ミーティングや営業先への訪問、資料提出の締め切りなど、日々の業務での抜け漏れを無くすためにはスケジュール管理が必須です。
 
特に中小企業では、少ない人数で多くの業務を回していかなければなりません。そんななか、打ち合わせや営業の予定が把握できず混乱してしまったり、時間管理が苦手でトラブルに繋がりかけたりした経験がある方も多いのではないでしょうか。
 
スケジュール管理が原因のトラブルや業務上のストレスは、「管理ツール」を導入すると解決できるケースがほとんどです。しかし、各社からリリースされているツールが多すぎるうえ、利用にあたってITツールが得意でない会社が多いのも事実です。
 
そこで今回は、中小企業におすすめなスケジュール管理アプリや、トラブルを回避できるスケジュール管理のコツをご紹介していきます。
 
  • ITに関する能力が低くてもすぐに使えるスケジュール管理アプリを導入したい
  • Excelでのスケジュール管理がうまくできておらず、管理方法を見直したい
  • スケジュールの管理や共有がアナログで非効率なので、ITツールで効率化したい
という企業担当者の方は、この記事を参考にすると自社にマッチしたスケジュール管理アプリを選定でき、社内のスケジュール管理に関するトラブルを無くせます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

おすすめスケジュール管理アプリ11選

以下では、スケジュール管理を効率化し、社内の生産性向上に貢献するアプリ11選をご紹介していきます。
 
スケジュール管理アプリは、カレンダー形式で共有が簡単なアプリを使うと、社内で誰が何をしているかが一目でわかります。
 
一方で、スケジュール管理アプリでは詳細をメモとして残しておくことはできても、その共有方法がメールとしか連携できなかったり、設定したタスク内容を複数人で共有できなかったり、そのほかの機能が乏しいケースが多いのです。
 
それゆえ、スケジュール管理アプリと、複数人でタスク管理や情報共有ができるアプリを併用して業務効率化を実現している企業が多くあります。しかし、併用するツールが複雑では教育コストがかかり、運用の負担になってしまう可能性が高いです。
 
そのため、非IT企業でもすぐに使える「Stock」のような情報共有アプリの選定が必須です。Stockはスケジュール管理ツールと非常に相性が良く、直観的に「ノート」に書き込んで情報をストックできます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Googleカレンダー】Gmailとスムーズに連携

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<Googleカレンダーの特徴>

  • タスク管理が可能
  • カレンダー機能に加え、Google ToDo リストを使えば、タスク管理も可能です。
  • スケジュールの共有が可能
  • 同じアプリを利用しているメンバー同士で共有が可能であり、離れた場所にいてもメンバーのスケジュールをいつでも確認できます。

<Googleカレンダーの注意点>

  • デザインのアレンジが不可能
  • シンプルさが売りのカレンダーゆえに、好みにあった色や背景の設定はできません。

<Googleカレンダーの料金体系>

  • 有料プランもないため、全ての機能を完全無料で利用可能です。


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【Yahoo!カレンダー】無料カレンダーアプリ

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<Yahoo!カレンダーの特徴>

  • 複数のカレンダーを作成可能
  • 仕事用・プライベート用に使い分けられ、予定の混同を避けられます。
  • デザインのアレンジが可能
  • 背景の色やテーマを変えられるため、好みに合ったカレンダーを作成可能です。また、スタンプやタグを使え、簡単なスケジューリングも可能となっています。

<yahoo!カレンダーの注意点>

  • バックアップの手順に手間がかかる
  • バックアップを取るためには、Yahoo!IDを取得する必要があります。アカウントを増やすのが手間に感じる方にとっては不向きです。

<yahoo!カレンダーの料金体系>

  • 完全無料で使えます。


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【ジョルテ】紙とデジタルの融合

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<ジョルテの特徴>

  • さまざまなデバイスで使用できる
  • スマホで作成したカレンダーやToDoリストがパソコンやタブレットに同期されるため、複数のデバイスで閲覧可能です。さらに、社内でスケジュールを共有する機能もあり、他者の予定も楽に把握できます。
  • 自動バックアップが可能
  • 間違ってアプリをアンインストールしてしまった方や、スマートフォンやiPadの故障や紛失をしてしまった方でも、安心してスケジュールを復元可能です。

