昨今のコロナ禍において多くの企業がテレワークを導入しています。社員にとっては通勤時間に縛られず働けるため、大きなメリットです。
しかし、自宅ではオフィスのような緊張感がなく社員の業務へのモチベーションが低下する場合があります。そしてなかには、テレワークにおける社員のモチベーション低下で業務効率が下がっていることに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークでモチベーションが低下する原因4選を解説します。
- テレワークの中の社員のモチベーションを上げ、業務効率を向上させたい
- モチベーションが低下しないテレワークの体制を整備したい
- 社員の業務効率を向上できるツールを導入し、モチベーションの向上につなげたい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、テレワーク中の社員のモチベーションを向上させ、効率化につながるヒントも得られます。
目次
テレワークでモチベーションが低下する原因4選
以下では、テレワークでモチベーションが低下する原因4選を解説します。社員に以下の傾向が見られる場合には、業務へのモチベーションが低下している可能性があるため注意しましょう。
オンオフの境界がなくなる
自宅が仕事に適した環境ではないため、オンオフの境界がなくなり業務のモチベーションが低下するケースがあります。
多くの社員は「オフィスへの出勤」が仕事モードに切り替わるタイミングである場合が多いです。しかし、自宅はプライベート空間なので仕事を行う雰囲気を感じとれず、モチベーションが低下するのです。
また、終業時もオフィスでは退社のタイミングでオフに切り替えられます。そして、自宅では残業していても干渉されないため、「業務が終わらずオフに切り替えられない」と惰性で業務を行ってしまうケースがあるのです。
業績が正しく評価されていないと感じる
テレワークでは業務の過程が評価されにくく、社員が業績が正しく評価されていないと考える点もモチベーション低下の原因の一つです。
テレワークでは業務内容次第で成果の見え方は異なるため、他の社員と比較して評価が適切でないと感じやすいからです。とくに、テレワークの人事評価は成果型が多く、見えにくい業務内容は評価されないという問題があります。
また、評価方法が公開されていなければ、社員が「努力しても評価されない」と考えモチベーションが低下するケースもあるのです。
業務量や期限が把握できていない
業務量が期限が把握できておらず、業務効率が低下してモチベーションが低下する場合があります。
テレワークでは他の社員のタスク状況を把握しづらく、業務の全体像が捉えにくいです。そのため、チームの業務進捗度が把握できず、自身の業務内容が不明瞭になりやすい傾向があります。
また、テレワークはオフラインと比べ情報共有の回数が低下しがちです。仮に、業務内容や期限に関する情報共有に認識齟齬がある場合にはミスのリスクは上がる一方、業務効率やモチベーションが下がってしまいます。
孤独感を感じる
テレワークではコミュニケーション不足になりやすく、孤独感を感じてモチベーション低下に繋がるケースも考えられます。
テレワーク下のコミュニケーションはオフラインと比較すると、テキスト入力やオンライン会議のアサインに工数がかかるので、無駄なやりとりが避けられる傾向にあります。そのため、業務中のやりとりの回数が減り、社員が孤独感を感じるのです。
また、テレワーク下ではテキストコミュニケーションがメインとなり、直接会話を行う機会が限られている点も孤独感を感じる原因となります。
テレワークのモチベーションを向上させる方法
ここでは、テレワークのモチベーションを向上させる方法を解説します。以下の内容を参考にしてテレワークに適した環境構築を行い、テレワーク中の社員をモチベーション向上させましょう。
適切な勤怠報告制度を導入する
始業・終業時刻に上司へ報告を義務付けるなどの労務管理がしやすい勤怠報告制度を導入すると、モチベーションの低下を防止できます。
とくに、社員に業務時間は業務に集中し、業務時間外は業務を行わないという意識づけが必要です。たとえば、始業時には全社でオンライン朝会を行う、終業時には報告書を提出するなどの規則を設けると、社員がオンオフを切り替えやすくなります。
また、休日は原則社内システムにアクセスしないことをルール化すると、メリハリを持って業務に臨めるため、モチベーション向上の手段として効果的です。
人事評価を見直す
テレワークに適した人事評価基準の作成も社員のモチベーション向上には必須です。
