ミーティングや会議、営業先への訪問や資料提出の締め切りなど、日々の業務での抜け漏れを無くすために、スケジュール管理が必須です。
特に中小企業では、少ない人数で多くの業務を回していかなければなりません。そんななか、打ち合わせや営業の予定が把握できず混乱してしまったり、時間管理が苦手でトラブルに繋がりかけたりした経験がある方も多いのではないでしょうか。
スケジュール管理が原因のトラブルや業務上のストレスは、「管理ツール」を導入すると解決できるケースがほとんです。しかし、各社からリリースされているツールが多すぎるうえ、そもそもITツールが得意でない企業が多いのも事実です。
そこで今回は、中小企業におすすめなスケジュール管理アプリや、トラブルを回避できるスケジュール管理のコツをご紹介していきますので、
- リテラシーがなくてもすぐに使えるスケジュール管理アプリを導入したい
- 社内のスケジュール管理がうまくできておらず、この機会に管理方法を見直したい
- スケジュールの管理や共有がアナログで非効率なので、ITツールで効率化したい
という企業担当者の方は、この記事を参考にすると自社にマッチしたスケジュール管理アプリを選定でき、社内のスケジュール管理に関するトラブルを無くすことができます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
おすすめスケジュール管理アプリ12選
以下では、スケジュール管理を効率化し、社内の生産性向上に貢献するアプリ12選をご紹介していきます。
スケジュール管理アプリは、カレンダー形式で共有が簡単なアプリを使うと、社内で誰が何をしているかが一目でわかります。
一方で、スケジュール管理アプリでは詳細をメモとして残しておくことはできても、その共有方法がメールとしか連携できなかったり、設定したタスク内容を複数人で共有できなかったり、そのほかの機能が乏しいケースが多いのです。
そのため、スケジュール管理アプリと、複数人でタスク管理や情報共有ができるアプリを併用して業務効率化を実現している企業が多くあります。しかし、ツールが増えることでコストがかかってしまうなどの懸念があります。
そのため、誰でもすぐに使えて、非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える「Stock」のような情報共有アプリの選定が必要です。Stockはスケジュール管理ツールと非常に相性が良く、導入したその日から業務効率化に貢献します。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」はスケジュール管理アプリではありませんが、ノート形式のツール内にスケジュールを記載したり、「タスク機能」を使って、各期間でやらなければいけないことを簡単に残すことができます。
そのため、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリと併用することで、効果的に活用できます。
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、Googleが提供しているスケジュール管理ツールです。
＜Googleカレンダーのポイント＞
- タスク管理が可能
カレンダー機能だけでなく、Google ToDoリストを使うことで、タスク管理も可能になります。
- スケジュールの共有が可能（ToDoリストの共有は不可能）。
＜Googleカレンダーを使う上で気をつけたい点＞
- デザインのアレンジができない
シンプルさが売りのカレンダーなので、好みにあった色や背景を設定することができません。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Yahoo!カレンダー
Yahoo!カレンダーは、Yahoo!が提供しているスケジュール管理アプリです。
＜Yahoo!カレンダーのポイント＞
- 複数のカレンダーを作成可能
仕事用・プライベート用に使い分けられ、予定を混同することがなくなります。
- デザインのアレンジが可能
背景の色やテーマを変えられるので、好みに合ったカレンダーを作成できます。また、スタンプを使うことができ、簡単なスケジューリングが可能となっています。
＜yahoo!カレンダーを使う上で気をつけたい点＞
- バックアップの手順に手間がかかる
バックアップを取るために、Yahoo!IDを取得する必要があります。アカウントを増やすのが嫌いな人にとっては、少し不便に感じるかもしれません。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
ジョルテ
ジョルテは、カレンダー＆システム手帳アプリケーションです。
ジョルテのポイント
- 豊富なコンテンツ
テレビ番組の放送日や地域のゴミ出しの日など、登録をしておけば自動でカレンダーに追加できます。ニュース情報も追加することができ、豊富なコンテンツを持っています。
- 自動バックアップが可能
間違ってアプリをアンインストールしてしまった方や、スマートフォンやPCの故障や紛失をしてしまった方でも、安心してスケジュールを復元できます。
＜ジョルテを使う上で気をつけたい点＞
- 扱いが難しい