<ジョルテの注意点>

  • 扱いが難しい
  • 機能が豊富すぎるため使うのが難しく、シンプルにスケジュール管理をしたい方には、わずらわしく感じる可能性があります。

<ジョルテの料金体系>

  • 通常機能は無料で使えます。
  • ジョルテプラス:年額480円で、画像のストレージ容量などを増やせます。
  • ジョルテプレミアム:Androidが月額300円、iOSが月額360円です。ToDoリストの追加や機能のカスタマイズが自由にできます。


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【Timetree】グループでのスケジュール共有に強み

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<Timetreeの特徴>

  • チームでのチャットも可能
  • 各予定ごとにチャット欄があり、コメントや画像を付け加えられます。
  • メモの共有ができる
  • 議事録のメモやToDoリストなど、社内で共有したい情報をスケジュールに付随して共有できます。

<Timetreeの注意点>

  • カレンダーの使い分けに難あり
    共有が前提のカレンダーなので、プライベートと仕事の予定を間違えて共有する恐れがあります。便利すぎるゆえに、大きな欠点となっています。

<Timetreeの料金体系>

  • すべての機能を無料で使えます。


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【Lifebear】クラウド型電子手帳

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<Lifebearの特徴>

  • さまざまな機能が一体化している
  • カレンダーごとにtodoリストを書けるほか、資料の画像を貼るノート機能や、日記を書く機能もあります。
  • オリジナル手帳を作れる
  • 1,500種類以上のスタンプ、20種類以上の着せかえテーマが揃っており、自分が好きな手帳を作ることができます。

<Lifebearの注意点>

  • 共有機能がない
  • 個人での利用を想定しているので、ほかの社員との共有はできません。しかし、スマートフォンやPCでのデバイス間での共有は可能です。

<Lifebearの料金体系>

  • 無料プラン:無料で基本プランは使えますが、画像のアップロード容量や作成できるToDoリストに制限があります。
  • ベーシックプラン:月額248円で、有料のスタンプが使い放題などの特典があり、優先的にサポートが受けられます。
  • プレミアムプラン:月額498円で、過去50年分のスケジュールを遡れます。また、テンプレートやToDoリストを無制限に作れます。


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【Microsoft To Do】To Doリストを簡単に管理

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<Microsoft To Doの特徴>

  • Windowsユーザーにおすすめ
  • Microsoftが開発者なので、アカウント登録が簡単で、すぐに使い始められます。
  • シンプルで使いやすい
  • タスク設定がワンタップで行え、デザインもシンプルで操作が簡単です。

<Microsoft To Doの注意点>

  • タスクの細かい説明を書けない
  • タスクの詳細が書けないだけでなく、期日の設定もできないので、抜け漏れが発生するリスクが高いです。

<Microsoft To Doの料金体系>

  • Microsoftアカウントがあれば無料で利用可能です。


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【Asana】タスクをオンラインで管理

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<Asanaの特徴>

  • カンバン方式
  • タスクを各状況毎に可視化し、優先順位をつけて業務を行えるため、抜け漏れなく作業を進められます。
  • さまざまなアプリと連携が可能
  • SlackやGoogleカレンダー、Githubなど、カバーしているアプリが幅広いです。

<Asanaの注意点>

  • 有料にしなければ人数制限がある
  • 無料版では15人までしか共有できません。無制限にするには(月¥1,475/人〜)を支払う必要があります。

<Asanaの料金体系>

  • Basicプラン:¥0
  • Premiumプラン:¥1,475/ユーザー/月(月間払い)
  • Businessプラン:¥3,300/ユーザー/月(月間払い)
  • Enterpriseプラン:導入前に問い合わせが必要です。


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【Refills】iPhone/Androidで使える手帳アプリ

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<Refillsの特徴>

  • タスク管理が可能
  • タスク管理が統合されており、スケジュール管理との両立がしやすいです。
  • Googleカレンダーとの同期が可能
  • Googleカレンダー同期ができるので、Google Workspaceを使っている企業の場合、スケジュール管理が簡単になります。

<Refillsの注意点>

  • ドラッグ&ドロップができない
  • スケジュールの日時を変更する際に直感的に操作できず、余計な工数がかかって不便だという口コミがあります。

<Refillsの料金体系>

  • Android版は980円、iOS版は1,220円で購入可能です。機能を抑えた無料版のRefills Liteもあります。


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【スケジュールストリート】スマホで使えるカレンダーアプリ

