社内の広報活動に使われる社内報ですが、ペーパーレス化の推進に伴い、発行媒体を紙からWebへ移行する企業が増えています。媒体を紙からWebへ移行すれば、発行後の効果を把握できるほか、予算や資源削減にもつながります。
しかし、「Web社内報のメリット・デメリットが分からず、導入に踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は社内報を運用するメリットや、紙の社内報とWebの社内報のメリット・デメリットの違いを中心に解説します。
- 社内報を運用するメリットが知りたい
- web社内報と紙社内報のメリットを踏まえて運用方法を検討したい
- 社内報をスムーズに運用する方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な発行媒体が分かり、効果的な社内報の運用に役立てられます。
目次
社内報を運用するメリットとは
以下では、社内報を運用するメリットをご紹介します。社内報を発行するか迷っている方は必見です。
社内全体の情報共有
社内報を発行すれば、社内全体の情報共有を実現できます。
個人間での情報共有は、社員同士の情報格差や伝達漏れが生じる可能性があります。また、情報共有の手法が統一されていなければ、企業規模を問わず、すべての社員への情報共有は難しくなります。
しかし、社内報を発行すればすべての社員へ情報を提供できるため、情報格差や伝達漏れの心配がなく、社内全体での情報共有が可能となるのです。
企業文化の醸成
企業文化を醸成し根付かせることも社内報の目的です。
企業文化は企業独自の価値観や行動規範を指しますが、自然と社内に浸透するものではありません。したがって、全社へカルチャーを浸透させるために、社内報を発行して「自社らしさ」を共有する必要があるのです。
たとえば、自社の目指す人物像となる社員を、社内報で紹介するトピックを掲載すれば「自社らしさ」の認知につながります。このように、社内報は企業文化を浸透させる目的で発行されます。
企業全体の活性化
社内報で情報を共有し、全社の活性化を促すことも社内報の目的です。
業績や成果といった「具体的な数値で表せる情報」の共有は、企業や社員の成長度が明確に分かるため、社員のモチベーション向上につながります。
また、社内報を通じて経営理念や経営方針を浸透させれば、社員の帰属意識も高まり、結果として企業全体の活性化を促せるのです。
【比較解説】紙の社内報とWeb社内報のメリット・デメリットとは
ここからは、紙の社内報とWeb社内報のメリット・デメリットを比較します。社内報は長期的に運用してはじめて効果を発揮するため、メリットとデメリットを総合的に判断したうえで、どちらの媒体がマッチしているかを判断しましょう。
紙の社内報のメリット
紙の社内報のメリットは、以下の2点です。
- ネットワーク環境が必要ない
- 視覚的に分かりやすい
紙の社内報は、Web媒体とは異なりネットワーク環境に左右されないので、場所や時間を問わず読めます。また、普段からデバイスに触れる機会が少ない方でも手に取ることが可能です。
Web媒体では情報にたどり着くまでにスクロールやクリックといった操作が必要ですが、紙媒体の場合は操作の手間がなく、簡単に必要な情報へたどり着けます。
このように、配布が容易で読者に必ず手にとってもらえる点や、必要な情報をすぐに探し出せる点が紙媒体のメリットです。
Web社内報のメリット
Web社内報のメリットは、以下の4点です。
- 情報の更新が簡単
- 効果測定が可能
- 動画や音声を載せられる
- 情報の検索ができる
Web社内報の場合、すぐに情報の更新や修正ができます。そのため、人事・総務情報からの急ぎの情報発信では、Web社内報を使うことが有効です。
記事の閲覧数を把握できるWeb社内報もあるので、次回以降の社内報発行時に「どうすればより閲覧してもらえるか」の施策を考えやすくなります。
情報量に制限がなく、動画や音声も載せられるので、画像のみで情報を伝達するよりも効果的に情報を伝えられます。
紙媒体では目次を頼りに情報を探す必要がありましたが、Web社内報の場合、キーワードや内容の一部で検索すれば、知りたい情報へ瞬時にアクセスできます。
このように、社員によって知りたい情報が異なったり、複数のトピックを扱っていたりしても、ストレスなく情報を検索できる点がWeb社内報の大きなメリットです。
紙の社内報のデメリット
紙の社内報のデメリットは、以下4点です。
- 更新頻度の低さや修正が困難
- 効果測定がしにくい
- 情報量が制限される
- 紛失する可能性がある
