ミーティングや営業先への訪問、資料提出の締め切りなど、日々の業務における抜け漏れをなくすにはスケジュール管理が必須です。また、スケジュール管理を効率的にするには、時間や場所を問わずチーム全員がアクセス可能なアプリが欠かせません。
 
しかし、数あるスケジュール管理アプリのなかから、どのような判断基準でアプリを選定すべきか悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめスケジュール管理アプリと選定ポイントを中心に解説します。
 
  • スケジュール管理が十分にできておらず、管理方法を見直したい
  • スケジュールの管理や共有がアナログで非効率なので、アプリで効率化したい
  • ITにリテラシーが低くても使いやすいスケジュール管理アプリを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なスケジュール管理アプリを選定でき、スケジュールの管理ミスによるトラブルを防げるようになります。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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スケジュール管理の目的

スケジュール管理の目的は、効率的なタスク処理によるプロジェクトの成功です。
 
スケジュール管理をすれば、「プロジェクトを成功させるためにこなすべきタスクは何か」「タスクを期日までに終えるにはどうすべきか」が明確になります。そのため、逆算思考からタスクを効率よく回せるようになるのです。
 
ただし、タスクの内容や期日はプロジェクトの進行に応じて変化する可能性があります。したがって、プロジェクトの成功を最優先に臨機応変なスケジュール管理をしましょう。


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スケジュール管理のメリット

ここでは、スケジュール管理のメリット3つをご紹介します。以下のメリットを得るためにも、スケジュール管理はチームで習慣化しておきましょう。

予定忘れの防止

スケジュール管理のメリットは、タスクや案件の抜け漏れを防止できることです。
 
スケジュール管理をすれば各自のタスクや案件が可視化されます。そのため、「次に行うべきタスクは何か」が常に把握できる状態となり、予定の抜け漏れを防げるのです。
 
加えて、個人だけでなくチーム全体でスケジュールを共有する環境が整っていると、タスクの遅れが発生した際の報告や確認がすぐにできます。さらに、アプリを活用すれば、時間や場所を問わず最新のスケジュールを共有・閲覧できるのです。

最適なアクションが起こせる

スケジュール管理をすれば、予定に合わせて最適なアクションを起こせます。
 
タスクを期限までに効率よく消化するには、目的達成(ゴール)からの逆算をする必要があります。そして、タスクの優先順位を明確にすれば「どのタスクから取りかかれば良いか分からない」とならず、スムーズにアクションを起こせるのです。
 
さらに、手の空いている社員にタスクを振り分けたり、社員ひとりに大量のタスクが重ならないようにしたりといった対処もしやすくなります。

急な状況変化にも対応できる

スケジュール管理をすると、急な状況変化にも対応可能です
 
たとえば、顧客との打ち合わせが急に変更した際にも、抱えているタスクが明確であれば、予定をすぐに組みなおせます。また、アプリを使えば、予定の変更も瞬時に共有できるので、逐一口頭で連絡をする手間が省けるのです。
 
したがって、個人だけでなくチーム全体のスケジュールを把握しておき、急な変更があった際にも迅速に対応できる環境を整えましょう。
 
関連記事: タイムマネジメントとは?教育手順と成功させる5つのコツを紹介!
 
関連記事: プロジェクトにおけるスケジュール管理のメリットとポイントをご紹介


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スケジュール管理の方法

スケジュール管理の方法としては、スケジュール管理アプリの導入・運用一択です。
 
WordやExcelは複数人での同時編集・確認に不向きなため、チーム全体のスケジュール管理がスムーズにできません。また、タスクの進捗を共有するたびに、メールやチャットなど別のツールを使わなければならず面倒です。
 
そこで、スケジュール管理アプリを使えば、チーム全員のタスクをリアルタイムで確認可能です。また、タスクの進捗状況もひとつのツール上で共有できるため、万が一進捗に遅れが出れば簡単に把握でき、すぐに行動へ移せるのです。
 
したがって、スケジュール管理を効率化してプロジェクトを円滑に進行させるためにも、チームのスケジュールはアプリで共有・管理しましょう。


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スケジュール管理アプリの選び方

ここでは、スケジュール管理アプリの選び方を3つご紹介します。アプリの導入後に社員の抵抗感を生まないためにも、以下のポイントを把握しましょう。

無料期間が利用できるか

アプリを選ぶ際には、まずは無料で利用できる期間があるかを確認すべきです。
 
アプリを継続的に運用させるためには、あらかじめスケジュールの管理機能やサポート体制が十分かを確かめる必要があります。そこで、無料で利用できるアプリであれば、初期費用を抑えながら実際の使用感を確かめられるのです。