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<スケジュールストリートの特徴>

  • 複数のカレンダーを作成可能
  • カレンダーを分類できるため、プライベートと仕事のカレンダーを使い分けられます。予定が公私で混同する事態を避けられます。
  • 詳細なスケジュール追加が可能
  • タスクやボイスメモ、写真などをスケジュールに付加できます。たとえば、定例会議ごとに資料やボイスメモを簡単にまとめられます。

<スケジュールストリートの注意点>

  • 共有に手間がかかる
  • タスクを共有する際、Googleカレンダーを経由しないと同期ができません。加えて、他の端末と同期するには、Google Tasksを利用する必要があります。

<スケジュールストリートの料金体系>

  • 基本機能は無料で使えます。
  • 月額300円で広告が非表示になり、デザインテンプレートなど有料アイテムが使い放題です。


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【Senses】営業のスケジュール管理にも強み

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<Sensesの特徴>

  • 営業に特化したツール
  • 営業を効率的に行えるように、GoogleカレンダーやOfficeと連携しています。スムーズな予定管理だけでなく、営業に必要なデータも管理できます。
  • カード形式での管理
  • カンバン方式で管理が行えるため、直感的に進捗状況の把握が可能です。

<Sensesの注意点>

  • 高い運用コスト
  • 最安プランでも月額2.5万円〜のため、本格的な運用を考えている大企業向けのツールといえます。

<Sensesの料金体系>

  • スターター:25,000円/月(5ユーザーまで)
  • グロース:100,000円/月(10ユーザーまで)
  • エンタープライズ:300,000円/月(20ユーザーまで)
 
関連記事: チームのスケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法を解説!
 
関連記事: スケジュールを忘れがちなチームがとるべき4つの管理方法とは?


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スケジュール管理ツールの選び方

スケジュール管理は、プロジェクトの納期を守るうえで欠かせません。以下では、スケジュール管理ツールの選び方についてご紹介します。

ツールの使いやすさ

チームでツールを導入する際には、ツールの使いやすさが非常に重要です。
 
多機能なツールは一見すると便利ですが、UI(見た目)が複雑でわかりづらくなり、必要な機能までたどり着くのに時間がかかります。そのため、チームでツールを浸透させるには、ITが苦手な社員でも簡単に使えるシンプルなものが望ましいです。
 
無料プランがある場合には導入して現場の社員に使ってもらい、ヒアリングを通して使い勝手を確かめる必要があります。

自社の予算内に収まるか

ツールの選び方として、自社の予算内に収まるものかチェックするのが大切です。
 
無料のツールは費用が掛からない一方で、機能が不十分であったり、サポートを十分に受けられなかったりする場合が多いです。このような無料ツールはかえって運用の負荷が大きくなってしまい、スケジュールを適切に管理できません。
 
そのため、機能が豊富でサポートを十分に受けられる有料ツールの導入を視野に入れましょう。有料プランの中にもお試し期間を設けているものもあるので、無料ツールと比べて機能の差などを確かめるのがポイントです。

導入目的に沿った機能があるか

スケジュール管理ツールの選定時には、導入目的に沿った機能があるか確認する必要があります。
 
必要な機能を抽出するには、ツールの導入で解決したい事柄を明らかにするのが重要です。たとえば、会議全体の業務を効率化したい場合は、予定を共有して日程調整するだけでなく、会議室の予約や関連資料を蓄積できる機能があると便利です。
 
このように、導入目的を明らかにすると、自社の課題解決に必要な機能を搭載したツールを選べます。
 
関連記事: 目標設定後の正しいタイムマネジメントの方法や目標達成のコツを紹介!
 
関連記事: 【画像つき】Outlook・Gmailのメールでスケジュール管理をする方法とは?


