ビジネスにおけるコミュニケーションは、今日ではメールや電話が主流ですが、お礼やお詫びは手紙にすると思いが伝わりやすくなります。一方で、ビジネスレターは丁寧な文面でなければ、かえって相手に失礼な印象を与えかねません。
しかし、「ビジネスにおける正しい手紙の書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスにおける手紙の書き方や例文を中心にご紹介します。
- ビジネスにおける手紙の書き方を例文を参考にして学びたい
- ビジネスにおける手紙の書き方のコツやテンプレートを知りたい
- Wordよりも手紙の作成・管理が簡単なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスにおける手紙の正しい書き方や例文がわかるだけでなく、作成に役立つツールも見つかります。
目次
ビジネスで手紙を書く重要性とは
ビジネスにおいて手紙は、情報伝達するうえでの誤解やトラブルを避けたり、感謝を伝えるために重要です。
現在メールやチャットツールでのやり取りが主流になっていますが、感謝の気持ちや正しい情報を文面にすることで、相手により誠意が伝わりやすくなるのです。
さらに、相手企業に対してお礼状を手紙で送付すれば、自社の印象を上げたり、ビジネスパーソンとしての信頼を築くことができるという効果が見込めます。
ビジネスにおける手紙の書き方
以下では、ビジネスにおける手紙の書き方を紹介します。手紙を書くときの基本的なルールが不安な方は必見です。
ビジネスレターの基本構成
ビジネスにおける手紙は、一般的には下記の要素で構成されます。
- 件名
- 前文
- 主文
- 末文
- 記
手紙の内容を一文にまとめて書きます。
「頭語」と「時候の挨拶」で構成されます。季節や状況によってフレーズを選びましょう。
伝えたい内容を書きます。相手に伝わりやすく丁寧に書きましょう。
「会社の繁栄・活躍を願う言葉」と「結語」を書きます。頭語に合った結語を使いましょう。
他の書類を同封する場合には、最後に書類の概要を記します。
以上の要素を意識して書いた手紙が画像のようになります。相手に失礼のない手紙を送るために、とくにビジネスシーンでは基本構成を守ることが必須です。参考にして、正しい手紙を送りましょう。
お礼状を書くときの基本構成
ビジネスにおけるお礼状は、一般的には下記の順で構成されます。
- 頭語
- 時候の挨拶
- お礼やお詫びの言葉
- 会社の繁栄・活躍を願う言葉
- 結語
まずは、「頭語」と「時候の挨拶」で構成される「前文」から書きだします。その後、「主文」でお礼やお詫びの言葉を記載し、感謝の旨を述べます。
締めの部分である「末文」では、相手企業の活躍と繁栄を願う文章を記載しましょう。また、「頭語」に呼応する「結語」もセットで忘れずに入れるのがマナーです。
宛先・住所の書き方
宛先・住所も正しく書きましょう。以下の画像は、縦長の封筒に相手と自分の情報を書いた例です。
ビジネスレターでは住所と氏名のほかに、会社名と役職・所属を書かなければいけない点に注意が必要です。
状況別｜ビジネスにおける手紙の例文
以下では、状況別のビジネスレターの例文をご紹介します。手紙の内容によって気を付けるべき点が異なるので、注意が必要です。
お礼の手紙（お礼状）の例文
以下は、お礼状の例文です。お礼の気持ちを素早く伝えるために、翌日をめどに送付しましょう。
○○様
株式会社□□□□
○○
お中元のお礼について
拝啓 大暑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこと心よりお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てをあずかり、深く御礼申し上げます。
さて、この度は結構なお中元のお品を頂戴いたしまして誠にありがとうございました。
弊社一同、ありがたく拝受いたしました。お心遣いに感謝申し上げます。
今後もご期待に沿えますよう一層の努力をしてまいる所存です。
暑さ厳しき折、皆様のますますのご健勝をお祈り申し上げます。 敬具
新規顧客への手紙の例文
新規顧客へ送る手紙の例文を紹介します。とくに、知らない会社からの手紙は読まれにくいので、件名を詳しく書くようにしましょう。
○○様
株式会社□□□□
○○
新商品「〇〇」についてのご案内
拝啓 早春の候、貴社におかれましてはますますご繁栄のことと心よりお喜び申し上げます。
さて、この度弊社では、新商品「〇〇」を製品化いたしました。
つきましては、商品の案内資料とサンプル品を同封させていただきましたので、お手数ではございますが、貴社における販売をご検討のほどよろしくお願い申し上げます。勝手ながら、折り返し貴意をお知らせ願えれば幸いです。
末筆ながら貴社の一層のご発展をお祈り申し上げます。 敬具
記
新商品「〇〇」 案内資料1部
新商品「〇〇」 サンプル
成約後の手紙の例文
以下は成約後に贈る手紙の例文です。今後の関係値構築に重要なため、丁寧な文章を心がけましょう。
○○様
株式会社□□□□
○○
商品〇〇ご購入のお礼
拝啓 早春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお喜び申し上げます。平素より格段のご愛顧を賜り、心よりお礼申し上げます。
さて、この度は商品〇〇をお買い上げいただき、ありがとうございました。
多くの製品の中から弊社製品をお選びいただき光栄に存じます。また。今後も末永くご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