機能が豊富すぎるため使うのが難しく、シンプルにスケジュール管理をしたい方には、わずらわしく感じる可能性があります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Timetree
Timetreeは、チームでのスケジュール共有が容易に行える、スケジュール管理アプリです。
＜Timetreeのポイント＞
- チームでのチャットも可能
各予定ごとにチャット欄があり、コメントや画像を付け加えることができます。
＜Timetreeを使う上で気をつけておきたい点＞
- カレンダーの使い分けに難あり
共有が前提のカレンダーなので、プライベートと仕事の予定を間違えて共有する恐れがあります。便利すぎるゆえに、大きな欠点となっています。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Lifebear
Lifebearは、カレンダー・ノート・日記が一つになった、クラウド型電子手帳サービスです。
＜Lifebearのポイント＞
- 様々な機能が一体化している
カレンダーごとにtodoリストを書けるほか、資料の画像を貼るノート機能や、日記を書く機能もあります。
- オリジナル手帳を作れる
1500種類以上のスタンプ、20種類以上の着せかえテーマが揃っており、自分が好きな手帳を作ることができます。
＜Lifebearを使う上で気をつけたい点＞
- 共有機能がない
個人での利用を想定しているので、他社との共有はできません。しかし、スマートフォンやPCでのデバイス間での共有は可能です。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Microsoft To Do
Microsoft To Doは、Microsoftが提供している、タスク管理アプリです。
＜Microsoft To Doのポイント＞
- Windowsユーザーにおすすめ
Microsoftが制作したアプリなので、アカウント登録が非常に簡単です。
- シンプルで使いやすい
タスク設定がワンタップで行えるだけでなく、デザインもシンプルで簡単に使うことができます。
＜Microsoft To Doを使う上で気を付けておきたい点＞
- タスクの細かい説明を書けない
タスクの詳細が書けないだけでなく、期日も設定することができません。
Asana
Asanaは、IT初心者でも使えるプロジェクト管理ツールです。
＜Asanaのポイント＞
- カンバン方式
タスクを各状況毎に可視化できます。
- 様々なアプリと連携が可能
SlackやGoogleカレンダーからGithubまでと、カバーしているアプリがとても幅広いです。
＜Asanaを使う上で気をつけたい点＞
- 有料にしなければ人数制限がある
無料版では15人までしか共有できません。無制限にするには（月$9.99/人〜）を払う必要があります。
Refills
Refillsは、富士ソフトが提供しているスケジュール管理ツールです。
＜Refillsのポイント＞
- タスク管理が可能
タスク管理が統合されており、スケジュール管理との両立がしやすい形となっています。
- Googleカレンダーとの同期が可能
Googleカレンダー同期ができるので、G Suiteを使っている企業の場合、スケジュール管理が簡単になります。
＜Refillsを使う上で気をつけたい点＞
- すべての機能は使えない
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
スケジュールストリート
スケジュールストリートは、ELECOMが提供するスケジュール管理ツールです。
<スケジュールストリートのポイント>
- 複数のカレンダーを作成可能
カレンダーを分類できるため、プライベートと仕事のカレンダーを分けることができます。そのためスケジュール帳がわかりにくくなることがありません。
- 詳細なスケジュール追加が可能
タスクやボイスメモ、写真などをスケジュールに付け加えることができます。具体的な例を挙げると、会議ごとの資料やボイスメモを簡単にまとめられます。
＜スケジュールストリートを使う上で気をつけたい点＞
- 共有に手間がかかる
また他の端末と共有するには、Google Tasksを利用してタスクの同期をしなければいけません。iOSで使用している場合はGoogleアカウントの作成も必要となるので、多少面倒な面があります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
TinyCalendar
TinyCalendarは、シンプルで軽い動きが特徴のスケジュール管理ツールです。
＜Tinycalendarのポイント＞
- カレンダーの表示形式が豊富
多彩な表示形式が可能です。例えば、週のスケジュールを時間単位で見ることができます。
- シンプルなデザイン
googleカレンダーと似ており、とてもシンプルな作りとなっています。スケジュールの分類をしない人には、一目でスケジュールを把握できます。
＜TinyCalendarを使う上で気をつけたい点＞
- 広告が多い
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Senses
Sensesは、営業に必要な機能が備わっているスケジュール管理ツールです。
＜Sensesのポイント＞
- 営業に特化したツール
