リモートワークを円滑に進めるには、PCやWeb会議ツールを用意するだけでは不十分です。情報共有の仕組みやセキュリティ対策、コミュニケーション方法まで整備しなければ、「結局出社しないと業務が回らない」という状態に陥る恐れがあります。
しかし、実際には「リモートワークに必要なものが多すぎて、何を優先して準備すべきかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は、リモートワークに必要なものや、使用するツールの選び方を中心に解説します。
- リモートワークの導入に向けて、必要なものを整理したい総務部門担当者
- 自社のリモートワーク実施が決まり、最適なツールを探しているDX担当者
- リモートワークを継続して運用できる環境を作りたい業務改善担当者
上記に当てはまる方は本記事を参考にすると、リモートワークで優先すべき環境や運用の考え方が分かり、自社に合った情報共有体制を整備できるようになります。
目次
リモートワークに必要なもの3選
まずは、社員がリモートワーク実施に必要なものを3つご紹介します。リモートワーク実施の前に、以下の機器やソフトが揃っているか確認しましょう。
パソコン・周辺機器
パソコンと周辺機器は、リモートワークの業務や情報共有に利用するため、必ず準備しなければなりません。
リモートワーク用のパソコンには社員自身の所有物を利用するケースと、会社が支給する社用PCを利用するケースの2つがあります。とくに、前者の場合には適切なセキュリティ対策ができていたり、十分なスペックを持つものでなければ情報漏洩や業務に支障が発生する可能性がある点に注意しましょう。
また、イヤホンやヘッドフォン、サブモニターなどの周辺機器があると、Web会議の内容が漏洩するリスクを防止できたり、会議に参加しながら資料を確認できたりするためおすすめです。
安定したインターネット環境
リモートワークを実施するうえで、インターネット環境は必須です。
インターネット環境には有線LANと無線LANがあります。有線LANはLANケーブルとパソコンを繋いで、インターネット接続を行い、無線LANはパソコンとルーターを無線でインターネット接続します。以下の表では、有線LANと無線LANそれぞれのメリット・デメリットを示しています。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 有線LAN |
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| 無線LAN |
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また、外出先でリモートワークを行う場合は、公衆のフリーWi-Fiに接続するケースが多いですが、安全性に懸念があるため注意しなければなりません。フリーWi-Fiを利用する場合は機密事項を扱わないようにしましょう。
Web会議システム
Web上で会議するためのアプリやシステムも必須の道具です。
リモートワークでは、対面コミュニケーションの減少がきっかけで、情報伝達ミスやトラブルが起きる場合もあります。そのため、自宅でもオフィスと同じように、気軽に質問したり会議したりできる体制でなければ、リモートワークの実現は困難です。
テキストコミュニケーションだけでは、意図しない誤解が生まれやすいため、定期的にWeb会議をしてお互いの業務進捗を確認したり認識を統一したりしましょう。
企業がリモートワーク導入時に整備すべき環境
ここでは、企業がリモートワーク実施に向けて整備すべき環境をご紹介します。リモートワーク体制を整備するためには数種類のツールやシステムが必要なので、以下を参考に準備を進めましょう。
勤怠管理の仕組み
リモートワークでは上司が社員の働く姿を直接確認できないため、労務管理の仕組みを整備する必要があります。
たとえば、出勤と退勤の打刻などをシステムで管理すると、勤怠管理に失敗し適切に給料が支給されないという問題を未然に防止できるためおすすめです。
また、リモートワークにありがちな、「隠れ残業」の常態化を防止するためにも、適切な勤怠管理の仕組みが必要なのです。
リモートアクセス環境
リモートアクセス環境を整備すると、会社のPCに外部から簡単にアクセスできるようになり、リモートワーク時の情報管理が効率化します。
社内の情報を社員の所有端末に保存して持ち出す場合、情報漏洩のリスクが高まってしまいます。そこで、リモートアクセス環境があると、自宅にある個人の端末から、会社で使用している端末にアクセスできるため、情報の持ち出しを防げるのです。
ただし、リモートアクセスツールは通信状況が悪い場合は動作が悪くなり、作業に支障が出る可能性があるため、事前にインターネット環境を整備して利用する必要があります。
コミュニケーションツール
リモートワーク中でもスムーズに情報共有するためにも、コミュニケーションツールの導入は必須です。
リモートワーク中の情報共有の方法として一般的なのは、メールやチャットツールです。しかし、メールでは定型文はccの設定など入力項目が多くスピード感を阻害し、チャットツールは情報が流れて、必要な過去の情報がすぐに探せないデメリットがあります。
そこで、リモートワーク中のやりとりや情報共有には、情報の残しながらせずにやりとりができる「Stock」を使うと、情報共有におけるストレスが発生しません。
セキュリティソフト
リモートワーク中の情報漏洩を未然に防ぐためにも、必ずセキュリティソフトをインストールしておきましょう。
自宅で作業していても、業務に関係ないWebサイトの閲覧やフリーソフトウェアのダウンロードによってウイルス感染を起こす可能性があります。仮に、セキュリティソフトがインストールされていない場合、社内の情報が外部に漏洩してしまうのです。
したがって、社員が所有するパソコンでリモートワークを実施する場合は、事前に必ずセキュリティソフトをインストールしておくべきです。
リモートワークでよくある課題
ここでは、リモートワークでよくある課題をご紹介します。リモートワークを継続させるために、以下の課題を解消できる仕組みやツールを導入しましょう。
情報がチャットに埋もれる
1つ目の課題は、情報がチャットに埋もれることです。