今後もご期待に沿えますよう一層の努力をしてまいる所存です。
まずは、新規ご購入のお礼まで申し上げます。 敬具
お見舞いの例文
最後に、お見舞いの手紙の例文をご紹介します。相手を心配し気遣う文言を忘れないようにしましょう。
〇〇様
株式会社□□ △△
急啓 平素より大変お世話になっております。
〇〇様が病気により入院されたと伺い、大変驚いております。〇〇様には日頃からご支援を賜りまして、弊社一同心より感謝しております。入院期間中は、ゆっくりご静養くださいませ。
〇〇様の元気な姿を拝見できます日を楽しみに、ご回復をお祈りしております。
草々
【テンプレートあり】ビジネスで使える手紙の文書例
ここでは、ビジネスで使える手紙のテンプレートをご紹介します。テンプレートを使えば、体裁が整った手紙を作成できるため、参考にしましょう。
お礼状のWordテンプレート
上の画像は、無料でダウンロードできるお礼状のテンプレートです。Wordで編集可能なので、簡単にお礼状を作成できます。相手や状況に応じて編集して利用しましょう。
送付状のWordテンプレート
上の画像はMicrosoft社が提供している送付状のテンプレートです。無料でダウンロード可能で、Wordファイルであるため簡単に編集や印刷ができます。必要事項を漏れなく記入してから送付しましょう。
【必見】Wordよりもビジネスにおける手紙の作成・管理が簡単なツール
以下では、Wordよりもビジネスにおける手紙の作成・管理が簡単なツールをご紹介します。
Wordのテンプレートを活用すれば、手紙を簡単に作成・編集可能です。しかし、Wordは社員個人でファイルを保管する必要があるため、ファイル管理が煩雑になりがちで、チームで手紙の内容を共有して確認するには不便です。
そこで、「テンプレート機能を備えつつ、情報の共有・管理もできるツール」を導入すれば、手紙を簡単に作成できるだけでなく、手紙や手紙作成に関するルールなども、チームで共有・管理可能になるのです。
結論、ビジネスにおける手紙の作成・管理には、テンプレートで誰でも簡単に手紙を作成でき、社内のあらゆる情報を共有・管理可能なツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、登録したテンプレートから簡単に情報を記載できるので、手紙の下書きをするのに便利です。また、ノートに記載した内容は、リアルタイムで反映されるため、上司に手紙の内容を確認してもらいたいときも共有の手間がかかりません。
手紙の書き方・ノウハウを適切に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのテンプレート機能＞
以下は、Stockでテンプレートを登録する画面です。
「Stock」のテンプレート機能では、テンプレート化したい情報を登録し、ノートに簡単に呼び出せます。そのため、手紙を一から作成する手間を省けるのです。
ビジネスで手紙を正しく書くコツとは
以下では、ビジネスで手紙を正しく書くコツを3つご紹介しています。ビジネスレターに苦手意識を持っている方は、参考にして一度手紙の書き方を見直してみましょう。
（1）相手に合わせた内容・表現にする
1つ目のコツは、相手に合わせた内容・表現にすることです。
手紙でのコミュニケーションは、表情が分からないうえに絵文字を使えません。そのため、電話やメールでのコミュニケーションよりも言葉遣いや表現に気をつかいましょう。
また、自分では分かっていることであっても、相手は知らない可能性があるので、一度相手の立場で読み返してから送るのが適切です。
（2）冒頭に件名を添える
2つ目のコツは、冒頭に件名を添えることです。
手紙は、挨拶文や結びの文によって内容が埋もれてまうことがあります。そのため、メールと同様に、「この手紙に書かれている内容」を冒頭に記載しましょう。
最初に何について書かれているかわかると、一目で内容が分かるので相手にとって読みやすく、良い印象を残せます。
（3）社内で書き方を統一する
3つ目のコツは、社内で書き方を統一することです。
手紙は、メールやチャットツールよりも意識すべきマナーが多く面倒くさく感じられがちですが、社内ルールを作成し、書き方を統一することで誰でも正しく書けます。
このとき、社員が確認しにくい方法で社内ルールを管理していると「ルールがあるだけ」になってしまうので、「Stock」のように情報を振り返りやすいITツールを活用して、効果的に運用しましょう。
ビジネスでの手紙の書き方とお礼状の文例まとめ
これまで、ビジネスでの手紙の書き方とお礼状の文例について紹介してきました。
手紙やお礼状を適切に書くスキルは、ビジネスパーソンにとって必須のスキルですが、人によって完成度にムラが出てしまうため、記載ルールを整えましょう。たとえば、テンプレートを活用すれば、社員のスキルに頼ることなく誰でも簡単に手紙を作成できます。
しかし、Wordでは作成した手紙を社員個人で保管する必要があり、ファイル管理や共有が面倒です。そこで、テンプレート機能を備えつつ、手紙をはじめとした情報の管理・共有がスムーズなツールが望ましいです。
結論、自社が導入すべきなのは、簡単に手紙を作成・管理でき、リアルタイムで共有可能なツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ビジネスにおける手紙を社内メンバーが書きやすい環境を整えましょう。