営業を効率的に行えるように、GoogleカレンダーやOfficeと連携しています。スムーズな予定管理だけでなく、営業に必要なデータも管理できます。
＜Sensesを使う上で気をつけたい点＞
- 有料版のみ
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
スケジュール管理のメリット
スケジュール管理が効率的に行えると、業務がスムーズに進行するうえ、イレギュラーな事態があってもスケジュールが把握できているので柔軟な対応が可能です。以下では、スケジュール管理がもたらす代表的なメリット2つをご紹介します。
予定忘れの防止
スケジュール管理は先々の予定を可視化するので、タスクや案件の抜け漏れを防止できます。
仮に、スケジュール管理ができておらず、抜け漏れが発生してしまった際は、個人や会社の信用を損なうことは明白です。また、チームで活動している場合はメンバーのタスクにも目を向ける必要があります。
プロジェクト案件が円滑に進行しているかどうかはマネジメントの立場にあるメンバーであれば、確認を行い遅れが発生している場合は軌道修正しなければなりません。そのため、個人はもちろんチーム全体でスケジュールが共有できる体制が整っていれば尚良いでしょう。
また、アプリによってはリマインダー機能がついているアプリもあるので、導入する際には通知や期限ごとにソートできる機能などがあるかも確認が必要です。
最適なアクションが起こせる
スケジュールを把握できていれば、予定に合った最適な行動をとることができます。
期限があるタスクの場合、目的達成（ゴール）から逆算して、業務の道筋を立てる必要があります。そこで算出したタスクをスケジュールと合わせて管理すると、設定した期日までのアクションが明確となります。
また、何らかの原因でプロジェクトが遅延した場合も原因を突き止めやすくなり、その後の調整も本来のスケジュールとの差分が確認でき、適切な対処もできます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
スケジュール管理における3つのコツ
スケジュール管理のできるアプリやツールを導入した後は、以下でご紹介するスケジュール管理の3つのコツを活用するとさらに効率的な管理ができます。
把握している予定を全て抽出する
まず、自分のタスクとしてわかっている予定をを全て抽出します。その後は締め切り日などを付け足し、スケジュール帳や管理アプリに記入します。
もれなく予定を書き出すと、自分が抱えているタスクの可視化ができるうえ、やるべきこととやらなくて良いことの仕分けができます。そのため、さまざまな業務をアジャイル型で兼任して行う、忙しい担当者ほどおすすめです。
優先順位をつけ、作業時間を見積もる
スケジュールを把握すると、各タスクの期日に合わせた行動がとれるので、優先順位を決められます。さらに、ひとつのタスクにかかる時間を概算でも見積もっておくと、おおよその行動計画が立てられます。
その後、優先順位が高いタスクから取り掛かることで、対応漏れを防止できます。さらに、タスクにかかる時間を算出しているので、マイルストーンを立てずにタスクに取り掛かるよりも、タイムマネジメントがしやすくなります。
アプリやツールを使う
アプリやツールを使うと、設定したタスクの期限が近づいた際にリマインダー機能で予定を通知してくれたり、関係する担当者に対してタスクの設定ができたりします。
また紙のスケジュール帳と違い、入力文字数に制限がなく、予定の詳細なども付け足すことができます。より効率的にスケジュール管理をしたいという方におすすめです。
さらに、チームでスケジュール管理を行う場合は、アプリやツール内でスケジュールに関するやりとりができる「メッセージ機能」のついたものもあります。
とはいえ、スケジュール管理アプリやツールは多機能がゆえ複雑、管理手法が難しいものもありますので、導入の際には自社のリテラシーにあったツール選定が重要です。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
おすすめのスケジュール管理アプリまとめ
これまでおすすめのスケジュール管理アプリやメリット、管理のコツについてご紹介してきました。以下が今回のまとめになります。
- スケジュール管理を行うと業務の期日や内容を可視化できる。タスクの抜け漏れがなくなるうえ、逆算して効率的なアクションができる。
- スケジュール管理のコツは、抱えているタスクを抽出、優先順位を策定しおおよその作業時間を算出するのがおすすめ。
- アプリやツールを使うことで、スケジュール管理がさらに効率的になる。一方で自社のリテラシーにマッチしたツールの選定が必要。
カレンダー形式のスケジュール管理アプリは「管理」に特化しているものの、設定したタスクに関してのやりとりや共有物がある場合、アプリ内では展開できないものが多いのです。
実際に、多くの企業では「スケジュール管理アプリ」と「情報共有ツール」を併用して、業務効率化に関する相乗効果を生み出しています。特に、ご紹介したStockは非IT企業でも導入したその日から業務効率化ができる情報共有ツールです。
Stockの利用は無料から、登録も1分で完了します。ぜひ導入してスケジュール管理のストレスを解消しましょう。
関連記事： [PM必読]プロジェクト管理手法とコツの紹介!
