営業管理は、日々行っている営業活動の精度を高めるのに必要不可欠であり、アナログ文化の根付いていた工務店でも、積極的に取り組む企業が増えています。
 
しかし、工務店のなかには、いまだに情報管理のシステム作りに取り組めていないという方やチームも多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、工務店における営業管理の課題から、管理を脱エクセルすべき理由・ツールの選定ポイントまでを解説します。
 
  • 工務店での営業管理のどこに課題があるのか知ったうえで、改善に努めたい
  • なぜ営業管理を脱エクセルすべきなのかがわからない
  • 営業管理ツールの導入を成功させるための選定ポイントが知りたい
という方は今回の記事を読むと、工務店での営業管理における課題を理解しながら自社に最適な管理ツールを導入し、脱エクセルを実現できるようになります。


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工務店における営業管理の課題とは

以下では、工務店における営業管理での課題を解説します。工務店における営業活動では、以下の内容について課題があるとされています。

案件情報が担当者に依存している

工務店における営業管理での一番の課題は、管理不足により案件情報が担当者に依存していることです。
 
顧客情報や案件の詳細すべてを担当者以外が把握していない状況では、営業活動が属人化してしまいます。万が一担当が不在の際に問い合わせがあっても「状況がわからないから対応できない」という事態に陥りやすくなるのです。
 
また、案件情報の属人化は、受注ミスやスケジュール忘れなどのトラブルにも繋がります。担当社員が個人ですべての情報を管理するため、間違いがあっても気付きにくいからです。
 
営業活動を円滑に進めながらトラブルを避けるには、案件情報を社内全体に分かりやすい状況で共有しなくてはなりません。

データが散在している

工務店での営業管理では、データが散在しやすく管理が不十分なのも問題です。
 
営業管理を進めようと考えて、社内で共有の仕組みを導入する企業は多いですが、仕組みが正しく運用されていなければデータの散在に繋がります。とくに、データの保管場所が社員によって異なるような状況では、該当情報を速やかに確認することができず、情報が見当たらないという事態に陥りかねません。
 
また、共有場所を同一にしたところで、担当者によって記載する内容が異なるような状況では、全体像の把握が難しく、不明点が出る度に都度担当者に確認する手間もあります。
 
したがって、社内でのデータの保管場所や保管時のルールを制定し、必要な情報にすぐアクセスできる環境の整備を行いましょう。

過去の情報が追えない

営業管理が実施されていないと、過去の情報が追えなくなるのも問題です。
 
過去の依頼内容が時系列で管理されていない場合、すでに取引経験のあるOB顧客から依頼を受ける際に、状況を把握するのに時間がかかります。
 
たとえば、リフォームを依頼された場合、図面を見ながら話を進めていく必要がありますが、この図面の格納場所がわからなければ膨大な資料のなかから探すことになります。万が一資料が見つからなければ、失客に繋がる恐れもあります。
 
機会損失を防ぐためにも、氏名や工事概要などの基本的な情報だけでなく、過去の見積書や設計図、請求書といった関連情報を紐づけた管理が必要です。

顧客への最適なアプローチができない

営業管理が徹底されていないと、顧客へのアプローチ方法にも制限がかかります。
 
とくに工務店の営業においては、潜在顧客や見込み顧客・OB顧客といった、それぞれのフェーズに応じたアプローチを行う必要があります。
 
これらのフェーズごとの顧客の管理ができていなければ、顧客に対する最適な営業アプローチが行えず、機会損失に繋がりかねません。さらに、追客の度に手元にあるデータのなかから顧客情報を検索する手間が増え、業務が非効率化します。
 
したがって、顧客の属性に沿った適切なアプローチができるように、初回アプローチや商談・最終交渉・追客といったフェーズ別の管理が必要不可欠なのです。


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工務店での営業管理を脱エクセルすべき理由

営業管理を成功させるには、蓄積・共有ができるツールでの管理が必要です。情報の一元管理により、情報を効率的に蓄積するだけでなく、有意義な活用に生かせるからです。
 
とくに、昨今では営業管理に特化したツールが多くのベンダーから多数リリースされています。しかし、操作に慣れているからといった理由でエクセルを利用して管理を行う企業も多くあります。
 
エクセルでの管理は手軽に取り入れられる一方でさまざまなデメリットがあります。そこで以下では、工務店での営業管理を脱エクセルすべき理由を解説します。

データ同士の連携ができない

エクセルでの管理における一番の課題は、データ同士の連携ができないことです。
 
大量のデータや情報をひとつのファイルで管理すると、動作が重くなったり情報の視認性が低くなったりするため、エクセルを利用して管理を行う際は、「顧客情報一覧」「商談の進捗状況」など内容ごとにファイルを分割する必要があります。
 
こうした複数ファイルで構成する運用では、都度必要なファイルを開いて内容を確認しなければならず、手間がかかります。
 
一方で、データを営業管理ツールを利用して管理すると、ツール内にすべての情報が集約されるので、エクセルのように必要なファイルを開いて中身を確認せずとも、検索するだけでスピーディーに確認が行えます。
 
結果として、データを横断した利用が可能となり、業務効率の向上が見込めます。

時系列にデータをまとめられない

エクセルでの営業管理は、データを時系列でまとめられられないというデメリットがあります。
 
取引状況に変動があった場合や、顧客情報に変更が生じた場合、データの更新が必要です。しかし、エクセルではデータの「上書き保存」によってファイルを管理するため、更新前のファイルが残りません。
 
