今日、多くの企業が社内SNSを導入し、情報共有の効率化や社員間のコミュニケーションの円滑化を図っています。社内SNSを導入すると、気軽にコミュニケーションがとれるので、社員同士の仲や仕事へのモチベーションが向上するといったメリットがあります。
 
とはいえ、社内SNSを運用するにはルールを設定しなければ、「うざい」や「疲れる」といった意見があがります。しかし、どのようなルールを設けて社内SNSを運用すれば良いかが分からない担当者の方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内SNSがうざいと感じる理由と失敗しない社内SNSの運用方法を中心に解説します。
 
  • 社員の負担にならないような社内SNSのルールを設けたい
  • 失敗しない社内SNSの運用方法を知りたい
  • 「うざい社内SNS」から「業務効率を向上させる社内SNS」へと移行させたい
という方は当記事を参考にすると、社内SNSの正しい運用のポイントを押さながら「うざい社内SNS」とさせずに、社内全体の業務効率を向上させられます。


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「うざい」社内SNSとなってしまう理由5選

以下では、社員に社内SNSをうざいと感させてしまい、運用が失敗する理由を5点ご紹介します。
 
社内SNSは適切な使い方で運用すれば、社員同士のコミュニケーションを円滑にし、情報共有を効率化できますが、誤った方法で運用すると社員にうざいと思われてしまうので注意しましょう。

誰も投稿しなくなる

社内SNSを導入しても誰も使わない環境であれば、社員に対して使うように促進してもうざいと思われます。
 
社内SNSはコミュニケーションを円滑にする目的で導入されることが多いですが、社員へ導入目的を周知していなければ、利用されずに放置される可能性が高くなるのです。
 
しかし、社内SNSを盛り上げるために社員へ「一日一投稿を義務化」してしまうと、ツールに慣れていない社員が社内SNSに無駄に時間を割くようになるうえ、心理的負担を増加させ情報共有の質も落ちかねません。
 
そのため、社内SNSを導入する目的や、メンバーにとってどのようなメリットがあるかを明確にし、負担にならない使い方を浸透させることが必要です。

上司・役員の目を気にする

上司や役員の目を気にしなければいけないなか、社内SNSの投稿を義務化されると、何を投稿すべきかわからない現状に「うざい」と感じられやすくなってしまいます。
 
社内SNSは社員全体のインターネット上のオープンスペースですが、上司や役員であっても社内SNSの場では俯瞰的な立場をとる必要があります。仮に、社内SNSの場で対面と同じような叱責を行うと、ほかの社員が萎縮して気軽に投稿できなくなってしまうのです。
 
そのなかで、投稿を義務化されたとしても社員は能動的に投稿しようとしません。したがって、上司や役職についているメンバーはとくに発言内容に注意して社内SNSを利用することが求められます。

プライベートに関する情報が多すぎる

社内SNSにてプライベートに関する情報が多すぎると、関係のない社員から「うざい」と思われかねません。
 
プライベートに関する情報の投稿とともに業務に関係のない投稿も増えるため、業務情報をピックアップしたい社員にとって煩わしくなります。そして、社内SNSそのものに面倒さを感じて利用頻度の低下につながってしまうのです。
 
したがって、投稿内容やトピックごとにグループを切り分けたり、ルールを設定したりするなど、適度な投稿頻度で社内SNSを活用するためのバランスが大切と言えます。

社員ごとに社内SNSの利用頻度に差がある

社員によって社内SNSの利用頻度に差が出ると、参加していない社員が心理的に疎外感を抱く原因となり、ほかの情報が流れることに「うざい」と感じやすくなります。
 
オープンな場での限定的な話題で一部のメンバーだけが盛り上がったり、関係のない話題が繰り返されていたりすると、それ以外のメンバーにとっては社内SNSが「うざい」と感じる理由となります。
 
社内SNSの目的は社員全体のコミュニケーションの活性化なので、社員全員が適度に利用できるような環境を整えることが、運用に成功するための鍵となります。

ツールを切り替えて投稿しなければならない

既に情報共有ツールなど別のツールを利用している場合、新たに社内SNSを導入すると投稿内容でツールを切り替える手間が発生するため「うざい」と感じやすくなります。
 
たとえば、従来のツールで日報を、新たに導入する社内SNSで業務に関するメッセージを送る、と使い分ける場合などが該当します。このように、メッセージなどの情報共有はもちろん、ストックしておくべき情報もツールごとに散在していては「情報を探す」だけで、不必要な時間を使ってしまうのです。
 
そのため、メッセージのような「フロー情報」と掲示物の内容など繰り返し確認すべき「ストック情報」を正しく管理できる「Stock」のようなツールへと統合するのがおすすめです。


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【失敗しない】社内SNS運用を成功させる5つのポイント

ここでは、社内SNS運用を成功させながら「うざい」と感じさせない5つのポイントについて解説します。以下の5点を意識しながら運用を行うことで、社内SNSを社内文化として浸透させられます。