紙の社内報は制作に手間がかかり、月に1回程度しか発行ができません。また、印刷後に内容を修正できないので、情報の追加や削除はWeb媒体と比べて困難です。
紙媒体では発行後の効果測定が難しく、実際に閲覧した人数を把握できません。そのため、改善点を抽出できず「読まれない」社内報を発行し続ける原因になるのです。
一面に載せる情報量が多いと容易に情報を見つけ出せなくなるため、情報量が制限されます。誌面の情報量が限られる分、Web媒体よりも情報の取捨選択が困難です。
紙の社内報は直接社員に配られるので、管理の仕方によっては紛失する恐れがあります。また、読む前に紛失した場合、紙面の情報を受け取ることも不可能となるのです。
このように、紙の社内報には修正の難しさや情報量の少なさにデメリットがあります。また、配布後の反応を確認できないので、一方的な情報発信になりやすいのです。
Web社内報のデメリット
Web社内報のデメリットは、以下の2点です。
- 教育コストがかかる可能性がある
- システムの利用料がかかる
ツールを使ってWeb社内報を発行する場合、多機能なツールでは導入時に必要以上の教育コストがかかる可能性があります。
作成や印刷時に費用がかかる紙媒体とは違い、ツールを導入するときの初期費用や月額費用のランニングコストがかかります。
このように、Web社内報は導入時にコストがかかるデメリットがあります。しかし、「Stock」のように月額費用を抑えながら、誰でも使いこなせるシンプルな操作性を持つツールを使うと、スムーズに運用できるのです。
＜比較表＞ 紙の社内報とWeb社内報のメリット・デメリット
以下は、紙の社内報とWeb社内報のメリット・デメリットを比較した表です。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 紙の社内報 |
・時間や場所を問わず読める
・必要な情報をすぐに見つけられる |
・内容の修正ができない
・発行後の効果測定ができない
・一面に載せられる情報量が限られる |
| Web社内報 |
・内容の更新や修正が容易
・読者からの反応を確認できる
・動画や音声も載せられる
・ストレスなく情報を見つけ出せる |
・教育コストがかかる可能性がある
・ツールの導入や運用にコストがかかる |
このように、媒体によって特徴が大きく異なるので、比較表をもとに発行媒体を選ぶのがおすすめです。
【必見】めんどくさい社内報をうまく運用する方法とは
以下では、めんどくさい社内報をうまく運用する方法をご紹介します。。
社内報の運用が面倒になる理由として、紙の社内報では発行までに踏む手順が多いことや印刷後の修正が難しいことが挙げられます。そこで、社内報はweb形式で作成すると一括で共有が可能になり、修正や管理を行えるようになるので便利です。
ただし、Wordなどのファイル形式で作成すると「バージョン管理がしづらい」「ファイルを都度開く手間がかかる」ので管理が煩雑になりがちです。したがって、Web社内報は誰でも簡単に使えるITツールで作り、管理もしやすい体制を整えましょう。
結論、自社で導入すべきツールは、非IT企業の65歳以上の社員でも使えるうえ、低コストで簡単に社内報の作成・管理を一元化できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成した社内報は、すぐに任意のメンバーへ共有されるので、情報の更新もすぐに対応可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、話題が混ざることなく社内報に関するやりとりもできる点も大きな特徴です。
Web社内報を最も簡単に作成できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
紙の社内報とWeb社内報のメリット・デメリットまとめ
ここまで、紙の社内報とWeb社内報のメリット・デメリットを解説しました。
作成・印刷にコストのかかる紙の社内報は、発行後に見られているかもわからないため、費用対効果に見合わない可能性があります。読者と発信者側の双方にメリットが得られる社内報を作成するには、ITツールを導入したWeb社内報の運用が必要です。
そこで、Web社内報の作成から管理までを一元化できるITツールを使うと、今まで紙の社内報を発行・管理するときにかかっていた時間と費用を大幅に削減できるのです。
とくに、Stockのような、Web社内報の効率的な作成・管理を実現する情報共有ツールであれば、ITツール特有の「使えないストレス」が発生しません。
ぜひ「Stock」を導入し、Web社内報による社内の情報共有を活性化させましょう。
