顧客の重要情報を蓄積・共有するためには顧客台帳が欠かせません。顧客台帳を利用すれば蓄積された情報を分析して、各顧客に最適な施策をとりやすくなります。したがって、顧客満足度の向上にも繋げられるのです。
しかし、「顧客台帳を上手く作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、顧客台帳の作成方法と作成時の注意点を中心にご紹介します。
- 顧客台帳の作成方法を把握して、顧客情報を適切に蓄積したい
- テンプレートを活用して効率よく顧客台帳を作成したい
- 顧客台帳を適切に管理できるツールがあれば知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、顧客台帳の正しい作成方法がわかるうえ、テンプレートの導入によって書き方のばらつきも解消できるようになります。
目次
顧客台帳とは？電子化すべき理由も解説
顧客台帳とは、顧客の行動履歴や購入した商品データを蓄積して、分析・評価結果から顧客に応じた適切な施策を練るための台帳です。
企業にとって重要な情報を扱うので、電子化による効率的で安全な管理が求められます。今日では顧客台帳の電子化が浸透していますが、なかには紙のフォルダで管理している企業もあります。
しかし、紙では手書きや印刷では非効率的なうえ、アクセスの容易さから十分なセキュリティを確保できないため、顧客情報の漏洩リスクも招きかねません。したがって、データを適切に蓄積するだけでなくセキュリティ面からも、顧客台帳は電子化して管理すべきです。
顧客台帳を電子化するための作成方法とは
ここでは、顧客台帳を電子化して作成する方法を3つご紹介します。顧客台帳をスムーズかつ安全に作成するためにも、以下の方法を実践しましょう。
（1）エクセルを使う
まず、顧客台帳の作成方法として挙げられるのが、エクセルの使用です。
エクセルは多くの企業で顧客台帳として利用されているため、導入コストを抑えられます。また、顧客情報を閲覧できるメンバーも制限可能なので、セキュリティの確保も簡単です。
しかし、エクセルは共同編集ができません。そのため、メンバー全員が閲覧可能な状態で情報共有するには、最終的に紙での管理になってしまう点に注意しましょう。
（2）会計システムを使う
次に、会計システムを使うのも、顧客台帳の作成方法として有効です。
会計システムは、売掛金・買掛金の記録や商品の受発注処理といった、「金銭を扱う作業」に適しています。また、データ計算のような面倒なプロセスも自動化されるので、金銭の計算ミスによるトラブルを防止できるのです。
ただし、あくまで金銭データの処理に特化したシステムのため、社内全体での情報共有や情報管理には不向きな点に注意しましょう。
（3）クラウド型情報共有ツールを使う
最後に、顧客台帳の作成方法に最も効果的な方法が、クラウド型情報共有ツールの使用です。
クラウド型情報共有ツールを活用すれば顧客情報を一元管理できるうえ、社内全体での情報共有も円滑になります。そのため、情報の混在を招く心配もありません。
ただし、ツールの操作が複雑ではメンバーの抵抗感を生み、顧客情報の管理ミスも招きかねないため、誰でも簡単に操作可能なツールを使いましょう。
ITツールで顧客台帳を作成するメリット
顧客台帳の電子化には、業界業種問わず「ITツール」を社内で活用することが必須となります。そこで、ITツールで顧客台帳を作成・管理するメリットを紹介します。
以下の認識が社内全体に浸透していると、ツールを使った顧客台帳の運用もスムーズになります。
スムーズな情報共有が可能
顧客台帳をITツールで管理することで、情報共有がスムーズになります。
ITツール内では、情報が一元管理され、リアルタイムでの情報共有が可能です。また、マルチデバイスに対応しているITツールが多く、時間や場所問わずスマホでも情報共有ができ、顧客台帳の確認作業が迅速になります。
また、最新の顧客データを分析・評価するためには、ITツールを使った顧客台帳の「一元管理」「迅速な情報共有」が前提になります。
顧客データへのアクセスが迅速
顧客データへ素早くアクセスできる点もITツールのメリットです。
多くのツールに備わっている「検索機能」を使えば、どこに目的の顧客台帳があるか一目ですぐにわかります。一方、紙による管理では、情報へのアクセス性が低く、情報を確認するまでに時間がかかり効率的ではありません。
しかし、ITツールを活用すれば、必要な情報に迅速にアクセスできるので、業務全体の時間短縮にも貢献するのです。
ITツールで顧客台帳を作成する際の3つの注意点とは
顧客情報の管理をすべて紙で行う場合の情報へのアクセス性の悪さ、情報漏洩の危険性を考慮すると、ITツールでの管理が最適です。
そこで、顧客情報の安全性を確保するためにも、ITツールで顧客台帳を作成する際の注意点を3つご紹介します。
（1）バックアップを行う
顧客台帳を作成する際にまず注意すべきなのが、バックアップを行う点です。
定期的にバックアップを行っていれば、データが常に最新状態で保存されるため、「顧客データの更新がされていなかった」という事態を防げます。また、万が一データが破損した場合も、バックアップがあればより迅速な復旧が可能なのです。
このように、顧客データを常に最新かつ安全な状態で管理するためにも、顧客台帳を作成する際は必ず定期的なバックアップを行いましょう。
（2）アクセス権限を付与する
アクセス権限を付与するのも、顧客台帳の作成時に注意すべきポイントです。
もし「顧客情報を誰でも簡単に閲覧できる」状態を放置してしまうと、最悪の場合、外部・内部両面からの不正アクセスを招くリスクがあります。その結果、顧客情報の流出・悪用にも繋がりかねません。