別途「名前をつけて保存」すれば、更新前のファイルを残すことも可能ですが、複数ファイルが散在する状況ではどれが最新のファイルか分かりづらくなります。さらに、誤って「上書き保存」されれば、該当のデータも消えてしまうのです。
 
一方、営業管理ツールには時系列ごとに営業履歴を表示する機能や、編集履歴を表示する機能があります。これらの機能を利用すれば、営業活動の全体像がわかりやすくなるうえ、万が一の誤動作にも対応できます。

最新版が分かりづらい

エクセルによる営業管理では、最新版のデータが分かりづらいです。
 
営業活動によって取り扱う情報が増えるほど、それに伴って管理するデータも増加します。その結果、管理すべきエクセルファイルが増えてしまえば、どれが最新版のファイルなのかが分かりにくくなります。
 
仮に、同一タイミングで複数名がファイルを編集した場合、どれが最新かの判断はつけられません。目印として日付を入力する方法はあるとはいえ、入力ミスや記入漏れのリスクは避けられず、誤って古いファイルを参照する事態に陥る可能性もあるのです。
 
一方、営業管理ツールで管理を行うと、リアルタイムでツール上に最新の情報を公開できます。そのため別途入力などの手間をかけずとも最新のデータが一目でわかり、確認間違いによるトラブルを防止します。


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工務店で使える営業管理ツールの選定ポイント

エクセルから営業管理ツールでの管理に切り替えることで、効率的に正確な営業情報が共有できるようになります。
 
しかし、ツールを選定したものの、自社での浸透がうまく進まず営業管理に問題を抱えている企業が多いのもまた現状です。こうした失敗の背景には、ツール選定時のミスが大きく関わっています。
 
そこで以下では、工務店での利用に最適な営業管理ツールの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえた導入で、営業管理の効率化を成功させましょう。

自社に必要な機能が搭載されているか

まずは、そのツールに自社に必要な機能が搭載されているかどうかを確認しましょう。
 
ツールによって利用できる機能には差があります。そのため、まずは自社の求める機能が何なのかを明確化し、検討しているツールに該当する機能があるかを確認します。
 
あらかじめ自社で必要な機能を定めたうえで検討に移ることからも、導入後のミスマッチを防ぎ、ツールの浸透を促進できます。

操作性に問題はないか

導入するツールは、操作性を十分に確認し、利用する社員が迷わずに利用できるものを選定しましょう。
 
いくら業務に役立つ機能が多く搭載されているツールでも、操作が難しく、利用するために勉強の必要があるようなツールでは、社内浸透が難しいです。しかし、社内でひとりでもツールを活用できない社員が出てくれば、営業管理の正確性が損なわれてしまいます。
 
したがって、ツールを導入する前の十分な操作性の確認が必要です。
 
社員それぞれが持つITリテラシーには差があることを忘れず、どの社員でも確実に使いこなせるかどうかを重視して選定すれば、ツール浸透が阻まれるリスクを減らせます。


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工務店の営業管理に使えるおすすめのツール

以下では、工務店の営業管理に利用できるおすすめのITツールをご紹介します。
 
営業管理の効率化を実現する営業管理ツールの多くは、多機能ゆえに操作が難しく、導入から実際の業務に活用できるまでに多くの時間がかかります。ツールを浸透させるには現場での活用が大前提であり、「利用までのサイクルをいかにはやく回すか」が重要です。
 
そのため”教育コストをかけず、すぐに運用へ乗せられるツール”でなければなりません。とくに、工務店におけるITリテラシーを考慮すると、複雑なものを導入しても使いこなせず、エクセルの運用に戻る可能性が高くなってしまいます。
 
したがって、今回ご紹介する「Stock」のように、直感的な操作で利用可能な、工務店での情報管理・共有を最も簡単に効率化する情報共有ツールを使うべきなのです。
 
Stockの「ノート」に顧客情報や問い合わせ履歴などを入力するだけで、リアルタイムで情報の蓄積・共有が行えます。さらに、ノートには「タスク」や「メッセージ」が紐づけられるので、該当の顧客に関するタスクの管理や、問い合わせ内容に関連したメッセージのやりとりなどもツール内で完結できます。

工務店の情報管理・共有を最も簡単に効率化するツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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工務店における営業管理の課題や脱エクセルをすべき理由まとめ

ここまで、工務店における営業管理の課題や、営業管理を脱エクセル化すべき理由について解説しました。
 
担当者のみに案件情報が依存するような状況では、情報共有が滞ってしまい顧客への適切なアプローチが行えなくなる可能性が高まります。とはいえ、営業管理において、日常業務になじみ深いエクセルを使った運用は最新版のデータがわかりづらく、利用時にも複数ファイルを開く手間がかかるなど非効率なので避けましょう。
 
一方、営業管理に使うツールに関しても、多機能なツールを導入すれば社員にツールが馴染まない恐れもあります。したがって、エクセルのような手軽な操作性、かつエクセルのデメリットを解消できるツールを使って管理しましょう。
 
たとえば。今回ご紹介したStockは、「ノート」「タスク」「メッセージ」のシンプルな構成で導入したその日から情報共有を効率化できる情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在100,000社以上の企業に導入され、情報管理の脱エクセル化に貢献しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して工務店における営業管理の効率化を実現しましょう。