社内規程に関する説明会や質疑応答の場を設け、社員との認識を擦り合わせましょう。ただし、大規模な会社の場合、メールでは情報が流れるリスクがあるため、「Stock」のような情報共有ツールを使うのがおすすめです。
また、社員に周知させた後でも常にフィードバックや改善点を踏まえた定期的な内容の見直しを実行するようにしましょう。
【無料】社内規程作成に使えるテンプレート2選
ここでは、社内規程作成に使える無料のテンプレート2選をご紹介します。社内規程のテンプレートを探している方は必見です。
厚生労働省が提供する賃金規程の雛形
こちらは、厚生労働省の「スタートアップ労働条件」というサイトが提供するWord形式の賃金規程のテンプレートです。
賃金規程に関する文章はすでに記載されており、金額や数字のみ穴埋めすれば簡単に作成できます。また、記載上の注意についてまとめられた文書もあるので、参考にすれば法律の知識の有無を問わず誰でも正しい賃金規程が作れます。
在宅勤務に関する規程のサンプル
こちらは、厚生労働省の愛知労働局が提供するWord形式の在宅勤務に関する規程のテンプレートです。
在宅勤務の対象者や休憩時間等の労働時間、業務報告、給与など在宅勤務に関する必要な条文が全て揃っているため、少し手を加えるだけで完成します。在宅勤務はとくに勤務時間等でトラブルになりやすいので項目漏れのないテンプレートの利用がおすすめです。
【必見】社内規定を効率的に管理する方法
以下では、作成した社内規程を効率的に管理する方法をご紹介します。
社内規程は、会社の方針を共有したり、トラブル時に不確実性を減らしたりするために必要です。そのため、テンプレートなどを利用して素早く社内規程を作成しましょう。
しかし、社内規定を作成しても、適切に管理・共有されなければ社内には浸透しません。従って、リアルタイムで情報が共有され、スマホでも即確認できるような情報共有ツールを導入しましょう。
結論、自社が導入すべきは、非IT企業の65歳以上の社員でも、すぐに使いこなせるほどシンプルなアプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に社内規定を書き込むことで、簡単に検索して確認できます。また、テンプレート機能が備わっているため、社内規定のテンプレートも簡単に呼び起こせるのです。いつでも社内規定を管理・確認可能な環境を作り、社内規定を浸透させましょう。
いつでも簡単に社内規定を管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で社内規程を作成した例
ここでは、実際に「Stock」を使用して社内規程を作成した例を画像付きでご紹介します。
Stockでは、フォルダに分けて社内規程を管理できるため、容易にアクセス可能です。また、テンプレート機能を使って、社内規程を作るときのテンプレートを保存・共有しておけば、新しく規程を作るときの時間を削減できます。
社内規程を作成するときの3つのコツ
ここでは、社内規程を作成するときのコツを3つご紹介します。社内規程を作成する場合には、以下の内容を取り入れると簡単かつしっかりとした社内規程が作れます。
（1）目次をつける
社内規程作成のコツ1つ目は、目次をつけることです。
社内規程には幅広く多くの種類があるため、社内規程が記されている文書は長くなりがちです。そのため、冒頭に目次をつけ、どこに、何の規定が書かれているかを瞬時に把握できるようにしましょう。
目次があれば、読み手へのストレスが減り、社内規程をより浸透させやすくなります。
（2）内容を細部まで吟味する
社内規程作成のコツ2つ目は、内容を細部まで吟味することです。
社内規程は、会社側が必要な規定を追加できるため自由度は高い一方で、気付かぬうちに内容が法に触れてしまっている可能性があります。また、社内規程の中に専門用語が多く使用されると、社員が読んでも内容が理解できません。
そこで社内規程は、法律の専門家に確認してもらったり、誰が読んでも分かりやすい内容であるかを確かめたりしましょう。このように、社内規程の作成において、内容を複数人で慎重に検証する機会を設けることが大切なのです。
（3）テンプレートを利用する
社内規程作成のコツ3つ目は、テンプレートを利用することです。
社内規程を一から作成するとなると、フォーマットや書き方を決めたり、探したりするのに時間がかかります。一方で、事前に用意されているテンプレートを使えば、内容を軽く修正するだけで短時間で社内規程を作成することが可能になります。
たとえば、テンプレート機能がある「Stock」のようなツールを使えば、簡単かつ効率的に社内規定を作成することができます。そのため、社内規程の作成に時間をかけられない企業であっても、内容の整合性が取れている社内規程が作れます。
社内規程の作り方や無料テンプレートまとめ
これまで、社内規程の作り方やコツ、テンプレートを中心にご紹介しました。
社内規程を作るためには、社内規定の洗い出しや草案の作成などいくつかのステップを踏む必要があります。その過程で、数多くの社内規定案が出てくるため、適切に管理していないとどれが追加すべき項目なのか判別できなくなってしまう恐れがあります。
そこで、修正前の案や修正後の案というように、「社内規定を分類して管理可能なツール」を導入しましょう。また、検索機能の備わったツールであれば、社内規定を確認しやすいので、すぐに社内に浸透します。
結論、自社が導入すべきは、誰でも簡単に社内規程を作成・管理できるうえに、リアルタイムで変更が共有される「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、社内規程を適切に運用しましょう。
