企業での情報共有の方法として、最も一般的に使われているのは「メール」です。メールは年齢層を問わず誰でも活用できるうえ、ファイル共有も可能なため、ビジネスシーンで選ばれやすいと言えます。
一方、LINEなどのチャットツールの普及によって、企業における情報共有にも「スピーディーさ」「手軽さ」が求められるようになりました。とはいえ、メールでの連絡に慣れており、なかなか連絡手段を変えられないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メールのみで連絡をする3つのデメリットと解決策を中心にご紹介します。
- メールで業務連絡するときの書き方や例文を知りたい
- メールやLINEで業務連絡をするときの注意点を確認したい
- メールやLINEよりも最適な連絡手段を取り入れたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、メールのみで業務連絡をするデメリットが分かるほか、業務連絡に適した手段も見つかります。
目次
業務連絡とは
ここでは、業務連絡の概要や業務連絡に使われる主な方法を解説します。まだ、「業務連絡」について深く理解していない方は必見です。
事務連絡と業務連絡の違い
業務連絡に似た言葉として「事務連絡」があります。業務連絡との主な違いは、共有する内容です。
「事務連絡」は事務的な連絡を指し、主に必要最低限の事項のみを伝えます。一方で、「業務連絡」は業務を円滑に進めるための連絡を指すため、事務連絡よりも詳細な内容を共有するケースが多いです。
以上のように、事務連絡は簡潔な内容の周知を目的とするのに対して、業務連絡は詳細な内容を共有して業務をスムーズに進行させることを目的とする違いがあります。
業務連絡の主な方法
業務連絡をするときに使える手法として、主に以下の5つが挙げられます。
以上の5つの手段のなかでも、現代ではメールやLINEで業務連絡をする人が多いです。しかし、メールやLINEでは情報が埋もれやすかったり、プライベートと混在してしまったりするリスクがあるため、円滑な情報共有を実現できません。
そこで、情報が流れず蓄積できる「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを業務連絡の手法とする企業が増えています。
業務連絡の書き方と注意点
ここでは、社内で業務連絡するときの書き方と注意点を4つご紹介します。
- 要件が瞬時に分かるように記載する
- 迅速な連絡を心がける
- テンプレートを活用する
- 返信が必要な場合は明記する
件名に要件や期日などを記載することで、社員は急ぎの案件を一目で把握でき、優先順位をつけながら業務に取り組めるようになります。
業務連絡では「周知」以外にも、従業員アンケートや懇親会への参加人数を把握するための「回答」を目的としている場合があります。そのため、社員が余裕をもって返信できるように、スピーディーな業務連絡が必要なのです。
テンプレートを活用すれば、業務連絡の書式を一から作成する手間が削減できます。さらに、書式が統一されるので、記載内容に不備がないかを確認する煩わしさも解消されるのです。
業務連絡の中には、返信の要否が自身で判断できない場合があります。そのため、返信が必要な場合は件名に【要返信】などの文言を入れましょう。
メールで業務連絡をするときは、以上の4点を押さえることで、業務連絡にかかる手間や煩わしさを軽減できるのです。
業務連絡で使える例文テンプレート
以下は、社内の業務連絡で使えるテンプレートをご紹介します。
以下の「従業員満足度調査」のような業務連絡は、依頼内容を簡潔に書いて分かりやすくしましょう。また、アンケートの回答期限が目に付くように、件名を工夫する必要があります。
【回答期日〇〇日まで】従業員満足度に関するアンケート依頼
各位
お疲れ様です。人事部〇〇です。
掲題の件について、お願い申し上げます。
従業員満足度を調査するにあたり、以下ご確認のうえ〇〇までに回答をお願いいたします。
従業員満足度調査URL：https://www.stock-app.info/jyuugyoinn-mannzokudo
回答期日：〇月〇日（〇）〇時まで
ご不明点があればいつでもご連絡ください。
それでは、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
———————————
株式会社〇〇 人事部
〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
———————————
以上のように、確認の業務連絡では文面をシンプルにしたり、行間を空けたりすることで、情報を見やすく確実に伝えることを意識しましょう。
業務連絡の書き出しに使えるフレーズ
以下は、場面別のメールの書き出しに使えるフレーズ一覧です。
| 初めて連絡する場合 |
「突然のご連絡恐れ入ります」「初めて連絡させていただきます」 |
|---|---|
| やりとりが一方的に続く場合 |
「度々申し訳ございません」「何度も失礼いたします」「五月雨式に申し訳ございません」 |
| 久しぶりに連絡する場合 |
「お久しぶりです。お変わりありませんか」 |
| 引き継ぎの場合 |
「〇〇に代わり〇〇様の担当をさせていただきます。〇〇と申します」
「〇〇と申します。先日は〇〇がお時間をいただきありがとうございました」 |
| 迷惑をかけた場合 |
「先日は大変ご迷惑をおかけしました」 |
場面に合わせて、適切なフレーズを選択して読み手に不快な思いをさせないようにしましょう。
メールだけで業務連絡のやりとりする3つのデメリット
ここでは、メールのみで業務連絡をするデメリットをご紹介します。以下のデメリットを解消できない場合、業務連絡の手段として適切とは言えないので注意が必要です。