導入目的に沿った機能があるか

スケジュール管理アプリの選定時には、導入目的に沿った機能があるかも大切です。
 
アプリにどのような機能があるのか事前に把握していなければ、導入後に「思っていた機能が備わっていなかった」という事態になります。そのため、アプリの選定時には必要な機能を抽出しておきましょう。
 
また、必要な機能を抽出する際は、アプリによって解決したい課題を明確化するのが大切です。たとえば、会議のスケジュールを共有したい場合、「日程調整だけでなく関連資料の蓄積もできるか」などを確認すべきなのです。

操作がしやすいか

チームでアプリを導入・運用する際には、操作のしやすさも重要です。
 
多機能なアプリでも、UI(見た目)が複雑でタスクやスケジュールの確認がしづらければ、ITに詳しくない社員は使いこなせず、結果的に社内に浸透しません。
 
そのため、選定するアプリは社内のITリテラシーを考慮して、誰でも直感的に使いこなせる「Stock」のようなアプリが最適と言えます。
 
関連記事: 目標設定後の正しいタイムマネジメントの方法や目標達成のコツを紹介!
 
関連記事: 【画像つき】Outlook・Gmailのメールでスケジュール管理をする方法とは?


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おすすめスケジュール管理アプリ11選

ここからは、おすすめスケジュール管理アプリ11選をご紹介します。
 
スケジュール管理アプリを活用すれば、チーム全体のスケジュールをリアルタイムで確認できるうえ、WordやExcelのように、共有のためにメール・チャットを使う必要もありません。また、アプリの検索機能によって、必要な情報へ瞬時にアクセスできます。
 
ただし、多機能なアプリでは「スケジュールを確認したいが操作方法が分からない」となり、かえって管理が面倒になる恐れもあります。そのため、必ず「誰でも簡単にスケジュール管理ができるアプリ」を選定すべきです。
 
したがって、今回ご紹介するアプリのうち、非IT企業の65歳が説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」が最適と言えます。
 
Stockの「ノート」で資料やスケジュール表をストックすれば、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、メンバー全員のタスク進捗を簡単に確かめられる「タスク」を使えば、スケジュールの調整も円滑にできるのです。

【Stock】チームのスケジュールを最も簡単に管理できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Googleカレンダー】Gmailとスムーズに連携

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<Googleカレンダーの特徴>

  • タスク管理が可能
  • カレンダー機能に加え、Google ToDo リストを使えばタスク管理も可能です。
     
  • スケジュールの共有が可能
  • 同じアプリを利用しているメンバー同士で共有が可能であり、離れた場所にいてもメンバーのスケジュールをいつでも確認できます。

<Googleカレンダーの注意点>

  • デザインのアレンジが不可能
  • シンプルさが売りのカレンダーゆえに、好みにあった色や背景の設定はできません。

<Googleカレンダーの料金体系>

  • 有料プランもないため、全ての機能を完全無料で利用可能です。


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【Yahoo!カレンダー】無料カレンダーアプリ

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<Yahoo!カレンダーの特徴>

  • 複数のカレンダーを作成可能
  • 仕事用・プライベート用に使い分けられ、予定の混同を避けられます。
     
  • デザインのアレンジが可能
  • 背景の色やテーマを変えられるため、好みに合ったカレンダーを作成可能です。また、スタンプやタグを使え、簡単なスケジューリングも可能となっています。

<Yahoo!カレンダーの注意点>

  • バックアップの手順に手間がかかる
  • バックアップを取るためには、Yahoo!IDを取得する必要があります。アカウントを増やすのが手間に感じる方にとっては不向きです。

<Yahoo!カレンダーの料金体系>

  • 完全無料で使えます。


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【ジョルテ】紙とデジタルの融合

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<ジョルテの特徴>

  • さまざまなデバイスで使用できる
  • スマホで作成したカレンダーやToDoリストがパソコンやタブレットに同期されるため、複数のデバイスで閲覧可能です。さらに、社内でスケジュールを共有する機能もあり、ほかの社員の予定も簡単に把握できます。
     
  • 自動バックアップが可能
  • 誤ってアプリをアンインストールしたり、スマートフォンやiPadの故障や紛失をしたりした場合でも、スケジュールの復元が可能です。