リモートワークでは、出社時以上にメールやチャットでのやりとりが増加します。しかし、情報共有をメールなどに頼ると、メールに添付された資料やチャットに書かれた指示などが埋もれていき、遡って探さなければならず面倒です。
そのため、リモートワーク時のやりとりには、メールやチャットのように情報が流れない情報共有ツールを使うと便利です。たとえば、「Stock」のようなツールを使うと、情報がフォルダで管理されるため、埋もれずすぐに探せます。
最新版の資料が分からない
2つ目の課題は、最新版の資料がわからないことです。
リモートワークでは、会社の共有フォルダ内のファイルを編集したり、メールで添付された資料を確認して業務を進めたりします。しかし、最新の資料を個人が管理しているなどの状況になった場合、誤った資料を参照して業務が進むリスクがあります。
このように、リモートワークでは、最新版の資料を確認する作業だけで時間を消費してしまうため、資料を一元管理して「どこを見れば最新版がわかるか」を統一しましょう。
進捗状況が見えづらい
3つ目の課題は進捗状況が見えづらいことです。
リモートワークでは「誰が」「何を」「どのくらい」やっているかが見えづらくなります。そのため、タスク進行に遅れがある場合も、リアルタイムで進捗共有できず、対応が遅れてしまいます。
その結果、チャットで頻繁に進捗共有するなど、業務がマイクロマネジメント化してしまい、上司も部下も負担が増えてしまいます。そのため、リモートワークでは、メンバーの進捗を見える化する仕組みが必要です。
ノウハウ共有が属人化する
4つ目の課題は、ノウハウが属人化することです。
リモートワーク中心の業務では、出社時のように気軽に質問できなくなるため、業務のコツや対応時の判断基準など、業務ノウハウが個人に集中してしまいます。
こうした状態では、担当者不在のときに業務が止まる原因になるだけでなく、新人が育たない原因にもなるので注意が必要です。そのため、誰かにノウハウを聞く設計ではなく、誰でも確認できる形での蓄積が重要です。
リモートワークを継続しやすくするツールの選び方
ここでは、リモートワークを継続しやすくするツールの選び方をご紹介します。リモートワークが一次的な施策で終わらないために、以下を参考に継続して運用できるツールを導入しましょう。
誰でも使えること
リモートワークで使用するツールを選ぶ際は、まず「ITに不慣れな人でも使えるか」を確認しましょう。
複雑なツールでは、一部の担当者しか使いこなせず、リモートワークが全社に対応できない形になってしまいます。また、リモートワーク時はその場で質問しづらいため、不明な操作が放置されやすい点にも注意しましょう。
したがって、リモートワークに向けたITツールは、操作が直感的でわかりやすく、ITに不慣れな方でも安定して業務ができるものを導入しましょう。
情報を蓄積しやすいこと
情報を後から確認しやすい形で蓄積できる点も重要な選定ポイントです。
リモートワークでのやりとりがメールやチャット中心だと、情報が流れてしまい、過去の情報を把握しづらくなります。また、情報が蓄積されていないと、毎回同じ質問が発生する原因にもなるのです。
そのため、対応履歴や業務手順などをすぐに残せて更新しやすいツールを選びましょう。情報が流れず蓄積されることで、業務スピードの向上だけでなく、属人化の解消もできるためおすすめです。
検索しやすいこと
リモートワークで使用するITツールでは、情報を検索しやすいツールである点も重要な要素のひとつです。
大量の情報をため込んでも、すぐに参照できなければ、円滑な業務はできません。たとえば、保存場所がバラバラで情報が散在している状態では、必要な情報を探すのに時間がかかってしまい、誰かに聞いたほうが早い状態になってしまいます。
しかし、リモートワークでは対面での確認が難しいため、メンバーが情報にアクセスしやすいツールの導入によって、各自で情報を検索して、判断できる環境の整備が必要なのです。
自社のリモートワーク実施に最適なツールとは
ここでは、自社のリモートワーク実施に最適なツールをご紹介します。
リモートワークでは、社員がオフィス外で業務をするため、オンライン上でのスムーズな情報共有と、業務進捗の管理が必須です。
しかし、メールやチャットツールでは、リアルタイムでのやりとりが可能な反面、情報が流れてしまうため情報の管理に課題があります。
そこで、情報の管理・共有に特化したITツールを導入して、リモートワークを実施しましょう。ただし、多機能で複雑なツールだと、社員が使いこなせず現場に浸透しない恐れがあるため、シンプルで直感的に使えるツールがおすすめです。
こうした条件に最も当てはまるのは、誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「Stock」です。Stockは、業務についてまとめた「ノート」がリアルタイムで社員に公開され、メッセージでのやりとりも可能です。また、国際基準のセキュリティ資格を保有することから、リモートワーク下の利用でも安心です。
誰でも簡単に情報共有を円滑化できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
リモートワークに必要なものまとめ
ここまで、リモートワークに必要なものを中心に解説しました。
社員がリモートワークに必要なものはパソコンや周辺機器、インターネット環境がメインですが、とくにセキュリティソフトはインストールしておかなければ情報漏洩のリスクが高まってしまう点に注意しましょう。
また、企業はリモートワークを効率よく実施するためにも労務管理システム・リモートアクセスツール・コミュニケーションツールが必須です。とくに、コミュニケーションツールの導入はスムーズな情報共有を促し、リモートワーク下での業務効率化に大きく貢献します。
そこで、今回ご紹介した「Stock」のように、スムーズな情報共有に必要な機能が過不足なく揃った、直感的に扱える情報共有ツールを使って、安心して情報共有・管理ができる環境を構築しなければならないのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入しリモートワーク中の情報共有を効率化しましょう。