（1）情報をすぐに確認できない
メールのみの業務連絡では、情報をすぐに確認できません。
メールをすぐに確認できる状況でなければ、メールが溜まってしまう場合があります。そのため、埋もれたメールを探したり、メールをクリックして開いたりするなど「手間」がかかります。
また、メールは受信ボックスにまとめて届くので、ほかのメールと混ざりやすく、未読のままゴミ箱に移されてしまったり、確認が漏れてしまったりするケースも少なくありません。つまり、メールはアクセス性が悪く、情報を探すのに時間を要するのです。
（2）作成に時間と労力がかかる
やりとりがスムーズにできない点もデメリットです。
たとえば、ビジネスメールには、以下の表のようなCC設定や書き方などの面倒なルールがあります。その結果、ひとつのメールを作成するのに多くの時間がかかり、やりとりが遅くなってしまうのです。
| TO | メールをメインで読んでもらいたい相手のメールアドレスを入力します。 |
|---|---|
| CC | TOで指定した相手とは別でメールを共有したい相手のメールアドレスを入力します。 |
| BCC | CCと同様にメールを共有する相手のアドレスを入力しますが、他の受信者には開示されません。 |
また、上下関係を重んじる企業の場合、表示されるアドレスの順番まで配慮することが求められます。そのため、一つのメールを送るのにも労力を要するのです。
（3）複数人でのやりとりに向いていない
最後に、複数人でのやりとりに向いていないこともデメリットです。
メールは、複数人でのやりとりには適していないと言えます。たとえば、複数人と面談を調整する場合では、返信が増えるほど「誰と、どのようなやりとりをしたか」が混ざってしまい、メールの差出人にとって負担となるからです。
そこで、プロジェクトや部署ごとにメッセージでやりとりができる「Stock」のような情報共有ツールを導入すれば、複数人での業務連絡も容易になります。
LINEでやりとりする2つのデメリット
メールの代替品としてLINEなどの「チャットツール」がありますが、チャットツールにもデメリットがあります。以下で解説する2つのデメリットを留意して、業務連絡に最適な手段が何か見極めましょう。
（1）情報が流れてしまう
1つ目に、LINEで業務連絡するデメリットとして、情報が流れてしまうことがあります。
LINEでのやりとりはスムーズである反面、重要な情報がすべて流れてしまいます。そのため、「過去のやりとりを確認しても、なかなか見つからない」といった事態が起こり、業務に支障が出るのです。
また、途中からLINEのグループに参加した場合、過去のやりとりは表示されません、そのため、話題に付いていくことができず、結局は誰かに確認しなくてはならず面倒です。
（2）公私混同しやすい
2つ目に、LINEは公私混同しやすいことがデメリットです。
一般的に、LINEは家族や友人とのやりとりに使用されているケースが多いので、個人的なやりとりを誤って会社のグループに送ってしまうことも懸念されます。また、会社の情報を家族や友人に送ってしまうと、立派な情報漏えいとなるのです。
また、LINEはプライベートの感覚で使われることが多く、既読無視（確認をしたのに返信をしないこと）などをする従業員も増えてしまいます。以上のように、LINEを仕事で使うとプライベートとの差がなくなるので注意しましょう。
【非IT企業でも簡単】メールやLINEよりも業務連絡に最適なツール
ここでは、メールやLINEよりも業務連絡に適したツールをご紹介します。
メールやLINEでの業務連絡が抱える課題を解消するには、情報共有に役立つITツールを導入しましょう。なぜなら、情報共有ツールであれば、メール・LINEにありがちな連絡が埋もれたり、流れたりすることがなくなるためです。
また、検索機能が充実していれば、あとから振り返るときもすぐに情報を見つけられます。ただし、ITツールの中には多機能なものが多く、現場社員が使いこなせない可能性が高いので「誰でも簡単に使えるシンプルなもの」を選びましょう。
したがって、業務連絡で使うべきは、社内のスムーズな業務連絡に役立つ機能を備えながらも、シンプルで使いやすい情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に記載した連絡事項は、任意のメンバーに即共有されるうえに、高度な「検索機能」で目的の情報をすぐに見返せます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、ノートに関するやりとりのみを管理できるため、情報が流れることもありません。
最も簡単に業務連絡ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
メールだけでやりとりするデメリットとおすすめツールまとめ
これまで、「メールのみで業務連絡をするデメリット」や「おすすめのツール」を中心にご紹介しました。
メールでの業務連絡は「コミュニケーションがスムーズにとれない」「複数人でのやりとりに向いていない」などのデメリットがあります。また、LINEでの業務連絡もチャットが次々と流れてしまうため、過去のやりとりがなかなか見つからない事態を招きます。
そのため、業務連絡には「チームでのコミュニケーションを活性化し、欲しい情報をすぐに探し出せる情報共有ツール」を導入しましょう。ただし、多機能で複雑なツールは社内に上手く浸透しないため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールを選ぶべきです。
結論、企業の業務連絡に必要なのは、メールを使える方であれば誰でも簡単に使えるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、スピーディーかつ、手軽な業務連絡を実現しましょう。