時間評価のみや成果のみといった単一な評価ではなく、多角的に評価すると社員のモチベーション低下を防げます。たとえば、定期的なミーティングの開催や、業務プロセスを可視化するツールの導入で、社員の業務への取り組み方を評価に取り入れられます。
このように、人事評価には業務の成果・プロセス両方を考慮に入れましょう。また、評価基準を社内に共有すると、社員が「評価されていない」と感じなくなるため、評価基準を社内に公開し全社員に納得してもらうべきなのです。
タスク管理を見える化する
タスク管理を見える化もモチベーション向上に繋がる手段です。
タスク管理の見える化により、チームメンバー同士で業務進捗度を確認できるため、自身の業務のプロジェクト全体における位置付けが把握可能です。
たとえば、テレワーク下でも「情報のリアルタイム性が高いツール」を用いてタスク管理を行うと、業務進捗の確認が簡単になり、指示やアドバイスが出しやすいテレワーク環境を構築できます。
このように、テレワークのタスク管理はITツールによって見える化されると、チーム全体で高いモチベーションを維持しながら業務に取り組めるようになるのです。
コミュニケーションの取りやすいツールへと乗り換える
テレワークで利用するコミュニケーションツールを「全社で使いやすいツール」に乗り換えると、社員のモチベーション低下を防止可能です。
テレワークで利用される代表的なツールにはChatworksやSlackが挙げられます。しかし、これらのツールは情報が流れ正しく蓄積されないというデメリットがあり、必要なときスピーディに情報を探し出せません。そして、情報を探すのに手間取って業務進捗が滞ると、業務スピードと共に社員のモチベーションも低下してしまうのです。
したがって、テレワークの社員のモチベーション管理には情報が流れず正しく蓄積できるツールが必要です。たとえば、「Stock」を利用すると、テレワーク下でも情報を蓄積しながら話題を錯綜させずにやりとりできます。
テレワーク下でもモチベーション管理に貢献するツール
以下では、テレワーク下でもモチベーション管理に貢献するツールをご紹介します。
テレワーク中の社員のモチベーション管理には、適切な業務環境の構築が必要です。とくに、社内の情報共有や社員のタスク管理に問題があると、モチベーション低下の原因となります。したがって、情報共有・タスク管理を効率化できるツールの導入が必須です。
しかし、気軽にやりとりできるチャットツールで情報共有すると情報が正しく残らず、必要なとき即座に情報を取り出せません。また、タスク管理用のツールも併用しなければならないため、ITリテラシーの高くない社員が抵抗感を抱き、ツールが浸透しないのです。
そのため、情報共有・タスク管理を一元化でき、誰でも即日で運用できる情報共有ツールの「Stock」を使って、テレワーク下でモチベーションを高められる環境を作りましょう。
Stockの「ノート」は誰でも簡単に情報を残せるうえ、任意のメンバーに紐付け可能な「メッセージ」を利用すれば情報の錯綜なくやりとりが可能です。また、「タスク」はチームメンバーの業務進捗を見える化させるため、タスクが不明瞭なことによる社員のモチベーション低下も発生させません。
最も簡単にタスク管理やコミュニケーションを効率化させる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
テレワークでモチベーションが低下する原因まとめ
ここまで、テレワークでモチベーションが低下する原因や解決策を紹介しました。
テレワーク中における社員のモチベーションが低下する原因は社員自身の問題と会社で解決すべき問題の2つに分けられます。とくに、後者は早急に解決しなければエンゲージメントが低下してしまうため、テレワークに適した環境構築や適切なツールの導入で問題を改善すべきです。
また、ツール選定においても多機能なツールでは社員が使いこなせず、かえって情報共有の非効率化やモチベーション低下を招いてしまいます。したがって、タスク管理や情報共有が共にシンプルとなるツールを使って、社員のモチベーション低下を防ぎましょう。
今回ご紹介した「Stock」はテレワーク下の情報共有・タスク管理の効率化が可能、かつ非IT企業の65歳以上のメンバーでもすぐに使えるツールです。ストレスなく簡単に使えるため、社員の業務へのモチベーションを高く維持できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社員がモチベーションを高く維持できるテレワーク環境を構築しましょう。