<ジョルテの注意点>

  • 扱いが難しい
  • 機能が豊富すぎるため使うのが難しいというユーザーの意見もあり、シンプルなスケジュール管理には不向きと言えます。

<ジョルテの料金体系>

  • 通常機能は無料で使えます。
  • ジョルテプラス:年額480円で、画像のストレージ容量などを増やせます。
  • ジョルテプレミアム:Androidが月額300円、iOSが月額360円です。ToDoリストの追加や機能のカスタマイズが自由にできます。


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【TimeTree】グループでのスケジュール共有に強み

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<TimeTreeの特徴>

  • チームでのチャットも可能
  • 予定ごとにチャット欄があり、コメントや画像を付け加えられます。
     
  • メモの共有ができる
  • 議事録のメモやToDoリストなど、社内で共有したい情報をスケジュールに付随して共有できます。

<TimeTreeの注意点>

  • セキュリティロック機能がない
  • カレンダーごとにセキュリティロックをかける機能がないため、他人に見られたくない予定がある場合は注意しましょう。

<TimeTreeの料金体系>

  • すべての機能を無料で使えます。


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【Lifebear】クラウド型電子手帳

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<Lifebearの特徴>

  • さまざまな機能が一体化している
  • カレンダーごとにToDoリストを書けるほか、資料の画像を貼るノート機能や、日記を書く機能もあります。
     
  • オリジナル手帳を作れる
  • 1,500種類以上のスタンプ、20種類以上の着せかえテーマが揃っており、好みの手帳を作れます。

<Lifebearの注意点>

  • 共有機能がない
  • 個人での利用を想定しているので、ほかの社員との共有はできません。しかし、スマートフォンやPCでのデバイス間での共有は可能です。

<Lifebearの料金体系>

  • 無料プラン:無料で基本プランは使えますが、画像のアップロード容量や作成できるToDoリストに制限があります。
  • ベーシックプラン:月額248円で、有料のスタンプが使い放題などの特典があり、優先的にサポートが受けられます。
  • プレミアムプラン:月額498円で、過去50年分のスケジュールを遡れます。また、テンプレートやToDoリストを無制限に作れます。


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【Microsoft To Do】To Doリストを簡単に管理

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<Microsoft To Doの特徴>

  • Windowsユーザーにおすすめ
  • Microsoftが開発者のためアカウント登録が簡単で、即座に使い始められます。
     
  • シンプルで使いやすい
  • タスク設定が数タップででき、デザインもシンプルで操作が簡単です。

<Microsoft To Doの注意点>

  • タスクの細かい説明を書けない
  • タスクの詳細が書けないだけでなく、期日の設定もできないので、抜け漏れが発生するリスクがあります。

<Microsoft To Doの料金体系>

  • Microsoftアカウントがあれば無料で利用可能です。


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【Asana】タスクをオンラインで管理

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<Asanaの特徴>

  • カンバン方式
  • タスクが可視化されるので、簡単に優先順位をつけられるようになり、抜け漏れなく作業を進められます。
     
  • さまざまなアプリと連携が可能
  • SlackやGoogleカレンダー、Githubなど、連携できるアプリが幅広いです。

<Asanaの注意点>

  • 有料にしなければ人数制限がある
  • 無料版では15人までしか共有できません。無制限にするには(¥1,475/ユーザー/月〜)を支払う必要があります。

<Asanaの料金体系>

  • Basicプラン:¥0
  • Premiumプラン:¥1,475/ユーザー/月(月間払い)
  • Businessプラン:¥3,300/ユーザー/月(月間払い)
  • Enterpriseプラン:導入前に問い合わせが必要です。


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【Any.do】直感的な操作が可能

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<Any.doの特徴>

  • タスクを詳細に設定できる
  • タスクごとに時間や場所、サブタスクといった詳細情報を設定できます。
     
  • リマインダーを設定できる
  • タスクごとにリマインダーを設定できるので、抜け漏れを防げます。

<Any.doの注意点>

  • アプリの動作が重い
  • アプリの動作が重く、起動に時間がかかったり、完了したタスクが反映されなかったりするケースがあります。

<Any.doの料金体系>

  • 基本機能を無料利用できます。
  • 1か月プラン:1ユーザー5.99ドル/月で利用できます。
  • 6か月プラン:1ユーザー4.49ドル/月で利用できます。
  • 12か月プラン:1ユーザー2.99ドル/月で利用できます。


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【スケジュールストリート】スマホで使えるカレンダーアプリ