そのため、顧客台帳を作成する際には必ずアクセス権限を付与して、「正当な権限を持ったメンバーのみで編集・閲覧する」環境を構築しましょう。
（3）社員のITリテラシーを考慮する
さらに、社員のITリテラシーを考慮したツールで作成する点にも注意が必要です。
ツールの操作が複雑でメンバー全員が使いこなせなければ、顧客台帳が適切に作成されない恐れがあります。さらに、その後の「管理」において、操作ミスによるセキュリティ不備が生じるリスクも拭えません。
したがって、顧客台帳は必ず社員全員のITリテラシーを考慮したツールで作成しましょう。たとえば、シンプルな操作性が特徴の「ナレカン」のようなツールを活用すると、誰でも簡単に顧客台帳を作成・管理できます。
【無料あり】顧客台帳のテンプレート5選
顧客台帳はITツールでの作成が前提ですが、テンプレートを活用すると項目があらかじめ定まった状態で記入できるので効率的です。
以下では、顧客台帳のテンプレートを5つご紹介します。メンバーごとの書き方のばらつきを解消するためにも、自社にマッチしたものを見つけましょう。
楽しもうoffice｜フィルタ機能で検索可能なテンプレート
こちらは楽しもうofficeの顧客台帳に関するテンプレートです。
台帳の色を自由に変更できるほか、フィルタ機能によって必要な情報をスムーズに検索できる点が特徴です。
雛形の無料ダウンロード｜帳票形式のテンプレート
こちらは雛形の無料ダウンロードの顧客台帳に関するテンプレートです。
氏名や住所、勤務先などの基本項目が備わっているうえ、自由に項目を追加できます。また、縦と横2種類のテンプレートがあるため、場合に応じて使い分けが可能です。
[文書]テンプレートの無料ダウンロード｜取引履歴も残せる顧客台帳
![[文書]テンプレートの無料ダウンロードのテンプレート画像](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2024/04/スクリーンショット-326-e1712823320245.png)
こちらは[文書]テンプレートの無料ダウンロードの顧客台帳に関するテンプレートです。
顧客の基本情報だけでなく取引履歴も残せるため、後から振り返りやすく、担当者の引き継ぎもスムーズに行えます。
desknet’s NEO｜顧客のフォロー状況まで管理できるテンプレート
こちらはdesknet’s NEOの見込み顧客へのフォロー状況を管理するテンプレートです。
見込み顧客の管理だけでなく、案件化した顧客の管理が可能なテンプレートも備えており、台帳をもとに顧客に合ったコミュニケーションを図ることが可能です。
無料ダウンロード！テンプレルン｜シンプルで見やすいテンプレート
こちらは無料ダウンロード！テンプレルンの顧客台帳に関するテンプレートです。
顧客管理に必要な項目が過不足なくそろっている上、色分けにより視覚的に見やすい点が特徴です。
【必見】効率的に顧客台帳を作成・管理できるツール
ここでは、最も効率的に顧客台帳を作成・管理できるツールをご紹介します。
とくに、大企業では扱う顧客情報の量も多いので、素早く情報共有できるように管理しなくてはなりません。しかし、顧客台帳の作成にエクセルや会計ソフトは複数人での作業に不向きなうえ、情報を確認する度にファイルを開かなければならないデメリットが生じます。
このようなデメリットを解消するには、「顧客情報を一元管理でき、情報共有も円滑に行えるITツール」が必須です。ただし、ツールの操作が複雑だとITに不慣れな社員に浸透しないので、「シンプルな操作性かどうか」を判断基準にしましょう。
したがって、効率的な顧客台帳の作成・管理には、誰でも簡単に顧客台帳を作成でき、フォルダで整理しながら情報を管理できる情報共有ツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に記載した顧客情報は、そのまま台帳として活用できるうえ、任意のメンバーへ簡単に共有可能です。また、多階層の「フォルダ」で管理すれば、“案件”や“状況”ごとに顧客情報を分類できるため、情報が混在する心配もありません。
顧客情報を最も簡単に管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで「顧客台帳」を作成・管理した例＞
以下は、ナレカンを使って顧客台帳を作成・管理した例です。
ナレカンでは、画像のようにテンプレートを作成できます。表を使って必要な項目をテンプレートに登録しておくことで、作成時間が短縮できるうえ、メンバーごとの書き方のばらつきも解消できるのです。
また、以下のように、多階層のフォルダによって”商品”や”顧客ランク”ごとに顧客情報を整理できるので、目的の情報をすぐに探し出せます。
顧客台帳の作成方法や注意点まとめ
これまで、顧客台帳の作成方法や注意点を中心にご紹介してきました。
顧客台帳の作成方法としては、顧客情報を一元管理しながら社内での円滑な情報共有も可能な「クラウドツール」が最適です。また、作成時にはバックアップやアクセス権限の付与といったセキュリティを必ず確保すべきです。
一方で、社員のITリテラシーを考慮したツールを使用する点にも注意しましょう。とくに、顧客台帳によく用いられる「CRM（顧客管理システム）」は操作が複雑なことが多く、メンバーによっては情報の入力ミスやセキュリティ不備を招く恐れもあるからです。
結論、効率よく安全に顧客台帳を作成・管理するためには、テンプレート機能で誰でも簡単に顧客台帳を作成でき、フォルダで適切に管理できるシンプルなツール「ナレカン」が必須なのです。
ぜひ「ナレカン」を導入し、顧客台帳を円滑かつ安全に作成・管理できる環境を整えましょう。