目的の周知を徹底する

大前提として、社内SNSを導入する目的を社内に周知させる必要があります。
 
社内SNSの導入目的に関わらず、利用範囲内のメンバーには「導入目的」が必ず浸透している必要があります。逆に、全メンバーへの周知ができなかった場合、認識のずれから使われなくなったり、導入発足者の意図と違う使われ方をされたりする可能性もあるのです。
 
しかし、全メンバーへ導入目的を徹底させておけば、導入への抵抗感が発生しにくくなるうえ、認識の統一ができているので導入後の運用もスムーズになります。

ルールを決める

社内SNSを利用するうえで、SNS疲れを防いだり業務効率化を実現したりするためには、ルールを決めておく必要があります。
 
たとえば、以下のようなルールを具体的に決めておくと、人によって返信内容が異なったり、ルールがないことによるSNS疲れが発生したりするリスクを抑えられます。
 
  • 業務時間外は社内SNSの利用を控える
  • 日報の確認は、特段コメントがない限り返信するのではなく絵文字や既読をつけるのみにする
  • 投稿内容について一定のフレームワークを定める
とくに、3つ目のルール例のように、過不足なく情報共有するためには「テンプレート」で体裁をあらかじめ整えておくのもおすすめです。

既存ツールとの使い分けを明確にする

社内で既に利用しているツールがある場合は、棲み分けを明確化しておかなければなりません。
 
一例として、既に社内で利用しているワークフローシステムを用いた業務連絡が主である場合は、社内SNS導入後にはどちらで業務連絡を行うのか、など明確な線引きをする必要があります。
 
従来のツールと導入予定の社内SNSの役割が被っている場合は、統一することが望ましいです。ただし、現在利用しているツールでできていることが「新しいツールではどのような運用になるのか」「機能はカバーできるのか」を明らかにしておくのがポイントです。

気軽に使える雰囲気づくりを行う

社内SNSは誰でも気軽に使える環境でなければならないので、雰囲気づくりも大切です。
 
社内SNS内の雰囲気が悪いと社内の風通しも同様に悪くなり、社員の仕事に対するモチベーションも上がりません。たとえば、上司が部下に対し、社内SNS上のオープンなグループで叱責を行うと、ほかの社員が雰囲気に萎縮してしまいます。そして、叱責された社員にとっては社内での居心地が悪くなってしまいます。
 
そのため、メンバーの役職や立場に関係なく、言葉遣いに気をつけて発言することが求められる点に注意しましょう。

情報を流さず正しく蓄積できるツールを使う

タイムライン上に情報が公開される社内SNSでは多くの情報が流れるため、はじめから情報を流さずに蓄積できるツールを導入するのもひとつの手法です。
 
仮に、チャットツールのような「気軽に投稿はできるものの、情報がことごとく上に流れていくツール」では、トピックやグループを分けなければ情報が流れていくので、必要なときに求めている情報へ即座にアクセスができません。
 
検索機能があったとしても、求めている情報のkwがほかの投稿に含まれている場合など、確実に探すのも困難です。そのため、さらに高度な検索機能など情報が探しやすい仕組みが搭載されており、正しく情報が蓄積できるツールを選ぶ必要があります。


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社内SNSに最適かつシンプルに使えるツール

以下では、社内SNSに最適、かつ誰でも使えるおすすめのツールをご紹介します。
 
社内SNSは、ルールをはじめとした「仕組み」が整ってはじめて浸透させられます。そのため、導入予定のツールにおける機能が多かったり、使い方そのものが難しかったりすると目的の周知はできたとしても、ルールの周知で頓挫する可能性が高くなります。
 
つまり、社内SNSとしての目的を達成するために、使い方で迷う多機能なツールは不要なのです。また、社内SNSで共有される流動的な情報も確実に蓄積できなければ、チャットツールやメールと変わらないので「情報の蓄積が簡単にできるツール」を使いましょう。
 
結論として、社内SNSとして最適なツールは非IT企業でも社内情報の蓄積・共有が正しくでき、コミュニケーションも活性化させる「Stock」一択です。
 
Stockでは「ノート」でストック情報を蓄積し、そのノートに紐づいた「メッセージ」を使ってフロー情報も管理できるので、社内情報が錯綜しません。さらに、社内SNSとして必要な機能を備えつつもシンプルさに特化している点がほかのツールにはない強みです。

社内SNSのフロー情報とストック情報を同時かつ簡単に管理する【Stock】

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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社内SNSがうざいと思われない運用方法まとめ

ここまで、社内SNSがうざいと感じる理由と、失敗しない社内SNSの運用ポイントなどを解説しました。
 
社内SNSは適切なルールのもとで運用されなければ、心理的負担を与えるので社員が「うざい」と感じるようになり、社内文化として社内SNSが定着しない可能性が高いです。
 
そして、うざいと思われないようにするには目的やルールを確実に周知させたり、投稿しやすい雰囲気を作ったりすることが必要です。しかし、運用面を考慮すると、社内SNSそのものの扱いが難しくては社内に浸透しません。
 
したがって、誰でも簡単に使え、情報を正しく蓄積・共有できる社内SNSのStockのようなツールが必須なのです。Stockは非IT企業を中心に100,000社以上に導入され、各チームが情報共有の効率化に成功しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内のコミュニケーションの円滑化と情報共有の効率化を図りましょう。