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<スケジュールストリートの特徴>

  • 複数のカレンダーを作成可能
  • カレンダーを分類できるため、プライベートと仕事のカレンダーを使い分けられます。また、予定が公私で混同する事態も避けられます。
     
  • 詳細なスケジュール追加が可能
  • タスクやボイスメモ、写真などをスケジュールに付加できます。たとえば、定例会議ごとに資料やボイスメモを簡単にまとめられます。

<スケジュールストリートの注意点>

  • 共有に手間がかかる
  • タスクを共有する際、Googleカレンダーを経由しないと同期ができません。加えて、ほかの端末と同期するには、Google Tasksを利用する必要があります。

<スケジュールストリートの料金体系>

  • 基本機能は無料で使えます。
  • 月額300円で広告が非表示になり、デザインテンプレートなど有料アイテムが使い放題です。


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【Senses】営業のスケジュール管理にも強み

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<Sensesの特徴>

  • 営業に特化したツール
  • 営業を効率的に行えるように、GoogleカレンダーやOfficeと連携しています。スムーズな予定管理だけでなく、営業に必要なデータも管理できます。
     
  • カード形式での管理
  • カンバン方式で管理ができるため、直感的に進捗状況の把握が可能です。

<Sensesの注意点>

  • 運用コストがかかる
  • 最安プランでも月額27,500円〜のため、運用にコストをかけたくない場合は不向きです。

<Sensesの料金体系>

  • スターター:27,500円/月(5ユーザーまで)
  • グロース:110,000円/月(10ユーザーまで)
  • エンタープライズ:330,000円/月(20ユーザーまで)
 
関連記事: チームのスケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法を解説!
 
関連記事: スケジュールを忘れがちなチームがとるべき4つの管理方法とは?


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スケジュール管理における3つのコツ

ここでは、スケジュール管理における3つのコツをご紹介します。より効率的なスケジュール管理を行うためにも、以下の点を実践しましょう。

(1)把握している予定をすべて抽出する

まずは、タスクとして把握している予定をすべて抽出します。
 
漏れなく予定を書き出すと、各自の抱えているタスクが可視化されて、タスクの優先順位がつけやすくなります。その結果、大量のタスクを抱える「マルチタスク」の状態を防げるので、ほかの業務の時間が圧迫される心配もありません。
 
このように、タスクの全体像を把握するためにも、スケジュール管理の際は予定をすべて洗い出しましょう。

(2)具体的な作業時間を見積もる

具体的な作業時間を見積もるのも、スケジュール管理のコツです。
 
スケジュールを把握すると各タスクの期日に合わせて、作業時間を逆算できます。ただし、「できるだけ早く終わらせる」のように曖昧ではなく、「1週間以内に5枚の報告書を作成する」のように、作業時間は具体的に設定しましょう。
 
また、タスクを回す能力には個人差があるので、必ず実現可能な範囲で見積もりをすべきです。たとえば、マイルストーン(中間目標)を設定すると、長期に及ぶタスクでも適切な作業時間を設定できます。

(3)アプリを使う

効率的なスケジュール管理にはアプリの活用も欠かせません。
 
アプリを使えば、タスクの期限に通知させるようにリマインダーを設定したり、時間や場所を問わずにスケジュールを確認したりできます。また、情報共有のたびにほかのツールを用いる必要もありません。
 
ただし、多機能なアプリは操作が複雑なことが多く、社内に浸透しない恐れがあるので、自社のリテラシーに合ったアプリが必須です。たとえば、誰でもすぐに使える「Stock」のようなアプリであれば、ストレスなくタスク・スケジュール管理ができます。
 
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おすすめのスケジュール管理アプリまとめ

これまで、おすすめのスケジュール管理アプリや選定ポイントを中心にご紹介しました。選定ポイントは以下の3つです。
 
  1. 無料期間が利用でき、初期費用を抑えられるか
  2. 導入目的に沿った機能があり、問題なく運用できるか
  3. 操作がしやすく、社員の抵抗感を生まないか
とくに、3つ目の「操作のしやすさ」はスケジュール管理アプリを継続的に運用させるために不可欠な要素です。ITリテラシーを問わず誰でも使いこなせるアプリであれば、タスクやスケジュールの管理ミスが起こらずプロジェクトを円滑に遂行できます。
 
結論、導入すべきアプリは、65歳以上の社員が導入即日ですぐに使いこなせる「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でスケジュール管理のストレスを解消し、情報共有の効率化を実現しましょう。
 
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