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スケジュール管理のメリット

スケジュール管理が効率的に行えると、業務がスムーズに進行するうえ、イレギュラーな事態があっても柔軟な対応が可能です。以下では、スケジュール管理がもたらす代表的なメリット3つをご紹介します。

予定忘れの防止

スケジュール管理は予定を可視化するため、タスクや案件の抜け漏れを防止します。
 
個人だけでなくチーム全体でスケジュールを共有する環境が整えられていると、遅れが発生した際にも軌道修正が素早く行えます。加えて、ITツールを利用すればリマインダー機能によって、タスクの漏れを未然に防げます。
 
ツールの導入によって、時間や場所を問わず最新のスケジュールを共有・閲覧できるため、予定していた作業の漏れをなくせます。

最適なアクションが起こせる

スケジュールを把握できていれば、予定に合った最適な行動をとることができます。
 
期限があるタスクをスムーズに消化するには、目的達成(ゴール)から逆算して、業務の道筋を立てる必要があります。優先順位を明確にしてスケジュールとタスクを管理すると、期日までのアクションが明確になります。
 
また、プロジェクトが遅延した場合も原因を突き止めやすくなり、その後の調整も本来のスケジュールとの差分が一目瞭然なので、適切に対処できます。

急な状況変化にも対応できる

スケジュール管理をしておくと、各タスクの期限が明確に可視化されるため、急な状況変化にも対応可能です
 
たとえば、顧客との打ち合わせ日程が急に変更した際にも、抱えているタスクが明確であれば、予定を素早く組みなおせます。
 
また、スケジュール管理ツールを導入していれば、カレンダーを更新するだけで予定の変更をメンバーに共有できるため、いちいち口頭で連絡する手間が省けます。
 
個人だけでなくチーム全体のスケジュールを把握しておき、急な変更があった際にも迅速にプランを更新できるような環境を整えるのが重要です。
 
関連記事: タイムマネジメントとは?教育手順と成功させる5つのコツを紹介!
 
関連記事: プロジェクトにおけるスケジュール管理のメリットとポイントをご紹介


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スケジュール管理における3つのコツ

スケジュール管理のできるアプリやツールを導入した後は、以下でご紹介するスケジュール管理の3つのコツを活用するとさらに効率的な管理ができます。

把握している予定を全て抽出する

まず、タスクとしてわかっている予定を全て抽出します。その後は締め切り日などを付け足し、スケジュール帳や管理アプリに記入します。
 
もれなく予定を書き出すと、自分の抱えているタスクが可視化されるうえ、やるべきこととやらなくて良いことの仕分けができます。そのため、さまざまな業務をアジャイル型で兼任して行う、忙しい担当者ほどおすすめです。
 
関連記事: 【オフィス向け】スケジュール管理におすすめのホワイトボード3選

優先順位をつけ、作業時間を見積もる

スケジュールを把握すると、各タスクの期日に合わせた行動がとれるので、優先順位を決められます。さらに、ひとつのタスクにかかる時間を概算でも見積もっておくと、おおよその行動計画が立てられます。
 
その後、優先順位の高いタスクから捌き、対応漏れを防止します。さらに、タスクにかかる時間を算出しているので、マイルストーンを立てずにタスクに取り掛かるよりも、タイムマネジメントがしやすくなります。

アプリやツールを使う

アプリやツールを使うと、設定したタスクの期限が近づいた際にリマインダー機能で予定を通知してくれたり、関係する担当者に対してタスクの設定ができたりします。
 
また、紙のスケジュール帳と違って入力文字数に制限がなく、予定の詳細も付け足せます。さらに、チームでスケジュール管理をする際は、アプリやツール内でやりとりができる「メッセージ機能」のついたものもあります。
 
ですが、スケジュール管理アプリやツールは多機能がゆえ複雑、管理手法が難しいものもありますので、導入の際には自社のリテラシーにあったツール選定が重要です。
 
関連記事: 【無料・有料】おすすめのチケット管理ツール15選!


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おすすめのスケジュール管理アプリまとめ

これまでおすすめのスケジュール管理アプリやメリット、管理のコツについてご紹介してきました。
 
スケジュール管理は、業務の期日や内容の可視化に役立つうえ、タスクの抜け漏れがなくなり、ゴールから逆算してアクションを起こせます。加えて、ITツールを導入すれば、メンバー全員のスケジュールを時間や場所を問わず閲覧できます。
 
一方で、カレンダー形式のスケジュール管理アプリは「管理」に特化しており、設定したタスクに関してのやりとりや共有物がある場合、アプリ内では展開できないものが多いのです。
 
実際に、多くの企業では「スケジュール管理アプリ」と「情報共有ツール」を併用して、業務効率化に関する相乗効果を生み出しています。とくに、ご紹介したStockは非IT企業でも導入したその日から業務効率化ができる情報共有ツールです。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してスケジュール管理のストレスを解消し、情報共有の効率化を実現しましょう。
 
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